檔案管理培訓(xùn)PPT

檔案管理培訓(xùn)PPT第一章你知道什么是檔案嗎2021/7/172一、從結(jié)繩記事到電子文檔（一）檔案的起源：1.“結(jié)繩記事”

2021/7/173

中國(guó)自古就有結(jié)繩記事的記載2021/7/174刻木記事/圖中表示三個(gè)人日?qǐng)A會(huì)面和三包禮品2021/7/1752.文字說(shuō)持這種觀點(diǎn)的學(xué)者認(rèn)為：檔案與文字是同時(shí)產(chǎn)生的。當(dāng)人們第一次用文字來(lái)記錄和交流信息時(shí)，檔案也就出現(xiàn)了。3.國(guó)家說(shuō)持這種觀點(diǎn)的學(xué)者認(rèn)為：檔案起源于國(guó)家出現(xiàn)之后。當(dāng)國(guó)家第一次用以進(jìn)行階級(jí)統(tǒng)治和國(guó)家管理的文件被有意識(shí)地保存起來(lái)時(shí)，檔案就出現(xiàn)了。思考：

2021/7/176（二）多種多樣的檔案形式陶文檔案產(chǎn)生時(shí)間：新石器時(shí)代晚期，距今5000年左右特點(diǎn)：記錄在陶器上的記事符號(hào)2021/7/177甲骨檔案產(chǎn)生時(shí)間：商周時(shí)期，距今3000多年。特點(diǎn)：記載內(nèi)容翔實(shí)，保存完整，已達(dá)到一定水平。2021/7/1782021/7/1792021/7/1710金石檔案

金文檔案產(chǎn)生時(shí)間：始于商代特點(diǎn)：是鑄刻在金屬鼎器上的一種銘文，也稱鐘鼎文，古人稱銅為金，所以又稱為金文。堅(jiān)固耐久，但比較笨重。石刻檔案產(chǎn)生時(shí)間：殷代特點(diǎn)：流傳久遠(yuǎn)，始于殷代，東周以后逐漸增多，秦漢以后大量出現(xiàn)，直到明清、民國(guó)仍有所見(jiàn)，保留了很多歷史資料。2021/7/17112021/7/17122021/7/17132021/7/17142021/7/17152021/7/17162021/7/1717簡(jiǎn)牘檔案產(chǎn)生時(shí)間：商周特點(diǎn)：書寫在竹片或木板上2021/7/17182021/7/1719縑帛檔案產(chǎn)生時(shí)間：幾乎與簡(jiǎn)牘檔案同時(shí)產(chǎn)生。特點(diǎn)：輕便，便于傳遞，但造價(jià)昂貴。2021/7/17202021/7/1721紙質(zhì)檔案產(chǎn)生時(shí)間：漢代特點(diǎn)：書寫方便，便于傳遞和保存，造價(jià)低廉。2021/7/17222021/7/17232021/7/1724現(xiàn)代載體檔案產(chǎn)生時(shí)間：近現(xiàn)代以來(lái)特點(diǎn)：存儲(chǔ)容量大，所需空間小，便于長(zhǎng)期保存。

鄧小平、王震1986年在桂林游覽漓江2021/7/1725一九四五年八月二十八日，毛澤東、周恩來(lái)等在重慶機(jī)場(chǎng)2021/7/17262021/7/1727（三）檔案名稱的演變與沿革最早：“典”和“冊(cè)”周代：“中”商周：“簡(jiǎn)”、“牘”、“簡(jiǎn)策”、“簡(jiǎn)牘”、“簡(jiǎn)書”、“帛書”、“竹帛”等。漢唐：“文案”、“案牘”。2021/7/1728“檔案”一詞，初見(jiàn)于清代。A、順治十八年（1661年）的官府文書中，有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”。B、康熙十九年（1680年）“起居注”：“上問(wèn)馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無(wú)檔案。”檔，《康熙字典》：橫木框檔。案，《說(shuō)文解字》：幾屬。2021/7/1729二、走出概念認(rèn)識(shí)的誤區(qū)誤區(qū)一：圖書、報(bào)刊、資料就是檔案2021/7/1730原始記錄性是區(qū)別檔案與圖書、報(bào)刊、資料的依據(jù)2021/7/1731誤區(qū)之二：文件＝檔案2021/7/1732文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。2021/7/1733文件轉(zhuǎn)化為檔案必須具備三個(gè)條件1.辦理完畢的文件才歸入檔案文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。2021/7/17342.對(duì)日后工作有參考利用價(jià)值的文件3.按一定規(guī)律集中保存的文件最終才能成為檔案文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。2021/7/1735檔案的定義檔案是處理完畢、具有參考價(jià)值的、集中保存起來(lái)的歷史記錄。檔案法上的定義第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

2021/7/17362021/7/17372021/7/17382021/7/17392021/7/17402021/7/1741三、檔案就是廢紙一張嗎？2021/7/17421.檔案的基本作用憑證作用參考作用2021/7/1743明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬:"今世賴之以知古，后世賴之以知今者也"（《明實(shí)錄》）

郭沫若《題贈(zèng)檔案館》

前事不忘后事師，自來(lái)墳典萃先知。

猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽(tīng)誦詩(shī)。

國(guó)步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。

上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬(wàn)枝。

2021/7/17442021/7/17452.檔案的主要作用機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)政治斗爭(zhēng)的必要工具科學(xué)研究的可靠資料宣傳教育的生動(dòng)素材檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說(shuō)明歷史上的某些事實(shí)，作為證實(shí)國(guó)家、集體和個(gè)人正當(dāng)利益的書面文件。

2021/7/17463.檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性檔案對(duì)機(jī)關(guān)的作用和社會(huì)作用的雙重性檔案機(jī)密性的遞減律檔案科學(xué)文化作用的遞增律實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件

A、受社會(huì)發(fā)展水平的限制

B、受公眾對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制

C、受檔案管理水平的限制2021/7/1747四、檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì)1.內(nèi)容六環(huán)節(jié)之說(shuō)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。八環(huán)節(jié)之說(shuō)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用、檢索、編研2021/7/17482.性質(zhì)檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作

A、檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作

B、是某種管理工作的組成部分

C、是專門管理檔案的科學(xué)性工作檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作2021/7/1749第二章邁出堅(jiān)實(shí)的第一步：

做好檔案的收集工作2021/7/1750一、平日做個(gè)有心人——做好文書立卷工作（一）立卷對(duì)文書工作和檔案工作的意義1.保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用2.保護(hù)文件的完整與安全，便是保管2021/7/1751兩種不該有的聲音第一種聲音：“這不是我的工作”。第二種聲音：“到時(shí)候再說(shuō)吧”。2021/7/1752(二）科學(xué)立卷的方法好的立卷方法要滿足兩種基本要求保持文件之間的聯(lián)系便于保管和利用2021/7/1753

1.按問(wèn)題特征立卷問(wèn)題特征——指的是文件內(nèi)容所反映的事件、人物、事物、問(wèn)題或工作性質(zhì)。所謂按問(wèn)題特征立卷，就是將反映同一事件、人物、事物、問(wèn)題、工作性質(zhì)的文件組合在一起立卷。特點(diǎn)：保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映出一個(gè)問(wèn)題處理的全貌，便于查找。2021/7/1754例如：關(guān)于撤銷×××經(jīng)理職務(wù)的文件材料

——同一人物關(guān)于購(gòu)買×××設(shè)備的文件材料

——同一事物關(guān)于評(píng)定工資問(wèn)題的文件材料

——同一問(wèn)題關(guān)于宣傳工件的文件材料

——同一性質(zhì)工作2021/7/1755注意：有些文件是不適合、不便于按問(wèn)題特征立卷的，例如：一次會(huì)議的文件，不能按問(wèn)題拆開(kāi)，插入其他有關(guān)這個(gè)問(wèn)題的發(fā)件中去。2021/7/17562.按時(shí)間特征立卷時(shí)間特征——指文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間和文件形成的時(shí)間所謂按時(shí)間特征立卷，就是將屬于同一時(shí)間（如同一年度或同一季度、同一月份，或上半年、下半年等）的文件集中立卷。特點(diǎn)：可以反映出企業(yè)不同時(shí)期的工作特點(diǎn)，便于查找企業(yè)在不同發(fā)展階段的工作面貌。2021/7/1757例如：

××公司2002年上半年會(huì)議記錄

××廠2001年第一季度工業(yè)生產(chǎn)情況統(tǒng)計(jì)表2021/7/1758按時(shí)間特征立卷的幾種情況(1)一般文件放在寫成年立卷。如果是年末起草，在次年初批準(zhǔn)、通過(guò)和發(fā)出的，可放在批準(zhǔn)、通過(guò)的年度立卷。(2)年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算、決算等時(shí)間針對(duì)性很強(qiáng)的文件，一般放在所針對(duì)的年度立卷。跨年度的或多年計(jì)劃，放在開(kāi)始的年度立卷；跨年度或多年的總結(jié)，放在最后的年度立卷。2021/7/1759(3)總結(jié)和計(jì)劃放在一的文件，應(yīng)視文件內(nèi)容的主次和中心來(lái)定。如《2001年工作總結(jié)與2002年的工作要點(diǎn)》(4)經(jīng)過(guò)跨年度辦理完畢的文件，可放在處理的主要年度或放在辦結(jié)的一年立卷。(5)為某項(xiàng)工作或某次會(huì)議收集的在關(guān)材料，不按文件原來(lái)的寫成年度或內(nèi)容針對(duì)年度立卷，而應(yīng)放在使用年度。2021/7/17603.按名稱特征立卷名稱特征——指文種的名稱。所謂按名稱特征立卷，就是把名稱相同的文件集中立卷。特點(diǎn)：可以適當(dāng)區(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值。如：“工作計(jì)劃”“工作總結(jié)”“批復(fù)”“函”2021/7/17614.按作者特征立卷作者特征——指制發(fā)文件的單位。所謂按作者特征立卷，就是將同一作者的文件集中立卷。特點(diǎn)：由于作者的地位和職能不同，按作者特征立卷也可以適當(dāng)?shù)貐^(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值。如：“組織部”、“工會(huì)”、“xx同志題詞”

2021/7/17625.按通訊者特征立卷通訊者特征——有文書往來(lái)的雙方。所謂按通訊者特征立卷，就是將本單位與某一單位之間，雙方就某一問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的來(lái)往文書，集中進(jìn)行立卷。如“請(qǐng)示與批復(fù)”、“去函與復(fù)函”

2021/7/17636.按地區(qū)特征立卷地區(qū)特征——又叫地理特征，指的是文件內(nèi)容與涉及的地區(qū)。所謂按地區(qū)特征立卷，就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中立卷。特點(diǎn)：便于反映該地區(qū)的工作情況或有關(guān)該地區(qū)問(wèn)題的處理。如：按省、市、縣、鄉(xiāng)、村等。

2021/7/17647.結(jié)合運(yùn)用“六個(gè)特征”組卷例如：xxx公司2000年各季度銷售情況的統(tǒng)計(jì)表基本方法：先抓住這一部分的主要特征（共同點(diǎn)），然后再根據(jù)文件數(shù)量多少、保存價(jià)值、文件之間的聯(lián)系等方面情況，結(jié)合其他特征細(xì)分。8.適當(dāng)照顧文件材料的保存價(jià)值組卷2021/7/17652021/7/17662021/7/17672021/7/17682021/7/1769二、歸檔——檔案工作的起點(diǎn)1.歸檔——文書部門或業(yè)務(wù)部門將文件整理立卷后，按照規(guī)定的時(shí)間移交給檔案室集中保管。2021/7/17702.歸檔范圍(1)需要立卷歸檔的文件材料凡是本單位在工作活動(dòng)中形成的，經(jīng)過(guò)辦理完畢的，具有查考利用價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、以及編制的圖表、簿冊(cè)、有關(guān)的照片等文件和材料，均需立卷歸檔保存。2021/7/1771(2)不需要立卷歸檔的文件材料重份文件無(wú)查證利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件僅供參考、參閱、征求意見(jiàn)，不需要辦理的文件未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議討論通過(guò)的未定稿文件、未生效文件一般文件的歷次修改稿2021/7/17722021/7/17732021/7/17742021/7/17752021/7/17762021/7/17772021/7/17783.歸檔時(shí)間

第二年上半年4.案卷整理案卷整理的具體內(nèi)容2021/7/1779(1)調(diào)整立卷檢查卷內(nèi)文件成分檢查卷內(nèi)文件聯(lián)系檢查卷內(nèi)文件保存價(jià)值檢查卷內(nèi)文件數(shù)量注意：一個(gè)案卷一般200頁(yè)左右為宜。一般不能少于40頁(yè)。2021/7/1780(2)擬定案卷標(biāo)題A.案卷標(biāo)題應(yīng)具備的條件文字上簡(jiǎn)練通順，概括準(zhǔn)確。避免過(guò)于抽象或堆砌文件標(biāo)題基本結(jié)構(gòu)力求完整，合乎語(yǔ)法，標(biāo)點(diǎn)正確。B.案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)（地區(qū)）作者（通訊者）——（時(shí)間）——（地區(qū)）問(wèn)題——名稱2021/7/1781例如：總公司

對(duì)×××分公司

2002年財(cái)務(wù)決算的批復(fù)（作者）

（問(wèn)題）（時(shí)間）（名稱）（組卷特征：作者、時(shí)間、問(wèn)題、名稱）×××建筑公司的施工計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)與總結(jié)

（作者）

（問(wèn)題）

（名稱）（組卷特征：同類型作者、問(wèn)題、名稱）2021/7/1782本公司與×××公司關(guān)于×××投資項(xiàng)目的來(lái)往文書

（通訊者）

（問(wèn)題）

（名稱）

（組卷特征：通訊者、問(wèn)題、名稱）2021/7/17832021/7/1784(3)卷內(nèi)文件的排列、編號(hào)排列方法：可按時(shí)間、問(wèn)題、地區(qū)、作者、通訊者、名稱、重要程度、人名的姓氏筆畫或拼音字母的順序等。2021/7/1785編號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫張?zhí)柧幪?hào)的位置：左側(cè)裝訂的案卷可編在右上角。編號(hào)后，發(fā)現(xiàn)有編錯(cuò)、編漏、編重頁(yè)時(shí)，補(bǔ)救的辦法：如：第12頁(yè)后編漏一頁(yè)跳到14頁(yè)，可將第12頁(yè)改為12～13頁(yè)（在備考表中注明第12、13頁(yè)為一頁(yè)）；如第12頁(yè)重編，可改為第12（1）、第12（2）頁(yè)（在備考表中注明第12頁(yè)共兩頁(yè)）。2021/7/1786(4)填寫卷內(nèi)目錄與備考表卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目有：順序號(hào)作者發(fā)文號(hào)文件標(biāo)題文件日期所在張?zhí)杺渥?021/7/1787卷內(nèi)文件目錄式樣：

卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)文件作者發(fā)文號(hào)文件標(biāo)題日期所在張?zhí)杺渥?021/7/17882021/7/1789卷內(nèi)備考表本卷情況說(shuō)明：

立卷人：檢查人：立卷時(shí)間：2021/7/17902021/7/1791(5)填寫案卷封皮與裝訂A.案卷封皮項(xiàng)目的填寫機(jī)構(gòu)名稱（全稱）案卷標(biāo)題卷內(nèi)文件張數(shù)年度日期保管期限全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)B.案卷的裝訂2021/7/17922021/7/1793第三章檔案的整理工作2021/7/1794一、認(rèn)識(shí)一個(gè)全新的朋友——全宗1.什么是全宗？所謂全宗，就是一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。2021/7/17952.全宗構(gòu)成者的條件全宗構(gòu)成者又叫立檔單位，構(gòu)成立檔單位的條件有三條：一是能夠獨(dú)立行使職權(quán)，能夠以自己的名義對(duì)外行文；二是能夠獨(dú)立核算財(cái)物，是一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)單位，自己可以編制并確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；三是具有一定的人事任免權(quán)，設(shè)有人事管理機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT人員。2021/7/1796全宗和案卷、文件的關(guān)系2021/7/17972021/7/1798二、整理工作的第一道工序——分類1.分類的一般方法(1)按文件的來(lái)源分組織機(jī)構(gòu)分類法作者分類法：即按成文單位和個(gè)人分類通訊者分類法：即按與立檔單位有來(lái)往通訊關(guān)系的單位或個(gè)人分類。2021/7/1799(2)按文件形成時(shí)間分類年度分類法時(shí)期（或時(shí)代、階段）分類法：即按立檔單位發(fā)展過(guò)程中所處的不同時(shí)期分類。2021/7/17100(3)按文件的內(nèi)容分類問(wèn)題分類法實(shí)物分類法：即按文件內(nèi)容涉及的實(shí)物分類地理分類法：即按文件內(nèi)容涉及的地區(qū)分類2021/7/17101(4)按文件的形式分類按文件種類（名稱）分類，如會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿、憑證等按文件載體分類：即按文件的不同制成材料分類按文件的形狀、規(guī)格分類，如卷片、平片、不同尺寸、不同開(kāi)本等。2021/7/171022.常用的檔案分類法(1)年度分類法所謂年度分類法，就是根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗檔案分成各個(gè)類別。特點(diǎn)：按年度分類符合檔案按年度形成的特點(diǎn)和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時(shí)間方面的聯(lián)系，可以反映出一個(gè)立檔單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況。便于按年度查找利用檔案2021/7/17103(2)組織機(jī)構(gòu)分類法所謂組織機(jī)構(gòu)分類法，就是按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。特點(diǎn)：能保持全宗內(nèi)文件在來(lái)源方面的聯(lián)系，客觀地反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查找檔案。2021/7/17104(3)問(wèn)題分類法所謂問(wèn)題分類法，又稱事由分類法，就是按照全宗內(nèi)檔案反映的問(wèn)題進(jìn)行分類。特點(diǎn)：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起。既能較突出地反映立檔單位主要工作活動(dòng)的面貌，又便于按專題系統(tǒng)全面地查找利用檔案材料。2021/7/171053.復(fù)式分類法的選擇(1)年度——組織機(jī)構(gòu)分類法年度——組織機(jī)構(gòu)分類法就是把全宗內(nèi)檔案按年度分開(kāi)，然后在年度下面按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。這種分類方法適用于立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)時(shí)有變化但不復(fù)雜的全宗。如：2004年外聯(lián)部

銷售部

人力資源部

……

2005年外聯(lián)部

銷售部

人力資源部

……

2021/7/17106(2)組織機(jī)構(gòu)——年度分類法組織機(jī)構(gòu)——年度分類法就是對(duì)全宗內(nèi)的檔案先按組織機(jī)構(gòu)分開(kāi)，然后在組織機(jī)構(gòu)下面再按年度分開(kāi)。這種分類法適用于立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)多年一直固定，或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗。如：

外聯(lián)部2003年

2004年

2005年

……銷售部2003年

2004年

2005年

……

2021/7/17107(3)年度——問(wèn)題分類法年度——問(wèn)題分類法就是把全宗內(nèi)的檔案先按年度分開(kāi)，然后在每一年的檔案中再按問(wèn)題分類。這種分類法一般適用于下列情況的單位檔案分類：組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，已無(wú)法按組織機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行分類；由于組織機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不健全等原因，難以區(qū)分檔案所屬機(jī)構(gòu)；沒(méi)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單的立檔單位。2021/7/17108如：

2009年綜合類

人事機(jī)構(gòu)類

宣傳類

…………

2010年綜合類

人事機(jī)構(gòu)類

宣傳類

…………

2021/7/17109(4)問(wèn)題——年度分類法問(wèn)題——年度分類法就是先把全宗內(nèi)檔案問(wèn)題分開(kāi)，然后在每個(gè)問(wèn)題下面再分年度。這種分類法適用于歷史檔案和撤銷機(jī)構(gòu)檔案的分類。如：綜合類1960年

1961年

1962年

……

企業(yè)改造類1960年

1961年

1962年

……2021/7/17110三、整理工作的第二道工序

——案卷排列1.案卷排列方法：按工作聯(lián)系和重要程度排列，也可按案卷內(nèi)容所反映的問(wèn)題、地區(qū)、時(shí)間、文件作者和名稱排列。以上方法可單獨(dú)使用，也可以組合使用。全宗內(nèi)不同門類、載體和不同保管期限的檔案，應(yīng)分別排列。2021/7/171112021/7/17112四、整理工作的第三道工序

——案卷目錄的編制案卷目錄：就是案卷的名冊(cè)，它是揭示案卷內(nèi)容和成分并固定案卷排列的表冊(cè)。(一）案卷目錄的兩種類型及選擇1.案卷目錄的兩種類型以全宗為單位編制一本綜合目錄按全宗內(nèi)各種類別分別編制幾本分冊(cè)目錄2021/7/17113分冊(cè)目錄又可分為以下幾種按全宗內(nèi)的檔案類別編制的案卷目錄常見(jiàn)的有：年度——組織機(jī)構(gòu)目錄，每年所有機(jī)構(gòu)合編一本，或每年每個(gè)機(jī)構(gòu)各編一本。組織機(jī)構(gòu)——年度目錄，一個(gè)機(jī)構(gòu)幾年編一本，或一個(gè)機(jī)構(gòu)一年編一本。年度——問(wèn)題目錄。2021/7/17114按保管期限編制的案卷目錄永久長(zhǎng)期短期按保管期限結(jié)合分類方法編制的案卷目錄保管期限——類別目錄類別——保管期限2.案卷目錄類型的選擇案卷目錄類型的選擇，應(yīng)根據(jù)全宗的大小、全宗內(nèi)案卷數(shù)量的多少、立檔單位的組織狀況、分類方案的結(jié)構(gòu)等情況而定。2021/7/17115(二）案卷目錄的結(jié)構(gòu)2021/7/171161.封面封面項(xiàng)目包括：檔案館（室）名稱全宗和目錄名稱全宗號(hào)、目錄號(hào)目錄中檔案的起止時(shí)間、保管期限2021/7/171172.目錄或目次

目錄或目次是案卷所屬類目的索引，是介紹案卷目錄內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的綱目。應(yīng)寫明案卷分類的名稱、起止頁(yè)碼及案卷起止號(hào)。2021/7/171183.序言或說(shuō)明

序言中應(yīng)講明使用案卷目錄和利用檔案時(shí)需要了解的情況，如目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗簡(jiǎn)史，尤其需說(shuō)明全宗內(nèi)檔案的完整程度。2021/7/171194.案卷目錄表

這是案卷的主體，它以表格的形式直接登記案卷封面上的各項(xiàng)內(nèi)容。案卷號(hào)：檔案室、檔案館編制的案卷順序號(hào)題名：案卷封面上的標(biāo)題，目錄中的題名必須和案卷封面上的標(biāo)題完全一致。年度：案卷所屬年度或起止時(shí)間。頁(yè)數(shù)：卷內(nèi)文件實(shí)有頁(yè)數(shù)。期限：案卷封面注明的保管期限。備注：用來(lái)補(bǔ)充說(shuō)明某些案卷的變化情況和特殊情況。2021/7/171202021/7/171215.備考表

附于案卷目錄之后，總結(jié)性地記載案卷目錄的基本情況，如目錄所登記的卷數(shù)、排架長(zhǎng)度、目錄頁(yè)數(shù)等。

備考表本目錄共張，包括個(gè)案卷，案卷排列長(zhǎng)米，一式份。案卷情況說(shuō)明：編制人：年月日2021/7/17122

小知識(shí)檔號(hào)：檔案館（室）在整理和管理檔案過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的代碼。全宗號(hào)：檔案館（室）對(duì)庫(kù)藏每一個(gè)全宗編制的代號(hào)。它一般采用流水編號(hào)法，按首次進(jìn)館時(shí)間先后順序編定全宗號(hào)。如：G002、A024、X136

革、建、現(xiàn)案卷目錄號(hào)：就是全宗內(nèi)第一案卷目錄的編號(hào)。案卷目錄號(hào)一般采用流水順序編號(hào)法，必要時(shí)可在順序號(hào)前加上表示檔案保管期限、載體形態(tài)等特征的代字或代號(hào)。如：永13。2021/7/17123案卷號(hào)：就是案卷排列的順序號(hào)。它是檔案管理中最常用的基本代號(hào)。案卷號(hào)采用流水順序的編制方法。件號(hào)或頁(yè)（張）號(hào)件號(hào)：就是案卷內(nèi)第份文件的順序號(hào)。頁(yè)號(hào)：就是案卷內(nèi)第份文件的頁(yè)數(shù)的順序編號(hào)。凡是有文字標(biāo)記的每個(gè)有效頁(yè)面均應(yīng)編頁(yè)號(hào)。2021/7/17124第四章檔案的保管工作一、保管，真有這么簡(jiǎn)單嗎2021/7/17125保管工作的任務(wù)2021/7/17126（一）防止檔案的損毀1.人為損毀的原因政治、經(jīng)濟(jì)原因檔案工作人員的素質(zhì)因素檔案的管理和利用2.自然損毀的原因內(nèi)因：檔案本身，即制成材料的變化外因：檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件2021/7/17127(二）延長(zhǎng)檔案的壽命(三）維護(hù)檔案的安全保證檔案的物質(zhì)安全保證檔案的信息安全2021/7/17128二、保管工作的內(nèi)容2021/7/17129（一）必不可少的存檔設(shè)備1.檔案庫(kù)房(1)檔案庫(kù)房建筑的原則適用經(jīng)濟(jì)美觀(2)檔案庫(kù)房的類型綜合檔案庫(kù)專門檔案庫(kù)檔案資料庫(kù)2021/7/171302.檔案裝具直式和橫式文件柜2021/7/171313.檔案包裝材料卷皮卷盒包裝紙2021/7/171322021/7/171332021/7/17134(二）檔案庫(kù)房管理2021/7/171352021/7/17136（三）檔案信息安全1.控制紙質(zhì)檔案的使用提高檔案安全防范意識(shí)確定檔案的使用權(quán)限建立健全借閱制度2021/7/17137

外借文件登記卡DateMaterialDateRemovedToBeReturnedChangedToWhomRemarks

日期材料名稱借出日期歸還日期轉(zhuǎn)借人備注2021/7/171382.控制縮微品檔案的使用3.控制電子檔案的使用必須采取各種措施控制電子檔案的使用。保存一份檔案外借卡片或外借文件登記卡，在上面記錄借出日期、材料內(nèi)容、借者姓名和歸還日期。安全保管電子檔案2021/7/17139第五章檔案的檢索2021/7/17140一、了解檢索系統(tǒng)檔案檢索：是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存貯和根據(jù)需要查找的工件（一）檢索工具的基本功能兩個(gè)基本功能：存貯：將文件和案卷的外形和內(nèi)容特征著錄下來(lái)，按照一定的順序和方法加以排列，使檔案信息集中起來(lái)的過(guò)程。查找：向利用者提供一定的查找線索和手段，在存貯的檔案信息中找出利用者所需要的檔案材料的過(guò)程。2021/7/17141(二）檢索工具的作用“橋梁”作用查找作用2021/7/17142檢索工具的種類2021/7/17143目錄：將一批相關(guān)檔案的著錄條目按照次序編排而成的檢索工具。索引：將檔案中的各種事物名稱、檔號(hào)或存址按照一定的原則和方法排列起來(lái)的檢索工具。指南：它是以文章敘述的方式綜合介紹檔案情況的一種書面材料或工具書。書本式檢索工具：將著錄條目按一定順序連續(xù)填寫在目錄表內(nèi)并裝訂成冊(cè)的檢索工具。2021/7/17144卡片式檢索工具：一般是將一份文件或一個(gè)案卷形成的一個(gè)條目著錄在一張硬紙片上，并按一定的規(guī)則組織起來(lái)的檢索工具。機(jī)讀式檢索工具：以代碼形式存貯在材料上代計(jì)算機(jī)識(shí)讀的檢索工具。2021/7/17145檢索工具的基本質(zhì)量指標(biāo)信息存貯豐富檢索迅速準(zhǔn)確檢全率與漏檢率檢全率＝檢出的有關(guān)檔案/全部有關(guān)檔案×100%漏檢率＝未檢出的有關(guān)檔案/全部有關(guān)檔案×100%檢準(zhǔn)率與誤檢率檢準(zhǔn)率＝檢出的有關(guān)檔案/檢出的全部檔案×100%誤檢率＝檢出的不相關(guān)檔案/檢出的全部檔案×100%實(shí)用有效2021/7/17146二、檔案著錄檔案著錄是檔案室（館）編制檔案檢索工具時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和形式進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。2021/7/17147練習(xí)：文件名稱：關(guān)于印發(fā)《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》的通知文件內(nèi)容："經(jīng)請(qǐng)示國(guó)務(wù)院，現(xiàn)將《檔案館開(kāi)放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請(qǐng)按照本地區(qū)、本單位實(shí)際情況積極貫徹執(zhí)行。"有關(guān)數(shù)據(jù)：分類號(hào)：A-236檔號(hào)：2-1-3-3

文號(hào)：國(guó)檔發(fā)（1986）2號(hào)；保管期限：長(zhǎng)期文本：正本發(fā)文日期：1986年2月7日附件：《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》

規(guī)格：16開(kāi)，3頁(yè)2021/7/17148分類號(hào)檔案館代號(hào)檔號(hào)電子文檔號(hào)縮微號(hào)正題名＝并列題名：副題名及說(shuō)明題名文字：文件編號(hào)／責(zé)任者+附件.—稿本：文種.—密級(jí)：保管期限.—時(shí)間.—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格.—附注

提要主題詞或關(guān)鍵詞

2021/7/17149A-236

2-1-3-3

關(guān)于印發(fā)《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》的通知：國(guó)檔發(fā)（1986）2號(hào)+檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法.—正本：通知.—長(zhǎng)期.—19860207.—3頁(yè)：16開(kāi)

經(jīng)請(qǐng)示國(guó)務(wù)院，現(xiàn)將《檔案館開(kāi)放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請(qǐng)按照本地區(qū)、本單位實(shí)際情況積極貫徹執(zhí)行檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法通知

2021/7/17150第六章檔案的提供租用和編研工作一、檔案提供利用的方式（一）按提供檔案材料的形式劃分1.以檔案原件的形式提供利用2.以檔案復(fù)制品（件）的形式提供利用3.以綜合檔案內(nèi)容編寫書面材料的形式提供利用2021/7/17151（二）以下三種類型又可以具體劃分為以下方式方法：2021/7/171521.閱覽室閱讀這是檔案提供利用工作的主要方式之一。2021/7/17153廣西區(qū)檔案館閱覽室2021/7/171542.外借檔案外借有嚴(yán)格的制度，經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借3.制作復(fù)印件副本：反映檔案原件的所有組成部分摘錄：只選取文件的某些部分2021/7/171554.檔案展覽檔案展覽是根據(jù)某種需要，按照一定的主題，系統(tǒng)陳列檔案材料，展示和介紹有關(guān)檔案的內(nèi)容和成分的一種提供利用的方式。2021/7/171565.制發(fā)檔案證明檔案證明是檔案館、室根據(jù)單位或個(gè)人需要，為證實(shí)某種事實(shí)在本館、室保存的檔案內(nèi)有無(wú)記載或如何記載而摘抄的書面證明材料。2021/7/171576.檔案咨詢檔案咨詢是檔案館、室以檔案為根據(jù)，通過(guò)個(gè)別解答的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識(shí)和檔案檢索途徑，直接為利用者服務(wù)的一種利用方式。步驟：2021/7/17158二、開(kāi)放檔案（一）開(kāi)放檔案的含義

開(kāi)放檔案就是將一般可以公開(kāi)和保密期限滿的檔案，解除"禁閉“，向社會(huì)開(kāi)放，允許檔案用戶在履行簡(jiǎn)便的手續(xù)后，即可通過(guò)一定的方式，進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于30年，涉及國(guó)家安全或者重大利益經(jīng)及其他到期不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于30年。

2021/7/17159（二）開(kāi)放的意義

1.開(kāi)放檔案是有得于社會(huì)進(jìn)步的新方針，是加快我國(guó)政治民主化的一個(gè)新步驟。

公民享有利用檔案信息資源的權(quán)利。

2.開(kāi)放檔案也是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施。

由封閉型、半封閉型向開(kāi)放型的方向轉(zhuǎn)變。

3.開(kāi)放檔案可以促進(jìn)檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。

2021/7/17160(三）開(kāi)放檔案公布

1.開(kāi)放檔案的公布權(quán)

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者個(gè)人公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布。

集體和個(gè)人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

2.公布檔案的方式

《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》：

通過(guò)報(bào)紙、刊物、圖書等出版物發(fā)表；

通過(guò)電臺(tái)、電視臺(tái)播放；

陳列、展覽檔案或其復(fù)制件；

出版發(fā)行檔案史料；

公開(kāi)出售復(fù)制件；

散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；

在公開(kāi)場(chǎng)合宣讀、播放檔案原文等。

2021/7/17161三、編研工作（一）編研工作概述（二）編研工作的內(nèi)容1.檔案史料和現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件匯編2021/7/171622021/7/171632021/7/171642021/7/171652021/7/171662.編寫檔案參考資料3.參與編史修志

2021/7/171672021/7/17168（三）編研工作的意義

檔案館（室）編研工作對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要的意義。

1.積極提供利用服務(wù)的有效方式

2.提高工作水平的重要途徑

3.有利用檔案原件的保管和流傳

2021/7/17169（四）編研工作的特點(diǎn)

１.研究性

檔案編研工作中“編”與“研”不是兩個(gè)各自獨(dú)立的概念，而是互相統(tǒng)一的，即編中有研，研中有編。

２.思想性

檔案編研不僅是對(duì)檔案原件的簡(jiǎn)單照錄，它必然反映編研人員的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，具有明顯的思想性。

３.政策性

檔案編成果通常要在一定范圍內(nèi)公開(kāi)使用，從而涉及到許多政策和法律方面的問(wèn)題需要認(rèn)真注意。

2021/7/17170（五）參考資料的編寫1.大事記

（1）定義：大事記就是一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)時(shí)期、一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)所發(fā)生的重大事件，按時(shí)間順序的先后，用簡(jiǎn)明的文字記載下來(lái)的書面材料。（2）種類：Ａ.機(jī)關(guān)工作大事記

如：《中共北京市委大事記》《北京第一機(jī)床廠大事記》

2021/7/17171Ｂ.國(guó)家和地區(qū)大事記

如：《中華人民共和國(guó)大事記》《解放后西藏大事記》

Ｃ.專題大事記

如：《大革命時(shí)期統(tǒng)一戰(zhàn)線大事記》《中華人民共和國(guó)教育大事記》

2021/7/17172Ｄ.個(gè)人生平大事記也稱為年譜

如：

《孫中山年譜》

《李大釗年譜》

《張?zhí)啄曜V》

《郭沫若年譜》

大事記的名稱較靈活，有的稱：大事年表、大事紀(jì)要、大事輯要、紀(jì)年、月表、日志等。2021/7/17173（3）編制

由兩部分組成:大事時(shí)間和大事記述

一般按時(shí)間順序排列

大事突出、要事不漏，小事、瑣事不取。2021/7/171742.組織沿革

（1）定義：組織沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革情況的一種參考資料。2021/7/17175（2）種類

Ａ.機(jī)關(guān)組織沿革

如：《遼寧省人民政府組織沿革》

Ｂ.地區(qū)組織沿革

如：《內(nèi)江地區(qū)直屬機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變》《欽州縣歷史沿革》

Ｃ.專業(yè)系統(tǒng)組織沿革

如：《中國(guó)人民解放軍組織沿革和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)成員名錄》2021/7/17176（3）內(nèi)容

A.機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；

B.機(jī)關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系；

C.機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員編制的變化情況；

D.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；

E.機(jī)關(guān)名稱的變更、印信的啟用與作廢、機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的遷移等。2021/7/17177（4）體例

A.編年法

即按年度記述某一機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）的組織機(jī)構(gòu)。

B.系列法

即以組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。

C.階段法

即根據(jù)機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）發(fā)展變化的特點(diǎn)劃分為若干個(gè)歷史階段。2021/7/171783.專題概要

是以文章敘述的形式簡(jiǎn)要地說(shuō)明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會(huì)現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會(huì)簡(jiǎn)介》

《＊＊大學(xué)獲獎(jiǎng)科研成果簡(jiǎn)介》

《嫩江縣中小學(xué)教育概要》

《某某公司產(chǎn)品銷售概況》2021/7/171794.會(huì)議簡(jiǎn)介

會(huì)議簡(jiǎn)介是簡(jiǎn)要敘述會(huì)議過(guò)程和基本情況的參考資料。

內(nèi)容

A.會(huì)議名稱及屆次。如《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會(huì)簡(jiǎn)介》《

公司歷屆董事大會(huì)簡(jiǎn)介》

B.會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及主持人

C.會(huì)議參加人員

D.會(huì)議的主要議程及內(nèi)容2021/7/171805.統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集

又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”，是以數(shù)字的形式反映一定地區(qū)或某一方面基本情況的參考資料。

如：《＊＊縣基礎(chǔ)數(shù)字匯編》

《舒蘭縣農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)數(shù)字匯集》

《萊蕪縣牲畜和家禽變化情況匯集》2021/7/17181第七章e時(shí)代新型檔案2021/7/17182一、電子檔案電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同電子檔案是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。存貯量的變化信息的獨(dú)立性操作方便傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享存貯空間小具有多種表現(xiàn)形式復(fù)制時(shí)不容易丟失信息2021/7/17183電子檔案的缺點(diǎn)對(duì)設(shè)備的依賴性非直讀性信息不安全性、易修改性使用技術(shù)與載體的不穩(wěn)定性2021/7/17184電子檔案的管理體系集中統(tǒng)一管理電子檔案的問(wèn)題紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問(wèn)題實(shí)行文件、檔案一體化管理電子檔案的歸檔歸檔模式目前對(duì)電子文件的歸檔還是實(shí)行電子文件、紙質(zhì)文件雙套歸檔，即“雙套制”。2021/7/17185歸檔范圍2021/7/17186歸檔時(shí)間管理性文件在第二年上半年歸檔，技術(shù)性文件在項(xiàng)目完成后歸檔。歸檔要求齊全完整真實(shí)有效整理、編輯、劃分保管期限統(tǒng)一規(guī)定載體形式、質(zhì)量要求防病毒編制說(shuō)明2021/7/17187電子檔案的保管載體的物理保護(hù)嚴(yán)格控制溫濕度溫度為15℃～25℃，相對(duì)溫度為40%～60%，最佳環(huán)境溫度為18℃，相對(duì)濕度為40%。凈化外部環(huán)境防磁防震正確排放與使用，減少機(jī)械損傷定期進(jìn)行檢測(cè)與拷貝2021/7/17188信息的安全維護(hù)采用備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失加密技術(shù)訪問(wèn)控制防治病毒安裝補(bǔ)丁程序，用以彌補(bǔ)程序缺陷2021/7/17189電子檔案的利用電子檔案利用的特點(diǎn)不再受“孤本”限制，可實(shí)現(xiàn)共享具有良好的利用性，重復(fù)利用不會(huì)留下老化的痕跡電子檔案的利用可采用交互式可進(jìn)行信息加工電子檔案提供利用的方法：提供物質(zhì)載體的拷貝利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)直接提供利用2021/7/17190二、聲像檔案聲像檔案錄音、錄像檔案照片檔案2021/7/17191錄音、錄像檔案錄音、錄像檔案的特點(diǎn)存貯性直感性真實(shí)性易復(fù)制性錄音、錄像檔案的歸檔錄好的磁帶在向檔案室歸檔時(shí)，盒內(nèi)應(yīng)裝有登記表。錄音、錄像過(guò)程中形成的文字材料，如報(bào)告、文稿、演講稿、解說(shuō)詞等，要注意收集，應(yīng)與錄音、錄像檔案一同整理、分別保存2021/7/17192錄音、錄像檔案的分類一般單位形成的錄音、錄像檔案無(wú)須分類；在電臺(tái)、電視臺(tái)、藝術(shù)部門、科研單位形成的錄音、錄像檔案可按內(nèi)容分為政治、經(jīng)濟(jì)、文學(xué)藝術(shù)、科學(xué)教育等若干類別。錄音、錄像檔案的編目編號(hào)流水編號(hào)：同一內(nèi)容分錄了數(shù)盒，應(yīng)統(tǒng)一編一個(gè)號(hào)，每盒再編一個(gè)分號(hào)，如11，12，13，……21，22，23，24……2021/7/17193登記目錄裝具文字說(shuō)明盒內(nèi)要附有文字說(shuō)明，與錄音、錄像檔案相對(duì)應(yīng)的文字材料的編號(hào)，應(yīng)當(dāng)與磁帶的編號(hào)相一致。錄音、錄像檔案的保管適宜的溫、濕度溫度：15℃～25℃；相對(duì)濕度為：45%～60%2021/7/17194遠(yuǎn)離磁場(chǎng)保持清潔定期檢查磁帶應(yīng)每隔6～12個(gè)月重繞（倒帶）一次。注意利用中的保護(hù)2021/7/17195照片檔案照片檔案底片照片文字說(shuō)明2021/7/17196照片檔案的特點(diǎn)形意結(jié)合，形象鮮明時(shí)間感、空間感強(qiáng)烈形式多樣，內(nèi)容豐富保管要求高2021/7/17197照片檔案的收集收集范圍收集方法接收征集翻拍收集要求底片、照片、文字說(shuō)明齊全完整；底片與照片影像相符；注意“廣”和“精”的結(jié)合2021/7/17198照片檔案的整理底片的整理方法分類將負(fù)片與反轉(zhuǎn)片分開(kāi)→將黑色底片與彩色底片分開(kāi)→按尺寸分類→在每一小類里按產(chǎn)生的時(shí)間分類編號(hào)流水號(hào)方法，寫于片邊上。格式為：全宗號(hào)－底片號(hào)。如：12－5202021/7/17199照片的整理方法

（參照南寧市檔案局《照片檔案管理規(guī)范》）分類按年代－問(wèn)題進(jìn)行分類組卷按重要程度和時(shí)間順序組成案卷卷內(nèi)目錄填寫的項(xiàng)目有照片號(hào)或底片號(hào)、照片題名、拍攝時(shí)間等案卷排列按年代、類別、重要程度排列2021/7/17200文字說(shuō)明的編寫方法與要求包含六個(gè)要素，字?jǐn)?shù)不超過(guò)200字。文字說(shuō)明的六要素事由時(shí)間攝影者背景人物地點(diǎn)2021/7/17201文字說(shuō)明以照片的自然張為單元編寫，一組或若干張聯(lián)系密切的照片還應(yīng)加以總的說(shuō)明采用橫寫格式，分段書寫：照片號(hào)/底片號(hào)拍攝時(shí)間文字說(shuō)明參見(jiàn)號(hào)（全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)—照片號(hào)）攝影者2021/7/17202例子：照片號(hào)/底片號(hào)：0005

拍攝時(shí)間：

文字說(shuō)明：2006年1月12日，南寧市檔案局在檢查××單位檔案工作時(shí)發(fā)現(xiàn)，該單位檔案保管條件簡(jiǎn)陋，不符合檔案局管理要求。圖為閣樓改設(shè)的庫(kù)房。檔案及裝具重要已超過(guò)地面承受能力。參見(jiàn)號(hào)：40－1－96；40－2－50

攝影者：南寧市檔案局××2021/7/17203照片檔案的保護(hù)入庫(kù)前的技術(shù)處理適宜的裝具與排放適宜的溫濕度底片溫度：13℃~15℃，相對(duì)濕度為35%～45%照片溫度：14℃～24℃，相對(duì)濕度為40%～60%防止有害氣體、灰塵和光線定期檢查2021/7/17204第八章人事檔案一、人事檔案概述（一）人事檔案的含義及正副本制度1.人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)和