公文企業(yè)管理制度

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公司公文管理制度

一、目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理,嚴(yán)格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

二、適用范圍

《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。

三、管理職責(zé)

綜合管理部公司為公文管理部門,負(fù)責(zé)公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

四、公文分類

公司公文按其內(nèi)容性質(zhì)分為5類,包括:

1.制度類公文

2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文

3.內(nèi)部通知、通告類公文

4.對(duì)政府職能部門的報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文

5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文

五、權(quán)限劃分

1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會(huì)商量通過(guò),公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。

2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文(限公司部門級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。

3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科依據(jù)相關(guān)部門的發(fā)布內(nèi)容擬稿,綜合管理部部長(zhǎng)審核,由相關(guān)部門的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。

4.對(duì)政府等部門報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部依據(jù)相關(guān)部門的報(bào)送內(nèi)容擬稿,由相關(guān)部門的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長(zhǎng)審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號(hào)詳見(jiàn)附表一。

7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需按照權(quán)限實(shí)施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見(jiàn)附表二。

六、公文格式

1.內(nèi)容范式

1)制度類公文

經(jīng)公司××××××?xí)塘客ㄟ^(guò),并報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn),現(xiàn)發(fā)布×××制度,自×××

年××月××日施行。特此通知

2)任免類公文

經(jīng)公司討論,并報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)(如必要),確定設(shè)立/撤銷××機(jī)構(gòu),任命/免去××先生/女士為××職務(wù),以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書(shū)寫(xiě)。

1.文本格式

發(fā)文用紙為a4紙,標(biāo)題小二號(hào)字,宋體加黑,正文一般為四號(hào)字,仿宋體,頁(yè)邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁(yè)面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。

2.公文編號(hào)

1)制度類公文、機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文和對(duì)政府等部門報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文采納按發(fā)文的時(shí)間先后挨次獵取公文編號(hào)。

2)內(nèi)部通知、通告類公文和會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨(dú)編號(hào),并按發(fā)文的時(shí)間先后挨次獵取公文編號(hào)。

七、公文保管

全部公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進(jìn)行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見(jiàn)附件三、附件四。

綜合管理部定期對(duì)各類外部單位收文進(jìn)行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見(jiàn)附件五。

八、本管理方法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負(fù)責(zé)解釋。

九、附件

房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

公文是公司在管理過(guò)程中形成的具有法律效率,規(guī)范體式的文書(shū),公文管理是加強(qiáng)公司管理的重要內(nèi)容。為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,提高文件使用效率,促進(jìn)公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理的運(yùn)轉(zhuǎn),特制定本方法。

1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負(fù)責(zé)公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則,做到準(zhǔn)時(shí)精確、平安。同時(shí)必需嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國(guó)家、公司隱秘的平安。

2、公文的種類

(1)、確定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出支配,獎(jiǎng)懲有關(guān)部門和人員。

(2)、通知:傳達(dá)公司的確定和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。

(3)、通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批判錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或狀況。

(4)、報(bào)告:適用于向上級(jí)匯報(bào)工作,反映狀況,答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)。

(5)、請(qǐng)示:適用于向上級(jí)懇求指示、批準(zhǔn)。

(6)、批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

(7)、看法:適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理方法。

(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,懇求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

(9)、會(huì)議紀(jì)要:適用于記載、傳達(dá)會(huì)議狀況及會(huì)議議定事項(xiàng)。

3、公文格式

公文一般由隱秘等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。詳細(xì)處理方式是:

(1)、涉及公司隱秘的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明隱秘等級(jí)和保密期限。

(2)、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

(3)、發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。

(4)、給上級(jí)單位的行文要注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。'請(qǐng)示'應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。

(5)、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并說(shuō)明公文種類。

(6)、主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

(7)、公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件挨次和名稱。

(8)、公文除'會(huì)議紀(jì)要'或以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

(9)、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

4、行文規(guī)章

(1)、符合國(guó)家法律、法規(guī)及方針、政策有關(guān)規(guī)定。

(2)、行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注意效用。

(3)、行文關(guān)系依據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

(3)、公文要用國(guó)家法定計(jì)量單位。

(4)、公司對(duì)外正式行文,由公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門起草,部門經(jīng)理審核,主管副理審查,公司總經(jīng)理批準(zhǔn),辦公室最終核定蓋章。

5、公文辦理

(1)、發(fā)文辦理程序:擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。

(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

6、公文的歸檔和管理

(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要依據(jù)其互相聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完好,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。同時(shí)對(duì)公文的貫徹落實(shí)狀況進(jìn)行催促檢查。

q企業(yè)公文管理制度

第一條本公司公文,是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。

其次條本公司公文,實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理,要做到規(guī)范、精確、準(zhǔn)時(shí)、平安。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。

第三條各部室、各單位及各有關(guān)人員,對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng),必需嚴(yán)守機(jī)密,不準(zhǔn)任憑向他人泄露。

第四條公文保密等級(jí)分為:絕密、機(jī)密、隱秘三種,其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印肯定要用專用磁盤(pán)。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按批閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回來(lái)檔。隱秘文件由閱文人妥當(dāng)保管。

文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)文件內(nèi)容確定。

第五條公司發(fā)文的程序?yàn)?擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

第六條公司收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。

草擬公文應(yīng)留意以下事項(xiàng):

(一)內(nèi)容要符合和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。

(二)反映狀況要客觀,實(shí)事求是。

(三)文字要精確、精煉,條理要清晰,層次要分明,結(jié)構(gòu)要緊密,用語(yǔ)要規(guī)范。

(四)人、地、物名、引文準(zhǔn)時(shí)間要詳細(xì)、精確。

第七條各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來(lái)的公文要準(zhǔn)時(shí)閱批,急件的,當(dāng)天批復(fù);一般文件的,三天內(nèi)批復(fù)。

第八條各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)認(rèn)真仔細(xì),閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署詳細(xì)看法的,要明確、詳細(xì)。

第九條公司全部發(fā)文,發(fā)文單位應(yīng)有存檔,并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的,還應(yīng)附批復(fù)件。

第十條收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偛棉k收文后,應(yīng)先做好歸類、登記,然后依據(jù)文件的內(nèi)容,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后,由總裁辦收回來(lái)檔。

第十一條全部文件發(fā)放,肯定要有登記、簽收手續(xù)。

第十二條公司發(fā)文,肯定要由總裁辦統(tǒng)一編號(hào):

(一)以公司名義對(duì)外發(fā)文,一律×××字(××年)××號(hào);

(二)公司總支發(fā)文,用××字(××年)××號(hào);

(三)以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文,用××政字(××年)××號(hào);

(四)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文,用××監(jiān)字(××年)××號(hào);

(五)董事局發(fā)文,用××董字(×