檔案分類管理(合集7篇)

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時(shí)間：2023-09-1417:27:38

檔案分類管理第1篇

【關(guān)鍵詞】電子檔案分類管理管理優(yōu)勢

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都涉及到管理的問題。管理的目的，就是為了讓檔案發(fā)揮資源積累、優(yōu)化總結(jié)、警醒教訓(xùn)等方面的作用，為后來的工作作出適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)或參考。因而，要立足檔案內(nèi)容的突出特點(diǎn)或作用，根據(jù)單位工作的實(shí)際，做出切合工作實(shí)際的分類。電子檔案因?yàn)榫哂写鎯?、傳輸、修改與整理等方面的優(yōu)勢，因而，更要揚(yáng)長開展分類管理工作。

1.電子檔案管理方法簡析

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)與網(wǎng)略技術(shù)的快速發(fā)展與不斷更新，使得電子檔案的管理方法，具有更加多樣化的選擇性。首先，是電子檔案的創(chuàng)作。不管是電子檔案以什么樣的形式呈現(xiàn)，是word還是excel，都需要工作人員把相關(guān)的內(nèi)容根據(jù)工作需要把模板原創(chuàng)出來，再應(yīng)用于工作中去，進(jìn)而得到更為詳實(shí)的工作軌跡的檔案資料來，這是檔案管理的第一步。實(shí)現(xiàn)了人機(jī)對話的，完成了檔案的從人——機(jī)——工作——機(jī)的流程。其次，是整理。就是把相關(guān)電子檔案，按照各種規(guī)則、制度或計(jì)算方法等，得出相關(guān)的結(jié)論來，如對具體的工作，根據(jù)反饋信息做出總結(jié)，對各種相關(guān)的檢測數(shù)據(jù)，計(jì)算出結(jié)論性的數(shù)據(jù)來等，再反饋給相關(guān)部門。再次，是存儲。這是最后一項(xiàng)工作，就是在前面工作開展的過程中與完成后，都要對這些資料進(jìn)行存儲，且為了確保檔案的安全性，一般要做好備份，以備萬一原檔案出現(xiàn)差池的時(shí)候運(yùn)用。

2.電子檔案分類管理優(yōu)勢探析

由于電子檔案，主要是依靠人機(jī)對話來完成的。不管多么先進(jìn)的計(jì)算機(jī)與其他技術(shù)，最終都人來研發(fā)、操作的。因而，其分類管理優(yōu)勢，還是相對于紙質(zhì)檔案而言的。一是，占據(jù)空間小。對于電子檔案的分類，無非較多人手，一般只需要一機(jī)一人，便可順利開展。二是，便于查閱。由于電腦本身軟件的查找等功能，無論你需要查閱什么檔案，只要里面有的，只需要幾秒中即可獲得相應(yīng)的答案，相對紙質(zhì)檔案可以節(jié)約大量的時(shí)間。三是，易于糾正、修改。電子檔案雖然因?yàn)橐欢ǖ某绦蜍浖?，對于一些相關(guān)人而言難以修改，但是，在遵照制度的情況下，按照程序，還是可以做出修改。如總結(jié)報(bào)告里面的錯(cuò)別字，統(tǒng)計(jì)表格里的數(shù)據(jù)等等。四是，提升創(chuàng)作再運(yùn)用。對于一些工作經(jīng)驗(yàn)類的東西，制度、規(guī)則類的檔案，都可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)的變化，進(jìn)行完善修改，無須全部，只需要在相關(guān)的位置，做出適當(dāng)?shù)耐晟啤⑿薷呐c提升就行。

3.電子檔案分類管理方法思考

現(xiàn)實(shí)的工作雖然鮮活多變，但是，相對于檔案管理工作，卻有著其萬變不離其宗的規(guī)律。因而，對于電子檔案的分類管理，也是有著規(guī)律可循，就是本著方便查閱、借鑒、參考與改進(jìn)的原則，進(jìn)行分類。

3.1時(shí)間分類

所謂時(shí)間分類，也有著各種不同，如按年度分類，這是最常見的一種形式，就把每年度的檔案，都?xì)w入一個(gè)文件夾內(nèi)，只要是關(guān)于這個(gè)年度的，都可以在這個(gè)文件夾內(nèi)查找并使用。再如，按周期分類，例如某項(xiàng)工作以三年或兩年，甚或三個(gè)或兩個(gè)月為一個(gè)周期，則按照這個(gè)周期進(jìn)行歸類。同樣，在某一個(gè)年度里或周期里，也有著具體的月與周的分類，越是深入越明細(xì)，為以后的作用做好了總結(jié)性的工作。

3.2相關(guān)內(nèi)容分類

就是根據(jù)工作性質(zhì)的不同來分類，如業(yè)務(wù)開展、員工培訓(xùn)、思想政治教育教育、財(cái)務(wù)管理等等，每項(xiàng)分為一類，盡可能把相關(guān)的內(nèi)容歸類，使得各項(xiàng)工作更加的精細(xì)化，既可以看到其過去的痕跡，也可以展望其未來的可能，尤其是在前后工作痕跡的對比中，很容易就可以總結(jié)出以往工作的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，為以后的工作提供了直接性的直觀指導(dǎo)。

3.3部門分類

任何單位都會以工作性質(zhì)為核心，圍繞工作的開展，成立與健全相關(guān)的輔助部門，通過這些部門作用的發(fā)揮，在他們的合力下追求整體的發(fā)展。如工會、檔組織、團(tuán)組織、后勤以及主管單位主要業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)部門等等。由此，也可以直接據(jù)此作出分類，如工會檔案、檔建檔案、團(tuán)建檔案及更為細(xì)化的業(yè)務(wù)檔案等，這種分類方式，可以把部門之間的工作進(jìn)行橫向的比較，各種工作方式、方法、制度等方面的優(yōu)劣一目了然。

3.4載體分類

這種分類，主要是強(qiáng)調(diào)的呈現(xiàn)形式。就是檔案，是以文檔的形式存在，如word、excel與flash等形式保存，還是以電子圖片、錄音、影像等形式。通過這樣的分類，便于對各種特殊形式的保護(hù)，尤其影像資料，一旦造成損壞或丟失，往往是難以修復(fù)。再者，一般來說，除文檔外的其他形式，都因?yàn)檎紦?jù)內(nèi)存較多，備份等工作也是個(gè)難點(diǎn)。當(dāng)然，由于檔案內(nèi)容性質(zhì)的特殊，也可以與其他檔案放在一起，并做好備份，便于參考，或全面詳實(shí)的掌握。

4.結(jié)語

電子檔案的分類管理，雖然可以有多種方式，但任何一種方式，都不是自立的存在的。在實(shí)際的工作中，應(yīng)該結(jié)合檔案與具體工作，把上述分類有機(jī)結(jié)合，使其發(fā)揮出做好的效果來。在結(jié)合中，要注意把握幾個(gè)原則：一是，突出階段性主題。無論把那種結(jié)合起來，都必須以一種或兩種為主要標(biāo)準(zhǔn)。二是，突出重大成績。檔案不僅是對工作軌跡的記錄，也是單位文化、工作