2023新能源風(fēng)電工程項(xiàng)目文檔全過程控制與檔案整理規(guī)定

新能源風(fēng)電工程項(xiàng)目文檔全過程控制與檔案整理探討目錄基本概念收集范圍控制方法常見問題一二三四一、基本概念3

項(xiàng)目文件，是指項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、采購、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收、生產(chǎn)使用、監(jiān)理及科研全過程中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、實(shí)物等形式與載體的全部文件。所有參建方建設(shè)單位監(jiān)理單位總包、施工單位調(diào)試、運(yùn)營單位等文檔類型文本圖紙聲像：音視頻、照片實(shí)物一、基本概念—重要性4

項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)和保證；

評定工程質(zhì)量等級、竣工驗(yàn)收的重要支撐；

工程維修、改建、擴(kuò)建和事故處理的重要依據(jù)；

工程決算的重要根據(jù)；

企業(yè)實(shí)施知識管理的基礎(chǔ)和保障。一、基本概念—目標(biāo)501020304憑證與管理記錄建設(shè)過程，項(xiàng)目建設(shè)的原始性憑證；與項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目管理相輔相成。歸檔與移交嚴(yán)格執(zhí)行合同，在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔、移交高質(zhì)量的竣工檔案。信息資源與知識資產(chǎn)通過檔案記錄完整的項(xiàng)目建設(shè)過程，為企業(yè)積累信息資源和知識資產(chǎn)。達(dá)標(biāo)投產(chǎn)與創(chuàng)優(yōu)高分通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，為達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)提供有力支撐。一、基本概念6活動的產(chǎn)物真實(shí)性完整性及時性規(guī)范性階段性歸檔備查系統(tǒng)性成套性邏輯性安全性科學(xué)分類嚴(yán)謹(jǐn)組卷專業(yè)審查智慧平臺專業(yè)技術(shù)人員：保障體系檔案人員：保障體系7在項(xiàng)目管理的每一個階段到底產(chǎn)生哪些文件？目錄基本概念收集范圍控制方法常見問題一二三四二、收集范圍9項(xiàng)目建設(shè)設(shè)備儀器電力生產(chǎn)科學(xué)研究項(xiàng)目立項(xiàng)文件（核準(zhǔn)、可研、評估等）設(shè)計(jì)文件（設(shè)計(jì)資質(zhì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖、設(shè)計(jì)服務(wù)等）項(xiàng)目準(zhǔn)備文件（建設(shè)用地、招投標(biāo)、合同、開工準(zhǔn)備等）項(xiàng)目管理文件（項(xiàng)目責(zé)任書、人員任命、印章啟用、資金、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清單、項(xiàng)目劃分、施工進(jìn)度計(jì)劃、物資管理、安全管理等）施工文件（綜合類：人機(jī)料法環(huán)及各單位工程綜合類文件）

（單位工程類：風(fēng)力發(fā)電機(jī)組安裝工程、升壓站設(shè)備安裝調(diào)試工程、場內(nèi)電力線路工程、中控樓和升壓站建筑工程、交通工程等）監(jiān)理文件（施工監(jiān)理、設(shè)計(jì)監(jiān)理、設(shè)備監(jiān)造）試運(yùn)調(diào)試文件（單體調(diào)試、整套啟動試運(yùn)、試驗(yàn)文件）竣工文件（竣工交接、驗(yàn)收文件、工程總結(jié)、結(jié)算與決算、達(dá)標(biāo)與創(chuàng)優(yōu)、竣工圖）二、收集范圍10項(xiàng)目建設(shè)設(shè)備儀器電力生產(chǎn)科學(xué)研究設(shè)備總臺賬風(fēng)力發(fā)電機(jī)組：塔筒、機(jī)艙、葉輪、箱式變壓器、集中監(jiān)控系統(tǒng)變電站設(shè)備：變電站一次設(shè)備、變電站二次設(shè)備、通信及遠(yuǎn)動設(shè)備、直流系統(tǒng)及繼電保護(hù)其他系統(tǒng)設(shè)備：水工、采暖、通風(fēng)、消防、特種、試驗(yàn)用儀器儀表、專用工具等合格證、出廠質(zhì)量證明、使用說明書、試驗(yàn)報告、圖紙、安裝說明書、零部件清單、計(jì)算書等二、收集范圍11項(xiàng)目建設(shè)設(shè)備儀器電力生產(chǎn)科學(xué)研究電業(yè)業(yè)務(wù)許可證、接入電網(wǎng)許可等生產(chǎn)準(zhǔn)備：人員取證、單位資質(zhì)、大綱、培訓(xùn)等觀測與監(jiān)測安全管理生產(chǎn)運(yùn)行：運(yùn)行記錄、日志、統(tǒng)計(jì)、兩票、事故等；發(fā)電記錄；調(diào)度日志；運(yùn)行技術(shù)文件；設(shè)備缺陷管理生產(chǎn)技術(shù)：指標(biāo)分析、運(yùn)行系統(tǒng)圖、并網(wǎng)安全評價、規(guī)程等物資管理技改與檢修12如何做到及時性、規(guī)范性？目錄基本概念收集范圍控制方法常見問題一二三四三、控制方法理念：改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，向文件全過程控制轉(zhuǎn)移檔案管理模式文件控制模式

轉(zhuǎn)移檔案(靜態(tài))被動接收文件(動態(tài))主動控制實(shí)現(xiàn)被動接受向主動控制轉(zhuǎn)移、檔案整理向文件控制轉(zhuǎn)移過程控制文件同步、完整、規(guī)范，保證文件質(zhì)量過程控制實(shí)現(xiàn)與項(xiàng)目管理相互融合、互推互助檔案整理與過程控制同步進(jìn)行，持續(xù)糾偏與改進(jìn)，保證檔案質(zhì)量案卷件三、控制方法各單位配備專/兼職檔案人員集中統(tǒng)一管理：檔案人員上崗證全過程控制節(jié)點(diǎn)主要節(jié)點(diǎn)前端介入：納入招標(biāo)、合同管理與工程建設(shè)融合：

以工程促文件與費(fèi)用管理融合：

以費(fèi)用控文件集中統(tǒng)一管理三、控制方法①前段介入：納入招標(biāo)、合同管理

招標(biāo)階段中招標(biāo)文件編制是文檔控制的第一節(jié)點(diǎn)。對項(xiàng)目文檔管理的各項(xiàng)要求和標(biāo)準(zhǔn)納入其中，在招標(biāo)文件以及合同文件中明確規(guī)定：（1）文檔管理人員的專業(yè)素質(zhì)，保證整體文檔管理水平和能力。

（2）本工程依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

（3）項(xiàng)目文檔收集的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，保證文件的完整性。

（4）過程控制程序，保證文檔過程管理有序。

（5）竣工移交的時間、份數(shù)以及要求

（6）聲像文件的收集和整理要求，保證聲像文件的完整。

（7）檢查和考核細(xì)則，更直接的保證文件的有效管理等。三、控制方法②以工程建設(shè)融合：以工程促文件首選，切實(shí)做到追溯相關(guān)文件制衡施工進(jìn)展與質(zhì)量。例如，開工條件檢查表、驗(yàn)收條件檢查表等。三、控制方法②以工程建設(shè)融合：以工程促文件其次，文件管理納入工程管理日?；顒又?，以工程促文件。例如：納入質(zhì)量月活動、納入月度生產(chǎn)會制度中、納入各類提升活動中等，事半功倍。三、控制方法③與費(fèi)用管理融合：以費(fèi)用控文件首先，編制《項(xiàng)目技術(shù)文件與資料考核管理規(guī)定》，加強(qiáng)管控力度。三、控制方法③與費(fèi)用管理融合：以費(fèi)用控文件其次，獎懲并行?？己思为勅⒖刂品椒?xiàng)目代碼文檔人員資質(zhì)檔案技術(shù)清單檔案計(jì)劃、制度監(jiān)理單位審核、建設(shè)單位審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)統(tǒng)一分配：例如石埠子F001文檔管理月報三、控制方法—規(guī)范性22在形成階段明確要求

（一）項(xiàng)目文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽章手續(xù)完備；其內(nèi)容真實(shí)、可靠，與工程實(shí)際相符合。

（二）項(xiàng)目文件應(yīng)為原件或具有憑證作用的文件，因故無原件歸檔的合法性、依據(jù)性、憑證性等永久保存的文件，提供單位應(yīng)在復(fù)制件上加蓋公章。

（三）易褪變的文件應(yīng)復(fù)印一份與原件一并保存。

（四）已破損的文件應(yīng)及時修裱。三、控制方法—規(guī)范性23文件的簽署●未審批完畢即歸檔●簽章手續(xù)不完備●代簽、漏簽●無簽署日期等三、控制方法—規(guī)范性三、控制方法—規(guī)范性參建單位無代表簽字，只加蓋公章三、控制方法—規(guī)范性無簽署意見三、控制方法—規(guī)范性無簽署日期三、控制方法—規(guī)范性三、控制方法—規(guī)范性項(xiàng)目文件應(yīng)為原件，因故無原件歸檔的合法性、依據(jù)性、憑證性等永久保存的文件，提供單位應(yīng)在復(fù)印件上加蓋公章30活動的產(chǎn)物真實(shí)性完整性及時性規(guī)范性階段性歸檔備查系統(tǒng)性成套性邏輯性安全性科學(xué)分類嚴(yán)謹(jǐn)組卷專業(yè)審查智慧平臺31整理組卷裝訂單份單面文件粘貼時，用白乳膠全部粘貼于A4紙張正中間位置；多份文件粘貼于一張A4紙時，左側(cè)預(yù)留裝訂線及檔號章位置，從上到下或從左到右依次有序粘貼，文件相互之間不能覆蓋、重疊，同時，在本頁空白處標(biāo)注：本頁共有N份（文種）。32整理組卷裝訂雙面文件粘貼時，用白乳膠將文件一側(cè)粘貼于A4紙張正中間位置，粘貼后不得影響文件背面查看及正常使用。33整理組卷裝訂成冊文件粘貼于A4紙張中下方，粘貼時只需將文件一側(cè)粘貼于紙張上，粘貼后不得影響文件背面查看及正常使用。34整理組卷裝訂三孔一線強(qiáng)調(diào)35照片檔案強(qiáng)調(diào)36電子檔案目錄基本概念收集范圍控制方法常見問題一二三四四、常見問題38四、常見問題39四、常見問題40四、常見問題41四、常見問題42四、常見問題43四、常見問題44四、常見問題45

資質(zhì)過期四、常見問題46同一項(xiàng)目文件編號不統(tǒng)一四、常見問題47文件中如需寫支持性資料的，需注明具體文件編號，不能籠統(tǒng)的寫“見焊接工藝評定”四、常見問題48注明以下空白、或加蓋以下空白章四、常見問題49注意立卷單位與文件責(zé)任者的區(qū)別文件責(zé)任者是文件形成的單位；立卷單位是文件整理組卷單位。常用法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)50編號標(biāo)準(zhǔn)名稱標(biāo)準(zhǔn)號/文號替代標(biāo)準(zhǔn)1電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T18894-2016GB/T18894-20022建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328-2014GB/T50328-20013技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法GB/T10609.3-20094科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T11822-20085照片檔案管理規(guī)范GB/T11821-20026數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T50-20147檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識規(guī)范DA/T52-20148