合同管理制度新版

射陽新華書店有限責(zé)任企業(yè)合同管理制度總則第一條為了增進(jìn)企業(yè)對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展，規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為，減少和防止協(xié)議糾紛，根據(jù)《中華人民共和國(guó)協(xié)議法》及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本措施。第二條企業(yè)各部門及與企業(yè)外各類法人、自然人、其他組織進(jìn)行各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和非經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所簽訂的各類協(xié)議、協(xié)議、章程等均遵守本措施。企業(yè)內(nèi)部簽訂的多種協(xié)議及勞動(dòng)協(xié)議的管理，不合用本措施。第三條協(xié)議管理是指協(xié)議從準(zhǔn)備、談判、簽訂、生效、履行、變更、解除直到處理糾紛、救濟(jì)權(quán)利的整個(gè)過程中所進(jìn)行的一系列民商事法律行為，包括：協(xié)議管理的部門及其職責(zé)、協(xié)議的簽訂、協(xié)議的審查、協(xié)議的履行、違約狀況的處理、協(xié)議檔案的管理。第四條協(xié)議管理實(shí)行“依法管理、全程管理、專人管理”的原則。協(xié)議管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第五條辦公室為我司協(xié)議管理的主管部門，其重要職責(zé)是：1、負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)企業(yè)協(xié)議的制定，對(duì)協(xié)議進(jìn)行審核，防止出現(xiàn)法律漏洞；2、協(xié)助律師對(duì)協(xié)議進(jìn)行可行性分析，并提出書面匯報(bào)；3、對(duì)企業(yè)各類協(xié)議的簽訂及履行狀況進(jìn)行監(jiān)督、檢查；4、對(duì)協(xié)議履行中出現(xiàn)的糾紛提出處理意見，并向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；5、負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)簽訂的各類協(xié)議及其糾紛處理資料的匯總歸檔保管，調(diào)閱登記等平常協(xié)議檔案管理工作；第六條辦公室為我司協(xié)議承接部門，其重要職責(zé)是：1、根據(jù)授權(quán)依法組織協(xié)議的簽訂、變更、解除等事宜；2、負(fù)責(zé)初審協(xié)議承接人草擬的協(xié)議可行性匯報(bào)，并提出審查意見交辦公室立案，供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)參照；3、依法履行協(xié)議，及時(shí)以書面形式向企業(yè)通報(bào)協(xié)議履行中發(fā)生的重大問題及其處理方案；4、在顧問律師的指導(dǎo)下及時(shí)搜集整頓出現(xiàn)問題協(xié)議所波及的證據(jù)材料，并提交辦公室立案；5、負(fù)責(zé)本部門協(xié)議文本管理及歸檔移交工作。第七條、協(xié)議承接人員的職責(zé)1、根據(jù)授權(quán)辦理簽訂、變更、解除協(xié)議事宜；2、草擬協(xié)議，并向協(xié)議承接部門提供協(xié)議草稿、可行性論證及對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況及履約能力的調(diào)查材料，并對(duì)其真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)；3、認(rèn)真履行生效協(xié)議，隨時(shí)檢查協(xié)議履行狀況；4、及時(shí)向協(xié)議承接部門匯報(bào)協(xié)議履行中出現(xiàn)的問題。第八條財(cái)務(wù)部門在協(xié)議管理中的職責(zé)1、對(duì)確屬我企業(yè)簽訂并合法生效的協(xié)議，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)結(jié)算、報(bào)銷付款。2、對(duì)不按規(guī)定使用協(xié)議專用章或以部門名義對(duì)外簽訂的協(xié)議，財(cái)務(wù)部門可暫不予結(jié)算并及時(shí)告知律師對(duì)協(xié)議的有效性進(jìn)行審查。3、我方先履行付款義務(wù)，有預(yù)付款或分批付款的協(xié)議，未見我方簽字、蓋章的書面協(xié)議原件及協(xié)議管理部門的審查意見，財(cái)務(wù)部門不予付款。4、對(duì)方需先履行義務(wù)，我方重要是付款義務(wù)的協(xié)議沒有充足證據(jù)表明對(duì)方已完全履行協(xié)議義務(wù)的，財(cái)務(wù)部門不予付款。協(xié)議的委托代理第九條下列人員有權(quán)代表企業(yè)簽訂協(xié)議：1、企業(yè)法定代表人；2、指定由分管經(jīng)理或辦公室主任；2、企業(yè)法定代表人書面授權(quán)委托的人。第十條各法人委托人的詳細(xì)帶來權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)《法人委托書》中注明。法人委托人必須嚴(yán)格按照授權(quán)范圍行使簽約權(quán)，嚴(yán)禁超越代理權(quán)限對(duì)外簽約。第十一條法人委托人的重要職責(zé)1、在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂協(xié)議，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；2、對(duì)所簽訂協(xié)議的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé)；3、所簽協(xié)議應(yīng)及時(shí)上報(bào)；4、認(rèn)真履行已生效的協(xié)議，發(fā)現(xiàn)問題的及時(shí)上報(bào)并提出處理意見；5、保管好本人所簽訂協(xié)議的一切資料，并及時(shí)上交歸檔。第十二條授權(quán)委托書不得轉(zhuǎn)借他人或涂改，凡調(diào)離本單位或改做其他工作失去代理?xiàng)l件的，應(yīng)積極向協(xié)議主管部門繳銷授權(quán)委托書；不繳銷證書者，人事部門不得辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。協(xié)議的簽訂第十三條企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來，除標(biāo)的額較小或能即時(shí)清結(jié)的外，均須簽訂書面協(xié)議；雖能即時(shí)清結(jié)但屬批量、交易額較大，或當(dāng)時(shí)難以監(jiān)測(cè)產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及輕易引起糾紛的交易，也應(yīng)簽訂書面協(xié)議。第十四條凡有國(guó)家或行業(yè)示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用，但在選用時(shí)，對(duì)波及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款經(jīng)辦人和辦公室要重點(diǎn)審查，必要時(shí)可以進(jìn)行修改。無示范文本的協(xié)議采用辦公室提醒的示范文本。第十五條簽訂協(xié)議應(yīng)當(dāng)使用主管部門監(jiān)制的協(xié)議統(tǒng)一文本或參照規(guī)范文本，詳細(xì)份數(shù)按實(shí)際狀況確定，但我方至少留存三份，協(xié)議主管部門一份、財(cái)務(wù)一份、承接部門一份。第十六條協(xié)議承接人應(yīng)當(dāng)參與協(xié)議談判，并做好文字記錄。文字記錄應(yīng)當(dāng)同協(xié)議文本一起上交辦公室歸檔立案。第十七條當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充協(xié)議的文書、電報(bào)、傳真、圖表、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等都是協(xié)議的構(gòu)成部分，應(yīng)隨協(xié)議文本一起叫辦公室歸檔立案。協(xié)議的審查與審批第十八條協(xié)議審查應(yīng)當(dāng)在協(xié)議正式簽訂前進(jìn)行。協(xié)議審查包括專業(yè)部門審查、財(cái)務(wù)審查和法律審查，由不一樣部門分別進(jìn)行。第十九條企業(yè)協(xié)議審批的常規(guī)流程：1、協(xié)議承接人應(yīng)填寫“協(xié)議審批表”并連同協(xié)議草案上報(bào)協(xié)議承接部門負(fù)責(zé)人；2、協(xié)議承接部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)議的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審查，并簽訂意見；3、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)議的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，并簽訂意見；4、如該協(xié)議牽涉其他業(yè)務(wù)部門，由辦公室分送該業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查，并簽訂意見；5、由辦公室將以上意見匯總后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查，決定同意與否。第二十條、專業(yè)部門對(duì)協(xié)議審核的內(nèi)容重要包括：1、協(xié)議的技術(shù)性（技術(shù)可行性分析、技術(shù)措施與否合理、技術(shù)難題和風(fēng)險(xiǎn)）2、協(xié)議的安全性（對(duì)企業(yè)的商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)與否采用保密措施、不得損害企業(yè)的商業(yè)信譽(yù)和其他利益）3、業(yè)務(wù)部門認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容。第二十一條、財(cái)務(wù)審查內(nèi)容包括1、資金、資產(chǎn)的合法性（資金來源合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)齊備、.資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法）2、價(jià)款、酬金和支付方式合法（價(jià)款、酬金的數(shù)額符合市場(chǎng)價(jià)格、價(jià)款、酬金的支付方式符合財(cái)務(wù)紀(jì)律、與資金、資產(chǎn)有關(guān)的其他事項(xiàng)）3、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制4、保函內(nèi)容的合理性及風(fēng)險(xiǎn)性；5、索賠條款的合理性；6、資金財(cái)務(wù)部認(rèn)為需要審核的其他內(nèi)容。第二十二條法律審查應(yīng)當(dāng)由辦公室將協(xié)議文本及其有關(guān)材料交由律師進(jìn)行審查。第二十三條企業(yè)法定代表人根據(jù)各審核部門的審核意見決定與否簽約。決定簽約時(shí)，應(yīng)當(dāng)在協(xié)議文本上簽字，并加蓋企業(yè)法人印章。協(xié)議的履行第二十四條協(xié)議依法生效后，既具有法律約束力。一切與協(xié)議有關(guān)的部門和人員，應(yīng)嚴(yán)格履行協(xié)議規(guī)定的義務(wù)。第二十五條協(xié)議執(zhí)行部門應(yīng)負(fù)責(zé)記錄和監(jiān)督對(duì)方的履約狀況，保留好有關(guān)單據(jù)、信函、會(huì)議紀(jì)要、鑒定匯報(bào)、檢測(cè)成果等資料。對(duì)于出現(xiàn)問題的產(chǎn)品還要進(jìn)行保留、拍照。第二十六條協(xié)議執(zhí)行部門還應(yīng)按月填寫“對(duì)方協(xié)議執(zhí)行狀況監(jiān)控闡明”，其中必須列明和驗(yàn)證對(duì)方各項(xiàng)履約行為和承諾（如質(zhì)量、進(jìn)度等），并將該闡明報(bào)辦公室立案。第二十七條協(xié)議履行過程中發(fā)現(xiàn)對(duì)方履約能力及資信程度下降應(yīng)及時(shí)告知辦公室并向分管副總和匯報(bào)，及時(shí)想對(duì)方出具不安抗辯書，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。第二十八條在協(xié)議履行過程中如遇法律規(guī)定或協(xié)議約定的變更解除事由，可以變更或解除協(xié)議。變更、解除協(xié)議的審批權(quán)限和程序與原協(xié)議簽訂的審批權(quán)限和程序相似。違約及糾紛處理第二十九條、發(fā)生協(xié)議糾紛后，承接部門應(yīng)首先及時(shí)與對(duì)方協(xié)商處理。協(xié)商不成時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)以書面形式上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)議主管部門。第三十條對(duì)于需要應(yīng)訴或起訴的案件，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室協(xié)助律師進(jìn)行證據(jù)搜集、談判、參與調(diào)解和出庭。協(xié)議的登記、立案與歸檔第三十一條協(xié)議文本必須至少一式四份，其中二份交給對(duì)方，其他原件必須在協(xié)議簽訂之后三個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送辦公室和財(cái)務(wù)部。協(xié)議簽訂部門、協(xié)議履行部門因工作需要使用原件時(shí)，向辦公室辦理暫借手續(xù)。第三十二條協(xié)議的檔案管理是協(xié)議管理的基礎(chǔ)工作，辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際狀況建立協(xié)議臺(tái)帳。第三十三條辦公室應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)所有協(xié)議文本以及與協(xié)議有關(guān)的來回法律文獻(xiàn)進(jìn)行匯總，并編號(hào)登記。第三十四條協(xié)議簽訂部門的負(fù)責(zé)人對(duì)已生效的協(xié)議應(yīng)當(dāng)編號(hào)登記，分類歸檔，并建立協(xié)議臺(tái)帳。第三十五條協(xié)議簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)，協(xié)議承接部門應(yīng)將協(xié)議檔案原件整頓裝訂送交辦公室存檔。協(xié)議檔案的范圍包括：信譽(yù)調(diào)查匯報(bào)、意向接觸匯報(bào)、協(xié)議文本草稿、協(xié)議簽訂審批表及審批修改意見、法人授權(quán)委托書、對(duì)方資質(zhì)證明文獻(xiàn)、多種審批管理表格、協(xié)議談判記錄、協(xié)議正本及附件、協(xié)議簽訂、變更、解除過程中的信函、電報(bào)、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證以及其他有關(guān)資料、文