公司部門五項(xiàng)費(fèi)用管理規(guī)定尤其而已

×××實(shí)業(yè)有限公司部門五項(xiàng)費(fèi)用管理辦法試行1總則為進(jìn)一步降低管理費(fèi)用,明確公司各部門業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、電話費(fèi)、汽車使用費(fèi)以下簡(jiǎn)稱：部門五項(xiàng)費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)及監(jiān)控管理,保證五項(xiàng)費(fèi)用的開支能嚴(yán)格控制在公司最低的范圍內(nèi),提高公司整體競(jìng)爭(zhēng)能力,根據(jù)有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),制訂本管理辦法;本辦法適用于各職能部門及分公司,各單位可依據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及管理細(xì)則,報(bào)財(cái)務(wù)部備案,分公司費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)原則上不得高于本辦法所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn);2業(yè)務(wù)招待費(fèi)業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指公司內(nèi)經(jīng)理級(jí)以上及駐外主管級(jí)以上和紀(jì)經(jīng)人員在承擔(dān)難度較大的業(yè)務(wù)和重要接待活動(dòng)中必要的費(fèi)用開支;主要指餐費(fèi)、禮品費(fèi)、禮金等;具體管理辦法按交際應(yīng)酬活動(dòng)管理暫行規(guī)定試行見(jiàn)附件執(zhí)行;在公司指定簽單招待餐館就餐的,經(jīng)有簽單權(quán)的負(fù)責(zé)人同意后,事先報(bào)餐,就餐完畢由授權(quán)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn);財(cái)務(wù)人員對(duì)轉(zhuǎn)來(lái)的無(wú)簽單權(quán)限的人員簽署的就餐結(jié)算單據(jù)不予承認(rèn);在公司以外消費(fèi)的,各部門應(yīng)采用事先申報(bào)制度;事先由相關(guān)單位填寫業(yè)務(wù)招待費(fèi)用申請(qǐng)表見(jiàn)附表,交行政經(jīng)理審核核定,呈總裁核批;除特殊情況或總裁批準(zhǔn)外,對(duì)采用先開支后申報(bào)的單據(jù),財(cái)務(wù)拒絕報(bào)銷;凡是因工作需要對(duì)外贈(zèng)送禮品包括公司產(chǎn)品、禮金的,由相關(guān)部門提出申請(qǐng),由總裁或其授權(quán)人審批后,方可執(zhí)行;3辦公費(fèi)辦公費(fèi)是指公司內(nèi)各單位辦公文具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購(gòu)置費(fèi)用;公司辦公費(fèi)用涉及物品由行政人員在批準(zhǔn)額度內(nèi)統(tǒng)一購(gòu)買、管理;行政設(shè)專人對(duì)辦公用品進(jìn)行管理;辦公用品采購(gòu)審批程序：各部門每月25日申請(qǐng)下月的所需的辦公用品,填寫河北教育厚樸實(shí)業(yè)公司辦公用品購(gòu)置申請(qǐng)表報(bào)行政主管人員審核匯總,經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審定,呈總裁審批后予以采購(gòu);凡未按規(guī)定填報(bào)辦公用品計(jì)劃的,行政主管人員不予給該部門和有關(guān)人員發(fā)放用品,影響工作開展的,由該部門經(jīng)理承擔(dān);公司行政主管人員應(yīng)按月將辦公用品領(lǐng)用及費(fèi)用分配表報(bào)財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部將費(fèi)用劃轉(zhuǎn)入各部門;辦公用品領(lǐng)用審批程序：f部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)→行政部門審核→行政主管人員發(fā)放→部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)→行政經(jīng)理批準(zhǔn)→財(cái)務(wù)審核→行政主管人員發(fā)放嚴(yán)禁公司各部門自行采購(gòu)有關(guān)辦公用品,否則,由此發(fā)生的費(fèi)用,將不予報(bào)銷;4電話費(fèi)電話費(fèi)是指公司內(nèi)各單位和相關(guān)人員安裝、使用電話所支出的費(fèi)用;公司部門經(jīng)理、主管及特殊崗位人員移動(dòng)電話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行定額定人控制管理,控制標(biāo)準(zhǔn)按公司固定電話與移動(dòng)電話資費(fèi)管理規(guī)定見(jiàn)附件執(zhí)行;公司內(nèi)座機(jī)、各部門座機(jī)電話、傳真機(jī)電話費(fèi)用由行政部進(jìn)行管理;每月一次連續(xù)通話時(shí)間超過(guò)15分鐘以上的,查明原因,與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的電話,從當(dāng)事人當(dāng)月工資中按倍話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)扣減處罰;公司派出臨時(shí)出差人員發(fā)生的臨時(shí)電話、傳真、郵寄等費(fèi)用計(jì)入差旅費(fèi)用;5差旅費(fèi)差旅費(fèi)是指因公外出發(fā)生的各種交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)補(bǔ)助等;因公出差按出差地點(diǎn)分為：國(guó)內(nèi)臨時(shí)出差、國(guó)內(nèi)長(zhǎng)期出差、境外出差;國(guó)內(nèi)臨時(shí)出差所發(fā)生差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)附表;出差期間內(nèi)報(bào)經(jīng)授權(quán)主管批準(zhǔn)業(yè)務(wù)招待費(fèi)開支的報(bào)銷人員,則該天的出差生活補(bǔ)貼減半發(fā)放,判斷的標(biāo)準(zhǔn)是餐費(fèi)發(fā)票號(hào)是否相連,如發(fā)票號(hào)是兩組號(hào)碼,則算兩天,依次類推;如果中午宴請(qǐng)招待客戶,晚上被他人宴請(qǐng),則該天沒(méi)有生活補(bǔ)貼;公司委派的各種會(huì)議的費(fèi)用開支,憑會(huì)議通知上注明的相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷；已包食宿的,相關(guān)住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)貼不予以報(bào)銷;公司派出接受培訓(xùn)人員的費(fèi)用和補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)舉辦單位通知和培訓(xùn)合約確定;沒(méi)有合約的,培訓(xùn)單位有食堂的,按培訓(xùn)單位的伙食標(biāo)準(zhǔn)給予伙食補(bǔ)貼；培訓(xùn)單位沒(méi)有食堂的,部門副經(jīng)理級(jí)以上的每人每天30元；主管級(jí)以下的每人每天10元的標(biāo)準(zhǔn)給予補(bǔ)貼;國(guó)內(nèi)臨時(shí)出差實(shí)行事先申報(bào)制度;出差借款程序：其他仍按差旅費(fèi)報(bào)銷制度執(zhí)行;6汽車使用費(fèi)汽車使用費(fèi)是指各部門業(yè)務(wù)用車向車輛歸口管理部門請(qǐng)用車而發(fā)生的各項(xiàng)直接用車費(fèi)用;汽車費(fèi)用由財(cái)務(wù)部將費(fèi)用分解到各用車部門,由相應(yīng)部門進(jìn)行控制;部門使用車輛產(chǎn)生的油耗加油費(fèi)、路橋費(fèi)、停車費(fèi)等直接費(fèi)用,需附于派車單后,由用車部門經(jīng)辦人簽字確認(rèn)后,并同原始票據(jù)列入該部門汽車費(fèi)支出;7費(fèi)用報(bào)銷責(zé)任界定報(bào)銷人的責(zé)任部門經(jīng)理的責(zé)任財(cái)務(wù)審核人員的責(zé)任8費(fèi)用報(bào)銷審批程序費(fèi)用審批、報(bào)銷流程報(bào)銷人一部門經(jīng)理→財(cái)務(wù)審核→財(cái)務(wù)經(jīng)理審批→總裁核準(zhǔn)→財(cái)務(wù)報(bào)銷報(bào)銷時(shí)間的規(guī)定所有費(fèi)用應(yīng)于發(fā)生之日起四日內(nèi)報(bào)銷出差人員自返回公司之日起計(jì)算,本月發(fā)生的費(fèi)用必須在28日之前報(bào)銷;每遲報(bào)一天按報(bào)銷額的2%扣罰;9核算及考核管理財(cái)務(wù)部門對(duì)各部門五項(xiàng)費(fèi)用開支情況作好登記,按月編制部門五項(xiàng)費(fèi)用匯總表,并通報(bào)各部門;跨不同費(fèi)用考核部門發(fā)生的共同費(fèi)用報(bào)銷,費(fèi)用責(zé)任雙方需書面注明各自相應(yīng)承擔(dān)金額,否則,財(cái)務(wù)一并列入報(bào)銷經(jīng)辦人及其部門費(fèi)用核算項(xiàng)目;各部門每個(gè)人發(fā)生的差旅費(fèi)、交際應(yīng)酬費(fèi)、通訊費(fèi)用支出情況,由財(cái)務(wù)部每月按“三者一致原則”登記匯總,按月上報(bào)總裁;10處罰規(guī)定報(bào)銷人營(yíng)私舞弊、弄虛作假,對(duì)違規(guī)違紀(jì)金額不予報(bào)銷,對(duì)已經(jīng)報(bào)銷的,除退回違規(guī)報(bào)銷金額外,同時(shí)對(duì)報(bào)銷人予以違規(guī)報(bào)銷金額5--20%的罰款;部門經(jīng)理在資料不全、原始憑證不充分、項(xiàng)目不真實(shí)的情況下簽名準(zhǔn)予報(bào)銷的,對(duì)部門經(jīng)理予以違規(guī)報(bào)銷金額3%--15%的罰款;財(cái)務(wù)審核人員審核不嚴(yán)使公司造成損失的,或者未執(zhí)行本辦法規(guī)定處罰責(zé)任,擅用職權(quán)受理違規(guī)費(fèi)用報(bào)銷者,對(duì)財(cái)務(wù)審核人員并處違規(guī)報(bào)銷金額3%--15%的罰款;除公司統(tǒng)一組織活動(dòng)外,禁止公司內(nèi)各部門之間相互請(qǐng)客及送禮,列支費(fèi)用;一經(jīng)查核,該費(fèi)用直接轉(zhuǎn)由經(jīng)辦部門經(jīng)理工資內(nèi)扣除;如果違反上述開支標(biāo)準(zhǔn)或手續(xù)不齊全,報(bào)帳時(shí)列入其他項(xiàng)目而隱瞞實(shí)際金額或超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷,財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕受理;借款逾期滿三十天,當(dāng)事人未能及時(shí)提供經(jīng)部門經(jīng)理以上主管核準(zhǔn)的有效書面情況說(shuō)明,并辦理延期手續(xù)者,財(cái)務(wù)有權(quán)在當(dāng)事人借款逾期當(dāng)月工資中扣回欠款;部門經(jīng)理對(duì)報(bào)銷人因違規(guī)造成的損失承擔(dān)連帶責(zé)任;因?qū)徍诉^(guò)失造成費(fèi)用借款人未有效報(bào)帳沖銷借款,或者無(wú)法從工資扣回逾期借款者,由經(jīng)辦責(zé)任人含：各級(jí)審批人應(yīng)承擔(dān)不低于流失款總額50%的經(jīng)濟(jì)責(zé)任;按責(zé)任人基本工資比例分別承擔(dān)相應(yīng)損失金額,并在壞帳當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資中扣還;報(bào)銷審批程序中各相關(guān)審核、復(fù)核人員必須嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序執(zhí)行,在未進(jìn)入財(cái)務(wù)審核程序之前,由相關(guān)部門最后審核人員承擔(dān)責(zé)任;附件 報(bào)銷單據(jù)規(guī)范指引一、報(bào)銷單的填寫要求各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷單的填寫由各歸口部門負(fù)責(zé)填寫,差旅費(fèi)報(bào)銷單和請(qǐng)付款申請(qǐng)單的各項(xiàng)要素必須填寫齊全,嚴(yán)格按文件的審批流程進(jìn)行審批;二、報(bào)銷單據(jù)的粘貼要求各種單據(jù)粘貼應(yīng)當(dāng)整齊、牢固,單據(jù)的粘貼應(yīng)保證財(cái)務(wù)人員方便復(fù)核報(bào)銷金額和核實(shí)票據(jù)的真?zhèn)?三、各種車票據(jù)的要求各類機(jī)、車、船票均有日期、起止地址、發(fā)票專用章,票面金額清楚,界線正確以劃界最明顯的大寫金額為核報(bào)金額;背面應(yīng)有經(jīng)辦人簽名;明顯超過(guò)本銷售區(qū)域或月度計(jì)劃項(xiàng)目以外的飛機(jī)、船車票背面必須有經(jīng)理以上人員簽名核準(zhǔn);四、其它票據(jù)的要求所有的報(bào)銷票據(jù)需正式發(fā)票,發(fā)票應(yīng)當(dāng)清晰記明單位名稱、開票日期、貨物名稱、型號(hào)、單價(jià)、大小寫及合計(jì)金額、開票人簽名、開票單位發(fā)票專用章和當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票專用章,經(jīng)辦人在票據(jù)背面簽字并注明時(shí)間,所有的報(bào)銷票據(jù)不得涂改、挖補(bǔ),否則視為無(wú)效;住宿費(fèi)發(fā)票正面必須有出票日期、入住和退房日期、住宿費(fèi)用項(xiàng)目、單價(jià)、總金額、出票人簽名及出票單位公章、發(fā)票專用章等,背面必須有入住人簽名;明顯超越業(yè)務(wù)區(qū)域的住宿發(fā)票背面必須有經(jīng)理以上人員簽名核準(zhǔn);公司規(guī)定允許不需辦理入倉(cāng)管理的采購(gòu)項(xiàng)目,報(bào)銷發(fā)票發(fā)票或提貨清單必須貨物名