采購管理規(guī)定

清遠綠由環(huán)?？萍加邢薰静少徆芾硪?guī)定清遠綠由環(huán)保科技有限公司編制2012年7月目錄第一章總則3第二章適用范圍3-nN

-匚■第三章采購分類3第四章審批流程及審批權(quán)限3第五章采購程序7第六章采購人員的要求7第七章附則18采購管理規(guī)定第一章總則第一條為了規(guī)范公司的采購行為，降低采購成本，保障工程建設(shè)及生產(chǎn)運營的物資得到有效的供給，特制定本規(guī)定。第二條日常采購工作由采購部門具體負責實施，由財務(wù)部門歸口管理；工程建設(shè)期間，項目配套的設(shè)備、機械等由項目部負責實施采購。第二章適用范第三條本規(guī)定適用于公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資以及工程建設(shè)物資的采購。第三章采購分類第四條采購物資用于工程項目建設(shè)的，屬于工程物資；采購物資用于工程項目建設(shè)以外的，屬于非工程物資。第五條采購的物資使用量大、長期需求的，或者采購物資單價金額超過5000元的，屬于大宗采購；大宗采購以外的采購屬于零星采購。第四章審批流程及審批權(quán)限第六條物資的申購、定價、合同簽訂、報銷等的審批流程為：第七條一般物資（低值易耗品/原材料）申購審批工作流程相關(guān)工作流程備注說明：采購部門從年度合格供應(yīng)商庫進行詢價采購，并在報銷時附上相關(guān)詢價結(jié)果資料。第八條設(shè)備類固定資產(chǎn)（包括大額設(shè)備維修）申購審批工作流程相關(guān)工作流程備注說明：1、設(shè)備類固定資產(chǎn)采購預算金額達到規(guī)定標準時還要經(jīng)過董事長最終審批。2、 設(shè)備類固定資產(chǎn)在規(guī)定金額標準以下時進行貨比三家采購，達到規(guī)定金額標準以上時進行招標或邀請招標，特殊設(shè)備合資格供應(yīng)商不足時才能進行議標或議價，達到規(guī)定金額時需簽訂合同（合同簽訂權(quán)限根據(jù)合同金額由總經(jīng)理或董事長行使）后方能進行設(shè)備采購。3、屬工程物資采購的，由總指揮進行審批；非工程物資采購的，由總經(jīng)理進行審批。第九條工程類項目申購審批工作流程

相關(guān)工作流程備注說明：工程類項目在規(guī)定金額標準以下時進行貨比三家比價決定，達到規(guī)定金額標準以上時進行招標或邀請招標，合資格承包商不足時才能進行議標或議價，達到規(guī)定金額時需簽訂合同（合同簽訂權(quán)限根據(jù)合同金額由總經(jīng)理或董事長行使）后方能進行工程發(fā)包。第十條采購物資單筆總金額在五萬元及以下，以及每月采購金額累計在三十萬元以內(nèi)的，由總經(jīng)理（總指揮）為最終審批；采購物資單筆總金額在五萬元以上，或者每月采購金額累計在三十萬以上的，由總經(jīng)理（總指揮）審核，報董事會批準。第十一條采購物資質(zhì)進倉管理流程

相關(guān)工作流程備注說明：1.采購物資單件產(chǎn)品價值超過2000元的，需要物資驗收人出具驗收報告方可入倉和報銷。2.視采購的設(shè)備對生產(chǎn)的影響程度不同來定，一般類小設(shè)備經(jīng)正常驗收程序，重大和重要的設(shè)備需驗收入出具驗收報告方可入倉和報銷。第十二條不合格采購物資退（換）工作流程相關(guān)工作流程備注說明：更換和退貨的需開具退料單。第五章采購程序第十三條申購。物資需求部門提出物資采購申請，申請應(yīng)列明采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、估計價值、交貨日期用途等，采購申請按審批程序進行審批后進入采購階段。第十四條建立供應(yīng)商目錄。對于大宗或經(jīng)常使用的物資，應(yīng)建立相對穩(wěn)定的供應(yīng)商，并建立“供應(yīng)商目錄”作為采購時詢價議價和供料的參考。良好的供應(yīng)商應(yīng)具備的素質(zhì):產(chǎn)品質(zhì)量有保證，能按時交貨，售后服務(wù)好，誠信經(jīng)營，在行業(yè)中有好口碑。對于經(jīng)常采購的物資，應(yīng)找三家以上的供應(yīng)商作為儲備或交互采購。第十五條詢價。對于大宗物資采購，每次采購應(yīng)至少要有3家以上的供應(yīng)商報價；對于零星采購，應(yīng)選擇“供應(yīng)商目錄”內(nèi)的供應(yīng)商，按約定價格進行采購，一年內(nèi)不少于2次對需采購物資的價格進行市場詢價比對。第十六條議價。在確認供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品符合要求后，對供應(yīng)商進行采購談判，在產(chǎn)品質(zhì)量、銷售服務(wù)等相同的情況下，選擇價格最低者為候選供應(yīng)商，按審批程序進行審批。第十七條采購合同簽訂。供應(yīng)商確定后，由采購部門起草采購合同，履行審批程序，由總經(jīng)理或董事會授權(quán)代表公司簽訂合同。第十八條驗收。采購物資到貨后，由需求部門或技術(shù)部門組織人員對物資進行質(zhì)量驗收。通過質(zhì)量驗收的物資，由倉管員按申購單及送貨清單核對物資的數(shù)量，辦理入庫手續(xù)。未通過質(zhì)量驗收的物資不得入庫，應(yīng)單獨存放待檢，驗收不合格的物資辦理退貨手續(xù)。第十九條報銷。物資采購必須獲取合法票據(jù)，報銷時必須連同申購單、送貨單、入庫單等原始單據(jù)，由采購人員辦理報銷付款申請，履行審批手續(xù)。第六章采購管理具體規(guī)定及操作細則第二十條物資采購分類分級管理：物資采購根據(jù)需要的緊迫性分為普通采購、緊急采購和特急采購。物資供應(yīng)提倡計劃性采購，各部門根據(jù)生產(chǎn)計劃或工程計劃，提前作好物資采購計劃，這種采購的時間限制性不強，稱為普通采購；普通采購必須按照公司制定的物資采購制度和采購流程來執(zhí)行。計劃之外的臨時物資需求，需要執(zhí)行緊急采購或特級采購。由于時間限制型很強，可以特事特辦簡辦。但是緊急采購需要請示分管領(lǐng)導同意，特急采購需要公司領(lǐng)導特批。緊急采購，可以簡化采購流程，可以不需要事先申購（但事后需要補辦申購手續(xù)），也可以部門自行采購（事先需要告知采購部門，事后由采購部門簽名確認予以報銷）；特急采購還可以申請車輛緊急性采購。同一種情形下的緊急采購不能重復多次，對于生產(chǎn)活動中不能預見的臨急采購物資，如果金額不高、停料影響大或互換性大的物資，公司倉庫可以作基本單位的庫存。對于公司緊急搶險所需的設(shè)備材料，倉庫需要庫存，加強管理。物資采購的規(guī)范化就是要盡量避免緊急采購（特急采購），通過計劃性普通采購，能夠做到生產(chǎn)常用的而且金額不高的物資都有庫存，對于金額較高的物資要保證供應(yīng)渠道暢通，盡量做到隨時需要，隨時到貨。第二十一條物資申購管理公司各部門的物資申購：申購部門必須填寫申購單（注明具體部門的二級部門名稱）。申購的內(nèi)容包括物資名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、用途、估算價格、所需采購時間等。由部門負責人簽名、分管副總簽名后集中到采購科。各部門物資申購需求需做好有關(guān)的季度、月度或半月計劃，季度需求計劃要求提前10天提交部門審核后交采購科核實，月度或半月度計劃需提前一周交部門審核后交采購科核實，采購科根據(jù)各部門提交的相關(guān)計劃作出合理的采購計劃，交分管副總審核批準后進行采購。設(shè)備類固定資產(chǎn)（包括大額設(shè)備維修）還需經(jīng)總經(jīng)理或董事長授權(quán)審批后方能進行采購采購科將收集到的物資申購單集中整理并核實。采購科將同意采購的申購單，復印一份倉庫存檔，原件交給采購員集中采購。采購科將領(lǐng)導不同意采購的申購單退回申購部門，并說明原因。專項設(shè)備申購流程大體與上述相同，只是在申購前，需要經(jīng)過設(shè)備科和技術(shù)部進行工藝和性能選定以及可行性分析，設(shè)備科考核及初步選定設(shè)備供應(yīng)商，進行設(shè)備的技術(shù)洽談，草擬設(shè)備供應(yīng)合同，經(jīng)領(lǐng)導審批后，由采購科具體選定供應(yīng)商并進行商務(wù)洽談，并簽定設(shè)備供應(yīng)合同。物資緊急（特急）采購的情況下，可由物資使用部門負責人請示分管領(lǐng)導同意后，通知采購員臨急采購（或部門自行采購），事后補填申購單。第二十二條倉庫核實管理倉管員在收到申購單后，仔細對照五金倉的庫存物資以及物資數(shù)量，如果庫存量較大時，可以向申購部門建議不必申購如果五金倉沒有庫存或者庫存不足，確實需要采購時，需由倉庫主管簽名確認。（由倉庫主管部門領(lǐng)導簽名）倉管員核實的內(nèi)容有：申購物資是否有庫存、庫存數(shù)量是否足夠、庫存是否有物資可以替代申購物資等。倉庫核實的目的是避免重復采購，科學合理地安排倉庫庫存原則上倉庫有庫存的盡量不需要采購。第二十三條物資申購審批管理提出物資申購的部門，需要注明物資申購的原因，申購品種數(shù)量、質(zhì)量要求及到位時間等。所有申購物資都需要經(jīng)過申購部門經(jīng)理及分管領(lǐng)導審批。經(jīng)過倉庫核實后，采購科將申購單交由申購部門分管領(lǐng)導審批，審批合格后，申購單仍返回采購科集中整理。對于分管領(lǐng)導審批不合格的申購單，由采購科退回申購部門申購部門需要按照領(lǐng)導的要求修改或重新申購。新的申購單仍交給采購科進行核實。第二十四條物資申購單管理經(jīng)過審批后的申購單，采購科集中整理，交由專職采購員安排采購。倉管員將申購單復印一份，原件交采購員作為采購的憑證和報銷制度。復印件倉管員自己存檔，倉管員要根據(jù)申購單上的采購時間，隨時與采購員聯(lián)系跟蹤物資的采購進展情況。倉管員在采購物資進廠時，倉管員可以知道是哪個部門所申購，還可以根據(jù)申購單，核對所進來的物資品名和數(shù)量是否根據(jù)與申購單相符。如果不相符的，立即聯(lián)系采購員，或者安排退貨。第二十五條物資采購管理所有物資的采購原則上由采購科負責執(zhí)行，專項物資的采購如汽車配件、機電設(shè)備配件、專項機電設(shè)備等需要技術(shù)部門及物流部協(xié)助采購員進行統(tǒng)一采購。物資普通采購必須經(jīng)倉管員核實整理的申購單才能進行采購，否則不予采購，特殊緊急情況除外。采購科需要定期與倉管員了解物資申購情況，合理安排采購計劃，安排物資采購進度以及車輛運輸。緊急采購或特急采購緊急采購，可以不需要申購單（但事后需要補辦申購手續(xù)），也可以告知采購員的前提下，由部門自行采購，特急采購還可以申請車輛急性采購。一般物資采購逐步實行年度指定合格供應(yīng)商制度，一般情況下，物資采購實行財務(wù)月結(jié)制度。采購員物資采購進倉前，還要實行檢驗制度。對于不合格的物資或者采購不對的物資，第一時間由采購員退回。設(shè)備類資產(chǎn)在規(guī)定金額標準以下時進行貨比三家采購，達到規(guī)定金額標準以上時進行招標或邀請招標，特殊設(shè)備合資格供應(yīng)商不足時才能進行議標或議價，達到規(guī)定金額時需簽訂合同（合同簽訂權(quán)限根據(jù)合同金額由總經(jīng)理或董事長行使）后方能進行設(shè)備采購。第二十六條物資供應(yīng)商管理供應(yīng)商作為采購流程中的重要一環(huán)，供應(yīng)商管理的好壞直接影響采購質(zhì)量。貨比三家，采購金額較大（2000元以上）時，必須有三家以上的供應(yīng)商進行比較。采購科會同技術(shù)及生產(chǎn)部門一起完善供應(yīng)商管理，包括收集供應(yīng)商資料和商務(wù)信息，建立供應(yīng)商檔案，了解物資供應(yīng)商的服務(wù)范圍和供貨價格等。采購科根據(jù)公司采購物資的分類，每一類物資（如汽車配件、五金材料、電氣材料、水管管材、線材、消防器材等）的供應(yīng)商選定幾家性價比好、信譽佳、講誠信的供應(yīng)商，進行物資供應(yīng)的技術(shù)和商務(wù)洽談，供應(yīng)商的選定標準是：有實力講誠信、質(zhì)優(yōu)價廉、有批發(fā)商性質(zhì)、可以實行月結(jié)，是否能夠送貨上門等。雙方有合作意向后，經(jīng)過分管領(lǐng)導同意后，簽訂供應(yīng)商采購協(xié)議書。明確供應(yīng)商的義務(wù)和職責。根據(jù)市場行情，階段性的落實常規(guī)物資的供應(yīng)價格。供應(yīng)商提供常見物資的詳細價目表。采購科應(yīng)建立公司物資供應(yīng)商信息管理檔案，內(nèi)容包括每次供貨數(shù)量、價格、是否準時、供貨質(zhì)量、是否誠信、服務(wù)水平等，還包括供應(yīng)商的供貨價目表、價位變動情況、物資名稱編碼等。選定物資供應(yīng)商后，需進行物資采購（普通采購或緊急采購）時，采購員可以電話通知供應(yīng)商送貨上門，或委托別人取貨。由取貨人或倉管員簽名確認即可。選定物資供應(yīng)商后，普通采購原則上采用財務(wù)月結(jié)，逐步杜絕現(xiàn)金采購，非選定供應(yīng)商采購物資時需要現(xiàn)金采購，而且金額較高（1000元以上）時，必須請示分管領(lǐng)導同意。采購員應(yīng)定期同供應(yīng)商聯(lián)系。加強感情溝通，消除商務(wù)矛盾，保證采購工作運轉(zhuǎn)正常。逐步優(yōu)化采購渠道，保證采購質(zhì)量。針對專項設(shè)備的供應(yīng)商，原則上需要簽訂設(shè)備供應(yīng)合同，在滿足技術(shù)要求的前提下，必須明確設(shè)備供應(yīng)商的售后服務(wù)和配件供應(yīng)細節(jié)。針對提供設(shè)備或設(shè)施維修維護服務(wù)的供應(yīng)商，也必須簽訂服務(wù)合同，明確供應(yīng)商的職責和服務(wù)標準。第二十七條物資供應(yīng)商評核管理針對協(xié)議書到期的供應(yīng)商、通用設(shè)備（如泵、風機、空壓機等）供應(yīng)商、設(shè)備設(shè)施維修維護服務(wù)供應(yīng)商等需要簽訂合同或協(xié)議書時，需要進行供應(yīng)商評核。由采購員、倉管員、物資質(zhì)量把關(guān)人員一起對已經(jīng)簽訂協(xié)議書的供應(yīng)商進行評核；通用設(shè)備供應(yīng)商由設(shè)備使用部門、設(shè)備科、技術(shù)部、采購員等進行評核；服務(wù)供應(yīng)商由工程設(shè)備科、技術(shù)部進行評核。評核內(nèi)容包括物資供應(yīng)質(zhì)量、不良品數(shù)量、是否保量供應(yīng)、供應(yīng)貨期、供應(yīng)價格、商業(yè)誠信、合作質(zhì)量等諸多方面。設(shè)備供應(yīng)商和服務(wù)商還包括服務(wù)質(zhì)量、售后服務(wù)水平、設(shè)備質(zhì)量、配件供應(yīng)質(zhì)量和貨期。評核方法是制定供應(yīng)商評核表，評核人員對每一項評核內(nèi)容進行分級考評，優(yōu)秀評為A級、良好評為B級、一般評為C級、不良評為D級、很差評為E級，總體評核為A或B級為合格供應(yīng)商，總體評核為D或E級為不合格供應(yīng)商，總體評核為C級為可以觀察的供應(yīng)商。確定并優(yōu)先從合格供應(yīng)商進貨，或繼續(xù)簽訂供貨（服務(wù)）合同。對于C級供應(yīng)商，可以給對方一個觀察改正的機會。對于不合格供應(yīng)商，要立即結(jié)束采購協(xié)議，或不予考慮作為供應(yīng)商。根據(jù)供應(yīng)商評核結(jié)果，優(yōu)化采購供應(yīng)商，淘汰劣質(zhì)供應(yīng)商，并根據(jù)市場變化，不斷開發(fā)新的供應(yīng)商。第二十八條物資檢驗驗收管理采購物資入廠后倉管員在辦理進倉手續(xù)前，必須執(zhí)行物資檢驗制度。沒有經(jīng)過檢驗的物資不予辦理進倉。倉管員首先根據(jù)申購單，核實物資的名稱、型號規(guī)格、數(shù)量外表是否損傷等。初步驗收合格后，倉管員通知物資質(zhì)量把關(guān)人員，物資申購部門到現(xiàn)場驗收。專項設(shè)備還需要通知設(shè)備科和檔案室現(xiàn)場驗收。物資質(zhì)量把關(guān)人員主要核實物資的材質(zhì)、工藝特點、裝配要求、安全性能等質(zhì)量特性，申購部門核實是否與申購要求相符。專項設(shè)備的驗收內(nèi)容有設(shè)備型號規(guī)格、性能指標是否與合同相符，是否有附件、配件、專用工具、合格證、檢驗報告、產(chǎn)品說明書、零件手冊、質(zhì)保書等。質(zhì)量要求特高的物資采購時，采購員可以由質(zhì)量把關(guān)人員協(xié)助現(xiàn)場采購。物資驗收合格后，檢驗人員必須在物資送貨單或收據(jù)（發(fā)票）背面前名確認；設(shè)備驗收還必須填寫設(shè)備驗收單，由使用部門、設(shè)備科、檔案室簽名確認，設(shè)備合格證、檢驗報告、產(chǎn)品說明書、零件手冊、質(zhì)保書等由檔案室保管。驗收單一式三份，原件檔案室存檔、采購員一份、設(shè)備科一份。第二十九條物資進倉管理所有采購的物資必須進入五金倉庫，辦理進倉手續(xù)，五金倉實行“見票須見物、票物必相符”的原則；嚴禁不見物資虛開進倉單。倉管員應(yīng)拒絕辦理手續(xù)不齊全的進倉單。物資進廠后，經(jīng)驗收合格后倉管員辦理進倉手續(xù)，填寫進倉單，進倉單一式三聯(lián)，倉庫存檔一聯(lián)、采購員一聯(lián)、財務(wù)一聯(lián)。物資辦理進倉手續(xù)后，倉管員通知申購部門辦理物資領(lǐng)用手續(xù)。如果物資一時不能領(lǐng)用的，如果是申購部門短時間內(nèi)存放倉庫，倉庫要單獨存放，并備有標示。如果是倉庫庫存所需的物資，辦理進倉后必須分門別類擺放好。能上架存放的上架，做好保管工作第三十條物資領(lǐng)出后使用質(zhì)量跟蹤管理領(lǐng)料部門領(lǐng)出物資后，在使用過程中，（如設(shè)備在安裝運行過程中或配件在維修和運行過程中）出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，要及時倉管員、采購員、和質(zhì)量把關(guān)人員。物資質(zhì)量出現(xiàn)嚴重問題后，有關(guān)人員需要立即了解情況，采取措施以免事態(tài)擴大，或退或換，或采取其他方式。出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題的物資按照不合格品處理。采購物資出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，需要立即同供應(yīng)商交涉。尤其是有質(zhì)保期的物資，如專項設(shè)備。第三十一條物資采購跟蹤服務(wù)物資在采購過程中，倉管員要隨時同采購員聯(lián)系溝通，跟蹤物資采購的進度，還可同選定的供應(yīng)商直接溝通，明確采購物資的具體要求和時間規(guī)定。緊急采購時，采購員可以預先向供應(yīng)商訂購物資，節(jié)省物資采購時間。物資在檢驗過程中，發(fā)現(xiàn)貨不對板、或者是不合格品、或者在使用過程中發(fā)現(xiàn)是不合格品，倉管員和采購員要及時反饋給供應(yīng)商。設(shè)備在交貨期內(nèi)，采購員要定期同設(shè)備廠家聯(lián)系，確保準時交貨。對于專項設(shè)備在運行過程中發(fā)現(xiàn)的技術(shù)問題，或設(shè)備維修服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題，使用部門、設(shè)備科、工程部要及時同供應(yīng)商溝通，以便及時處理。第三十二條物資采購報銷管理所有物資采購的報銷的憑證是貨物發(fā)票（收據(jù)），必須備齊物資申購單、物資進倉單才能辦理報銷手續(xù)。設(shè)備采購報銷需要設(shè)備驗收單。采購員負責的采購報銷：報銷單據(jù)必須有經(jīng)辦人、申購部門負責人、分管領(lǐng)導簽名，會同申購單、進倉單、設(shè)備驗收單交由公司財務(wù)及有關(guān)領(lǐng)導審批。對于實行月結(jié)的物資采購，采購員會同倉管員一起，整理出每月物資供應(yīng)的明細表，所有