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文獻(xiàn)編號(hào)XL/CX—01版本號(hào)A/0受控狀態(tài)受受控持有部門文獻(xiàn)管理程序程序文獻(xiàn)修改確認(rèn)頁(yè)程序文件換版確認(rèn)次序版本修改公布生效日期編制審核同意123456A版程序文獻(xiàn)修改確認(rèn)修改序次重要修改內(nèi)容生效日期及公布方式修改人審核人同意人123456文獻(xiàn)管理程序XL/CX—011目的為規(guī)范綜合管理體系（職業(yè)健康安全、環(huán)境）各類文獻(xiàn)的管理，特制定本程序。2合用范圍本程序合用于與職業(yè)健康安全/環(huán)境綜合管理體系覆蓋范圍內(nèi)所有部室、分企業(yè)文獻(xiàn)的控制。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)同意并頒布職業(yè)健康安全、環(huán)境的綜合管理體系方針、目的及管理手冊(cè)。3.2管理者代表負(fù)責(zé)審核管理手冊(cè)、同意程序文獻(xiàn)、作業(yè)文獻(xiàn)。3.3安全生產(chǎn)部為體系文獻(xiàn)主管部門1）負(fù)責(zé)組織編寫管理手冊(cè)；2）負(fù)責(zé)體系文獻(xiàn)的管理、更新、評(píng)審、文獻(xiàn)發(fā)放及作廢文獻(xiàn)收回銷毀；3）負(fù)責(zé)企業(yè)體系籌劃運(yùn)行所需的外來文獻(xiàn)的搜集、送批、傳閱督辦和回收歸檔。3.4各部室、分企業(yè)負(fù)責(zé)主管程序文獻(xiàn)編寫、審核；本部室、分企業(yè)作業(yè)文獻(xiàn)和登記表式的編制、更改、審核、發(fā)放管理。4內(nèi)容4.1文獻(xiàn)編制企業(yè)內(nèi)部編制的職業(yè)健康安全/環(huán)境管理體系文獻(xiàn)，包括：手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)文獻(xiàn)（如企業(yè)專業(yè)管理的管理制度、管理措施、操作規(guī)程、作業(yè)計(jì)劃等）。4.1.1管理手冊(cè)的編制管理手冊(cè)由安全生產(chǎn)部組織編制。管理手冊(cè)應(yīng)符合管理體系原則的規(guī)定，并體現(xiàn)出原則規(guī)定在集團(tuán)企業(yè)的實(shí)際管理過程和管理措施。4.1.2程序文獻(xiàn)的編制程序文獻(xiàn)的編寫籌劃方案由安全生產(chǎn)部提出，報(bào)管理者代表同意后由程序文獻(xiàn)的主管部室編制。4.1.3各部室、分企業(yè)依職能提出作業(yè)文獻(xiàn)的編寫需求，報(bào)安全生產(chǎn)部立案，經(jīng)管理者代表同意后編制。4.2外來文獻(xiàn)的搜集與管理4.2.1法律法規(guī)及其他規(guī)定按《法律法規(guī)及其他規(guī)定管理程序》進(jìn)行。4.2.2各級(jí)政府、協(xié)會(huì)及其有關(guān)行政主管部門的職業(yè)健康安全、環(huán)境來文統(tǒng)一交安全生產(chǎn)部，安全生產(chǎn)部按照規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)，建立臺(tái)帳，及時(shí)呈企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后，送有關(guān)部室、分企業(yè)承接。各承接部室、分企業(yè)按規(guī)定承接完畢，在“文獻(xiàn)批辦單”上簽名并將文獻(xiàn)交還4.2.3來自供方和顧客的文獻(xiàn)、資料，由市場(chǎng)部、供應(yīng)部負(fù)責(zé)搜集、保留，反饋到安全生產(chǎn)部，4.3體系文獻(xiàn)的標(biāo)識(shí)4.4.3.1.1管理手冊(cè)的編號(hào)XL/SC— 年代號(hào)職業(yè)健康安全/環(huán)境管理體系手冊(cè)簡(jiǎn)稱企業(yè)簡(jiǎn)稱4.3.1.2程序文獻(xiàn)的編號(hào)XL/CX—××程序文獻(xiàn)序列號(hào)程序文獻(xiàn)簡(jiǎn)稱企業(yè)簡(jiǎn)稱4.3.1.3作業(yè)文獻(xiàn)的編號(hào)XL/ZY—××作業(yè)文獻(xiàn)序列號(hào)作業(yè)文獻(xiàn)簡(jiǎn)稱企業(yè)簡(jiǎn)稱4.3.1.4外來文獻(xiàn)沿用原文獻(xiàn)的編號(hào)。4.3.2文獻(xiàn)受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)4.3.2.1對(duì)已經(jīng)確定的文獻(xiàn)發(fā)放范圍內(nèi)的部室、分企業(yè)或人員，采用“受控”發(fā)放，使用“受控”狀態(tài)發(fā)放文獻(xiàn)的部室、分企業(yè)或人員，持有文獻(xiàn)被修改或換版時(shí)，均須得到有效內(nèi)容；4.3.2.2除上述發(fā)放范圍內(nèi)的任何部門或人員需用文獻(xiàn)時(shí)，均采用“非受控”發(fā)放，使用“非受控”文獻(xiàn)的部門或人員，其文獻(xiàn)被修改或換版時(shí)，不必得到有效內(nèi)容。4.3.2.3以“受控”狀態(tài)發(fā)放紙質(zhì)文獻(xiàn)時(shí)，須按次序編好受控號(hào)（受控號(hào)以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)，從“01”開始，使用紅色字體，受控號(hào)應(yīng)是唯一的），以便文獻(xiàn)管理控制。文獻(xiàn)以“非受控”4.3.2.4圖紙、技術(shù)、工藝文獻(xiàn)采用圖號(hào)、原則號(hào)、工程號(hào)或協(xié)議號(hào)等唯一性編號(hào)為標(biāo)識(shí)。圖紙、技術(shù)、工藝文獻(xiàn)修改以修改人的蓋章簽名和修改日期為受控狀態(tài)的標(biāo)識(shí)。4.4文獻(xiàn)審批4.4.1管理手冊(cè)的審批a.管理手冊(cè)草稿及有關(guān)登記表式，由安全生產(chǎn)部復(fù)印發(fā)往管理者代表、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、體系覆蓋的各部室、分企業(yè)一把手征求意見；b.安全生產(chǎn)部匯總分析各反饋意見，修改完善草稿，形成送審稿；c.安全生產(chǎn)部組織人員對(duì)手冊(cè)中的不合適處討論修改處理措施，必要時(shí)組織被征求意見的人員召開文獻(xiàn)審定會(huì)；d.匯總審定意見，并據(jù)此修改完善形成手冊(cè)報(bào)批稿，經(jīng)管理者代表審核后，報(bào)總經(jīng)理同意。4.4.2程序文獻(xiàn)、作業(yè)文獻(xiàn)的審批a.草稿經(jīng)文獻(xiàn)編制部室、分企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)初審后，復(fù)印草稿及有關(guān)記錄、管理流程送企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、文獻(xiàn)波及的職能部室、分企業(yè)征求意見；b.匯總分析各反饋意見，修改完善草稿，形成送審稿，對(duì)爭(zhēng)議較大的申請(qǐng)召開審定會(huì)；c.將送審稿送原征求意見部室、分企業(yè)確認(rèn)。必要時(shí)召開審定會(huì)，對(duì)文獻(xiàn)中的不合適處討論修改處理措施；d.根據(jù)確認(rèn)或?qū)彾〞?huì)成果匯總審定意見，并據(jù)此形成報(bào)批稿，經(jīng)部室、分企業(yè)審核簽字后，報(bào)管理者代表同意。4.4.3登記表式的審批a.由編制部門填寫“登記表式新增（修改）申請(qǐng)單”，闡明新增/修改理由、記錄類別、版本，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，與登記表式一起提交記錄內(nèi)容波及的主管職能部門進(jìn)行合適性審批；b.審批通過后，交安全生產(chǎn)部審定，審定通過的表式由安全生產(chǎn)部編號(hào)標(biāo)識(shí)；c.已經(jīng)審定通過并編號(hào)標(biāo)識(shí)的登記表式，安全生產(chǎn)部應(yīng)留存其有效版電子版，確定保管期限，建立記錄管理臺(tái)帳，明確記錄的類別、有效版本、主管部門、保管期限等信息。4.5文獻(xiàn)發(fā)放4.5.1手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)文獻(xiàn)統(tǒng)一由安全生產(chǎn)部負(fù)責(zé)發(fā)放；4.5.2文獻(xiàn)發(fā)放方式4.5.2.1手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)文獻(xiàn)用電子文獻(xiàn)或紙質(zhì)文獻(xiàn)發(fā)放。4.5.2.2為使用、控制以便，工藝規(guī)程、崗位闡明書、安全規(guī)程等文獻(xiàn)以電子文獻(xiàn)或紙質(zhì)文獻(xiàn)發(fā)放。4.5.3發(fā)放范圍確實(shí)定4.5.3.1按體系覆蓋范圍內(nèi)使用文獻(xiàn)的所有部門均能得到有效版本的原則確定發(fā)放范圍。文獻(xiàn)的發(fā)放范圍一般應(yīng)包括執(zhí)行文獻(xiàn)的部門、使用文獻(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督檢查和分析的部門等。4.5.3.2管理手冊(cè)的發(fā)放范圍作為手冊(cè)的附件，由總經(jīng)理同意手冊(cè)內(nèi)容時(shí)一起同意，程序文獻(xiàn)與作業(yè)文獻(xiàn)的發(fā)放范圍由文獻(xiàn)編制部門與文獻(xiàn)草稿一起確定并在文獻(xiàn)的“附加闡明”中明確，與文獻(xiàn)內(nèi)容一起審批。4.5.4文獻(xiàn)發(fā)放過程管理在文獻(xiàn)審批簽字結(jié)束后，按照已審批發(fā)放范圍核準(zhǔn)發(fā)放份數(shù)復(fù)印好文獻(xiàn)，并按照按本文4.3.2.1的規(guī)定蓋好“受控”章、“受控號(hào)”，填寫好“持有部門”；管理手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)文獻(xiàn)、法律法規(guī)等體系文獻(xiàn)以“體系文獻(xiàn)發(fā)放、回收登記表”建立發(fā)放、回收臺(tái)帳，并在文獻(xiàn)發(fā)放或回收時(shí)，進(jìn)行雙方交接簽字。臺(tái)帳按規(guī)定的保管期限予以保留或歸檔；其他內(nèi)部文獻(xiàn)（如企業(yè)文獻(xiàn)、部門文獻(xiàn)、會(huì)議紀(jì)要等）使用“文獻(xiàn)發(fā)放簽收簿”建立臺(tái)帳，并在文獻(xiàn)發(fā)放時(shí)，進(jìn)行雙方交接簽字。安全生產(chǎn)部應(yīng)妥善保留已經(jīng)審批的文獻(xiàn)原件。4.6文獻(xiàn)的使用與保管4.各部室、分企業(yè)對(duì)收到的文獻(xiàn)按照文獻(xiàn)類別分類建立收文臺(tái)帳。辦公室建立企業(yè)“受控文獻(xiàn)清單”，各使用部室、分企業(yè)建立“受控文獻(xiàn)清單”。保證所有文獻(xiàn)能被妥善保管，未經(jīng)安全生產(chǎn)部、管理者代表或企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，所有文獻(xiàn)不得對(duì)外提供。4.a.管理手冊(cè)、程序文獻(xiàn)初次發(fā)放后，針對(duì)文獻(xiàn)中的關(guān)鍵內(nèi)容對(duì)各部室、分企業(yè)主管人員進(jìn)行集中培訓(xùn)。各部室、分企業(yè)主管人員有針對(duì)性地組織本部門所有人員進(jìn)行貫徹實(shí)行前的培訓(xùn)。后來修改或換版，由各部室、分企業(yè)主管人員針對(duì)修改、變動(dòng)內(nèi)容實(shí)行培訓(xùn)、傳達(dá)；b.作業(yè)文獻(xiàn)原則上由文獻(xiàn)編制部門組織文獻(xiàn)內(nèi)容的培訓(xùn)，收文部室、分企業(yè)主管人員應(yīng)組織所有有關(guān)人員進(jìn)行詳細(xì)學(xué)習(xí)；c.企業(yè)文獻(xiàn)、部室文獻(xiàn)由各收文部室、分企業(yè)組織傳達(dá)或?qū)W習(xí)；d..生產(chǎn)工藝、原則、法律法規(guī)等由文獻(xiàn)編制或主管部室組織培訓(xùn)，收文部室、分企業(yè)應(yīng)組織所有有關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、掌握；e其他文獻(xiàn)如會(huì)議紀(jì)要、批辦的匯報(bào)或外來文獻(xiàn)承接等，由收文部室、分企業(yè)組織學(xué)習(xí)、承接。4.a.應(yīng)嚴(yán)格按文獻(xiàn)規(guī)定實(shí)行規(guī)定的、職責(zé)內(nèi)的各項(xiàng)管理活動(dòng)。有疑問時(shí)與文獻(xiàn)編制部室獲得聯(lián)絡(luò)，并按其權(quán)威解釋執(zhí)行；未經(jīng)書面容許，不得偏離文獻(xiàn)。b.按文獻(xiàn)規(guī)定檢查、督促規(guī)定活動(dòng)及規(guī)定的實(shí)行狀況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)組織整改。并對(duì)實(shí)行過程進(jìn)行指導(dǎo)，搜集文獻(xiàn)使用中的各類信息。4.7文獻(xiàn)有效性評(píng)審安全生產(chǎn)部每年年初組織體系文獻(xiàn)的主管部室、分企業(yè)對(duì)其主管的體系文獻(xiàn)實(shí)行一次系統(tǒng)性的合適性評(píng)審，并匯總評(píng)審成果，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不合適處根據(jù)規(guī)定進(jìn)行更新與修改（包括原則變更），文獻(xiàn)的合適性由管理者代組織評(píng)審。4.8文獻(xiàn)更改4.8.1安全生產(chǎn)部隨時(shí)搜集各有關(guān)部室、分企業(yè)對(duì)管理手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)文獻(xiàn)及有關(guān)登記表式等文獻(xiàn)的各類有效性評(píng)審意見，及時(shí)組織對(duì)文獻(xiàn)更改申請(qǐng)或提議進(jìn)行評(píng)價(jià)，確定修改方式；4.8.2安全生產(chǎn)部根據(jù)評(píng)價(jià)成果、有效評(píng)審成果的處置措施等，及時(shí)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行局部更改或換版，以符合實(shí)際狀況及有效執(zhí)行文獻(xiàn)的規(guī)定。4.8.3文獻(xiàn)的更改審批程序與原審批程序一致。4.8.4文獻(xiàn)更改告知單（文獻(xiàn)修改）、換版闡明（文獻(xiàn)換版）等形式明確闡明更改的內(nèi)容、理由以及審批者頒布更改生效日期等事項(xiàng)一同發(fā)放各使用文獻(xiàn)的部室、分企業(yè)。4.8.5文獻(xiàn)修改或換版后的發(fā)放范圍一般與原“受控”發(fā)放范圍一致，特殊狀況下的增減，由文獻(xiàn)編制部門提出，并經(jīng)安全生產(chǎn)部同意。4.8.6文獻(xiàn)修改或換版后，將作廢的文獻(xiàn)或文獻(xiàn)的修訂部分按如下規(guī)定收回：作廢文獻(xiàn)或文獻(xiàn)的修訂作廢部分，在發(fā)放新版或新修改部門文獻(xiàn)時(shí)，進(jìn)行回收，并做好回收記錄，保證在使用文獻(xiàn)的所有場(chǎng)所都使用有效的版本。4.8.7收回的作廢文獻(xiàn)按如下規(guī)定處置：回收的作廢文獻(xiàn)，由文獻(xiàn)的主管部門集中銷毀，并作好銷毀記錄。為法律或其他目的所需保留的任何作廢文獻(xiàn)和資料，由主管部門同意后，加蓋“作廢”章，防止誤用。4.9文獻(xiàn)的保留、歸檔4.9.1各部門設(shè)置兼職管理員，對(duì)本部門使用的體系文獻(xiàn)和資料實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，按規(guī)定期限保留或歸檔。4.9.2各文獻(xiàn)主管部門每季對(duì)各使用部門的文獻(xiàn)和資料進(jìn)行定期檢查，使之保持有效狀態(tài)。4.9.3管理手冊(cè)、程序文獻(xiàn)原件及多種規(guī)定歸檔的體系文獻(xiàn)、技術(shù)文獻(xiàn)和資料原件歸檔保留，辦公室每年終進(jìn)行歸檔并辦理有關(guān)手續(xù)。4.9.4設(shè)備檔案的建立和平常保管由資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)，每年終整頓編目后轉(zhuǎn)辦公室，由辦公室辦理歸檔手續(xù)。4.10文獻(xiàn)摘錄的管理規(guī)定4.10.1工作或生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)摘錄的體系文獻(xiàn),需注明原文獻(xiàn)的名稱、編號(hào)、版本號(hào)等，并保證摘錄內(nèi)容與原文獻(xiàn)一致。4.10.2文獻(xiàn)摘錄應(yīng)在公布前經(jīng)摘錄部室、分企業(yè)的主管領(lǐng)導(dǎo)審核、文獻(xiàn)編制部門的主管領(lǐng)導(dǎo)同意，以保證文獻(xiàn)內(nèi)容的對(duì)的性。4.10.3當(dāng)文獻(xiàn)摘錄的原文獻(xiàn)修改或換版后，應(yīng)及時(shí)對(duì)摘錄內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審確認(rèn)，當(dāng)與原文獻(xiàn)的有效版本內(nèi)容不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，并重新按4.10.2條款的規(guī)定審批。5有關(guān)文獻(xiàn)5.1XL/CX—03法律