軟件公司文書管理制度模板

軟件公司文書管理制度資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。XX軟件股份有限公司文書管理制度第一章總則為確保公司的文書事務(wù)正常順利進行,促進與提高組織管理工作的效率,特制定本制度。本制度所指文書,包括以下內(nèi)容:高層決策文件以及對基層下達的文件會議文件、紀(jì)要與傳閱文件公司規(guī)定的各項基本制度業(yè)務(wù)工作往來公文、信件、傳真公司購置的圖書、報刊、雜志全部文書歸公司所有并收藏,任何個人不得占有。必須嚴(yán)格保守公司文件的機密。凡公司重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復(fù)等等,一律以書面形式進行。文件的起草、領(lǐng)取與寄送,原則上由公司行政部負(fù)責(zé)。文件的起草凡公司內(nèi)的公務(wù)文件,除有特殊規(guī)定外,一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外,也適用本制度。公務(wù)文件應(yīng)簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。文件的起草必須征得主管同意,而且在主管有了明確的決定之后進行。文件起草只是一個”文書化”的過程與結(jié)果。文件上應(yīng)有公司制發(fā)單位規(guī)定的編碼,還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號碼和年月日,以便處理。在文件有必要加蓋公司印章時,須經(jīng)主管同意批準(zhǔn)后,去印章保管員處申請加蓋公司印章。公文印章加印在發(fā)文日期中間。制作文件的用紙,除特殊情況外,原則上采用A4規(guī)格。保密文件注明密級。附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標(biāo)題。文件書寫需符合公文種類,使用規(guī)范格式,詳見附表1。第三章文件的簽發(fā)公司文件按類別分為公司經(jīng)營管理類文件,財務(wù)業(yè)務(wù)檔案類文件,組織人事檔案類文件,普通文件等。公司經(jīng)營管理類文件(如公司股東會議文件、決策委員會文件、執(zhí)委員會文件、行政人事任免調(diào)整通知、經(jīng)營計劃書、合同書、公司制定的規(guī)章制度等)原則上由行政辦公室起草,公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。公司類財務(wù)業(yè)務(wù)檔案文件(如年度決算報告,軟件注冊證等業(yè)務(wù)用公文等)由財務(wù)部門起草,公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。公司組織人事檔案類文件(如短期勞動協(xié)議書、勞動合同書、保密合同等)由行政辦公室起草,公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。公司普通文件(如部門提案、會議紀(jì)要、通知、申請等)由各部門負(fù)責(zé)起草、辦公室審核編號,部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。文件的署名按下列規(guī)定進行:公司內(nèi)文件,一般往來文件只需主管署名;單純的上報文件,或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文件,只需部門署名;重要文件,按責(zé)任范圍由董事長、總經(jīng)理、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。對外文件,如合同書、責(zé)任狀、回執(zhí)、公告等重要對外文件,一律署董事長職務(wù)與姓名。如果是董事長委托事項可由指名責(zé)任者署名。文件經(jīng)審核、簽發(fā),由行政辦公室校對無誤后方能復(fù)印、蓋章。第四章文書的收發(fā)公司所有文書的收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括:文件、郵件、報刊、信件、傳真的發(fā)送、登記,以及特殊文件資料的遞送。文書由行政辦公室指定專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文書的要求報送給有關(guān)部門和人員,不得積壓遲誤,屬于急件的,應(yīng)在接件后即時報送。對于貴重物品、匯款、郵包,要進行專門登記,并由個人簽字領(lǐng)取。收件登記表詳見附表2。寫明各部門或個人收啟的,如系公文應(yīng)主動送行政部登記處理。未經(jīng)登記的文書材料,不得先行使用、閱讀。第一節(jié)文件管理公司文件分為電子文檔和紙質(zhì)文稿兩種形式,按其重要性和機密程度,由行政辦公室確認(rèn)以一種或兩種形式發(fā)放,分類處理和歸檔,保存?zhèn)洳?。不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件屬于機密文件,核稿人應(yīng)注明”保密”字樣,并請示簽發(fā)人,確定報送范圍。機密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。普通文件無秘級,可在公司員工層內(nèi)部流通,供員工參考。文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)專送或郵寄。送件人應(yīng)將文件名稱、報送日期、簽發(fā)部門(人)、接件人等事項登記在冊備查,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。機密文件應(yīng)由專人按核定的范圍報送。文件發(fā)放登記表見附表3。有必要在各部門傳閱的文件,必須附上”文件閱辦登記表”,按規(guī)定欄目填寫,并最終交還文件管理人。文件閱辦登記表見附表4。個人不得保存公司文件,借閱文件應(yīng)及時歸還,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件清理移交。對于公司領(lǐng)導(dǎo)做出指示的文件,行政辦公室應(yīng)及時組織傳達和落實。下發(fā)的與部門有關(guān)的文件,在處理意見上如果存在分歧,應(yīng)上報或請示上級領(lǐng)導(dǎo),由上級裁決。第二節(jié)圖書管理公司對所有購置的圖書資料進行統(tǒng)一管理。凡公司內(nèi)各部門購買的圖書,均需到行政辦公室登記編目,備案后方能允許借閱。員工購買業(yè)務(wù)類應(yīng)用書籍需公司報銷的,應(yīng)遵循公司圖書管理的統(tǒng)一流程。購書人須提出申請,提供所購書籍明細單,由部門經(jīng)理簽字;圖書管理員審核公司是否已有此類書籍;購書人攜所購書籍及發(fā)票到行政辦公室辦理入庫登記(內(nèi)容包括書名、價格、購書人簽字);行政辦公室根據(jù)購買圖書資料發(fā)票逐一登記、編號、加蓋公章。圖書借閱時限為1個月,借書人應(yīng)在期限內(nèi)及時歸還圖書;如需續(xù)借,到行政辦公室辦理續(xù)借手續(xù);圖書歸還時要完好無缺,如圖書有損壞則由借書人按損壞程度賠償;圖書為公司的公共財產(chǎn),不得據(jù)為己有。第五章文件的存檔與廢除公司經(jīng)營管理類文件的存檔、編輯與廢除工作原則上由行政辦公室辦理。文件在結(jié)辦后3天內(nèi),交行政部專職人員歸存。文件的存檔應(yīng)按照文件的編號進行分類編輯歸檔。按年度計,年底將重要的、經(jīng)整理編號的文件按類別進行匯總,裝訂成冊,存入檔案。保存期限按下列規(guī)定確定:永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議及