公司接待流程及標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)對(duì)外接待流程管理規(guī)定（一）、目的為樹立企業(yè)良好形象，擴(kuò)大企業(yè)對(duì)外聯(lián)絡(luò)和交流，規(guī)范對(duì)外接待的管理秩序，提高接待管理水平，展示企業(yè)禮儀形象，特制定本管理規(guī)定。（二）、范圍及流程圖本原則合用于企業(yè)多種接待工作和有關(guān)部門。1、理解來(lái)賓狀況；2、確定接待級(jí)別；1、理解來(lái)賓狀況；2、確定接待級(jí)別；3、確定陪伴人員；4、確定用車、宴請(qǐng)、住宿原則；5、根據(jù)接待需要準(zhǔn)備鮮花、條幅，預(yù)定會(huì)議室；6、聯(lián)絡(luò)有關(guān)部門做好攝影、錄相等宣傳工作。各部門接受告知，理解來(lái)訪意圖、來(lái)訪規(guī)定等基本狀況，報(bào)備行政人事部報(bào)總經(jīng)理審批報(bào)總經(jīng)理審批行政人事部安排，做好接待準(zhǔn)備工作臺(tái)行政人事部安排，做好接待準(zhǔn)備工作臺(tái)宴請(qǐng)會(huì)議歡送住宿宴請(qǐng)會(huì)議歡送住宿一、確定參與歡送人員名單、車輛，需要饋贈(zèng)禮品，按照接待等級(jí)提前準(zhǔn)備一、確定人員宴請(qǐng)接待等級(jí)，報(bào)備總經(jīng)理審批，有關(guān)人員承接。一、根據(jù)接待級(jí)別確定住宿原則；二、做好提前預(yù)約工作。一、確定參與歡送人員名單、車輛，需要饋贈(zèng)禮品，按照接待等級(jí)提前準(zhǔn)備一、確定人員宴請(qǐng)接待等級(jí)，報(bào)備總經(jīng)理審批，有關(guān)人員承接。一、根據(jù)接待級(jí)別確定住宿原則；二、做好提前預(yù)約工作。一、確定會(huì)議議程、準(zhǔn)備文字材料；二、擺放文獻(xiàn)、席位卡等設(shè)置；三、準(zhǔn)備茶杯、茶水、水果。（三）、管理行政人事部為企業(yè)接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，確定重要來(lái)賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)有關(guān)部門貫徹接待任務(wù)，提供后勤保障。企業(yè)各部門在接到重要來(lái)訪預(yù)約后，須報(bào)行政人事部，并協(xié)助確定接待計(jì)劃，有關(guān)部門配合接待工作。接到工作需報(bào)總經(jīng)理審批并至少提前3天告知行政人事部。（四）、計(jì)劃和準(zhǔn)備1、行政人事部在接到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)告知或有關(guān)部門來(lái)訪預(yù)約時(shí)，理解來(lái)賓基本狀況：來(lái)賓職務(wù)、來(lái)訪詳細(xì)時(shí)間、人數(shù)、當(dāng)?shù)囟毫羧掌?、目的和?guī)定等；確定接待級(jí)別；確定陪伴人員；確定用車、宴請(qǐng)、住宿原則等，在這基礎(chǔ)上確定接待計(jì)劃，排出日程安排表，酌情安排接待原則。2、行政人事部根據(jù)來(lái)賓狀況按計(jì)劃告知參與會(huì)面的領(lǐng)導(dǎo)、陪伴人員、貫徹會(huì)面時(shí)間及場(chǎng)所。3、行政人事部根據(jù)需要準(zhǔn)備橫幅、制作歡迎牌、指示牌，準(zhǔn)備電腦、音響設(shè)備、投影等設(shè)備，并保證良好運(yùn)轉(zhuǎn)。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)花卉、水果、香煙、飲料以及領(lǐng)導(dǎo)席簽。市場(chǎng)部根據(jù)需要安排禮儀人員，邀請(qǐng)新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等事務(wù)。4、如需宴請(qǐng)，行政人事部提前按接待原則預(yù)定好宴請(qǐng)來(lái)賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐原則；酒水和香煙需各部門負(fù)責(zé)人到行政人事部辦理手續(xù)領(lǐng)取。5、如需留宿，行政人事部提前按接待原則預(yù)約好來(lái)賓下榻酒店。6、如需接送，行政人事部根據(jù)狀況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好。7、如需訂票，行政人事部協(xié)助提前購(gòu)置車票及機(jī)票。（五）、接待原則接待登記一級(jí)原則二級(jí)原則三級(jí)原則接待對(duì)象廠家重要領(lǐng)導(dǎo)、區(qū)域重要領(lǐng)導(dǎo)、其他重要來(lái)訪人員廠家、區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)，其他重要來(lái)訪人員廠家或區(qū)域一般性來(lái)訪人員、其他一般性來(lái)訪陪伴人員

（如有需求）總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、有關(guān)部門總監(jiān)總經(jīng)理助理、有關(guān)部門人員部門經(jīng)理及有關(guān)人員住宿原則

（如有需求）700元人/天400元人/天200元人/天用車原則

（如有需求）奧迪車輛豐田小霸王福特或豐田小霸王宴請(qǐng)?jiān)瓌t

（如有需求）3000元元800元一級(jí)接待原則：陪伴人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、有關(guān)部門總監(jiān)1、迎接：注意把握迎候時(shí)間，提前等待于迎接地點(diǎn)，接待人員引見簡(jiǎn)介主賓時(shí)，要注意次序。2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理陪伴，由有關(guān)人員簡(jiǎn)介基本狀況以及抵達(dá)項(xiàng)目地后詳細(xì)簡(jiǎn)介有關(guān)信息。3、座談：由所需座談部門配合，行政人事部人員保證企業(yè)環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將有關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。二級(jí)接待原則：陪伴人員：總經(jīng)理助理、有關(guān)部門人員1、迎接：由有關(guān)部門人員進(jìn)行迎接，引導(dǎo)來(lái)賓。2、參觀：總經(jīng)理助理、有關(guān)部門人員陪伴，簡(jiǎn)介展示基本狀況以及有關(guān)信息。3、座談：由所需會(huì)談部門配合，行政人事部人員保證企業(yè)環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將有關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。三級(jí)接待原則：陪伴人員：部門經(jīng)理及有關(guān)人員1、參觀：部門經(jīng)理及有關(guān)人員陪伴，簡(jiǎn)介基本狀況以及有關(guān)信息。2、座談：由所需會(huì)談部門配合，行政人事部人員保證企業(yè)環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔，將有關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。(六)、接待路線企業(yè)來(lái)客到店---有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦公室---會(huì)議室（七）、注意事項(xiàng)接待中波及機(jī)要事務(wù)、秘密文獻(xiàn)、重要會(huì)議先關(guān)內(nèi)容，要尤其注意保密，接待中既要純熟簡(jiǎn)介企業(yè)狀況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守我司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不適宜攝影攝像的場(chǎng)所，應(yīng)向參觀人員闡明。（八）、信息反饋接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫重要來(lái)訪信息，將與來(lái)訪者交流中獲得的信息匯總整頓，提取其中對(duì)企業(yè)有價(jià)值的信息交有部門領(lǐng)導(dǎo)。（九）、附件一、《會(huì)議室準(zhǔn)備規(guī)范》二、《來(lái)賓接待登記表》三、《接待禮儀規(guī)范》

會(huì)議室準(zhǔn)備規(guī)范一、會(huì)議室不布置程

序標(biāo)

準(zhǔn)準(zhǔn)備用品根據(jù)會(huì)議預(yù)定單規(guī)定將所需的多種用品和設(shè)備準(zhǔn)備好。確定臺(tái)型根據(jù)會(huì)議預(yù)定單上的人數(shù)和規(guī)定，確定出會(huì)議的臺(tái)型。擺

臺(tái)1．首先擺好桌椅，距離相等對(duì)稱，前看側(cè)看都在一條直線上；2．鋪好椅套（無(wú)污漬、潔凈），椅套要潔凈，平整，包好椅角；3．?dāng)[放好茶杯和紙筆擺放其他設(shè)備按來(lái)賓規(guī)定將所需設(shè)備擺放就位（會(huì)議前一小時(shí)），并調(diào)試好，按照需區(qū)域掛好橫幅，橫幅規(guī)定提前一天到位。檢

查檢查臺(tái)型與否符合規(guī)定；臺(tái)面與否整潔；多種用品與否潔凈、齊全，擺放符合規(guī)定。二、會(huì)議主會(huì)場(chǎng)服務(wù)程

序標(biāo)

準(zhǔn)準(zhǔn)備工作1．會(huì)議開始前半小時(shí)，根據(jù)會(huì)議預(yù)定單規(guī)定備好有關(guān)飲品和開水；2．將會(huì)議室門打開，調(diào)整好室溫（夏季：22－24度，冬季：18－24度）；3．調(diào)試好為會(huì)議提供的設(shè)備，包括燈光，投影設(shè)備等。4．根據(jù)來(lái)賓規(guī)定將指示牌放在指定位置。會(huì)議服務(wù)1.來(lái)賓入座前將茶沏好，并注意倒水次序:先賓后主，先女后男，從左至右。每隔20分鐘續(xù)水一次。2.拿暖瓶倒水時(shí)，走路要穩(wěn)，步子要輕，動(dòng)作協(xié)調(diào)，與來(lái)賓保持尺外距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，面帶微笑，伸手示意，或說(shuō)：“請(qǐng)用茶”，然后進(jìn)行下一位；3．從會(huì)議桌前倒水時(shí)左右手的動(dòng)作相反。4.會(huì)議正式開始前5分鐘一切工作就緒（詳細(xì)狀況可靈活掌握）；

5.會(huì)議中間休息時(shí)，行政人事部必須及時(shí)清理臺(tái)面；6.會(huì)議進(jìn)行期間，不得離崗，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)采用補(bǔ)救措施；7.無(wú)論給來(lái)賓上茶，換煙缸還是上水果等，服務(wù)時(shí)必須要有手勢(shì)示意。清理會(huì)場(chǎng)1.散會(huì)后，行政人事部人員要先對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行仔細(xì)查巡，發(fā)現(xiàn)來(lái)賓與否有遺忘物品和文獻(xiàn)，會(huì)議室設(shè)備有無(wú)破損，丟失，并能及時(shí)將所拾物品交還給來(lái)賓或上交，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)；2.待來(lái)賓走完后方可撤臺(tái)，并將桌椅恢復(fù)原型，擺放整潔；3．將會(huì)議用設(shè)備歸位鎖好，電腦歸尚有關(guān)部門；4．徹底檢查會(huì)議場(chǎng)所內(nèi)外有無(wú)煙頭等隱患，拉斷電源、鎖好門窗并填寫好會(huì)議室使用登記表；5．積極與主辦單位負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)，征求意見，保持良好的服務(wù)關(guān)系。來(lái)賓接待登記表來(lái)訪客戶來(lái)訪日期時(shí)間客戶人數(shù)離開日期時(shí)間客戶背景、愛好及來(lái)訪目的企業(yè)接待人員企業(yè)出席談判人員參觀安排會(huì)議室安排筆記本、投影儀（與否用）入住安排（人員姓名、日期、酒店、結(jié)算方式）訂餐訂車費(fèi)用申請(qǐng)直接上級(jí)簽字其他規(guī)定接待禮儀細(xì)則一、迎接禮儀（一）對(duì)前來(lái)訪問(wèn)、洽談業(yè)務(wù)、參與會(huì)議的外國(guó)、外地來(lái)賓，應(yīng)首先理解對(duì)方抵達(dá)的車次、航班，安排與來(lái)賓身份、職務(wù)相稱的人員前去迎接。若因某種原因，對(duì)應(yīng)身份的企業(yè)人員不能前去，前去迎接的人員應(yīng)向來(lái)賓作出禮貌的解釋。（二）人員到車站、機(jī)場(chǎng)去迎接來(lái)賓，應(yīng)提前抵達(dá)，恭候來(lái)賓的到來(lái)，決不能遲到讓來(lái)賓久等。來(lái)賓看到有人來(lái)迎接，內(nèi)心必然感到非?？鞓?lè)，若迎接來(lái)遲，必然會(huì)給來(lái)賓心里留下陰影，事后無(wú)論怎樣解釋，都無(wú)法消除這種失職和不守信譽(yù)的印象。（三）接到來(lái)賓后，應(yīng)首先問(wèn)候“一路辛勞了”、“歡迎您來(lái)到我們這個(gè)漂亮的都市”、“歡迎您來(lái)到我們企業(yè)”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕液?jiǎn)介，假如有名片，可送予對(duì)方。注意送名片的禮儀：１、當(dāng)你與長(zhǎng)者、尊者互換名片時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說(shuō)一句“請(qǐng)多關(guān)照”。你想得到對(duì)方名片時(shí)，可以用祈求的口吻說(shuō)：“假如您以便的話，能否留張名片給我？”２、作為接名片的人，雙手接過(guò)名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬(wàn)不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。（四）舉的牌子應(yīng)當(dāng)有企業(yè)名和人名，最佳有歡迎辭。來(lái)賓來(lái)了要積極接行李，并且要挑最重的，就算推辭也要接過(guò)來(lái)。（五）迎接來(lái)賓應(yīng)提前為來(lái)賓準(zhǔn)備好交通工具，不要等到來(lái)賓到了才匆匆忙忙準(zhǔn)備交通工具，那樣會(huì)因讓來(lái)賓久等而誤事。（六）企業(yè)人員應(yīng)提前為來(lái)賓準(zhǔn)備好住宿，幫來(lái)賓辦理好一切手續(xù)并未來(lái)賓領(lǐng)進(jìn)房間，同步向來(lái)賓簡(jiǎn)介住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動(dòng)的計(jì)劃、日程安排交給來(lái)賓，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等簡(jiǎn)介材料送給來(lái)賓。（七）未來(lái)賓送到住地后，企業(yè)人員不要立即拜別，應(yīng)陪來(lái)賓稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓來(lái)賓感到滿意，例如來(lái)賓參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等。考慮到來(lái)賓一路旅途勞累，企業(yè)人員不適宜久留，讓來(lái)賓早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)絡(luò)的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴來(lái)賓。二、接待禮儀接待來(lái)賓要注意如下幾點(diǎn)。（一）來(lái)賓要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí)，要明確告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。請(qǐng)來(lái)賓留下電話、地址，明確是由來(lái)賓再次來(lái)單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對(duì)方單位去。（二）來(lái)賓到來(lái)時(shí)，我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能立即接見，要向來(lái)賓闡明等待理由與等待時(shí)間，若來(lái)賓樂(lè)意等待，應(yīng)當(dāng)向來(lái)賓提供飲料、雜志，并應(yīng)當(dāng)時(shí)常為來(lái)賓添加茶水。（三）接待人員帶領(lǐng)來(lái)賓抵達(dá)目的地，應(yīng)當(dāng)有對(duì)的的引導(dǎo)措施和引導(dǎo)姿勢(shì)。1、在走廊的引導(dǎo)措施。接待人員在來(lái)賓二三步之前，配合步調(diào)，讓來(lái)賓走在內(nèi)側(cè)。不時(shí)左側(cè)回身，配合來(lái)賓腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說(shuō)“這邊請(qǐng)”。２、在樓梯的引導(dǎo)措施。當(dāng)引導(dǎo)來(lái)賓上樓時(shí)，應(yīng)當(dāng)讓來(lái)賓走在前面，接待人員走在背面，若是下樓時(shí)，應(yīng)當(dāng)由接待人員走在前面，來(lái)賓在背面。接待人員應(yīng)當(dāng)注意來(lái)賓的安全。３、在電梯的引導(dǎo)措施。引導(dǎo)來(lái)賓乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等來(lái)賓進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，抵達(dá)時(shí)，接待人員按“開”的鈕，讓來(lái)賓先走出電梯。４、客廳里的引導(dǎo)措施。當(dāng)來(lái)賓走入客廳，接待人員用手指示，請(qǐng)來(lái)賓坐下，看到來(lái)賓坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開。如來(lái)賓錯(cuò)坐下座，應(yīng)請(qǐng)來(lái)賓改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。（四）誠(chéng)心誠(chéng)意的奉茶。座談時(shí)：來(lái)賓落座后，要以雙手奉茶，先來(lái)賓，后企業(yè)人員，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。（五）送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至企業(yè)門口、汽車旁，招手待來(lái)賓遠(yuǎn)去，方可離開。三、乘車禮儀（一）小轎車１、小轎車