第一章Excel基礎(chǔ)知識(shí)

第1章—Excel基礎(chǔ)知識(shí)—主要內(nèi)容01Excel概述第一節(jié)02公式與函數(shù)第二節(jié)03數(shù)據(jù)處理一般技術(shù)與方法第三節(jié)01Excel概述第一節(jié)一、Excel的財(cái)務(wù)管理功能1.強(qiáng)大的表格處理功能Excel是一個(gè)以表格方式為主的處理數(shù)據(jù)的軟件，利用Excel的表格處理功能，用戶(hù)可以非常簡(jiǎn)便地對(duì)財(cái)務(wù)中的各種表格進(jìn)行創(chuàng)建、編輯、訪(fǎng)問(wèn)、檢索等。它還具有“智能感知”技術(shù)，能感知你想干什么，并生成你想要的結(jié)果，從而使日常工作自動(dòng)化，復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化。2.豐富的函數(shù)在Excel中內(nèi)置了大量的函數(shù)，涵蓋了統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、工程和數(shù)學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域，利用這些函數(shù)可進(jìn)行財(cái)務(wù)管理中的一些復(fù)雜的數(shù)學(xué)運(yùn)算、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)分析等，而且表格中公式和函數(shù)的利用可以確定一組單元格之間的邏輯關(guān)系，可以根據(jù)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)跟蹤，不但有利于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分解分析，而且還有利于發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常的原因。3.豐富的分析工具Excel為財(cái)務(wù)的管理和分析提供了多種多樣的分析工具，可以幫助企業(yè)制定一些好的決策。工作人員在將所有數(shù)據(jù)輸入到工作表、創(chuàng)建公式并設(shè)置了格式之后，可以使用Excel附帶的高級(jí)分析工具來(lái)幫助對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。例如可以通過(guò)利用方案、單變量求解或規(guī)劃求解等工具來(lái)執(zhí)行假設(shè)分析；可以通過(guò)數(shù)據(jù)透視表從各種數(shù)據(jù)源中提取數(shù)據(jù)，并將其組合新的結(jié)果。4.強(qiáng)大的繪圖功能利用Excel可以實(shí)現(xiàn)表、圖、文三者的完美結(jié)合，且其作圖過(guò)程也非常簡(jiǎn)單，只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)即可完成。在Excel中，系統(tǒng)提供了多種類(lèi)型的圖表，用戶(hù)可以根據(jù)需要選擇柱形圖、折線(xiàn)圖、條形圖以及股價(jià)圖等，也可以根據(jù)不常用的方式如氣泡圖或雷達(dá)圖來(lái)生成圖表。將數(shù)據(jù)以圖表的形式呈現(xiàn)于管理者面前，這種信息表達(dá)方式更為直觀，有利于擴(kuò)展管理者的思維空間。5.強(qiáng)大的宏功能Excel可以利用宏來(lái)按自動(dòng)方式執(zhí)行一些日常任務(wù)，而且還可以按需要加入一些自定義的操作和功能，建立一個(gè)完整的財(cái)務(wù)管理應(yīng)用程序。在實(shí)現(xiàn)宏功能時(shí)，可以通過(guò)記錄宏和編輯宏兩種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)宏功能。利用錄制新宏功能可以記錄所有鼠標(biāo)操作和鍵盤(pán)輸入內(nèi)容，并可以通過(guò)按鍵或單擊工具欄中的自定義按鈕來(lái)激活宏。而編輯宏是使用VBA開(kāi)發(fā)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行編輯的，利用它可建立新宏或修改原有宏所對(duì)應(yīng)記錄器創(chuàng)建的代碼。6.獲取外部數(shù)據(jù)功能Excel具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，其數(shù)據(jù)可由用戶(hù)親自輸入完成，除此之外，Excel還提供了從其他數(shù)據(jù)源引入數(shù)據(jù)的功能，以節(jié)省獲取數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的時(shí)間，減少存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的空間。用戶(hù)可以采用多種方式同微軟access數(shù)據(jù)庫(kù)共享數(shù)據(jù)，可以從微軟SQLSERVER數(shù)據(jù)庫(kù)獲取數(shù)據(jù)，甚至可以從大型機(jī)的企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中引入數(shù)據(jù)，也還可從WEB網(wǎng)頁(yè)上獲取數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)源的多樣性擴(kuò)大了Excel在財(cái)務(wù)管理中的使用范圍，增強(qiáng)了其使用的便利性。二、Excel的用途

Excel的用途十分明確，就是管理數(shù)據(jù)。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的有效控制，使管理工作更為方便，科學(xué)。1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系將看似離散的時(shí)間邏輯抽象為一個(gè)由“字段”列與“記錄”行構(gòu)成的二維數(shù)據(jù)組，并通過(guò)公式和函數(shù)在數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間建立邏輯關(guān)系。2.利用數(shù)據(jù)間固定的邏輯關(guān)系進(jìn)行試算分析利用數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，可以將許多理論模型計(jì)算機(jī)化，而后將原始數(shù)據(jù)和理論模型相結(jié)合，將原始數(shù)據(jù)加工成對(duì)決策有價(jià)值的信息。3.重組數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系在數(shù)據(jù)的靈活運(yùn)用中，不斷在從不同角度按不同管理目標(biāo)深入剖析，就可從數(shù)據(jù)的細(xì)微處提煉出信息并加以升華。Excel與數(shù)據(jù)庫(kù)用途不同。數(shù)據(jù)庫(kù)主要是用于收集和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；而Excel是在數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行提取、處理和分析，生成可以用于進(jìn)行輔助決策的信息。如會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)就是對(duì)采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等各類(lèi)信息進(jìn)行研究收集，并將其存于數(shù)據(jù)庫(kù)中；而Excel則是基于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立投資決策、籌資分析與決策、流動(dòng)資金管理、財(cái)務(wù)分析等模型，為企業(yè)管理提供決策支持。02公式與函數(shù)

第二節(jié)一、公式任何一張工作表內(nèi)數(shù)據(jù)之間都存在一定的勾稽關(guān)系，即工作表項(xiàng)目之間的核對(duì)關(guān)系，如毛利等于銷(xiāo)售收入減銷(xiāo)售成本，差異等于實(shí)際數(shù)減理想數(shù)等。在EXCEL中，表內(nèi)數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系可以利用公式表示，公式的定義非常簡(jiǎn)單，一次定義可以多次使用，而且數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系采用自動(dòng)鏈接方式，當(dāng)源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，目標(biāo)數(shù)據(jù)自動(dòng)改變。(一）創(chuàng)建公式1.公式的含義公式是以等號(hào)“=”開(kāi)始，后面跟一個(gè)包含數(shù)字、運(yùn)算符、單元費(fèi)用和函數(shù)的表達(dá)式。單元中公式輸入結(jié)束后，單元中顯示的公式計(jì)算結(jié)果，而存儲(chǔ)的是公式。2.公式中的運(yùn)算符公式中運(yùn)算符有：四則運(yùn)算符：+（加）、—（減）、*或×（乘），/（除），%（百分比），?（指數(shù)）等它們獲得運(yùn)算結(jié)果。比較運(yùn)算符：=（等于），<（小于），>（大于），<=（小于等于），>=（大于等于），<>（不等于）。它們獲得邏輯值結(jié)果，值只能為true或false。文字運(yùn)算符：＆（連接），它用于兩個(gè)文本值的連接。數(shù)值型數(shù)值如果用于文本運(yùn)算符，也將按文本型數(shù)據(jù)對(duì)待。公式中允許使用多層小括號(hào)，順序?yàn)橄人銉?nèi)層再算外層。3.公式的輸入公式的輸入方法有直接輸入、輸入和粘貼函數(shù)相結(jié)合、輸入與復(fù)制相結(jié)合等。直接輸入公式的方法：選擇單元或單元區(qū)域，然后在其中直接輸入公式。輸入和粘貼函數(shù)相結(jié)合的方法：當(dāng)你對(duì)函數(shù)的定義不太清楚時(shí)，可以借助于Functionwizard函數(shù)指南，完成公式的輸入工作。輸入與復(fù)制相結(jié)合的方法：選擇單元或單元區(qū)域，輸入公式，再選擇公式所在的單元或單元區(qū)域，選擇“編輯”菜單上“復(fù)制”命令，excel自動(dòng)會(huì)把公式放在剪切板上，選擇要復(fù)制公式的單元或單元區(qū)域，選擇以‘編輯“菜單上的”粘貼“命令，excel根據(jù)目標(biāo)單元的位置自動(dòng)進(jìn)行調(diào)整剪切板上的公式的單元引用后，將公式粘貼在目標(biāo)單元或單元區(qū)域。（二）、編輯公式公式和一般的數(shù)據(jù)一樣可以進(jìn)行編輯，編輯方式同編輯普通的數(shù)據(jù)一樣，可以進(jìn)行拷貝和粘貼。先選中一個(gè)含有公式的單元格，然后單擊工具條上的復(fù)制按鈕，再選中要復(fù)制到的單元格，單擊工具條上的粘貼按鈕，這個(gè)公式復(fù)制到下面的單元格中了，可以發(fā)現(xiàn)其作用和上節(jié)填充出來(lái)的效果是相同的。其它的操作如移動(dòng)、刪除等也同一般的數(shù)據(jù)是相同的。二、函數(shù)的使用

在會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理中，需要應(yīng)用大量的模型和科學(xué)運(yùn)算，而excel提供了豐富的函數(shù)功能，可以滿(mǎn)足財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的需求，函數(shù)就是一個(gè)預(yù)先寫(xiě)好的特殊公式，根據(jù)一個(gè)或多個(gè)參數(shù)執(zhí)行操作，并返回一個(gè)值。函數(shù)可以單獨(dú)使用，也可以作為較大公式的一部分。使用函數(shù)可以簡(jiǎn)化或縮短工作表中的公式，使數(shù)據(jù)處理簡(jiǎn)單和方便。1.函數(shù)的基本語(yǔ)法函數(shù)基本上由三部分組成，即函數(shù)名稱(chēng)、括號(hào)和參數(shù)。函數(shù)的語(yǔ)法：函數(shù)格式＝函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，…）函數(shù)的名稱(chēng)：指出函數(shù)的含義，如SUM求和，AVERAGE求平均值。括號(hào)：括住參數(shù)的符號(hào)，即括號(hào)中包含所有參數(shù)。參數(shù)：告訴excel所欲執(zhí)行的目標(biāo)單元或數(shù)值，參數(shù)用逗號(hào)隔開(kāi)。2.參數(shù)的類(lèi)型基本參數(shù)有五種類(lèi)型，它們分別是數(shù)值、單元引用、正文、邏輯值和錯(cuò)誤值。數(shù)值：在一些函數(shù)中需要數(shù)值型參數(shù)進(jìn)行運(yùn)算。這些數(shù)值參數(shù)可以包含正、負(fù)符號(hào)并可有小數(shù)。如=sum(10,20,30,-40),其返回值為20。單元引用：函數(shù)中的參數(shù)可以是單元引用。如A1，$B$2,，$B2，B$2，C1:C5等都是合法的參數(shù)。正文（文字）：函數(shù)中的參數(shù)可以是正文。在函數(shù)中使用正文時(shí)需要用“

”雙引號(hào)括住。如果忽略雙引號(hào)，則便當(dāng)成名稱(chēng)來(lái)處理。如果用戶(hù)沒(méi)有事先利用‘插入“菜單的”名字“命令定義該名稱(chēng)，這將出現(xiàn)另一錯(cuò)誤值（#NAME？）。3.函數(shù)的使用函數(shù)的使用有兩種方式（1）直接在公式中輸入函數(shù)。這種方法是選擇單元格，輸入“=”號(hào)，然后按照函數(shù)的語(yǔ)法直接鍵入。（2）使用“插入”菜單的“函數(shù)”命令。這種方法是通過(guò)函數(shù)指南完成函數(shù)的輸入。03數(shù)據(jù)處理一般技術(shù)與方法第三節(jié)（一）、按列排序

按照某一選定列排序的操作步驟如下：

(1)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令。

(2)在“主要關(guān)鍵字”列表框中，選定重排數(shù)據(jù)清單的主要列，在本例中我們選定“漲幅”。選定“遞增”或“遞減”選項(xiàng)按鈕以指定該列值的排序次序，在本例中選定“遞增”。若要由一列以上來(lái)作排序，在“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”框中，選定您想用作排序的附加列。對(duì)于每一列再選定“遞增”或“遞減”選項(xiàng)按鈕。如果在數(shù)據(jù)清單中的第一行包含列標(biāo)記，在“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”框中選定“有標(biāo)題行”選項(xiàng)按鈕，以使該行排除在排序之外，或選定“沒(méi)有標(biāo)題行”使該行也被排序。

(3)按下“確定”按鈕。我們就可以看到排序后的結(jié)果。一、數(shù)據(jù)排序注意：不管是用列或用行排序，當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的單元格引用到其他單元格內(nèi)作數(shù)據(jù)時(shí)，有可能因排序的關(guān)系，使公式的引用地址錯(cuò)誤,從而使數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)不正確。（二）、多列排序

雖然在Excel數(shù)據(jù)清單中可以包含最多25列，但實(shí)際上“排序”命令一次只能按3列來(lái)排序。若要按4或更多列將數(shù)據(jù)清單排序，我們可以通過(guò)重復(fù)執(zhí)行排序命令來(lái)達(dá)到這一效果。

首先，按三個(gè)最不重要的列來(lái)排序，然后繼續(xù)按三個(gè)最重要的列來(lái)排序。例如，要按列A、B、C、D和E的順序來(lái)排序數(shù)據(jù)清單，則首先按列C、D和E來(lái)排序，然后再按列A和B來(lái)排序。

在要想排序的數(shù)據(jù)清單中選定單元格或區(qū)域。選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令，出現(xiàn)排序?qū)υ?huà)框。在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”框中選定三個(gè)最不重要的列。對(duì)于選定的每一列指定排序次序。為適合我們的數(shù)據(jù)清單，可以選定“有標(biāo)題行”選項(xiàng)按鈕，或選定“沒(méi)有標(biāo)題行”選項(xiàng)按鈕。按下“確定”按鈕。按照數(shù)據(jù)的重要性，重新對(duì)數(shù)據(jù)排序，直到得到滿(mǎn)意的結(jié)果。比如本例中我們可以先選擇“漲幅”為第一關(guān)鍵字，“市盈率”為次要關(guān)鍵字，“量比”為第三關(guān)鍵字，然后對(duì)選定的每一列按遞增或遞減，排序執(zhí)行，確定即可。（三）、使用工具排序

對(duì)數(shù)據(jù)排序時(shí)，我們除了能夠使用“排序”命令外，還可以利用工具欄上的兩個(gè)排序按鈕“AZ”。其中A到Z代表遞增，Z到A代表遞減。

使用工具排序的步驟如下：

（1）選取要排序的范圍。

（2）在遞增或遞減按鈕上單擊，即可完成排序工作。如前題，先對(duì)漲幅來(lái)排列，單擊漲幅單元梆，單擊工具欄上的“降序“按鈕，使表的記錄按照漲幅升序排列，然后單擊市盈率單元格，單擊工具欄上的”降序“按鈕，就可以實(shí)現(xiàn)按市盈率升序或降序排序的目的啦，這種排序就和使用菜單的排序項(xiàng)來(lái)設(shè)置多個(gè)條件排序相同了。（四）借助rank命令排序rank命令是獲取某一個(gè)單元格在一堆數(shù)據(jù)中的名次。比如本文舉例的表格如下圖所示：在備注一欄對(duì)應(yīng)的單元格中輸入公式=rank(c2,c:c)并按回車(chē)。含義即是C2單元格在C:C中的名次，即C2在C列所有數(shù)據(jù)中的名次。如果求D2單元格在D列的名次，則公式為=rank(d2,D:D)：?jiǎn)螕鬎1單元格，然后依次單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，再單擊升序或者降序圖標(biāo)：比如單擊了升序圖標(biāo)以后，F(xiàn)列將會(huì)按照從小到大的順序排序，如下圖所示：?刪掉F列數(shù)據(jù)，即可獲取C列的升序排序結(jié)果（因?yàn)槭前凑誄列的名次排序）：（五）排序數(shù)據(jù)順序的恢復(fù)

若要使數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)，在經(jīng)過(guò)多次排序后，仍能恢復(fù)原來(lái)的排列的次序,可以在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)加上一個(gè)空白列，并加入記錄編號(hào)，最后用此欄排序，就可使數(shù)據(jù)排列的次序恢復(fù)原狀。加入記錄號(hào)的操作步驟如下：

(1)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的最左邊增加一個(gè)空白列。在其第一個(gè)單元格中鍵入“序號(hào)”。在下方的單元格內(nèi)鍵入“1”，然后在“1”下方的單元格內(nèi)鍵入“2”。

(2)選取存放1和2的單元格。將鼠標(biāo)移到單元格選擇框的右下角，使鼠標(biāo)指針便成“十”字型。

(3)拖動(dòng)鼠標(biāo)到數(shù)據(jù)庫(kù)的最后一個(gè)記錄，然后放開(kāi)鼠標(biāo)鍵，我們就會(huì)看到一個(gè)記錄序列。

數(shù)據(jù)篩選指的是從大量的列表數(shù)據(jù)清單國(guó)篩選出符合指定條件的記錄。Excel的數(shù)據(jù)篩選功能可以幫助用戶(hù)篩選符合條件的記錄，并且在篩選后表格將對(duì)滿(mǎn)足條件的記錄進(jìn)行顯示，隱藏其他數(shù)據(jù)。篩選的方法主要可以分為自動(dòng)篩選、自定義篩選和高級(jí)篩選。

二、篩選（一）自動(dòng)篩選“自動(dòng)篩選”一般用于簡(jiǎn)單的條件篩選，篩選時(shí)將不滿(mǎn)足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏起來(lái)，只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。我們通過(guò)下面的實(shí)例來(lái)進(jìn)行講解(如圖1)。圖1為某單位的職工工資表，打開(kāi)“數(shù)據(jù)”菜單中“篩選”子菜單中的“自動(dòng)篩選”命令，以“基本工資”字段為例，單擊其右側(cè)向下的列表按鈕，可根據(jù)要求篩選出基本工資為某一指定數(shù)額或篩選出基本工資最高(低)的前10個(gè)(該數(shù)值可調(diào)整)記錄。自定義自動(dòng)篩選進(jìn)入“數(shù)據(jù)”菜單，單擊“篩選”下的“自動(dòng)篩選”在“職務(wù)工資”單元格的右邊的自動(dòng)篩選的下拉列表箭頭中選“自定義”在“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話(huà)框中，填入要篩選條件，如基本工資大于等于300且小于350的所有員工，進(jìn)行設(shè)置。單擊“確定”按鈕，返回。結(jié)果顯示如要求。自定義篩選里的條件可以是“或”或者“與”的關(guān)系。

（二）高級(jí)篩選“高級(jí)篩選”一般用于條件較復(fù)雜的篩選操作，其篩選的結(jié)果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來(lái)。也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果，不符合條件的記錄同時(shí)保留在數(shù)據(jù)表中而不會(huì)被隱藏起來(lái)，這樣就更加便于進(jìn)行數(shù)據(jù)的對(duì)比了。具體操作如下：先設(shè)置一個(gè)條件區(qū)域，在條件區(qū)域的第一行輸入排序的字段名稱(chēng)，在第二行及后面的行中輸入條件，建立一個(gè)條件區(qū)域選中數(shù)據(jù)區(qū)域中的一個(gè)單元格，打開(kāi)“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”子菜單，單擊“高級(jí)篩選”，EXCEL自動(dòng)選擇好了篩選的區(qū)域，單擊這個(gè)條件區(qū)域框中右側(cè)的“拾取”按鈕，選中剛才設(shè)置的條件區(qū)域中的一部分，如“基本工資”、“職務(wù)工資”這兩列，單擊“拾取”框中的按鈕，返回高級(jí)篩選對(duì)話(huà)框，單擊確定按鈕，即可。（三）去除篩選標(biāo)記和狀態(tài)1.恢復(fù)自動(dòng)篩選前的狀態(tài)具體操作如下：在進(jìn)行過(guò)篩選的下拉列表箭頭處，單擊自動(dòng)篩選的下拉列表箭頭，選“全部”即可恢復(fù)。若多重篩選，則需要在已做篩選的每列昝，分別選“全部”。但是下拉列表箭頭仍然存在。2.刪除自動(dòng)篩選具體操作如下：進(jìn)入“數(shù)據(jù)”菜單，單擊“篩選”-“自動(dòng)篩選”前的復(fù)選“>”，這樣自動(dòng)篩選的下拉列表箭頭就去掉了，全部數(shù)據(jù)恢復(fù)到自動(dòng)篩選前狀態(tài)。3.去除高級(jí)篩選具體操作：進(jìn)入菜單“數(shù)據(jù)”，單擊“篩選”-“全部顯示”。這樣高級(jí)篩選的結(jié)果就由篩選前全部數(shù)據(jù)替代，恢復(fù)到篩選前的原始狀態(tài)。三、分類(lèi)匯總（一）菜單分類(lèi)匯總功能1、分類(lèi)依據(jù)在進(jìn)行分類(lèi)匯總操作之前，首先要確定分類(lèi)的依據(jù)。在確定了分類(lèi)依據(jù)以后，還不能直接進(jìn)行分類(lèi)匯總，還必須按照選定的分類(lèi)依據(jù)將數(shù)據(jù)清單排序。否則可能會(huì)造成分類(lèi)匯總的錯(cuò)誤。首先選定分類(lèi)依據(jù)所在列的標(biāo)志單元格。注意，一定不要選定整個(gè)列。單擊常用工具欄中的排序按鈕。

這時(shí)整個(gè)數(shù)據(jù)清單都按照產(chǎn)品類(lèi)別排好順序，就可以進(jìn)行分類(lèi)匯總操作了。2、分類(lèi)匯總操作

分類(lèi)匯總操作的基本步驟如下：

如果當(dāng)前單元格不在數(shù)據(jù)清單中，選定數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。

單擊數(shù)據(jù)菜單中的分類(lèi)匯總命令。

這時(shí)將彈出分類(lèi)匯總對(duì)話(huà)框。

分類(lèi)字段：下拉框中選定；

匯總方式：下拉框中選定；

選定匯總項(xiàng)：下拉框中中選定，可復(fù)選；

根據(jù)需要決定是否選定匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方選項(xiàng)，如果不選定該項(xiàng)，則匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)上方。最后單擊確定。例如：圖1所示是我們?nèi)粘９ぷ髦薪?jīng)常接觸到Excel二維數(shù)據(jù)表格，我們經(jīng)常需要通過(guò)需要根據(jù)表中某列數(shù)據(jù)字段(如“工程類(lèi)型”)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯總。

圖1（1）、選中工程類(lèi)型列的任意一個(gè)單元格，按一下“常用”工具欄上的“升序排序”或“降序排序”按鈕，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一下排序。

注意：使用“分類(lèi)匯總”功能時(shí)，一定要按分類(lèi)對(duì)象進(jìn)行排序！

（2）、執(zhí)行“數(shù)據(jù)→分類(lèi)匯總”命令，打開(kāi)“分類(lèi)匯總”對(duì)話(huà)框（如圖2）。圖2（3）、將“分類(lèi)字段”設(shè)置為“工程類(lèi)型”；“匯總方式”設(shè)置為“求和”；“選定匯總項(xiàng)”為“面積”和“造價(jià)”；再選中“每組數(shù)據(jù)分頁(yè)”選項(xiàng)。最后，確定返回。

（4）、分類(lèi)匯總完成（圖3是“綜合辦公”類(lèi)的打印預(yù)覽結(jié)果）。

序號(hào)工程名稱(chēng)建設(shè)單位施工單位工程類(lèi)型面積平米造價(jià)（萬(wàn)元）備案日期備注14A單位辦公樓A單位某市CC建筑公司綜合辦公60006002004-1-12

40B單位辦公樓B單位某市CC建筑公司綜合辦公80008302004-1-12

66C單位辦公樓C單位某市CC建筑公司綜合辦公900010002004-1-12

92D單位辦公樓D單位某市CC建筑公司綜合辦公45004802004-1-12

114E單位辦公樓E單位某市AA建筑公司綜合辦公30002802004-1-12

140F單位辦公樓F單位某市AA建筑公司綜合辦公38003602004-1-12

166G單位辦公樓G單位某市AA建筑公司綜合辦公1000011002004-1-12

192H單位辦公樓H單位某市AA建筑公司綜合辦公78008002004-1-12

匯總521005450

3、分級(jí)顯示符號(hào)

1，2，3分級(jí)顯示符號(hào)，利用它們可以根據(jù)需要靈活地觀察所選級(jí)別的數(shù)據(jù)，也可以方便地創(chuàng)建顯示匯總數(shù)據(jù)、隱藏細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)的匯總報(bào)告：

要顯示指定級(jí)別的匯總數(shù)據(jù)，可單擊分級(jí)顯示符號(hào)上部相應(yīng)的級(jí)別按鈕。要顯示某一個(gè)分組數(shù)據(jù)的明細(xì)數(shù)據(jù)，可單擊相應(yīng)匯總數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的顯示明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕。這時(shí)相應(yīng)的按鈕變?yōu)殡[藏明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕。要隱藏某一個(gè)分組數(shù)據(jù)的明細(xì)數(shù)據(jù)，可單擊相應(yīng)匯總數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕，或是相應(yīng)明細(xì)數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的概要線(xiàn)。這時(shí)相應(yīng)的按鈕再次變?yōu)轱@示明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕。如果要隱藏某一級(jí)別的匯總或明細(xì)數(shù)據(jù)，可單擊其上一級(jí)級(jí)別按鈕。

要將分類(lèi)匯總的結(jié)果單獨(dú)存放在一張工作表中，可將匯總的結(jié)果復(fù)制后，利用編輯菜單中的選擇性粘貼命令粘貼到新工作表中。在選擇性粘貼對(duì)話(huà)框的粘貼選項(xiàng)中，應(yīng)選擇數(shù)值選項(xiàng)。然后利用篩選操作或是直接刪除明細(xì)數(shù)據(jù)即可。4、刪除分類(lèi)匯總?cè)绻獎(jiǎng)h除分類(lèi)匯總，可單擊數(shù)據(jù)菜單中的分類(lèi)匯總命令，然后在分類(lèi)匯總對(duì)話(huà)框中單擊全部刪除按鈕。

5、多級(jí)分類(lèi)匯總

如果需要，在分類(lèi)匯總的基礎(chǔ)上還可以再創(chuàng)建二級(jí)乃至多級(jí)分類(lèi)匯總。

方法：去掉“替換當(dāng)前分類(lèi)匯總”的對(duì)勾即。當(dāng)然我們通過(guò)自動(dòng)篩選后再求和也能達(dá)到分類(lèi)匯總的功能，或者用戶(hù)SUBTOTAL函數(shù)（返回列表或數(shù)據(jù)庫(kù)中分類(lèi)匯總）計(jì)算分類(lèi)匯總，或通過(guò)編輯SUBTOTAL函數(shù)對(duì)該列表進(jìn)行修改。這里就不再闡述了。四、數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是Excel中的一種交互式工作表，可以根據(jù)用戶(hù)的需要，依照不同的關(guān)系數(shù)據(jù)來(lái)提取、組織和分析數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表集合了篩選、排序和分類(lèi)匯總的功能，并生成匯總表格，集中體現(xiàn)了Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能。相對(duì)于Excel2003，Excel2007的透視表功能更加直觀，也更便于用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)的提取和分析。在使用數(shù)據(jù)透視表之前，需要對(duì)將要做的方案有一個(gè)明確的構(gòu)想，否則得出的結(jié)果將會(huì)使你摸不清頭腦。具體操作，與調(diào)用函數(shù)類(lèi)似，這里有“數(shù)據(jù)透視表指南”，按提示一步步走下去就可以啦。

這里稍稍說(shuō)一下excel中字段的這個(gè)概念。其中,每一列就是一個(gè)字段,其第一個(gè)單元格內(nèi)容就是字段名。單擊數(shù)據(jù)源中的任意一個(gè)單元格,單擊【插入】選項(xiàng)卡后單擊【數(shù)據(jù)透視表】按鈕，會(huì)彈出的【創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表】對(duì)話(huà)框，會(huì)自動(dòng)選擇數(shù)據(jù)所在的整個(gè)區(qū)域，當(dāng)然這個(gè)數(shù)據(jù)首先要完整規(guī)范。選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置，默認(rèn)的選擇是將數(shù)據(jù)透視表作為新的工作表，【確定】后即新建一個(gè)Sheet生成一張空的數(shù)據(jù)透視表，如果選擇新建的數(shù)據(jù)透視表存放在已有的工作表,需要選擇【現(xiàn)有工作表】按鈕,在【位置】中確定存放位置,單擊【確定】按鈕即在指定位置生成一張空的數(shù)據(jù)透視表。這里選擇默認(rèn)的。第一個(gè)概念：行區(qū)域；數(shù)據(jù)透視表中最左面的標(biāo)題，在數(shù)據(jù)透視表中被稱(chēng)為行字段，對(duì)應(yīng)【數(shù)據(jù)透視表字段列】表中【行】區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容。我們可以拖動(dòng)字段名到數(shù)據(jù)透視表中最左面，也可以在【數(shù)據(jù)透視表字段列】的【行】把“日期”字段名拖動(dòng)到行區(qū)域，大家看一下。月份就會(huì)以列的形式顯示出來(lái)了第二個(gè)概念：列字段。數(shù)據(jù)透視表中最上面的標(biāo)題，在數(shù)據(jù)透視表中被稱(chēng)為列字段，對(duì)應(yīng)【數(shù)據(jù)透視表字段列】表中【列】區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容。我們把“日期”字段名拖動(dòng)到列字段，會(huì)發(fā)現(xiàn)月份就會(huì)以行的形式顯示出來(lái)了第三個(gè)概念:篩選字段，數(shù)據(jù)透視表中最上面的標(biāo)題，在數(shù)據(jù)透視表中被稱(chēng)為篩選字段，對(duì)應(yīng)【數(shù)據(jù)透視表字段列】表中【篩選】區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容。單擊篩選字段的下拉按鈕勾選【選擇多項(xiàng)】，可以全部選擇也可以選擇其中的幾個(gè)字段項(xiàng)在數(shù)據(jù)透視表中顯示第四個(gè)概念:值字段

篩選字段數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)字區(qū)域，執(zhí)行計(jì)算，在數(shù)據(jù)透視表中被稱(chēng)為值字段，默認(rèn)數(shù)值顯示"求和項(xiàng):"，數(shù)據(jù)透視表可以使一張表變得容易閱讀和理解，通過(guò)數(shù)據(jù)區(qū)字段的調(diào)整，顯示你感興趣的、有需要的字段，快速分析現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，重要的是如何重新組織字段和執(zhí)行那種形式的計(jì)算，了解基本概念對(duì)進(jìn)一步提升技能，非常重要，大家要反復(fù)練習(xí)，充分理解。當(dāng)然有時(shí)我們也需要對(duì)數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改具體操作如下：?jiǎn)螕魯?shù)據(jù)透視表上的任意單元格，單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄的“數(shù)據(jù)透視表”，在其下拉列表中選“數(shù)據(jù)透視表向?qū)А?，彈出?duì)話(huà)框，進(jìn)行設(shè)置。圖表是Excel重要的數(shù)據(jù)分析工具，可以直觀地表現(xiàn)枯燥的數(shù)據(jù)信息，并反映各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的走向、趨勢(shì)以及數(shù)據(jù)之間的差異，便于用戶(hù)進(jìn)行分析和處理。Excel提供了十幾種不同類(lèi)型的平面圖和立體圖，如餅圖、折線(xiàn)圖、柱狀圖等。每種類(lèi)型的圖表又包含了若干子類(lèi)型圖表以及簡(jiǎn)單的繪制圖表的方法，給財(cái)務(wù)管理人員繪制圖表帶來(lái)了極大的便利。五、財(cái)務(wù)圖表的制作（一）圖表類(lèi)型1.柱形圖

柱形圖或稱(chēng)直方圖，是一種最常用的圖表，它被Excel定為默認(rèn)的圖表類(lèi)型。它主要反映幾個(gè)序列的差異，或者是各序列隨時(shí)間的變化情況。通過(guò)水平組織分類(lèi)，垂直組織值可以強(qiáng)調(diào)說(shuō)明一段時(shí)間內(nèi)的變化情況；堆積柱狀圖顯示了單個(gè)項(xiàng)目與整體之間的關(guān)系；三維透視系數(shù)柱狀圖則在兩個(gè)軸上對(duì)數(shù)據(jù)點(diǎn)進(jìn)行比較。柱狀圖更強(qiáng)調(diào)隨時(shí)間的變化，并且它又有七種子類(lèi)型的的柱形圖供選擇。中。柱形圖用于顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化或顯示各項(xiàng)之間的比較情況。

在柱形圖中，通常沿橫坐標(biāo)軸組織類(lèi)別，沿縱坐標(biāo)軸組織值。

柱形圖具有下列圖表子類(lèi)型：

簇狀柱形圖和三維簇狀柱形圖

堆積柱形圖

百分比堆積柱形圖

三維柱形圖

圓柱圖、圓錐圖和棱錐圖

2.

折線(xiàn)圖

折線(xiàn)圖具有下列圖表子類(lèi)型：

折線(xiàn)圖和帶數(shù)據(jù)標(biāo)記的折線(xiàn)圖堆積折線(xiàn)圖

百分比堆積折線(xiàn)圖三維折線(xiàn)圖折線(xiàn)圖是將同一序列的數(shù)據(jù)在圖中表示的點(diǎn)用直線(xiàn)連接起來(lái)的一種圖表。特別適合x(chóng)軸為時(shí)間軸的情況下，反映數(shù)據(jù)的變動(dòng)情況及變化趨勢(shì)，它和面積圖類(lèi)似，但更強(qiáng)調(diào)的是隨時(shí)間的變化速率，而不是變化量。在折線(xiàn)圖中，類(lèi)別數(shù)據(jù)沿水平軸均勻分布，所有值數(shù)據(jù)沿垂直軸均勻分布。

4.面積圖面積圖（或稱(chēng)區(qū)域圖）是將每一序列數(shù)據(jù)用直線(xiàn)段連起，并將每條線(xiàn)以下的區(qū)域用不同顏色填充。顯示的是一個(gè)多序列的圖，是一個(gè)序列的圖在另一個(gè)序列上的疊加。它與折線(xiàn)圖本質(zhì)上的差別上，強(qiáng)調(diào)了隨時(shí)間的變化幅度，而不是變化速度，并且反映了各序列之和，因此面積圖也顯示部分相對(duì)于整體的關(guān)系。選擇面積圖類(lèi)型后，又有六種子類(lèi)型的面積圖供選擇。5.條形圖條形圖只是柱形圖的90度旋轉(zhuǎn)，縱軸為分類(lèi)，橫軸表示值。一般不太適合表示序列隨時(shí)間的變化，而適合于進(jìn)行數(shù)據(jù)間的比較，尤其是單一序列用該類(lèi)圖表表示特別清楚。堆積條形圖顯示了單個(gè)項(xiàng)目與整體的關(guān)系。選擇條形圖類(lèi)型后，又有七種子類(lèi)型的條形圖供選擇。6.餅圖餅圖只能顯示一個(gè)序列，它反映了該序列中各數(shù)據(jù)在總體中所占比例，如果幾組數(shù)據(jù)（幾個(gè)序列）同時(shí)被選中，它只選其中第一個(gè)，這種圖最適合反映配比。當(dāng)需要強(qiáng)調(diào)某個(gè)重要元素時(shí)餅圖就很有用。7.環(huán)形圖環(huán)形圖與餅圖類(lèi)似，也顯示了整體和部分的關(guān)系。它與餅圖的唯一區(qū)別是，可以反映多組數(shù)據(jù)，它的每一環(huán)代表一個(gè)序列的數(shù)據(jù)，而餅圖只能表示一組數(shù)據(jù)。選擇環(huán)形圖類(lèi)型后，又有兩種子類(lèi)型的環(huán)形圖供選擇。8.雷達(dá)圖在雷達(dá)圖上每一種分類(lèi)的數(shù)據(jù)都有它自己的數(shù)值軸，各從中心點(diǎn)放射出一條線(xiàn)，各條線(xiàn)上每個(gè)序列的點(diǎn)用折線(xiàn)圖連接起來(lái)構(gòu)成面積，多個(gè)序列的圖看起來(lái)像一個(gè)蜘蛛網(wǎng)。它更適合表示一個(gè)序列的整體值，而不是各個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)的情況。在遠(yuǎn)東地區(qū)，這種圖的使用是比較廣泛的。當(dāng)選擇雷達(dá)圖類(lèi)型后，又有三種子類(lèi)型的雷達(dá)圖供選擇。9.xy散點(diǎn)圖xy散點(diǎn)圖用幾種不同色的點(diǎn)，代表幾種不同的序列，以上的圖都是一個(gè)軸表示值，另一個(gè)軸表示序列或分類(lèi)的名字。xy散點(diǎn)圖的x軸和y軸都是表示數(shù)值，而沒(méi)有分類(lèi)，它不適合反映連續(xù)的數(shù)據(jù)，而對(duì)于那些不連續(xù)的、只有序列而沒(méi)有分類(lèi)的數(shù)據(jù)則更合適。選擇xy散點(diǎn)圖類(lèi)型后，又有五種子類(lèi)型的xy散點(diǎn)圖供選擇。10.氣泡圖氣泡圖實(shí)際也是一種xy散點(diǎn)圖。只不過(guò)用氣泡來(lái)表示數(shù)據(jù)標(biāo)記，其大小反映了第三個(gè)變量的大小。選擇氣泡圖類(lèi)型后，又有兩種子類(lèi)型的氣泡圖供選擇。（二）繪制圖表的基本原則在繪制圖表時(shí)均遵循以下原則：1.數(shù)據(jù)源取值原則繪制圖表之前必須選擇一個(gè)有效的表格數(shù)據(jù)區(qū)域，然后才能繪制圖表，否則將無(wú)法繪制圖表。2.含頭取值原則在選擇表格數(shù)據(jù)區(qū)域的過(guò)程中，必須遵循“含頭取值”原則，即必須包括“上表頭”、“左表頭”（或者其中一組表頭）的信息。舍棄表頭信息后的繪圖結(jié)果，將無(wú)法有效地表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。3.取值目標(biāo)性原則取值目標(biāo)性原則是指根據(jù)管理目標(biāo)合理地選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。因?yàn)楸砀駭?shù)據(jù)區(qū)域區(qū)域存放的數(shù)據(jù)并不一定完全用于繪圖分析，隨意在表格中抓取數(shù)據(jù)區(qū)域繪制圖表，將不能達(dá)到預(yù)期的效果。（二）選取數(shù)據(jù)區(qū)域的方法