供應商、客戶信息制度規(guī)定(Sedex 4P)

供應商、客戶信息制度規(guī)定管理程序文件編號XH-SA-C0P-03^發(fā)行日期20XX年12月1日J版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁次第1頁共5頁檔修訂履歷*版本修訂內(nèi)容簡述修訂日期修訂者核準： 審查： 修訂者： XH-SA-C0P-034

20XX年12月XH-SA-C0P-034

20XX年12月19.第2頁共5頁文件編號發(fā)行日期A0 管控狀態(tài) 受控頁次供應商、客戶信息制度規(guī)定管理程序版本/版次第一章總則第一條為加強公司客戶信息管理工作，有效地保護和利用客戶信息，更好地服務廣大客戶，維護公司客戶的合法權益，規(guī)范公司業(yè)務操作，特制訂本管理辦法。第二條本辦法所稱的客戶信息是指公司在向客戶提供支付清算服務過程中獲取的各種客戶信息，包括但不限于客戶的注冊信息、交易信息及活動信息等。第三條客戶信息的形式包括過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的與客戶相關聯(lián)的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第四條公司及各部門、員工有保護客戶信息的義務。第五條客戶信息數(shù)據(jù)庫管理實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡化管理。第二章檔案機構及其職責第六條公司采購部與行政部負責客戶信息數(shù)據(jù)庫的管理工作：采購部負責一般用戶的信息數(shù)據(jù)庫管理；行政部負責重點商戶的信息數(shù)據(jù)庫管理。第七條采購部與行政部安排專人負責客戶信息數(shù)據(jù)庫的具體建設、維護工作。第八條客戶信息數(shù)據(jù)庫管理工作由公司副總主管，公司各分支機構負責人對本分支機構的客戶信息數(shù)據(jù)庫管理工作負責；采購部與行政部應就客戶信息數(shù)據(jù)庫管理工作雙向匯報給本分支機構負責人和企業(yè)發(fā)展副總。第九條公司逐步完善客戶信息數(shù)據(jù)庫管理制度，確保客戶信息安全、完整和最新，采用科學手段，逐步實現(xiàn)客戶信息管理現(xiàn)代化。第三章客戶信息的管理第十條整理辦法：.方法：以行業(yè)類別和客戶及信息種類為主，立小卷，一事一卷。供應商、客戶信息制度規(guī)定管理程序版本/版次A0 管控狀態(tài)受控文件編號 XH-SA-C0P-034文件編號 XH-SA-C0P-034發(fā)行日期~-發(fā)行年12月19m頁次第3頁共5頁一A.收集文書信息：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。電子信息：實時收集，及時保存、備份。B.整理根據(jù)分類和成立時間整理。C.分類根據(jù)下述分類方法分類D.立卷區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。第十一條過程管理：公司各業(yè)務部門操作人員做好平時文件信息的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交客戶服務部和商戶服務部保管。第十二條監(jiān)督：合規(guī)部根據(jù)客戶服務部和商戶服務部上報的客戶信息總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。第十三條銷毀：須報企業(yè)發(fā)展副總裁批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十四條客戶信息的分類及編號：業(yè)務操作人員以及客戶服務部、商戶服務部負責客戶信息管理的工作人員經(jīng)人事行政部與合規(guī)部、審計部聯(lián)合組織的培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。第十五條借閱：因公司需要借閱客戶信息材料的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關客戶重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理外借手續(xù)，經(jīng)合規(guī)部核準后，方可帶出，用畢即歸還。借閱人對所借閱客戶信息材料必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。第十六條分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。供應商、客戶信息制度規(guī)定管理程序版本/版次A0 管控狀態(tài)受控文件編號

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第4頁共5頁第十七條實時更新：客戶信息管理人員應當根據(jù)客戶的最新動態(tài)及時更新客戶的信息數(shù)據(jù)。第十八條客戶信息數(shù)據(jù)內(nèi)容。包括客戶的注冊信息、交易信息、活動信息以及其他信息等：注冊信息：包括客戶注冊成為用戶時所提交的各種信息以及此后補充的相關信息；交易信息：包括客戶利用支付網(wǎng)關服務從事網(wǎng)上交易行為的相關信息，涵蓋交易對方、交易產(chǎn)品種類、價格、數(shù)量、總金額等信息；活動信息：主要指客戶參與優(yōu)搜公司或優(yōu)搜合作伙伴或其他優(yōu)搜客戶組織或協(xié)辦的以及客戶自己發(fā)起的各種活動的信息。第十九條信息利用：公司收集的客戶信息主要用于加強與客戶的聯(lián)系、改進對客戶的服務，完善公司的客戶服務體系；公司將嚴格保護客戶的各種信息，保證這些信息只用于指定的用途。第二十條信息披露：除為配合公安司法機關調(diào)查洗錢或其他犯罪行為之需要，遵守已發(fā)生法律效力的執(zhí)行令狀之要求，以及履行其他法律法規(guī)規(guī)定的義務，公司承諾不會將客戶的信息提供給其他任何無關的第三方。第四章檔案備份制度第二十一條所有有價值的客戶信息文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。第二十二條公司盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。第二十三條備份盤與源盤應分開存放，客戶信息的備份盤應由審計部門保存。第五章 處理條例第二十四條有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予警告處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：供應商、客戶信息制度規(guī)定管理程序版本/版次|A0|管控狀態(tài)|受控（一）毀損、丟失或擅自銷毀客戶信息資料；文件編號

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頁次XH-SA-C0P-03420XX年12月19第5頁共5頁（四）未及時上報歸檔或管理不善的客戶信息管理者；（五）未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（客戶信