公文校核應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

公文校核應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題一、公文校核的重要意義（一）充分認(rèn)識(shí)公文的重要性《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第二條闡明：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具。”沒(méi)有公文，黨政機(jī)關(guān)就會(huì)癱瘓，至少是難以正常運(yùn)行。我們經(jīng)常開(kāi)會(huì)，大量的會(huì)議是傳達(dá)、學(xué)習(xí)、討論、貫徹執(zhí)行文件。（二）公文校核是確保公文質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)《條例》第十八條規(guī)定：“公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行校核。公文校核的基本任務(wù)是協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量?！薄稐l例》第二十條又規(guī)定：“已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審批過(guò)的文稿，在印發(fā)之前應(yīng)再作校核?！惫钠鸩莨ぷ鞣浅Ｖ匾?。但如果沒(méi)有公文校核這一關(guān)，你們說(shuō)行不行？絕對(duì)不行。公文校核是形成公文最后的把關(guān)環(huán)節(jié)，如果我們文秘人員的工作沒(méi)有做好，會(huì)有什么后果？一是加大領(lǐng)導(dǎo)審批的難度和工作量；二是由于領(lǐng)導(dǎo)太忙，領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有把好關(guān)。這種有問(wèn)題或甚至說(shuō)不成熟的公文加以貫徹執(zhí)行，就會(huì)對(duì)我們的事業(yè)造成不同程度的損害，至少是產(chǎn)生不良的影響。所以我說(shuō)，公文校核是確保公文質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，公文校核與公文起草工作同樣重要。順便說(shuō)一句，各部門制發(fā)的公文，包括為黨委、政府起草的代擬稿，應(yīng)當(dāng)由辦公室（秘書(shū)處）進(jìn)行校核把關(guān)，保證公文一個(gè)口子出，這也是《條例》所要求的。不能由業(yè)務(wù)處（室）起草后，直接交領(lǐng)導(dǎo)審發(fā)，或把代擬稿送省委、省政府辦公廳。二、公文校核的主要內(nèi)容公文校核的內(nèi)容《條例》第十八條列了6個(gè)方面，我把它歸納為把好“四關(guān)”，即行文關(guān)、格式關(guān)、文字關(guān)和內(nèi)容關(guān)。（一）把好行文關(guān)。這是需要把好的第一道關(guān)，首先解決發(fā)不發(fā)的問(wèn)題?！稐l例》第十一條規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文要短?！蔽覀円凑者@個(gè)規(guī)定，認(rèn)真審核每一件公文，切實(shí)把好這第一關(guān)。在實(shí)際工作中，不應(yīng)該發(fā)文而要求發(fā)文的有以下3種情況：一是主觀上想更好地推動(dòng)工作。認(rèn)為這項(xiàng)工作很重要，要求提高發(fā)文的擋次。本來(lái)可部門發(fā)文的，要求省政府或省委發(fā)文；本來(lái)應(yīng)政府發(fā)文的，要求黨委、政府聯(lián)合行文。舉幾個(gè)例子。二是為擴(kuò)大本單位本部門的影響。這往往只涉及一個(gè)單位、一個(gè)部門或一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)地區(qū)的事情，是局部的事情。三是部門利益。（二）把好格式關(guān)公文的格式是公文的外觀形式。格式把關(guān)主要有以下4個(gè)方面：1文種選擇。2用紙格式。3文面格式。4排版、印刷與裝訂格式。（三）把好文字關(guān)把好文字關(guān)是對(duì)文秘人員最基本的要求，是公文校核中最基礎(chǔ)、也非常重要的環(huán)節(jié)。我認(rèn)為公文的語(yǔ)言運(yùn)用，總的要求是8個(gè)字，即準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、樸實(shí)、規(guī)范。①準(zhǔn)確：這是公文的性質(zhì)決定的，必須準(zhǔn)確無(wú)誤地把思想內(nèi)容表述出來(lái)，一就是一、二就是二，不能含糊不清，模棱兩可，產(chǎn)生誤解，產(chǎn)生歧義。②簡(jiǎn)明：要求語(yǔ)言精煉，能用一句話表達(dá)清楚的不用兩句話，能用一個(gè)字表達(dá)清楚的不用兩個(gè)字。總之，用盡可能少的文字，表達(dá)盡可能多的內(nèi)容。能把文章寫短，能把公文寫短，那才是本事。③樸實(shí)：要深入淺出，通俗易懂，不堆砌華麗的詞藻，盡量避免使用冷僻難懂的詞，不要用抒情性語(yǔ)言、描寫性語(yǔ)言，以及擬人、夸張、幽默、諷刺等修辭手法。公文的表達(dá)手段主要是敘述、說(shuō)明、議論3種。④規(guī)范：遵守語(yǔ)法規(guī)則，使用規(guī)范化語(yǔ)言。用詞正規(guī)、莊重、嚴(yán)肅，不輕浮、不俗氣，使用書(shū)面語(yǔ)言，一般不用口語(yǔ)、方言，比如閃火、雄起，不要用在公文中?！稐l例》第十六條、第十八條對(duì)公文的文字要求作了明確規(guī)定，大家下來(lái)認(rèn)真看一看。在此我就在工作中經(jīng)常碰的幾個(gè)方面的問(wèn)題，提出來(lái)和大家共同探討。1錯(cuò)別字。注意一些成語(yǔ)的用字，一些成語(yǔ)來(lái)自于典故，用字特別，如山清水秀、青山綠水、畫地為牢。2標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。按國(guó)家發(fā)布的《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》使用。3簡(jiǎn)稱，一般不用簡(jiǎn)稱或使用規(guī)范簡(jiǎn)稱我們來(lái)看看周總理修改的例子。我們都知道，周總理盡管公務(wù)繁忙，但對(duì)文件審核十分重視，對(duì)文字用語(yǔ)反復(fù)推敲，經(jīng)常親自動(dòng)手修改文字，我們來(lái)看幾個(gè)例子：①不遵守法令甚或貪圖小利與外國(guó)〔間〕諜商〔人〕進(jìn)行勾結(jié)者。②程〔潛〕陳〔明仁〕兩將軍。③打倒惡霸，實(shí)行雙減〔減租減息〕，改善民生。4規(guī)范用詞高等學(xué)?！叩仍盒ｑR克思列寧主義、毛澤東思想——馬列主義5數(shù)字用法。見(jiàn)手冊(cè)。6壓縮冗長(zhǎng)文字①刪去廢話。②改寫。7公文結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)是對(duì)文字的有機(jī)組合。結(jié)構(gòu)條理清晰、層次分明，才能清楚地表達(dá)發(fā)文意圖和思想，也便于受文單位理解和貫徹執(zhí)行。同時(shí)，結(jié)構(gòu)調(diào)整往往能壓縮篇幅。（四）把好內(nèi)容關(guān)顧名思義，就是對(duì)公文的內(nèi)容嚴(yán)格把關(guān)，包括是否符合黨的方針、政策，是否符合法律、法規(guī)，以及主題是否鮮明、材料是否真實(shí)、判斷是否準(zhǔn)確、內(nèi)容是否完整。我理解，就是對(duì)公文內(nèi)容是否有實(shí)質(zhì)性的改動(dòng)。從這個(gè)意義上講，它是公文起草的延續(xù)，是形成公文最重要的環(huán)節(jié)。內(nèi)容把關(guān)上，注意以下幾點(diǎn)：1符合政策《條例》第十八條明確要求，公文校核要看公文“是否符合黨的路線、方針、政策”。①黨章。②黨的決定。如十六大報(bào)告、十六屆三中全會(huì)通過(guò)的決定：《中共中央關(guān)于完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制若干問(wèn)題的決定》。③上級(jí)機(jī)關(guān)文件，特別注意同類文件。④黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話。江澤民“七·一”講話、“五·三一”講話，胡錦濤“七·一”講話。⑤本機(jī)關(guān)以前發(fā)的文件。保證政策的連續(xù)性。⑥有關(guān)部門的相關(guān)政策規(guī)定，避免部門之間打架。2符合法律、法規(guī)《憲法》第五條規(guī)定（2004年3月14日修正本）：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)和武裝力量，各政黨和各社會(huì)團(tuán)體，各企業(yè)事業(yè)組織都必須遵守憲法和法律?！薄叭魏谓M織或者個(gè)人都不得有超越憲法和法律的特權(quán)?！狈删哂凶罡邫?quán)威、具有普遍的約束力。因此，各級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)公文，必須按照國(guó)家法律的規(guī)定去闡述和反映本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，不得與法律的規(guī)定相違背。依法治國(guó)、依法行政。今年4月20日，國(guó)務(wù)院正式公布了《全面推進(jìn)依法征實(shí)施綱要》。我國(guó)已經(jīng)加入世貿(mào)組織，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的很多東西還得與國(guó)際慣例接軌。一方面，我們要加強(qiáng)法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，同時(shí)，在公文校核中碰到有關(guān)法律、法規(guī)方面的規(guī)定，而我們自己又拿不準(zhǔn)的，多向法制部門的同志請(qǐng)教，或先請(qǐng)法制部門把關(guān)。3材料真實(shí)材料真實(shí)，是指公文所依據(jù)、所引用的材料來(lái)源可靠，內(nèi)容翔實(shí)，準(zhǔn)確無(wú)誤，沒(méi)有水份。人物、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)字等，都是確切的，沒(méi)有移花接木、添枝加葉，也沒(méi)有人為編造和虛構(gòu)。如果材料不真實(shí)，公文中的觀點(diǎn)就站不住腳，公文就難以成立。4判斷準(zhǔn)確公文中的判斷主要有3種：①情況判斷。如形勢(shì)判斷、成績(jī)和缺點(diǎn)判斷、問(wèn)題判斷等。②性質(zhì)判斷。即事物的定性分析，如正確還是錯(cuò)誤、人民內(nèi)部矛盾或是敵我矛盾，違紀(jì)還是違法等。③量的判斷。如多數(shù)與少數(shù)、比例判斷等。判斷準(zhǔn)確，要求判斷符合客觀情況、符合邏輯、并且表述鮮明。同時(shí)，判斷用詞用語(yǔ)要恰如其分，掌握分寸，該兩面說(shuō)的不要說(shuō)一面，該加強(qiáng)限制的詞不能隨便去掉，不能模棱兩可、含混其詞甚至出現(xiàn)歧義。5內(nèi)容完善一般地講，公文要提出問(wèn)題，論述問(wèn)題，解決問(wèn)題，在內(nèi)容上形成一個(gè)整體。內(nèi)容完整，受文單位就能完整地理解行文機(jī)關(guān)意圖，就能全面地按公文要求去辦。公文內(nèi)容不完整的表現(xiàn)有：提出這個(gè)問(wèn)題，論述的卻是另一個(gè)問(wèn)題；有上文、無(wú)下文，有情況、無(wú)分析，有要求、無(wú)措施，或者事情只講了一半，或者交代不清楚等。6主題鮮明主題是公文加以闡述的中心，是內(nèi)容的靈魂。一個(gè)公文只有一個(gè)主題，主題是公文全部?jī)?nèi)容的支撐點(diǎn)，公文內(nèi)容根據(jù)主題確定，公文論述圍繞主題展開(kāi)。內(nèi)容雜亂，主題就無(wú)法突出，內(nèi)容是鑒另主題是否鮮明的主要標(biāo)準(zhǔn)。主題是否鮮明不是很好把握。這主要看是否完善、準(zhǔn)確地體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。如果體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，突出了行文要解決的主要問(wèn)題，達(dá)到了行文機(jī)關(guān)的要求，就可以說(shuō)主題是鮮明的。順便說(shuō)一句，公文是要充分體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，而不是起草單位的意圖。所以部門送來(lái)的代擬稿，部門意圖得到了充分體現(xiàn)，但是否體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，需嚴(yán)格把關(guān)。上述對(duì)內(nèi)容的校核分6個(gè)方面來(lái)講，具體審核把關(guān)時(shí)，可能是綜合性的，如既不符合政策，判斷也不準(zhǔn)確。下面舉幾個(gè)實(shí)際例子。通過(guò)上述3個(gè)例子，我想在公文內(nèi)容把關(guān)上應(yīng)特別注意以下4點(diǎn)：①對(duì)實(shí)質(zhì)內(nèi)容修改后，應(yīng)返回起草部門（處室）征求意見(jiàn)；對(duì)自己拿不準(zhǔn)的，如對(duì)涉及機(jī)構(gòu)、投入、職級(jí)等敏感問(wèn)題，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門拿出書(shū)面意見(jiàn)。②有爭(zhēng)議的問(wèn)題請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)裁定。A：職能部門未達(dá)成一致意見(jiàn)，將兩方或多方的觀點(diǎn)提出來(lái)，也可加上我們自己的觀點(diǎn)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定。B：起草部門與我們未達(dá)成一致意見(jiàn)，且內(nèi)容比較重大的，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定。③有簽發(fā)權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)包括最高領(lǐng)導(dǎo)審批后，仍可對(duì)實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行修改，包括對(duì)領(lǐng)導(dǎo)修改的內(nèi)容進(jìn)行修改。修改后再呈領(lǐng)導(dǎo)審批。④要有高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，真正對(duì)從事的工作負(fù)責(zé)，對(duì)黨和人民的事業(yè)負(fù)責(zé)。沒(méi)搞這種工作的人，甚至覺(jué)得你在講大道理。領(lǐng)導(dǎo)都簽發(fā)了，你還要改，一是得罪部門；二是有可能得罪領(lǐng)導(dǎo)。我們也常常被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)。受氣、受委屈是難免的。但不論得罪誰(shuí)，不能受多少氣，我們既然從事這個(gè)工作，就一定要對(duì)事業(yè)負(fù)責(zé)。并且最終也能得到領(lǐng)導(dǎo)的理解。行文關(guān)、格式關(guān)、文字關(guān)、內(nèi)容關(guān)四關(guān)中，格式關(guān)、文字關(guān)是基礎(chǔ)，是我們首先必須做好的工作，也是對(duì)我們工作最基本的要求。但若滿足于此，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。必須在行文關(guān)、內(nèi)容關(guān)上下大功夫、下苦功夫。把好了這兩關(guān)，就可以稱得上一位優(yōu)秀的文秘工作者。但把好這兩關(guān)非常不容易，它不僅要求很高的文字水平，而且要求較高的理論水平、政策水平、寬廣的知識(shí)面，既熟悉上情，也了解下情，總之，要求較高的綜合素質(zhì)。這就要求不斷努力，不斷積累。三、從事公文校核工作的粗淺體會(huì)我從事文秘工作的時(shí)間很短，希望我們大家一起共同探討，互相交流。審核把關(guān)，這就對(duì)你的水平有兩個(gè)方面的要求：①比公文起草者水平高②達(dá)到或接近領(lǐng)導(dǎo)的水平（至少是你這個(gè)集體的總水平按近領(lǐng)導(dǎo)的水平）不只是文字水平，而且理論政策水平，對(duì)情況的熟悉程度都要更高，否則，你怎么改人家的東西？那只能是越改越糟。只有你比別人站得更高，那怕是高1厘米，比別人看得更遠(yuǎn)，那怕是遠(yuǎn)1寸，你才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，你才能發(fā)現(xiàn)原來(lái)的東西有不充實(shí)的地方。領(lǐng)導(dǎo)水平是很高的，我們感到領(lǐng)導(dǎo)的要求是越來(lái)越高。這里有兩點(diǎn)：一是水平低了沒(méi)法當(dāng)好參謀助手（這是我們辦公廳（室）的職責(zé)），不能為領(lǐng)導(dǎo)分憂。因?yàn)槟愀牡臇|西領(lǐng)導(dǎo)都看不起。二是領(lǐng)導(dǎo)太忙，他沒(méi)有精力對(duì)公文逐字逐句地審核。這要求我們站在領(lǐng)導(dǎo)的角度來(lái)為領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)。否則，不成熟的公文就可能出籠。我們一開(kāi)始時(shí)已談到這個(gè)問(wèn)題。因此，回到我們最先講的問(wèn)題，從事公文校核工作確實(shí)非常重要，從事這項(xiàng)工作非常光榮。為了高那1厘米，為了遠(yuǎn)那1寸，你必須付出艱辛的勞動(dòng)，你必須不斷地努力，不斷地積累。根據(jù)我的體會(huì)，要做到“五多”，即多閱讀、多參會(huì)、多調(diào)研、多思考、多總結(jié)。（一）多閱讀只有多學(xué)習(xí)，不斷提高充實(shí)自己，才能提高工作能力和工作水平，也才能勝任好本職工作，并且秘書(shū)處也有這種條件，擁有大量的各種資料?，F(xiàn)在是知識(shí)爆炸的時(shí)代，各種信息、資料及多，學(xué)習(xí)中，還得講究方法也可以分幾個(gè)層次：第一層次：文秘工作者必須閱讀的。黨章、黨的決定、各個(gè)級(jí)別發(fā)的文件、中央、省、市、部門主要領(lǐng)導(dǎo)的重要講話。第二層次：圍繞自己的所學(xué)專業(yè)多讀一些書(shū)籍，不要說(shuō)成為專家，甚至是懂行的人。讀自己感興趣的書(shū)籍，如歷史、哲學(xué)、文學(xué)作品等。做到一專多能。這既是當(dāng)前工作的需要，更是為了今后發(fā)展的需要。第三層次：有時(shí)間就盡量多看的。各種簡(jiǎn)報(bào)、資料、調(diào)研報(bào)告等。（二）多參會(huì)看會(huì)議材料與到會(huì)聽(tīng)又有所不同。你會(huì)了解到很多材料上沒(méi)有東西，特別是一些專題討論會(huì)，你會(huì)獲得很多信息。（三）多調(diào)研調(diào)研是了解真實(shí)情況最有效的方法。它比看材料、聽(tīng)報(bào)告更進(jìn)了一層，是由自己主導(dǎo)，直接占有第一手材料。調(diào)研要了解真實(shí)情況，不要搞形式主義。1調(diào)研前認(rèn)真準(zhǔn)備，包括背景資料、調(diào)研工具、調(diào)研提綱等。2調(diào)研要有科學(xué)的方法。開(kāi)會(huì)座談：根據(jù)不同的主題，人員要分類，不能有陪同人員。提問(wèn)的藝術(shù)：不能提引導(dǎo)性問(wèn)題，即提問(wèn)中暗含答案的問(wèn)題。記筆記、錄音：根據(jù)情況而定3調(diào)