基于excel的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

基于excel的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

會(huì)計(jì)是一門(mén)邊緣學(xué)科，集會(huì)計(jì)、管理、信息技術(shù)于一體。會(huì)計(jì)處理的大部分工作是對(duì)各種表格進(jìn)行加工、處理,而Excel是非常優(yōu)秀的電子表格軟件,它除了提供一般的電子表格、數(shù)據(jù)圖表功能外,還提供了各種管理和決策分析的功能。因此,使用Excel可以方便、準(zhǔn)確地處理日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。本文以此軟件為基礎(chǔ)探討了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì),并實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)處理子系統(tǒng)。1會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的可行性分析1.1會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)成本較高經(jīng)濟(jì)可行性要求從成本有效性角度評(píng)價(jià)一個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是否可行,因?yàn)闀?huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和購(gòu)買(mǎi),都是一種投資。對(duì)投資者來(lái)說(shuō),系統(tǒng)投入運(yùn)行后所取得的收益要大于開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)以及運(yùn)行系統(tǒng)的費(fèi)用,否則就沒(méi)有必要投資。目前市場(chǎng)上出售的用友軟件、金碟軟件等會(huì)計(jì)軟件和一些企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件,是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期編制和調(diào)試開(kāi)發(fā)出來(lái)的,雖然功能強(qiáng)大、運(yùn)行穩(wěn)定,但其購(gòu)買(mǎi)、實(shí)施和日常維護(hù)的費(fèi)用相當(dāng)高,因?yàn)檫@些軟件單機(jī)版的價(jià)格也要近萬(wàn)元左右,同時(shí)需要購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的硬件設(shè)備,在實(shí)施過(guò)程中要聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù),這些是小企業(yè)無(wú)法承擔(dān)的。與之相比,用Excel開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)開(kāi)發(fā)者要求不高,只需具備會(huì)計(jì)知識(shí)和Excel知識(shí)就可開(kāi)發(fā),比起編程開(kāi)發(fā)不需要高級(jí)的程序員、數(shù)據(jù)分析員等人才,可節(jié)省大量開(kāi)發(fā)費(fèi)用。此外,Excel對(duì)微機(jī)的配置要求較低,普通家用電腦上都能運(yùn)行Excel,因此在實(shí)施本會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)不必再購(gòu)買(mǎi)任何計(jì)算機(jī)設(shè)備,符合小公司的實(shí)際情況。1.2會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部資源配置操作可行性是指一個(gè)運(yùn)行中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在一定的條件下(如現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理模式,人員素質(zhì)及技能等)能否正常運(yùn)行,從而滿(mǎn)足企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。簡(jiǎn)單說(shuō),操作可行性就是要考慮會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是否可能在企業(yè)內(nèi)部順利實(shí)施,這方面的可行性分析在實(shí)際工作中經(jīng)常被忽視。目前市場(chǎng)上流行的一些通用財(cái)務(wù)軟件,雖然具有的功能模塊基本趨于穩(wěn)定,其處理流程也一般遵循一定的規(guī)律,但各個(gè)會(huì)計(jì)軟件為突出其特色,往往加強(qiáng)某些模塊的功能,或提供一些輔助性的功能。這些軟件所具有的功能小企業(yè)可能用不上,而小企業(yè)需要的功能軟件可能又沒(méi)有。會(huì)計(jì)軟件不能發(fā)揮它的長(zhǎng)處,反而增加了系統(tǒng)的復(fù)雜性,在運(yùn)行系統(tǒng)之前必須先對(duì)工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn),對(duì)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)和管理模式進(jìn)行調(diào)整,使系統(tǒng)的實(shí)施時(shí)間延長(zhǎng),而種種的改變對(duì)提高原系統(tǒng)的效率是沒(méi)必要的。Excel下開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)就是這樣的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),它能為用戶(hù)提供直觀的交互界面、方便的表格設(shè)計(jì)和美觀的輸出效果,理解和運(yùn)行該系統(tǒng)都比較容易。1.3利用財(cái)務(wù)植物進(jìn)行管理和決策技術(shù)可行性是指建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所需的技術(shù)當(dāng)前是否成熟、穩(wěn)定,會(huì)不會(huì)符合技術(shù)發(fā)展的潮流。MicrosoftExcel是Microsoft公司開(kāi)發(fā)的辦公軟件,是目前最佳的電子表格系統(tǒng)。Excel集萬(wàn)能的表格計(jì)算、豐富的圖形決策分析功能,Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工提煉的技術(shù),能夠有利地支持會(huì)計(jì)信息處理和管理決策。以及內(nèi)置的可使操作自動(dòng)化的VBA語(yǔ)言,特別可以通過(guò)“記錄”的方式將其功能轉(zhuǎn)化為VBA代碼的特有功能。而且所建立的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的一些宏代碼完全可以直接移植于其他會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。使得在其上建立信息系統(tǒng),即使對(duì)于非計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的人員而言也顯得十分容易。2如何在計(jì)算機(jī)環(huán)境中創(chuàng)建信息系統(tǒng)2.1資產(chǎn)報(bào)表和對(duì)于事數(shù)證明細(xì)賬的設(shè)計(jì)在Excel下實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),首先要制作基本的表格(包括科目表、憑證庫(kù)表、總賬表、明細(xì)賬表、資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表)?？颇勘戆颇烤幪?hào)和科目名稱(chēng)。憑證庫(kù)表包括日期、月份、憑證號(hào)、摘要、科目編碼、科目名稱(chēng)、借方金額和貸方金額。總賬表包括科目編碼、科目名稱(chēng)和年初余,然后分別設(shè)一月至十二月的借方金額、貸方金額和余額,每一個(gè)月的余額同時(shí)也是下一個(gè)月的期初余額,十二月的余額同時(shí)也作為年末余額。明細(xì)賬和憑證庫(kù)的字段結(jié)構(gòu)相同僅取消了月份。資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況對(duì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表進(jìn)行適當(dāng)修改。財(cái)務(wù)分析根據(jù)需要可自行設(shè)計(jì)和調(diào)整。2.2構(gòu)建基于基本表數(shù)據(jù)的連接2.2.1單次發(fā)生額提取首先打開(kāi)總賬表,在工具上單擊工具選擇條件求和,區(qū)域選擇憑證庫(kù)所有單元格然后單擊下一步。選擇月份=1,然后單擊添加條件,再選擇科目編碼=1001,再單擊添加條件,然后單擊下一步,選定D6單元格,單擊完成。這樣Excel會(huì)將憑證庫(kù)中月份為一月份科目編碼為1001的憑證借方發(fā)生額匯總到D6單元格,其他單元格同理。其次,選定F6單元格,輸入公式=C6+D6-E6,即一月余額等于年初余額加上一月借方發(fā)生額減去一月貸方發(fā)生額。其他單元格同理。2.2.2通過(guò)明細(xì)賬關(guān)聯(lián)憑證庫(kù)明細(xì)賬的數(shù)據(jù)可通過(guò)簡(jiǎn)單的公式直接從科目匯總表中得到。上文已述憑證庫(kù)和明細(xì)賬的結(jié)構(gòu)相同,因此完成二者之間的鏈接僅需要在明細(xì)賬相應(yīng)單元格中輸入公式=憑證庫(kù)相應(yīng)單元格即可完成,然后將公式復(fù)制到其他單元格。2.2.3計(jì)算的公式計(jì)算機(jī)編制報(bào)表和手工編制報(bào)表的方法是一樣的,不同之處在于計(jì)算機(jī)將經(jīng)常性反復(fù)性的計(jì)算通過(guò)EXCEL的公式來(lái)實(shí)現(xiàn),例如:報(bào)表中的貨幣資金等于總賬中的現(xiàn)金、銀行存款與其他貨幣資金之和,在計(jì)算機(jī)中我們?cè)谫Y產(chǎn)負(fù)債表中的貨幣資金期初余額單元格中輸入“=總賬!C6+總賬!C7+總賬!C8”即可實(shí)現(xiàn),其他項(xiàng)目的公式同理。2.2.4收入分析方法財(cái)務(wù)分析的數(shù)據(jù)來(lái)源比較復(fù)雜,有的來(lái)源于資產(chǎn)負(fù)債表,有的來(lái)源于利潤(rùn)表。根據(jù)財(cái)務(wù)分析公式編制。至此,我們已建立起會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)流程,在憑證庫(kù)中出現(xiàn)的憑證數(shù)據(jù)通過(guò)科目匯總表,再到總賬,最后被計(jì)算機(jī)自動(dòng)整理在會(huì)計(jì)報(bào)表中。2.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的其他實(shí)現(xiàn)插入一張工作表作為憑證錄入界面。這樣做一方面,可以對(duì)憑證庫(kù)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù),避免在憑證庫(kù)里直接錄入憑證操作人員可以對(duì)憑證庫(kù)的內(nèi)容和格式進(jìn)行任意的修改;另一方面,可以通過(guò)EXCEL函數(shù)功能,使填制憑證過(guò)程更加簡(jiǎn)潔方便。2.3.1按照會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的要求設(shè)計(jì)記賬憑證格式(方法略)。如圖:2.3.2會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)記賬憑證有一些特殊的要求,如判斷借、貸方的合計(jì)數(shù)是否相等,為了實(shí)現(xiàn)此功能,我們需要利用EXCEL函數(shù),首先在G12單元格中輸入“=SUM(G6:G11)”,這樣系統(tǒng)就能自動(dòng)合計(jì)出借方發(fā)生額,同理在I12中輸入“=SUM(I16:I11)”,在B12中輸入“IF(G12<>I12,“借貸不平”,“合計(jì):”)”,即如果G12不等于I12則顯示借貸不平,否則顯示合計(jì)。2.3.3科目名稱(chēng)的自動(dòng)生成:在向記賬憑證輸入數(shù)據(jù)時(shí),當(dāng)然可以一欄一欄地輸入,輸入科目編號(hào)后,再輸入科目名稱(chēng)。但如果輸入科目編號(hào)后能自動(dòng)產(chǎn)生科目名稱(chēng)顯然更好。這可以通過(guò)在“科目名稱(chēng)”欄內(nèi)定義EXCEL自定義函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。自定義函數(shù)KM的代碼為:2.3.4憑證填制完成后,我們需要將所填制的信息轉(zhuǎn)移到憑證庫(kù)里保存起來(lái),才能進(jìn)行各種會(huì)計(jì)處理。為此,我們需要在憑證錄入工作表中增加宏按扭(審核記賬),編輯宏程序如下:Sub審核記賬()3會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全配置3.1“保存”文件打開(kāi)“會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)專(zhuān)用文件”,選擇菜單文件欄“另存為”對(duì)話(huà)框。擊“選項(xiàng)”按扭,顯現(xiàn)“保存選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框。根據(jù)自己需要輸入密碼,加密后的文件當(dāng)用戶(hù)試圖打開(kāi)文件時(shí),必須輸入正確的密碼。否則,不能打開(kāi)文件。3.2工作表、工作表、工程和隱藏表3.2.1在工作表上保護(hù)工作表為了防止系統(tǒng)設(shè)置的專(zhuān)用工作表的內(nèi)容、對(duì)象和方案被修改,在工作表格式設(shè)計(jì)或程序中對(duì)需要保護(hù)的工作表的內(nèi)容、對(duì)象和方案進(jìn)行保護(hù)。點(diǎn)擊