接待流程及管理規(guī)定

接待流程及原則一、目的為樹立公司良好形象，擴大對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)省、對口接待，嚴(yán)格原則，統(tǒng)一管理”的原則做好多個接待工作。二、范疇本原則合用于公司多個接待工作和有關(guān)部門。三、管理綜合辦公室負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃、行程安排，協(xié)調(diào)有關(guān)部門貫徹接待任務(wù)，提供后勤保障；公司其它部門在接到重要來訪預(yù)約后，填寫訪客接待表（如已擬定行程，需附于訪客接待表后），報至綜合辦公室，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、綜合辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，需提前2天告知綜合辦公室。四、計劃與準(zhǔn)備1、綜合辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)告知或有關(guān)部門來訪預(yù)約時，應(yīng)具體理解來訪人員的基本狀況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、逗留日期、目的和接待規(guī)定等。在此基礎(chǔ)上擬定接待計劃，編制日程安排表，酌情安排接待原則。2、綜合辦公室根據(jù)來賓狀況按計劃告知參加見面的領(lǐng)導(dǎo)、陪伴人員、貫徹見面時間及場合。3、綜合辦公室根據(jù)來賓狀況提前按接待原則預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐原則；需住宿的應(yīng)提前按接待原則預(yù)訂來賓下榻酒店。4、綜合辦公室根據(jù)狀況安排來賓用餐地點、游覽路線、購物商場、娛樂項目。5、因會議需要，綜合辦公室需準(zhǔn)備會場花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、批示牌、安排禮儀人員，并安排現(xiàn)場攝影攝像等。6、綜合辦公室根據(jù)狀況安排接待所需車輛，確保車輛清潔，安全性能良好，重要接待期間，項目經(jīng)理部全部車輛由綜合辦公室協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、如有需要，綜合辦公室應(yīng)根據(jù)狀況提前為客戶購置車票及機票。五、接待原則（一）、一級接待原則：一級接待原則對象：中國國家元首、中國國家部委級領(lǐng)導(dǎo)、股份公司領(lǐng)導(dǎo)、集團公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)主重要領(lǐng)導(dǎo)、項目監(jiān)理總負(fù)責(zé)人及其它重要客人。陪伴人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理及有關(guān)部門經(jīng)理流程安排：迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理及有關(guān)接待人員在機場或車站、公司門口迎接，注意迎候時間，提前在迎接地點等待。接待人員要提前貫徹航班達成時間，及時更新航班信息，安排好接機車輛，并提前1小時達成機場。未赴機場迎接的公司其別人員應(yīng)統(tǒng)一穿著公司服裝，在來賓達成營地前在公司門口列隊相候，來賓達成后應(yīng)鼓掌歡迎，訪客介紹握手問候時態(tài)度要不卑不亢；如需張掛有關(guān)橫幅，應(yīng)在來賓達成前一日即張掛完畢。進入辦公室后，請來賓在來賓留言薄上留言，并拍照留念。接待人員按照來賓人數(shù)提前備好本地電話卡及手機，確保手機電量充足，手機卡通訊運行暢通。將全部來賓的臨時手機號碼及接待人員聯(lián)系方式列表打印，連同手機一道，交給各位來賓并做有關(guān)解釋。參觀考察：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理陪伴，陪伴人員具體介紹公司信息；如參觀考察都市或其它地方，陪伴人員沿途介紹都市基本狀況以及參觀考察地的有關(guān)信息，并根據(jù)實際狀況安排警察陪伴。綜合辦公室人員負(fù)責(zé)拍照、攝像等工作。3、座談及會議：根據(jù)會議規(guī)定提前準(zhǔn)備好會議報告材料，確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光適宜，將公司介紹或有關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、批示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備，茶水間備好咖啡、茶、熱水等。如有需要，安排專人進行會議統(tǒng)計，并形成會議紀(jì)要。4、用餐原則：正餐規(guī)定：綜合辦公室根據(jù)狀況預(yù)定酒店就餐或營地內(nèi)就餐，提前統(tǒng)計就餐人數(shù)及陪伴人員。（1）如在酒店用餐，需提前做好預(yù)定并派專人先期赴酒店做好各項準(zhǔn)備，如安排座次、提前點菜、酒水飲料準(zhǔn)備、煙茶準(zhǔn)備及來賓達成酒店時的迎接引導(dǎo)。用餐原則為酒店最高原則，根據(jù)人數(shù)準(zhǔn)備高品質(zhì)紅酒、高品質(zhì)白酒若干。（2）如在營地就餐，需提前安排好餐桌，放置好就餐桌簽，擺放好碗筷，備好餐具：紅酒杯、茶杯、白酒杯、小號飯碗、餐盤、筷子、勺子，餐巾；根據(jù)人數(shù)準(zhǔn)備高品質(zhì)紅酒、高品質(zhì)白酒、飲料、飲用水若干；根據(jù)就餐人數(shù)提前擬好菜單，并提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審視。普通7-8人就餐最少12個菜（含湯），10-12人就餐最少15個菜（含湯），其中涼菜不能超出三分之一，主食及餐后水果另備。主食普通為米飯、面條、煎餅等；水果普通為西瓜、橘子、香蕉或果盤；其它根據(jù)來賓規(guī)定現(xiàn)場準(zhǔn)備。就餐時，涼菜需提前上桌，熱菜需在就餐人員就座后15-30分鐘內(nèi)陸續(xù)上完，由專人照應(yīng)就餐狀況，如上菜、倒酒水飲料、換餐具等。早餐規(guī)定：7點前早餐上桌，早餐種類盡量豐富，主食涉及：油餅、蔥油餅、包子、饅頭、面條、蛋炒飯、面包；湯類涉及：多個粥、牛奶；涼菜涉及：多個涼菜（3樣以上）、腐乳等；炒菜2-3樣（普通為炒蛋、土豆絲等）；輔食涉及：茶葉蛋、煮雞蛋、煎蛋等，必要時由專人送至來賓房間。5、下榻賓館原則：綜合辦公室根據(jù)狀況預(yù)定酒店或入住營地。國家部委領(lǐng)導(dǎo)、股份公司部門經(jīng)理及以上級別領(lǐng)導(dǎo)、集團公司副總經(jīng)理及以上級別領(lǐng)導(dǎo)入住五星級酒店套房，其它人員入住五星級酒店原則間。接待人員在來賓達成前一天需逐項核查酒店房間布置狀況（附來賓房間檢查表），確保一切準(zhǔn)備就緒；接待期間，最少1名接待人員需住在同一酒店，以應(yīng)對可能發(fā)生的多個狀況。6、綜合辦公室根據(jù)來賓意愿和愛好提前計劃參觀游覽路線。7、綜合辦公室根據(jù)狀況購置禮節(jié)性禮物，國內(nèi)來訪來賓可贈予紅酒、紀(jì)念幣、紀(jì)念郵票；本地來賓可贈予中國傳統(tǒng)禮物，如中國傳統(tǒng)工藝品、書畫作品等。8、車輛安排：根據(jù)來訪人員制訂對應(yīng)的車輛計劃，普通每車乘坐3人，必要時可向合作單位借調(diào)車輛或在本地租賃車輛。認(rèn)真檢查車輛，確保車況良好，油箱加滿油。車輛明確編號，司機統(tǒng)一穿著公司服裝隨時待命并保持手機通訊暢通（必要時準(zhǔn)備對講機）。全部接待車輛必需確保整潔，每臺車準(zhǔn)備足夠的飲用水（每個座位旁均需提前放置1瓶水）、紙巾、遮陽帽、雨傘等。嚴(yán)格司機駕車禮儀，不得聽音樂、收音機、行車途中接打電話等，在來賓上車前司機需協(xié)助將行李物品裝車，不得超速，普通路段將車速控制在60km/h以內(nèi)。另外，其中最少一輛車上應(yīng)配備一種醫(yī)用應(yīng)急箱和慣用藥品。9、送行：接待人員根據(jù)行程安排為需要預(yù)訂機票的來賓提前預(yù)定好機票，并提前打印好紙質(zhì)機票。在來賓離開前3小時收集好來賓護照，赴機場辦理更換登機牌以及行李托運等工作。辦理機場送行的接待人員需提前聯(lián)系機場開通VIP登機通道，持登機牌和行李票提前在VIP入口處等待。送機人員需提前1小時陪伴來賓達成機場VIP候機室，與換取登機牌的接待人員匯合，安排好來賓在VIP候機室候機的有關(guān)工作，如填寫過境卡，茶水服務(wù)等。（二）二級原則：需二級接待原則的人員：政府市級領(lǐng)導(dǎo)、集團公司部門級別領(lǐng)導(dǎo)、有業(yè)務(wù)往來的兄弟單位總公司正副職、業(yè)主項目經(jīng)理級官員、普通項目監(jiān)理人員等。陪伴人員：副總經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理、有關(guān)部門經(jīng)理流程安排：1、迎接：副總經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理及有關(guān)接待人員在機場或公司門口迎接，需提前半小時達成機場；進入辦公室后，請訪客在來賓留言薄上留言，拍照留念。2、參觀考察：副總經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理及有關(guān)部門人員陪伴，由陪伴人員沿途介紹基本狀況以及參觀考察地的有關(guān)信息。綜合辦公室人員負(fù)責(zé)拍照、攝像等工作。3、座談及會議：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光適宜，將公司介紹或有關(guān)資料、紙筆、茶水杯、擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、批示牌等，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備，茶水間備好咖啡、茶、熱水等。4、用餐原則：正餐規(guī)定：綜合辦公室根據(jù)狀況預(yù)定酒店就餐或營地內(nèi)就餐，提前統(tǒng)計就餐人數(shù)及陪伴人員。（1）如在酒店用餐，需提前做好預(yù)定及各項準(zhǔn)備，根據(jù)人數(shù)準(zhǔn)備紅酒、白酒若干，來賓達成酒店時做好引導(dǎo)。用餐原則要達成酒店較高級別原則。（2）如在營地就餐，需提前安排好餐桌，擺放好碗筷，備好餐具：紅酒杯、茶杯、白酒杯、小號飯碗、餐盤、筷子、勺子，餐巾；根據(jù)人數(shù)準(zhǔn)備紅酒、白酒、飲料、飲用水若干。普通7-8人就餐最少10個菜（含湯），10-12人就餐最少12個菜（含湯），其中涼菜不能超出三分之一，主食及餐后水果另備。主食普通為米飯、面條、煎餅等；水果普通為西瓜、橘子、香蕉或果盤；其它根據(jù)來賓規(guī)定現(xiàn)場準(zhǔn)備。就餐時，涼菜需提前上桌，熱菜需在就餐人員就座后15-20分鐘內(nèi)陸續(xù)上完，由專人照應(yīng)就餐狀況，如上菜、倒酒水飲料、換餐具等。早餐規(guī)定：7點前早餐上桌，早餐種類盡量豐富，主食涉及：油餅、包子、饅頭、面條；湯類涉及：多個粥、牛奶；涼菜涉及：多個涼菜（3樣以上）、腐乳等；炒菜2-3樣（普通為炒蛋、土豆絲等）；輔食涉及：煮雞蛋等。5、下榻賓館原則：綜合辦公室根據(jù)狀況預(yù)定酒店或入住營地。酒店指定為喜來登酒店原則間，如有特殊規(guī)定可考慮進行對應(yīng)調(diào)節(jié)。接待人員在來賓入住前需檢查住宿條件以及存在的問題，及時解決。6、綜合辦公室根據(jù)來賓意愿和愛好提前計劃參觀游覽路線，如酒窖、鹽湖或海島游等。7、綜合辦公室根據(jù)狀況購置禮節(jié)性禮物，國內(nèi)來訪來賓可贈予紀(jì)念幣或紀(jì)念郵票；本地來賓可贈予中國傳統(tǒng)禮物。8、車輛安排：根據(jù)來訪人員制訂對應(yīng)的車輛計劃，普通每車乘坐3人。認(rèn)真檢查車輛，確保車況良好，油箱加滿油。車輛明確編號，司機隨時待命并保持手機通訊暢通。全部接待車輛必需確保整潔，每臺車準(zhǔn)備足夠的飲用水（每個座位旁均需提前放置1瓶水）、紙巾、遮陽帽、雨傘等。嚴(yán)格司機駕車禮儀，不得聽音樂、收音機、行車途中接打電話等，在來賓上車前司機需協(xié)助將行李物品裝車，不得超速，普通路段將車速控制在60km/h以內(nèi)。另外，車上配備某些慣用藥品。9、機票：需要預(yù)訂機票的來賓，需根據(jù)行程安排提前預(yù)定好機票并打印出紙質(zhì)機票，在來賓離開前1天送達。副總經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理及有關(guān)接待人員陪伴來賓在飛機起飛2小時前達成機場。三級原則：需三級接待原則的人員：政府普通級別官員、分包單位國內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、有業(yè)務(wù)往來公司的技術(shù)人員等陪伴人員：有業(yè)務(wù)對口的有關(guān)部門人員或有關(guān)部門經(jīng)理接待流程：1、迎接：有業(yè)務(wù)對口的有關(guān)部門人員在機場或公司門口迎接，機場迎接時需提前半小時達成機場。2、參觀：根據(jù)實際狀況進行安排，由陪伴人員負(fù)責(zé)介紹有關(guān)狀況。3、座談及會議：由接待部門提前告知綜合辦公室會議時間和人數(shù)，以及所需物品如：公司介紹或有關(guān)資料、紙筆、茶水杯、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備等。4、用餐原則：如無特殊狀況，一律在公司餐廳以正常伙食原則水平就餐。如確需在外就餐的，應(yīng)盡量精簡陪伴人員，就餐水平達成普通水平即可。5、下榻賓館原則：由綜合辦公室根據(jù)狀況代為預(yù)定酒店，如安排在營地入住，應(yīng)告知對方按住宿天數(shù)收費。6、普通不安排參觀游覽，如有特殊請況，需提前告知，再根據(jù)狀況、來賓意愿和愛好提前計劃參觀游覽路線。8、車輛安排：由對口接待部門自行安排車輛，如需綜合辦公室協(xié)助安排車輛，需提前一天告知。9、機票：根據(jù)需要，可代為預(yù)定機票，并將機票打印出來送達來賓手中。六、接待費用原則：1、在營地發(fā)生的住宿及伙食費按天計算，一類人員不收費，二類人員視狀況而定，三類人員為15美元/天，住宿費用50美元/天。2、機票代購費用一類人員不收費，二類人員視狀況而定，三類人員按照實際發(fā)生費用結(jié)算。七、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、敬語：語調(diào)溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等待與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意次序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：普通走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。9、送客時：根據(jù)身份擬定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。八、接待中的座次安排（圖）（一）有關(guān)會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名簽，方便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相忍讓。

2、主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，重要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)仍然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)仍然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。3、幾個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，普通按機關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握，對某些德高望重的老同志，可適宜往前排，另對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，普通掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺適宜位置就座。4、對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐個貫徹。如主席臺人數(shù)諸多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)節(jié)座次、名簽，避免主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯別字出現(xiàn)。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時

主席臺人數(shù)為偶數(shù)時（二）有關(guān)宴席座次的安排宴請客人，普通主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其它能夠隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。中餐桌西餐桌

（三）典禮的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其別人數(shù)普通對等，按主客左右排列。（四）合影座次安排與主席臺安排相似。會議座位安排長條桌注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席沙發(fā)室附1接待流程圖接到接待預(yù)約接到接待預(yù)約填寫《接待聯(lián)系單》及《用車申請單》安排接待人員擬定接待計劃及原則參觀考察或會議座談機