公文“請示”與“請批函”的比較

摘要：“請示”、“函”是各級單位、組織行政管理中經(jīng)常使用的兩種公文。兩個文種盡管適用范圍相同，但因行文關(guān)系不同，所以在處理事務(wù)、受理機(jī)關(guān)、行文語氣和行文格式等方面有明顯的區(qū)別。本文將以“請示”與“請批函”的關(guān)系為例，通過辨析二者使用上的差異，以便我們在工作中更好選用“批復(fù)”與“審批事項(xiàng)的函'、“報告”與“提出建議的函”提高行政公文的使用效率。關(guān)鍵詞:請示;請批函；比較“請示”與“函”是各級單位、組織行政管理中經(jīng)常使用的兩種公文?！罢埮笔恰昂钡囊环N，它是以函的形式請求批準(zhǔn)和審批事項(xiàng)?！罢埮庇址终埱笈鷾?zhǔn)的函和批準(zhǔn)回復(fù)的函?！罢埵尽迸c“請批函”的聯(lián)系在于二者有相同的適用范圍?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法（2000版）規(guī)定：“請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)”；“函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求審批和答復(fù)審批事項(xiàng)”。“請示”與“請批函”在適用范圍的相同點(diǎn)就是：請求批準(zhǔn)事項(xiàng)；但不同的是:“請示”是向有隸屬關(guān)系的上級行文，在行文關(guān)系上屬上行文；“請批函”是向沒有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門或職能單位行文，從行文關(guān)系上看多數(shù)為平行文?！罢埵尽迸c“請批函”的關(guān)系在13種公文中具有代表性。由于行文關(guān)系不同，同樣是審批事項(xiàng)，有隸屬關(guān)系的單位，用“批復(fù)”；沒有隸屬關(guān)系的單位，用“函”；同樣是反映情況、提出建議，有隸屬關(guān)系的單位，用“報告”，沒有隸屬關(guān)系的單位，用“函”。與“請示”同“請批函”的關(guān)系一樣，“批復(fù)”與“審批事項(xiàng)的函V“報告”與“提出建議的函”之間，也由于行文關(guān)系不同，在處理事務(wù)、受理機(jī)關(guān)、行文語氣和行文格式等方面有明顯的區(qū)別。因此，本文將以“請示”與“請批函”的關(guān)系為例，辨析二者使用上的不同，以便我們在制發(fā)公文的過程中，恰當(dāng)選用文種，正確使用格式。一、 處理事務(wù)比較根據(jù)行政管理中“誰主管誰負(fù)責(zé)”的原則，隸屬關(guān)系決定了公文的受理機(jī)關(guān)，所以，“請示”與“請批函”中處理事務(wù)的性質(zhì)是不同的。請示單位與受理機(jī)關(guān)具有隸屬關(guān)系，請示單位可就黨務(wù)、政務(wù)、人事、財(cái)務(wù)等方面的工作向具有行政管轄權(quán)的上級機(jī)關(guān)提出請求。如某高校可向該省教育廳就增設(shè)院系、增開專業(yè)、增加編制、經(jīng)費(fèi)使用和分配制度改革等人、財(cái)、物方面的事項(xiàng)提出申請。而制發(fā)“請批函”的單位與受理機(jī)關(guān)沒有隸屬關(guān)系，意味著受理機(jī)關(guān)不具有行政管轄權(quán)，只是因政府授權(quán)，對某一專項(xiàng)工作具有管理審批的職權(quán)。請批單位會就本單位、本系統(tǒng)無權(quán)自行決定的事項(xiàng)，向受理機(jī)關(guān)報批。如某高校要新建圖書館，會因占用土地向土地管理部門去函申請使用權(quán)；也會就該建筑性質(zhì)、規(guī)模向城市規(guī)劃部門去函申請建設(shè)權(quán)；還會因增加用水、用電、取暖等設(shè)施向有關(guān)管理部門申請?jiān)黾邮褂昧康鹊?。二?受理機(jī)關(guān)比較“請示”與“請批函”盡管都是用于請求審批事項(xiàng)的公文，但因處理事務(wù)的性質(zhì)不同，兩種公文的受理機(jī)關(guān)也有區(qū)別。，請示'是上行文，是單位或組織向有行政隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)請求指示、請示批準(zhǔn)事項(xiàng)時使用的公文?！罢埵尽钡氖芾頇C(jī)關(guān)，即主送機(jī)關(guān)，是與請示單位有行政隸屬關(guān)系或管轄關(guān)系的上級機(jī)關(guān)，如某省政府向國務(wù)院申請將某風(fēng)景名勝區(qū)列為國家級重點(diǎn)風(fēng)景區(qū)；某省教育廳向教育部申請某?？茖W(xué)校晉升為本科院校；某高校向省教育廳申請?jiān)鲈O(shè)某專業(yè)等等?！罢埮笔瞧叫形?，是單位、組織向沒有隸屬關(guān)系的職能單位或部門，請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時使用的公文。“請批函”的受理機(jī)關(guān)是對函中的請示事項(xiàng)有審批權(quán)限的主管單位或職能部門，如某省文化廳向某省教育廳申請舉辦某專業(yè)證書班;某企業(yè)向某工商管理部門申請營業(yè)執(zhí)照；某高校向某城市建設(shè)規(guī)劃部門申請興建圖書館等等?！罢埵尽钡氖芾頇C(jī)關(guān)與請示單位通常同屬于一個系統(tǒng)，如教育系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)、公安系統(tǒng)等，或一個系列，如政府系列、黨委系列等。因局限在系統(tǒng)內(nèi)，所以受理機(jī)關(guān)的范圍窄；“請批函”的受理機(jī)關(guān)與發(fā)文單位一般不同屬于一個系統(tǒng)或一個系列，處理事務(wù)繁雜，所以其受理機(jī)關(guān)范圍廣。三、 行文語氣比較行政公文具有政策性、執(zhí)行性，對公文語言要求很高，不僅要比一般事務(wù)文書的語言更規(guī)范、簡練，而且還要等得體、恰當(dāng)，所以“請示”與“請批函”行文關(guān)系不同，受理機(jī)關(guān)不同，行文語氣也不相同。作為上行文，“請示”行文語氣的特點(diǎn)是謙恭、征詢的，具體表現(xiàn)在行文中的用詞和結(jié)束用語兩個方面：（一） 行文中的用詞?！罢埵尽笔鞘虑靶形模埵締挝痪妥约簺]有決定權(quán)的事項(xiàng)向上級陳述，得到上級批準(zhǔn)后才能實(shí)施，所以行文中的用詞，即要注意時態(tài)，又要注意權(quán)限，不能直接用“要求”、“決定”、“計(jì)劃”等詞，而應(yīng)選用“請求”、“擬定”、“打算”等詞。（二） 結(jié)束用語?！罢埵尽钡慕Y(jié)束用語中常用“妥否”、“當(dāng)否”“可否”等詞，從征詢、恭請上級意見的角度結(jié)束全文。作為平行文，因受理單位是不相隸屬的職能部門，其行政級別可能與來函單位平級，或高于、低于自己，因此無論是去函，還是復(fù)函，“請批函”的行文語氣比上行文、下行文的語氣都平易、客氣得多。去函中多用商請的語氣，表現(xiàn)在結(jié)束用語上，如“當(dāng)否，請予批準(zhǔn)”或“請予批準(zhǔn)為荷”等等；而受理單位在回復(fù)中，也與下行文“批復(fù)”的行文語氣不同，引述來文時，“批復(fù)”用“你單位《關(guān)于……請示》收悉”；批準(zhǔn)回復(fù)的函用“貴單位《關(guān)于……的函》收悉”?；貜?fù)意見時，“批復(fù)”中常用“經(jīng)研究，同意你單位……”或“現(xiàn)將意見批復(fù)如下……”，之后還可能交待批復(fù)的依據(jù)和執(zhí)行要求，明確地表現(xiàn)出上下級關(guān)系。而復(fù)函中，則常用“函復(fù)如下……”或“經(jīng)審核，確認(rèn)符合……，準(zhǔn)予……”等，只需就問作答，明確回復(fù)的意見即可。四、 行文格式比較“請示”與“請批函”雖然都是常用的公文，但因行文關(guān)系不同，選用的行文格式不同。“請示”只采用公文格式類型中的基本格式一一文件式，常用的格式項(xiàng)目有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)等；“請批函”多采用公文格式類型中的特定格式一一信函式，常用的格式項(xiàng)目有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、武文線、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)等。兩種行文格式，不僅項(xiàng)目組成不同，而且標(biāo)注的順序、位置要求也不一樣。作為上行文，請示使用的“文件式”格式，有以下幾個特殊要求：其一，眉首部分除了“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識”和“發(fā)文字號”，還有“簽發(fā)人”，并且因多此一項(xiàng)，“發(fā)文字號”的位置，由“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識”的下方，變?yōu)槠渥笙路?，而其右下方?biāo)注“簽發(fā)人”。其二，眉首部分“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識”的位置要標(biāo)注在距版心上邊緣80mm處，留出空白，便于領(lǐng)導(dǎo)閱后批示。與“文件式”比較，“信函式”的各式有自己的特點(diǎn)：一是“信函式”眉首部分只有一項(xiàng)，即“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，且只需注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，不寫“文件”二字，其權(quán)威性和執(zhí)行性與“文件式”有了程度上的差異。二