公司行政接待工作操作手冊附圖

XXXXXXXXX企業(yè)行政接待工作操作手冊一、目的為樹立企業(yè)良好形象，擴大企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)省、對口接待，嚴(yán)格原則，統(tǒng)一管理”的原則。二、范圍本原則合用于企業(yè)多種對外接待工作和各部門。三、管理行政后勤部為企業(yè)接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，確定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)有關(guān)部門貫徹接待任務(wù)，提供后勤保障；企業(yè)各部門在接到重要來訪預(yù)約后，可報行政后勤部，并協(xié)助確定接待計劃，需企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面、行政后勤部協(xié)調(diào)的重要接待，一般狀況下應(yīng)提前2天告知行政后勤部。行政后勤部在一天內(nèi)負(fù)責(zé)確定接待計劃并與發(fā)起部門會商同意。四、計劃與準(zhǔn)備1、行政后勤部在接到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)告知或有關(guān)部門來訪預(yù)約時，對來賓接待，應(yīng)理解來賓基本狀況：來賓職務(wù)、來訪詳細(xì)時間、人數(shù)、生活習(xí)慣、當(dāng)?shù)囟毫羧掌凇⒛康暮鸵?guī)定等。在這基礎(chǔ)上確定接待計劃，排出《行程計劃單》，酌情安排接待原則。2、行政后勤部根據(jù)來賓狀況按計劃告知參與會面的領(lǐng)導(dǎo)、陪伴人員、貫徹會面時間及場所。3、行政后勤部根據(jù)來賓狀況提前按接待原則預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐原則；需住宿的應(yīng)提前按接待原則預(yù)約好來賓下榻酒店。4、行政后勤部根據(jù)擬接待來賓的等級分類及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定計劃安排接待工作事項，包括：來賓用餐、入住酒店、車輛、游覽路線、購物商場、娛樂項目等等。5、如接待行程安排波及會議或會談，由行政后勤部負(fù)責(zé)提前做好有關(guān)準(zhǔn)備工作：①保證企業(yè)環(huán)境、會議室、洗手間清潔、室溫適度；②視詳細(xì)狀況準(zhǔn)備及擺放企業(yè)簡介或宣傳冊、會議文獻(xiàn)資料、紙筆、文獻(xiàn)袋、水果、香煙及茶水杯等；③根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)或來賓臺簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備；④一般安排在企業(yè)會議室進(jìn)行，如需安排在企業(yè)外場所進(jìn)行的，來訪對應(yīng)部門按照《企業(yè)會議管理規(guī)定》提前2天報行政后勤部。6、行政后勤部根據(jù)狀況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好。車輛駕駛?cè)藛T由行政后勤部協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、如有需要行政后勤部應(yīng)根據(jù)狀況提前為客戶購置或預(yù)訂車票及機票。8、現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人為全程陪伴客戶的現(xiàn)場負(fù)責(zé)任，應(yīng)按照行程計劃單所列的事項向第一負(fù)責(zé)人，如行政（副）總監(jiān)或董事會秘書，匯報每一階段接待貫徹狀況及存在問題，協(xié)調(diào)處理方案報第一負(fù)責(zé)人。五、接待原則1、一級接待原則：一級接待來賓應(yīng)為：副處級及以上政府領(lǐng)導(dǎo)；學(xué)校、科研院所專家、專家；中介機構(gòu)重要負(fù)責(zé)人；或企業(yè)認(rèn)定為尤其重要客戶、合作伙伴等；隨行人員或直系親屬等。全程陪伴人員：董事會秘書或行政（副）總監(jiān)、行政后勤部工作人員。⑴迎接：行政（副）總監(jiān)、行政后勤部部長在機場、車站出口迎接；董事長、董事會秘書、分管副總或總監(jiān)在企業(yè)樓下迎接；⑵參觀：分管副總或總監(jiān)、行政后勤部部長陪伴，由分管副總或總監(jiān)沿途簡介企業(yè)基本狀況以及抵達(dá)項參觀地點后詳細(xì)簡介有關(guān)事項的信息；⑶座談：參照本手冊第四條第5點規(guī)定執(zhí)行；⑷用餐原則：消費控制在元左右/桌（10～12人）；酒水、香煙應(yīng)按照禮品領(lǐng)用管理向行政后勤部提前領(lǐng)用；⑸下榻賓館原則：行政后勤部根據(jù)狀況預(yù)定四星級以上（含四星級）及同等類型酒店單間；⑹行政后勤部根據(jù)狀況、來賓意愿和愛好提前安排制定旅行社計劃湖南省內(nèi)參觀游覽路線。7、行政后勤部根據(jù)領(lǐng)用企業(yè)已儲備的禮節(jié)性禮品一般不超過1000元/份；如需要購置的按照《業(yè)務(wù)費用管理措施》提前2天向行政后勤部報批，并有行政后勤部統(tǒng)一購置；8、車輛：人數(shù)在兩人以內(nèi)的安排轎車迎接；兩人以上的安排7座商務(wù)車；由行政后勤部指派駕齡超過5年的司機。如企業(yè)車輛在當(dāng)時無法到位滿足需要行政后勤部負(fù)責(zé)外借車輛或者向指定旅行社租用車輛；9、送往：由行政（副）總監(jiān)、董事會秘書、行政部經(jīng)理陪伴來賓到機場、車站送行，行政經(jīng)理應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)并辦理好登機或等車票證，協(xié)助來賓辦理好行李托運手續(xù)；待來賓入閘后，送行人員方可離開。尤其重要來賓需要安排頭等等待室的，應(yīng)至少提前3個小時告知行政后勤部；2、二級原則：二級接待來賓應(yīng)為：處級以上副廳級如下政府、學(xué)校、科研院所、事業(yè)、企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)；或企業(yè)認(rèn)定為重要客戶的重要負(fù)負(fù)責(zé)人或重要部門負(fù)責(zé)人等。陪伴人員：行政后勤部經(jīng)理、有關(guān)部門經(jīng)理1、迎接：由行政后勤部人員到企業(yè)駐地門口迎接，引導(dǎo)來賓。2、參觀：行政后勤部經(jīng)理、有關(guān)部門經(jīng)理陪伴，由行政后勤部經(jīng)理沿途簡介企業(yè)基本狀況以及抵達(dá)項目地后詳細(xì)簡介項目的有關(guān)信息。3、座談：企業(yè)人員保證企業(yè)環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將企業(yè)簡介或有關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐原則：消費控制在1000元左右/頓；酒水、香煙應(yīng)按照禮品領(lǐng)用管理向行政后勤部提前領(lǐng)用；5、下榻賓館原則：行政后勤部根據(jù)狀況預(yù)定四星級或同等類型酒店；6、行政后勤部領(lǐng)用禮節(jié)性禮品，原則不超過500元。7、行政后勤部根據(jù)狀況、來賓意愿和愛好提前安排周圍參觀游覽路線。8、送往：行政部經(jīng)理陪伴來賓到機場、車站送行，行政經(jīng)理應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)并辦理好登機或等車票證，協(xié)助來賓辦理好行李托運手續(xù)；待來賓入閘后，送行人員方可離開。尤其重要來賓需要安排頭等等待室的，應(yīng)至少提前3個小時告知行政后勤部；10、二級接待的來回交通費由來賓承擔(dān)；住宿費用及游覽計劃費用由企業(yè)承擔(dān)。三級原則：三級接待來賓應(yīng)為：處級如下政府、學(xué)校、科研院所、事業(yè)、企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)；或企業(yè)認(rèn)定為一般客戶的重要負(fù)負(fù)責(zé)人等。陪伴人員：有關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員1、迎接：有有關(guān)部門一般員工到場迎接；2、用餐原則為：500元以內(nèi)/頓；3、住宿為三星級或同等類型酒店。4、三級級接待可由行政部安排200元原則禮品；5、送往：由有關(guān)部門一般員工同來賓到機場、車站送行，陪伴人員應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)并辦理好登機或等車票證，協(xié)助來賓辦理好行李托運手續(xù)；待來賓入閘后，送行人員方可離開。6、車輛：由申報部門向行政后勤部按照車輛管理規(guī)定使用企業(yè)工勤車輛；7、三級接待住宿費一般由客戶承擔(dān)，經(jīng)申報部門主管副總經(jīng)理同意可報銷住宿費用。四級原則：四級接待來賓應(yīng)為：非企業(yè)在冊企業(yè)客戶及其關(guān)系人、總經(jīng)理室組員的一般關(guān)系人等。四級接待不設(shè)接送及招待環(huán)節(jié)。行政后勤部可按申報部門規(guī)定協(xié)助預(yù)訂交通工具票證、聯(lián)絡(luò)酒店及旅行社。六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時:提前等待與企業(yè)門口或車站機場，接待人員引見簡介主賓時，要注意次序。注意把握迎候時間，提前等待于迎接地點，接待人員引見簡介主賓時，要注意次序（遵守簡介時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先簡介主人，后簡介客人；先簡介職務(wù)低者，后簡介職務(wù)高者；先簡介男士、后簡介女士；先簡介晚輩、后簡介長輩；先簡介個人，后簡介集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一種，則為其雙方進(jìn)行簡介時，要先簡介主人一方，后簡介來賓一方。不過在簡介各方人士時，一般應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高下，依次而行。來訪時主人先伸手表達(dá)歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為程度，初次會面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。簡介時就把身份、地位低的一方簡介給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：一般走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進(jìn)電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至企業(yè)門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。七、注意事項接待中波及機要事務(wù)、秘密文獻(xiàn)、重要會議，要尤其注意保密，接待中既要純熟簡介企業(yè)狀況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守我司商業(yè)機密，對不適宜攝影攝像的場所，應(yīng)向參觀人員闡明。安排一級及二級接待應(yīng)提前指定全程陪伴人員作為現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人，如無特殊狀況不得離場，因故離場的應(yīng)立即更換現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人，保證一二級接待全程皆有現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人。八、信息反饋現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人應(yīng)及時安照行程計劃表匯報時間，向第一負(fù)責(zé)人匯報行程進(jìn)展?fàn)顩r，并負(fù)責(zé)撰寫接待狀況簡報報企業(yè)總經(jīng)理室。九、商務(wù)接待中的座次安排1、有關(guān)宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按一般宴席掌握，假如場景有特殊原因，應(yīng)視情而定。圖圖1中餐桌座次安排示意圖圖圖2西餐桌座次安排示意圖2、典禮的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。3、有關(guān)乘車的座次安排（商務(wù)車參照）

小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（假如后排乘坐三人，則3號座