工藝文件管理辦法

工藝文獻(xiàn)管理措施—XX—XX公布—XX—XX實(shí)行工藝文獻(xiàn)管理措施主題內(nèi)容與合用范圍本原則規(guī)定了東風(fēng)（十堰）特種車身有限企業(yè)工藝文獻(xiàn)的管理。本原則合用于東風(fēng)（十堰）特種車身有限企業(yè)技術(shù)工藝類文獻(xiàn)的管理。定義1本原則所述工藝文獻(xiàn)定義為：用于指導(dǎo)企業(yè)車身總成生產(chǎn)的技術(shù)性文獻(xiàn)。2.1.1本原則所述工藝文獻(xiàn)一般包括但不限于如下文獻(xiàn)：車型零件清單、工藝流程圖、工藝平面布置圖、產(chǎn)品物料清單、PFMEA、控制計(jì)劃、工藝卡（作業(yè)指導(dǎo)書）、檢查卡、工裝檢具清單、工藝路線清單、試制告知單、采購技術(shù)條件、檢測(cè)設(shè)備操作規(guī)程、試驗(yàn)措施規(guī)程、工藝技術(shù)問題告知單、工藝更改申請(qǐng)單、工藝更改告知單、夾具調(diào)整告知單、技術(shù)協(xié)議等。2本原則所述工藝文獻(xiàn)使用單位是指：需要根據(jù)某一工藝文獻(xiàn)所描述的內(nèi)容開展自身工作的企業(yè)各職能部門和單位。職責(zé)規(guī)定1技術(shù)部產(chǎn)品、工藝工程師及分廠工藝質(zhì)量主管負(fù)責(zé)工藝文獻(xiàn)的編制工作。2技術(shù)部資料室負(fù)責(zé)工藝文獻(xiàn)的存檔、登記、發(fā)放及回收等管理工作。登記內(nèi)容要包括文獻(xiàn)名稱、文獻(xiàn)編號(hào)、版次號(hào)、日期、發(fā)放使用單位等，以保證工藝文獻(xiàn)受控。3技術(shù)部負(fù)責(zé)對(duì)工藝文獻(xiàn)的更改提出申請(qǐng)和實(shí)行。詳細(xì)規(guī)定可參見《工程變更管理措施及實(shí)行細(xì)則》2890DSKnXX-XXX-。4各工藝文獻(xiàn)使用單位根據(jù)工藝文獻(xiàn)使用過程的完整性、一致性、有效性、清晰性、以便性、嚴(yán)厲性等規(guī)定負(fù)責(zé)對(duì)工藝文獻(xiàn)進(jìn)行及時(shí)簽收、對(duì)的實(shí)用、妥善保管。使用中發(fā)現(xiàn)問題根據(jù)本措施規(guī)定進(jìn)行信息反饋。工作流程1工藝文獻(xiàn)的編制1工藝文獻(xiàn)的編制要根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、TS/16949原則及企業(yè)程序文獻(xiàn)《工藝設(shè)計(jì)管理程序》等規(guī)定開展工作。同步，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況和各使用單位職能，編制的文獻(xiàn)規(guī)定：內(nèi)容明確易懂，格式使用以便，可操作性較強(qiáng)。如：盡量使用圖示化描述，電子文獻(xiàn)格式是用word或excel或其他應(yīng)盡量由使用單位確定。2工藝文獻(xiàn)的編制應(yīng)保證其一致性、完整性、有效性、合適性、對(duì)的性。一致性：有關(guān)文獻(xiàn)同一規(guī)定，同一文獻(xiàn)前后內(nèi)容，應(yīng)統(tǒng)一一致；完整性：文獻(xiàn)內(nèi)容無遺漏有關(guān)規(guī)定，文獻(xiàn)格式符合有關(guān)原則；有效性：文獻(xiàn)的內(nèi)容和格式能有效指導(dǎo)使用單位怎樣順利的使用文獻(xiàn)；對(duì)的性：文獻(xiàn)內(nèi)容有關(guān)數(shù)據(jù)和規(guī)定精確無誤，使用單位根據(jù)文獻(xiàn)操作能得到對(duì)的的成果。工藝文獻(xiàn)的編制完畢后公布前要履行工藝文獻(xiàn)的設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、同意等手續(xù)。每份工藝文獻(xiàn)都要有唯一的編號(hào)。編號(hào)的格式統(tǒng)一。部分工藝文獻(xiàn)編號(hào)格式如表1。工藝文獻(xiàn)名稱編號(hào)工藝卡（作業(yè)指導(dǎo)書）DSK2890（GY）-хххх-ххх檢查工藝卡DSK2890（JY）-хххх-ххх工藝路線清單DSK2890（QD）-хххх-ххх工藝流程圖DSK2890（LC）-хххх-ххх車型零件清單DSK2890（CX）-хххх-ххх工藝平面布置圖DSK2890（PM）-хххх-хххPFMEADSK2890（PF）-хххх-ххх控制計(jì)劃DSK2890（KZ）-хххх-ххх產(chǎn)品物料清單DSK2890（WL）-хххх-ххх工裝檢具清單DSK2890（GZ）-хххх-ххх試制告知單JBSхх-ххх工藝技術(shù)問題告知單JBGхх-ххх采購技術(shù)條件DSK2890（CG）-хххх-ххх檢測(cè)設(shè)備操作規(guī)程DSK2890（JC）-хххх-ххх試驗(yàn)措施規(guī)程DSK2890（SY）-хххх-ххх工藝文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單DSK2890（GS）-хххх-ххх工藝文獻(xiàn)更改告知單JB（更）хх-ххх夾具調(diào)整告知單JBJхх-ххх技術(shù)協(xié)議JBXYхххх-ххх表1：各類文獻(xiàn)編號(hào)明細(xì)表編號(hào)中，前面4位或2位“х”代表年份（2位時(shí)，用后兩位表達(dá)年份），后三位“х”代表流水號(hào)。例如：“DSK2890（JY）--001”表達(dá)東風(fēng)（十堰）特種車身有限企業(yè)下發(fā)的第一份檢查工藝卡；“JBG10-0044.1.5所有工藝文獻(xiàn)都要在封面上加蓋“受控”和收文（使用）單位代碼章才能下發(fā)。4.1.6工藝文獻(xiàn)經(jīng)技術(shù)部編制完畢，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后，原件交由技術(shù)部檔案室存檔。同步對(duì)于要回收的舊文獻(xiàn)，編制負(fù)責(zé)人告知檔案室進(jìn)行對(duì)應(yīng)回收。當(dāng)檔案室在發(fā)文登記時(shí)發(fā)既有舊版本的同類產(chǎn)品文獻(xiàn)，應(yīng)規(guī)定編制負(fù)責(zé)人確認(rèn)：舊文獻(xiàn)的處置規(guī)定。4.1.7技術(shù)部檔案室資料管理專人在接到發(fā)文規(guī)定和有關(guān)文獻(xiàn)后，應(yīng)及時(shí)按表3“受控文獻(xiàn)清單”規(guī)定復(fù)印對(duì)應(yīng)份數(shù)，按表2“受控單位代碼”蓋代碼章。并告知有關(guān)接受單位領(lǐng)取文獻(xiàn)。4.1.8各工藝文獻(xiàn)使用單位應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)到技術(shù)部檔案室簽收工藝文獻(xiàn)，在接到資料室的告知后，按技術(shù)部檔案室4.1.9各工藝文獻(xiàn)使用單位在使用過程中必須保證文獻(xiàn)安全，不得隨意涂改，不得故意損壞，不得丟失工藝文獻(xiàn)。對(duì)于違反上述規(guī)定的，技術(shù)部視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任單位進(jìn)行批評(píng)、警告、考核（50~1000元）等處理。4.1.10非正常狀況使用單位規(guī)定補(bǔ)發(fā)工藝文獻(xiàn)必須提出書面申請(qǐng)，本單位領(lǐng)導(dǎo)及技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由檔案室進(jìn)行補(bǔ)發(fā)。4.1.11非正常狀況的補(bǔ)發(fā)文獻(xiàn)登記規(guī)定：找到近來有效的該文獻(xiàn)的該單位發(fā)文登記記錄，在記錄旁空白處記錄上補(bǔ)發(fā)文獻(xiàn)頁面、數(shù)量、時(shí)間等，并由收文人員再簽字確認(rèn)。4.1.12工藝文獻(xiàn)使用單位在使用文獻(xiàn)過程中，也許對(duì)文獻(xiàn)的內(nèi)容、格式提出提議，并書面反饋信息到技術(shù)部。接到反饋信息后技術(shù)部有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)作出解釋或答復(fù)。4.2工藝文獻(xiàn)的更改與換頁4.2.1工藝文獻(xiàn)的更改要遵守《工程變更管理措施及實(shí)行細(xì)則》規(guī)定，根據(jù)該流程首先完畢“工藝文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單”該申請(qǐng)單審批后，公布“工藝文獻(xiàn)更改告知單”并實(shí)行工藝文獻(xiàn)更改。4.2.2工藝文獻(xiàn)用鋼筆或油墨筆更改，黑色字跡。手寫工整清晰，仿宋體。取消內(nèi)容用雙劃線“====”劃掉，并在附近填寫更改后的內(nèi)容。根據(jù)“工藝文獻(xiàn)更改告知單”規(guī)定做好更改標(biāo)識(shí)，更改者，更改日期，更改文獻(xiàn)號(hào)等。4.2.3工藝文獻(xiàn)更改要做到同步更改，同步實(shí)行。各使用單位接到“工藝文獻(xiàn)文獻(xiàn)更改告知單”后，將有關(guān)工藝文獻(xiàn)及時(shí)交到技術(shù)部，檔案室，由負(fù)責(zé)工藝員實(shí)行工藝文獻(xiàn)更改，再返回各單位。4.2.4工藝文獻(xiàn)更改正程的登記與4.1.11條款相似，在原文獻(xiàn)旁白處作簡要批注：更改文獻(xiàn)號(hào)、頁碼、更改者、日期等。4.2.5當(dāng)某頁文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)已填滿或更改較多，影響文獻(xiàn)清晰體現(xiàn)時(shí)，需要對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行換頁處理。對(duì)于換頁處理，在“工藝文獻(xiàn)更改告知單”上要注明“換頁”字樣。用更改后的工藝文獻(xiàn)替代原工藝文獻(xiàn)。4.2.5工藝文獻(xiàn)換頁過程的登記與4.1.11條款相似，在原文獻(xiàn)旁白處作簡要批注：更改文獻(xiàn)號(hào)、所換頁碼、更改者、日期等。4.2.6工藝文獻(xiàn)的有效性用版次號(hào)表達(dá)，版次號(hào)用羅馬數(shù)字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ……標(biāo)識(shí)。因工藝變動(dòng)較大，或原稿多次更改，或其他原因工藝文獻(xiàn)需要較大變動(dòng)時(shí)，采用工藝文獻(xiàn)換版本處理。換版舊文獻(xiàn)加蓋“作廢”章，并作為保留資料留存。新版文獻(xiàn)的版次號(hào)在舊版文獻(xiàn)的版次號(hào)基礎(chǔ)上加1。4.2.7工藝文獻(xiàn)換版過程的登記：舊版本文獻(xiàn)回收，舊文獻(xiàn)近來有效的發(fā)放登記注明“換版作廢”，并批注上責(zé)任者、日期。新文獻(xiàn)發(fā)放重新進(jìn)行登記。5.收文單位及代碼收文單位檔案室技術(shù)部質(zhì)量部采購部制造部焊裝分廠內(nèi)飾分廠綜合部計(jì)財(cái)部市場(chǎng)部物耗室零部件分廠沖壓改裝分廠油漆分廠工信部臺(tái)帳采購員代碼010203050607080910111213171516186．工藝文獻(xiàn)的發(fā)放和回收6.1工藝文獻(xiàn)的發(fā)放方式6.1.1電子文獻(xiàn)的管理6.1.1.1電子文獻(xiàn)的范圍技術(shù)部起草的如下文獻(xiàn)采用電子文獻(xiàn)：a《工藝技術(shù)問題告知單》b《試制告知單》c《技術(shù)便函》d《工藝紀(jì)律稽查》6.1.1.2電子文獻(xiàn)的發(fā)放6.1.1.2.1電子文獻(xiàn)由技術(shù)部資料員通過廠內(nèi)郵箱將電子版發(fā)放到各個(gè)部門，并確認(rèn)接受單位收到文獻(xiàn)后在文獻(xiàn)發(fā)放臺(tái)帳上簽字。6.1.1.2.2各個(gè)部門應(yīng)指定授權(quán)人負(fù)責(zé)電子文檔的收發(fā)工作。指定授權(quán)人后報(bào)技術(shù)部匯總并經(jīng)總師授權(quán)后方可行使其職責(zé)。6.1.1.2.3授權(quán)人員在接受電子文檔時(shí)必須確認(rèn)回執(zhí)并歸檔分類保留，同步建立部門《收發(fā)文記錄》。對(duì)于需打印并發(fā)到現(xiàn)場(chǎng)使用的，由授權(quán)人根據(jù)實(shí)際需要的份數(shù)打印并簽字（含日期）后方可視為受控文獻(xiàn)使用，并由使用人員在《收發(fā)文記錄》上簽字承認(rèn)，沒有授權(quán)人簽字的電子文檔一律視為無效版本。6.1.1.2.4電子文檔應(yīng)為不可修改版本。6.1.2紙質(zhì)文獻(xiàn)的管理6.1.2.1除以上文獻(xiàn)外，所有工藝文獻(xiàn)必須以紙質(zhì)版進(jìn)行發(fā)放，廠內(nèi)各部門在接受文獻(xiàn)時(shí)，在技術(shù)部資料員的文獻(xiàn)發(fā)放臺(tái)帳上登記確認(rèn)。6.1.3各部門授權(quán)人對(duì)部門發(fā)放的文獻(xiàn)進(jìn)行接受和實(shí)行，并負(fù)責(zé)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行更新、歸檔和保管。假如文獻(xiàn)遺失或缺損，必須及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)齊。6.2工藝文獻(xiàn)的回收6.2.1當(dāng)技術(shù)部下發(fā)新的工藝文獻(xiàn)，取消舊版本文獻(xiàn)時(shí)，資料員必須對(duì)舊版文獻(xiàn)進(jìn)行回收并立案。對(duì)于電子文獻(xiàn)的回收由各部門授權(quán)人將有本人簽字下發(fā)的打印版本根據(jù)《收發(fā)文記錄》從簽收人處收回，并進(jìn)行記錄。資料員到各部門監(jiān)督電子文獻(xiàn)刪除并回收打印版本后在原文獻(xiàn)發(fā)放臺(tái)帳上簽字確認(rèn)。7．工藝文獻(xiàn)受控清單詳見附表一。附表一：東風(fēng)（十堰）特種車身有限企業(yè)工藝文獻(xiàn)受控清單序號(hào)文獻(xiàn)名稱總數(shù)發(fā)放單位及份數(shù)發(fā)放及底圖保留單位備注技術(shù)部檔案室技術(shù)部工藝室質(zhì)量部采購部制造管理部綜合管理部物耗室計(jì)劃財(cái)務(wù)部市場(chǎng)部生產(chǎn)車間工信部總企業(yè)1工藝流程圖811111111技術(shù)部2工藝平面布置圖511111技術(shù)部3PFMEA3111技術(shù)部4控制計(jì)劃1111111111111技術(shù)部5工藝卡（作業(yè)指導(dǎo)書）511111技術(shù)部6檢查工藝卡6111111技術(shù)部7采購技術(shù)條件7111211技術(shù)部8試制告知單1111111111111技術(shù)部電子版9工藝文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單3111技術(shù)部10工藝文獻(xiàn)更改告知單811111111技術(shù)部11工藝技術(shù)問題告知單1111111111111技術(shù)部電子