OA系統(tǒng)需求分析報(bào)告初

OA系統(tǒng)需求分析一、建設(shè)背景辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)（Intranet、Internet）在我國(guó)迅速發(fā)展和普及，OA在數(shù)字化辦公領(lǐng)域和企業(yè)信息化建設(shè)中飾演著越來(lái)越重要的角色。因此，現(xiàn)階段有必要引進(jìn)建設(shè)一套技術(shù)先進(jìn)，符合目前辦公發(fā)展需要的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，增強(qiáng)協(xié)作，以更大發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，滿(mǎn)足行政辦公需求，深入提高企業(yè)行政辦公的效率。二、建設(shè)目的1、實(shí)現(xiàn)全企業(yè)的數(shù)據(jù)共享，基本處理信息孤島問(wèn)題。不一樣業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做到一次錄入，跨部門(mén)、跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)反復(fù)使用；2、提供可靠的、可追查的公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)，有效的縮短公務(wù)處理的周期，加緊公文流轉(zhuǎn)過(guò)程，減少路耗、找人、等待等中間環(huán)節(jié)，保持公務(wù)處理渠道的暢通；3、打破時(shí)空及地區(qū)限制，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，遠(yuǎn)程辦公、異地辦公；4、通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高信息記錄和分析的水平，為領(lǐng)導(dǎo)提供精確、實(shí)時(shí)的預(yù)測(cè)和決策的輔助支持；5、提供完善的信息交流機(jī)制，以便企業(yè)各部門(mén)、辦公室和員工之間平常辦公及業(yè)務(wù)信息的交流和管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理互聯(lián)互通，信息數(shù)據(jù)共享；6、充足運(yùn)用將要建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及已經(jīng)有的網(wǎng)絡(luò)配置資源，充足地保護(hù)已經(jīng)有的信息化投資；7、處理網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用中的最大難題——機(jī)構(gòu)和管理模式的常常變動(dòng)的問(wèn)題，由顧客自定義管理模式，實(shí)現(xiàn)真正的部門(mén)綜合業(yè)務(wù)處理機(jī)制；8、以行政辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫耦合，建成一流的企業(yè)綜合辦公系統(tǒng)。三、建設(shè)原則企業(yè)OA系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)先進(jìn)性、可靠性、實(shí)用性、安全性、易使用性、開(kāi)放性、有限開(kāi)源性、可擴(kuò)展性、可維護(hù)性等原則。1、先進(jìn)性：應(yīng)當(dāng)采用當(dāng)今主流技術(shù)，既要考慮應(yīng)用平臺(tái)和工具的先進(jìn)，更要考慮系統(tǒng)構(gòu)造和應(yīng)用設(shè)計(jì)的先進(jìn)性，以適應(yīng)總體上業(yè)務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃和細(xì)節(jié)上事務(wù)辦理的需求。2、可靠性：系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)采用成熟、穩(wěn)定、可靠的軟件技術(shù)，保證系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)量、高并發(fā)的狀況下長(zhǎng)時(shí)間不間斷地安全運(yùn)行。3、實(shí)用性：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，從以便顧客使用的角度進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)、功能和模塊劃分。工作流程設(shè)計(jì)規(guī)定簡(jiǎn)捷流暢，能適應(yīng)工作流不穩(wěn)定和突發(fā)事件等多種現(xiàn)實(shí)狀況。4、安全性：系統(tǒng)建設(shè)要符合顧客對(duì)信息安全管理的規(guī)定，建立完善可靠的安全保障體系，對(duì)非法入侵、非法襲擊和網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)病毒應(yīng)具有很強(qiáng)的防備能力，保證系統(tǒng)具有嚴(yán)格的身份認(rèn)證功能，并有對(duì)應(yīng)的技術(shù)手段對(duì)數(shù)據(jù)安全和操作安全加以保護(hù)。5、易使用性：重要體目前兩個(gè)方面：一是應(yīng)用界面簡(jiǎn)捷、直觀，盡量減少菜單的層次和不必要的點(diǎn)擊過(guò)程，使顧客在使用時(shí)一目了然，便于迅速掌握系統(tǒng)操作措施，尤其是要符合工作人員的思維方式和工作習(xí)慣，以便非計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員的使用；二是應(yīng)提供聯(lián)機(jī)的或脫機(jī)的協(xié)助手段。6、開(kāi)放性：為了使系統(tǒng)具有較強(qiáng)的生命力和開(kāi)放性，應(yīng)遵照已經(jīng)有的國(guó)際原則和國(guó)內(nèi)原則，以利于采用多種先進(jìn)技術(shù)和產(chǎn)品。7、有限開(kāi)源性：伴隨業(yè)務(wù)邏輯的變化，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、微調(diào)或二次開(kāi)發(fā)。對(duì)該系統(tǒng)的非關(guān)鍵代碼，應(yīng)當(dāng)開(kāi)放。并提供規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，接口規(guī)范。8、可擴(kuò)展性：該信息系統(tǒng)是一種不停發(fā)展中的應(yīng)用系統(tǒng)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要考慮到新技術(shù)，新產(chǎn)品出現(xiàn)時(shí)對(duì)本系統(tǒng)的兼容性；當(dāng)業(yè)務(wù)需求、外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，可以擴(kuò)展系統(tǒng)的功能和性能。軟件設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)要，各功能模塊間的耦合度小，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，便于系統(tǒng)的繼承和擴(kuò)展。9、可維護(hù)性：系統(tǒng)應(yīng)具有良好的構(gòu)造，各個(gè)部分應(yīng)有明確和完整的定義，使得局部的修改不影響全局和其他部分的構(gòu)造和運(yùn)行。四、系統(tǒng)功能需求1、信息資訊通過(guò)資訊，實(shí)現(xiàn)信息共享功能，實(shí)現(xiàn)電子文檔（告知、公告、文獻(xiàn)等）、內(nèi)部刊物、通訊錄、規(guī)章制度及原則、規(guī)范的共享，以便存取、匯集、管理和查詢(xún)。處理目前信息共享資源分散、局限性和工作效率較低的問(wèn)題。信息資訊的基本內(nèi)容包括企業(yè)文獻(xiàn)、內(nèi)部刊物、內(nèi)部信息等。資訊來(lái)源可以是辦結(jié)公文、搜集整頓的外部來(lái)文、法律法規(guī)，或者由個(gè)人收藏資料里共享出來(lái)的資料等。由于政務(wù)信息來(lái)源于不一樣部門(mén)，因此，要能支持自定義不一樣的分類(lèi)欄目，并指定不一樣欄目管理員和管理部門(mén)，由欄目管理員搜集、管理和公布各類(lèi)資訊。詳細(xì)欄目可以定義顯示在部門(mén)門(mén)戶(hù)或總門(mén)戶(hù)。（1）企業(yè)文獻(xiàn)登記保留OA系統(tǒng)辦結(jié)的所有公文，可通過(guò)收文、發(fā)文等模塊自動(dòng)歸入對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)模塊，在本模塊中可授權(quán)給有關(guān)人員查詢(xún)閱讀。（2）政策法規(guī)記載國(guó)家近年來(lái)頒布的有關(guān)法律法規(guī)，顧客可以通過(guò)目錄、關(guān)鍵詞及全文檢索找到對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)內(nèi)容。所有被賦予權(quán)限的負(fù)責(zé)人都可以起草、提交、撤銷(xiāo)規(guī)章制度。（3）內(nèi)部信息提供搜集公布單位內(nèi)部有關(guān)信息，如領(lǐng)導(dǎo)重要發(fā)言、工作匯報(bào)等等有助于開(kāi)展工作的信息。（4）原則及規(guī)范提供公布從多種渠道搜集的電子版產(chǎn)品原則、規(guī)范等。管理員能授權(quán)控制刪除與作廢的權(quán)限。（5）質(zhì)量監(jiān)督：保證企業(yè)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行。包括（但不限于）如下幾種方面的欄目：①資質(zhì)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)公開(kāi)企業(yè)的資質(zhì)狀況，諸多具有版本的文獻(xiàn)構(gòu)成。②能力驗(yàn)證，公布能力驗(yàn)證（比對(duì)等）計(jì)劃、比對(duì)成果，能力驗(yàn)證總結(jié)。③培訓(xùn)管理，公布培訓(xùn)計(jì)劃、成果等。④計(jì)量原則，管理計(jì)量原則目錄，每個(gè)原則有日期屬性，能設(shè)置提醒功能。⑤體系文獻(xiàn)，一本電子書(shū)，非常強(qiáng)調(diào)版本的有效性。（6）信息檢索提供整個(gè)系統(tǒng)所有公文和信息的關(guān)鍵字、公布時(shí)間等檢索或全文檢索引擎。2、公共信息公共信息用于實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門(mén)之間內(nèi)部信息公布、交流和共享。系統(tǒng)要支持不一樣風(fēng)格的信息欄目的設(shè)置，可實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信息的編錄、審核和公布，信息公布格式可自定義，不一樣層級(jí)顧客可根據(jù)權(quán)限將信息公布到本部門(mén)辦公平臺(tái)。各類(lèi)公共信息由授予權(quán)限的欄目管理員統(tǒng)一管理和公布。（1）公告是單位內(nèi)部的公告欄，以以便內(nèi)部人員及時(shí)理解有關(guān)公告。登記了新公告欄后，即可公布到首頁(yè)的最新消息里。支持傳閱，把最新的公告?zhèn)鏖喗o有關(guān)人員。（2）工作動(dòng)態(tài)尤其注意，每個(gè)部門(mén)都可以公布本部門(mén)的工作動(dòng)態(tài)，以以便內(nèi)部人員互相通曉部門(mén)之間的工作。首頁(yè)的工作動(dòng)態(tài)是各部門(mén)工作動(dòng)態(tài)的集合。（3）告知通報(bào)同公告，但實(shí)現(xiàn)方式同工作動(dòng)態(tài)。也是各部門(mén)的子欄目匯總成門(mén)戶(hù)的總欄目。（4）意見(jiàn)箱意見(jiàn)箱是單位內(nèi)部人員公布意見(jiàn)、提議的地方，公布提議的時(shí)候，可以指定提議的讀者，也可以通過(guò)傳閱把提議發(fā)給有關(guān)人員，意見(jiàn)公布可簽名也可以匿名刊登，由公布者控制。后臺(tái)實(shí)際上增長(zhǎng)字段控制與否顯示公布人。（超級(jí)管理員才可以查看匿名刊登者的姓名）（5）網(wǎng)上調(diào)查實(shí)現(xiàn)基于web的某一主題的觀點(diǎn)支持率的搜集功能，以以便搜集民意。其方式重要分為記名的和不記名的兩種，記名的方式一般是某些針對(duì)性比較強(qiáng)的、范圍比較小的調(diào)查，而不記名的方式一般就沒(méi)有這種限制。與否需要記名，應(yīng)當(dāng)在明顯位置標(biāo)示出來(lái)。網(wǎng)上調(diào)查應(yīng)實(shí)現(xiàn)的此外一種功能是網(wǎng)上開(kāi)展意見(jiàn)征求。可以指定參與的部門(mén)或人員，也可以不指定。例如，企業(yè)在出臺(tái)某些政策時(shí)，可以先網(wǎng)上征求意見(jiàn)，并自動(dòng)搜集反饋意見(jiàn)（強(qiáng)制性實(shí)現(xiàn)“無(wú)意見(jiàn)”，或“故意見(jiàn)”）。（6）論壇為顧客提供一種信息交流、思想溝通和問(wèn)題討論的空間。論壇可設(shè)置多種論壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設(shè)置多種版面，授權(quán)顧客（一般為部門(mén)負(fù)責(zé)人）可在各版面提出話(huà)題發(fā)起討論，并可進(jìn)行征詢(xún)、解答和搜集意見(jiàn)等活動(dòng)。以期實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)重大發(fā)展，重要決策，重點(diǎn)政策的民主討論。（7）匯總。根據(jù)供應(yīng)商的設(shè)計(jì)方案，需要在首頁(yè)設(shè)計(jì)出匯總的公共信息（如下面的“工作動(dòng)態(tài)”），指定該欄目信息的來(lái)源，實(shí)現(xiàn)欄目信息的自動(dòng)匯總?；蛟谑醉?yè)增長(zhǎng)一種通用的欄目，實(shí)現(xiàn)顯示最新增長(zhǎng)到OA系統(tǒng)的文檔，而不管它來(lái)自哪個(gè)欄目中。雖然顧客在一種很次要的欄目中公布了一種告知，那么，可以把該文檔提取出來(lái)，并顯示出名稱(chēng)、欄目、日期。3、公文處理公文管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的最為關(guān)鍵的應(yīng)用,它重要分為收文、發(fā)文和辦文三大類(lèi)。（1）收文收文包括：公文簽收、登記等處理流程。系統(tǒng)支持兩種收文方式：一種是紙質(zhì)文獻(xiàn)，需實(shí)現(xiàn)掃描成圖片文獻(xiàn)輸入并閱讀瀏覽；此外一種為電子文獻(xiàn)，需支持較簡(jiǎn)樸的從市局OA系統(tǒng)收取電子公文，一期為間接受文。二期工程實(shí)現(xiàn)直接受文。只有具有收文登記權(quán)限的人才能新建收文。支持退文。系統(tǒng)要具有對(duì)重要來(lái)文的安全處理方案。收文處理的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)數(shù)和流轉(zhuǎn)過(guò)程可根據(jù)需要重新定義。系統(tǒng)應(yīng)具有杜絕“死文”發(fā)生，收文動(dòng)態(tài)跟蹤功能。（2）發(fā)文發(fā)文可按個(gè)人、集體、部室執(zhí)行，并生成月度、年度發(fā)文登記表(分權(quán)限)，包括：擬稿、審稿、核稿、審簽、會(huì)簽、簽發(fā)、編號(hào)、校對(duì)、分發(fā)、歸檔等處理流程。系統(tǒng)可以對(duì)文獻(xiàn)流程、正文格式、流水號(hào)格式、文獻(xiàn)辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置?？梢允褂妙A(yù)先定義的公文模版（推薦使用word格式）進(jìn)行擬搞。并支持多種模版?？筛鶕?jù)發(fā)文字號(hào)自動(dòng)生成發(fā)文文號(hào)?？纱蛴∥墨I(xiàn)呈批表、文獻(xiàn)呈閱表、文獻(xiàn)處理表、退文單、延期申請(qǐng)單、正文等表單（輸出到word文獻(xiàn)或其他格式后由顧客打?。┧皖I(lǐng)導(dǎo)指示。發(fā)文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實(shí)現(xiàn)發(fā)文會(huì)簽功能。（3）辦文辦文包括擬辦、指示、承接、分發(fā)、反饋、傳閱、催辦、歸檔等處理流程。系統(tǒng)可以對(duì)文獻(xiàn)流程、正文格式、流水號(hào)格式、文獻(xiàn)辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置?？蓪?shí)現(xiàn)公文的在線(xiàn)編輯，審批痕跡保留，常用語(yǔ)。對(duì)于僅僅需要傳閱的公文，提供并發(fā)機(jī)制，加緊公文辦理進(jìn)度?？纱蛴∥墨I(xiàn)呈批表、文獻(xiàn)呈閱表、文獻(xiàn)處理表、退文單、延期申請(qǐng)單、正文等表單（輸出word文獻(xiàn)后由顧客打?。┧皖I(lǐng)導(dǎo)指示。辦文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)會(huì)簽功能。該顧客已完畢的公文能存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的個(gè)人文獻(xiàn)夾中以便后來(lái)查找。已辦結(jié)的公文能通過(guò)歸檔的操作，歸檔到OA的電子資源數(shù)據(jù)庫(kù)中，以供有權(quán)限的顧客進(jìn)行查詢(xún)。（4）督辦催辦貫徹和跟蹤各部室的辦文狀況與進(jìn)度，按指定的時(shí)間段匯總各部室的辦文狀況與進(jìn)度，可以在系統(tǒng)中使用預(yù)先定義的公文模版（word格式）起草交辦告知、催辦告知和督辦告知等公文。系統(tǒng)提供督辦事項(xiàng)一覽表，以便經(jīng)辦人能對(duì)其經(jīng)辦的所有督辦事項(xiàng)有一種實(shí)時(shí)、全面的理解。督辦過(guò)程的電話(huà)催辦等過(guò)程可詳細(xì)記錄備查。（5）代理授權(quán)當(dāng)個(gè)人尤其是領(lǐng)導(dǎo)出差或休假時(shí)，為了不延誤其與有關(guān)人員或部門(mén)的工作，這就規(guī)定個(gè)人在出差或休假時(shí)，其工作得有人接管或代理。授權(quán)可以是本人，也可以是系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置。代理授權(quán)是為了處理個(gè)人出差或休假期間對(duì)公文處理權(quán)限的指定代理過(guò)程。當(dāng)出差或休假完畢后，可以取消代理設(shè)置，并可以查閱其出差或休假期間代理人為其處理了哪些工作，代理狀況怎樣等。需考慮到實(shí)際狀況，如一種人往往會(huì)一身多職，會(huì)有多種業(yè)務(wù)，因此可以設(shè)定多種代理人完畢不一樣類(lèi)型的工作。（6）交辦功能某顧客可以把自己的任務(wù)通過(guò)申請(qǐng)后交給某人接任，交辦成功后，任何人對(duì)該顧客發(fā)文時(shí)自動(dòng)提醒該顧客已經(jīng)交給某人辦理，并規(guī)定確定與否繼續(xù)辦理，交辦完畢后生成交辦期間工作目錄表。某員工調(diào)職或離職后，其本來(lái)崗位的文獻(xiàn)和任務(wù)能通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)交辦給接任人，使接任人能立即接手其崗位的工作。（或權(quán)限的克?。?）查詢(xún)記錄可以根據(jù)管理權(quán)限和指定條件查知目前公文處理狀況和領(lǐng)導(dǎo)指示，可根據(jù)發(fā)文單位、時(shí)間等組合查詢(xún)，并提供個(gè)人或部門(mén)在一定的時(shí)間段內(nèi)所辦理過(guò)的公文狀況匯總表，系統(tǒng)至少應(yīng)能按月度、季度和年度為目前顧客或部門(mén)生成辦文記錄報(bào)表，并打印等輔助功能。（8）流程監(jiān)控實(shí)現(xiàn)對(duì)公文處理的流轉(zhuǎn)狀況監(jiān)控，顧客可以查看本人所參與辦理的公文的運(yùn)作狀況，領(lǐng)導(dǎo)可以查看本單位所有人參與辦理的公文的運(yùn)作狀況。4、公文歸檔應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的無(wú)縫連接，公文辦結(jié)后可以分類(lèi)歸檔，系統(tǒng)提供靈活、便捷的查詢(xún)檢索功能。檔案管理可以按公文屬性進(jìn)行分類(lèi)。（如告知，請(qǐng)示，上行文等）5、綜合事務(wù)管理綜合事務(wù)管理重要包括：會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)日程、字典管理（文號(hào)管理、來(lái)文單位）、通訊錄和人事管理等等。5.1會(huì)議管理舉行會(huì)議是單位辦公的重要形式之一。會(huì)議室及會(huì)議設(shè)施是一種需要共享的資源。辦公室可以將會(huì)議室的狀況登記在OA系統(tǒng)中。各部室組織的會(huì)議需要使用會(huì)議室時(shí)，通過(guò)OA可以查看各個(gè)會(huì)議室的使用狀況，以預(yù)定使用哪個(gè)會(huì)議室，并且確定會(huì)議室的使用時(shí)間。會(huì)議安排應(yīng)具有會(huì)議室沖突檢測(cè)、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間沖突檢測(cè)等提醒功能。會(huì)議室預(yù)定成功后，通過(guò)會(huì)議管理模塊，登記會(huì)議的議題、時(shí)間、會(huì)議室、參與人、主持人、會(huì)議資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成會(huì)議告知單，并由會(huì)議發(fā)起人發(fā)送給有關(guān)人員，同步系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指定期間對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行會(huì)議提醒。會(huì)議參與人收到會(huì)議告知后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)給會(huì)議發(fā)起人一種回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn)，以便確認(rèn)與否告知到位。會(huì)議參與人還可以直接在OA系統(tǒng)中下載會(huì)議資料、議題等文獻(xiàn)。會(huì)議管理系統(tǒng)應(yīng)可以查詢(xún)、記錄會(huì)議室使用狀況和多種會(huì)議狀況等。5.2領(lǐng)導(dǎo)日程領(lǐng)導(dǎo)是一種角色，設(shè)置為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)即需要進(jìn)行日程安排。通過(guò)準(zhǔn)時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容為序的領(lǐng)導(dǎo)日程匯總表，以便理解各項(xiàng)活動(dòng)有哪些領(lǐng)導(dǎo)參與。領(lǐng)導(dǎo)日程匯總表顯示在首頁(yè)。領(lǐng)導(dǎo)日程一般由領(lǐng)導(dǎo)自行填寫(xiě)，并可以靈活選擇需要參與工作的人員（即建立多種常用的私有組）。領(lǐng)導(dǎo)日程安排應(yīng)能通過(guò)權(quán)限設(shè)置，使具有權(quán)限的顧客能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日程進(jìn)行維護(hù)和管理，有權(quán)限顧客在為領(lǐng)導(dǎo)安排日程時(shí)，可以通過(guò)選擇任何領(lǐng)導(dǎo)為其安排工作日程。同步顧客可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排生成每天、每周和每月的活動(dòng)安排表。5.3文號(hào)管理文號(hào)是公文管理過(guò)程中必不可少的，不過(guò)，由于不一樣的單位其文號(hào)的編制或管理的方式也許不一樣，為了適應(yīng)不一樣單位文號(hào)管理機(jī)制，為顧客提供了通過(guò)先定義，后使用的方式的文號(hào)管理模式，只要顧客按照本單位的公文文號(hào)編制原則：“文獻(xiàn)字＋[年號(hào)]＋文獻(xiàn)號(hào)”定義好，那么在公文處理過(guò)程中，系統(tǒng)就可以根據(jù)顧客定義的原則自動(dòng)地生成所需要的文號(hào)。公文文號(hào)支持多種編號(hào)方式。文號(hào)一般只能由系統(tǒng)管理員或授權(quán)顧客進(jìn)行維護(hù)和管理，其維護(hù)管理包括：增長(zhǎng)、修改、刪除。文號(hào)管理不僅提供以上維護(hù)管理，而還提供了補(bǔ)號(hào)和預(yù)留文號(hào)的功能，其目的為了防止顧客在進(jìn)行公文管理時(shí)，某些公文由于操作錯(cuò)誤而廢除公文時(shí)，文號(hào)沒(méi)有被使用，而產(chǎn)生文號(hào)漏號(hào)或者由于某篇公文需要使用某個(gè)文號(hào)而無(wú)法獲取。5.4來(lái)文單位在公文管理過(guò)程中，收文一般都是外單位發(fā)來(lái)的公文，為了在進(jìn)行收文辦理過(guò)程中，以便顧客填寫(xiě)主、抄送單位，也為了愈加規(guī)范對(duì)主、抄送單位的命名，為顧客建立了來(lái)文單位的管理，只要顧客在使用收文管理之前，將也許的來(lái)文單位定義在系統(tǒng)中，則顧客在使用收文管理功能時(shí)，就可使用系統(tǒng)定義好的來(lái)文，在需要填寫(xiě)主、抄送單位時(shí)，選擇使用，為以便顧客，系統(tǒng)同步容許顧客直接錄入新的單位信息。來(lái)文單位的維護(hù)管理一般只提供應(yīng)系統(tǒng)管理員或已授權(quán)的顧客，其管理操作包括：：增長(zhǎng)、修改、刪除。5.5通訊錄公用電話(huà)本記錄企業(yè)和與外部進(jìn)行聯(lián)絡(luò)的有關(guān)信息，部門(mén)電話(huà)本記錄本部門(mén)人員的電話(huà)，個(gè)人名片是個(gè)人的可以公開(kāi)的資料。公用電話(huà)本公開(kāi)給所有人查閱和使用，但只有有權(quán)人員才能管理維護(hù)。通訊錄應(yīng)能靈活的模糊查詢(xún)，能由電子表格（Excel）導(dǎo)入數(shù)據(jù)。公用電話(huà)本的管理應(yīng)提供如下維護(hù)管理的操作：（1）編輯操作（增、刪、改）；（2）查詢(xún)操作，可以對(duì)任何數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行模糊查詢(xún)，如：電話(huà)號(hào)碼（多種電話(huà)號(hào)碼）、單位、姓名、職務(wù)。5.6人事管理實(shí)現(xiàn)全企業(yè)正式及聘任人員個(gè)人基本信息的自動(dòng)記錄和管理。處理目前個(gè)人信息較分散，手工記錄、查閱不以便的問(wèn)題。（1）工號(hào)作為OA系統(tǒng)的帳號(hào)管理中人員帳號(hào)的根據(jù)。（2）人員基本信息、工資、獎(jiǎng)金等?？梢蕴幚砉べY調(diào)整（普調(diào)和尤其調(diào)整）（3）可以完畢記錄匯總，手工設(shè)置查詢(xún)條件，尤其注意年齡段的問(wèn)題。（4）報(bào)表中心可以提取有關(guān)數(shù)據(jù)，如學(xué)歷分布圖等。5.7車(chē)輛管理能對(duì)企業(yè)的車(chē)輛進(jìn)行檔案管理，違章及事故管理，費(fèi)用管理，綜合查詢(xún)報(bào)表記錄，系統(tǒng)維護(hù)，車(chē)輛維護(hù)期限提醒，并根據(jù)規(guī)定生成對(duì)應(yīng)報(bào)表。重點(diǎn)是各部門(mén)的車(chē)輛費(fèi)用（修理，油費(fèi)等），各部室能將其計(jì)入自己的成本。用車(chē)登記，車(chē)輛調(diào)度在二期工程中實(shí)現(xiàn)。5.8物品管理實(shí)現(xiàn)全企業(yè)平常辦公用品、原則物質(zhì)、藥物等低值易耗品申購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用的精細(xì)化管理。包括物品入倉(cāng)登記、劃出、劃入、領(lǐng)用、報(bào)廢、庫(kù)存調(diào)整、物品庫(kù)存與使用查詢(xún)，并能生成對(duì)應(yīng)的表格（按部門(mén)，月匯總）。用帶表單的工作流實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)購(gòu)置功能。物品的領(lǐng)出償還與事務(wù)流程進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，即在物品調(diào)撥流程中進(jìn)行物品領(lǐng)出時(shí)，物品庫(kù)中數(shù)量自動(dòng)減少；反之當(dāng)物品調(diào)撥流程中的物品償還時(shí)，物品庫(kù)中數(shù)量自動(dòng)增長(zhǎng)。各部門(mén)可以查詢(xún)領(lǐng)用的物品，個(gè)人可以查詢(xún)自己領(lǐng)用的物品。5.9接待管理接待工作是平常辦公中的重要內(nèi)容。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)政務(wù)接待工作的有效管理，對(duì)被接待人員的安排、參與人員和部門(mén)實(shí)現(xiàn)提前告知。（手機(jī)或郵件）。通過(guò)接待管理模塊，登記接待的議題、時(shí)間、人員、參與人、主持人、有關(guān)資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成告知單，并由發(fā)起人發(fā)送給有關(guān)人員，同步系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指定期間對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行提醒。參與人收到告知后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)反饋發(fā)起人一種回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn)。參與人還可以直接在OA系統(tǒng)中下載有關(guān)資料。5.10設(shè)備管理實(shí)現(xiàn)全企業(yè)辦公、檢測(cè)設(shè)備等固定資產(chǎn)從申購(gòu)、驗(yàn)收、登記、發(fā)放到報(bào)廢全流程的精細(xì)化管理。處理目前設(shè)備管理采用人工方式帶來(lái)的申購(gòu)周期較長(zhǎng)和工作量大的問(wèn)題。重點(diǎn)關(guān)注：（1）資產(chǎn)管理。（申購(gòu)、驗(yàn)收、登記、領(lǐng)用、維護(hù)、維修、報(bào)廢、劃撥等）（2）量值溯源。（周期、單位、費(fèi)用、備注等）（3）資產(chǎn)折舊。（各部門(mén)可以查詢(xún)自己的折舊狀況）（4）每個(gè)人可以查詢(xún)自己保管的資產(chǎn)狀況，每個(gè)部門(mén)可以掌握自己的資產(chǎn)狀況。（5）部分?jǐn)?shù)據(jù)能展目前報(bào)表中心，如設(shè)備分布圖等。5.11財(cái)務(wù)管理獨(dú)立于財(cái)務(wù)軟件的簡(jiǎn)樸財(cái)務(wù)管理功能，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)收入與成本、人員工資的即時(shí)查詢(xún)。有助于增長(zhǎng)透明度，激發(fā)各部門(mén)采用有效的方式創(chuàng)收和進(jìn)行合理的成本控制。重點(diǎn)關(guān)注：（1）按日錄入各中心的檢測(cè)收入，每天扎帳后可以錄入當(dāng)日數(shù)據(jù)。（2）各部室的開(kāi)支，僅僅考慮計(jì)入成本的部分，以便部門(mén)掌握自己的開(kāi)支狀況。數(shù)據(jù)來(lái)源于財(cái)務(wù)部門(mén)的報(bào)銷(xiāo)數(shù)據(jù)，以及折舊等。（3）嚴(yán)格控制查看的權(quán)限。5.12科技項(xiàng)目管理科技項(xiàng)目分類(lèi)管理，按項(xiàng)目管理有關(guān)的文獻(xiàn)。5.13事務(wù)管理通過(guò)自定義工作流引擎，設(shè)備及辦公用品申請(qǐng)采購(gòu)審批、用款審批流程、出訪審批、報(bào)銷(xiāo)審批、人員請(qǐng)假等事務(wù)流程，能通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行控制與管理，并能生成對(duì)應(yīng)的表格。5.14值班管理平常值班，節(jié)假日值班管理，并生成值班登記表。自動(dòng)公布到公告牌中。5.15物業(yè)管理樓房、機(jī)電設(shè)備維修、房租、會(huì)場(chǎng)場(chǎng)租、水電費(fèi)等事項(xiàng)的查詢(xún)和管理，并能生成對(duì)應(yīng)的表格。6、個(gè)人辦公為顧客提供一種個(gè)人辦公平臺(tái)，提供平常管理辦公所需的電子工具和文檔信息服務(wù)。6.1待辦事宜顧客只要打開(kāi)個(gè)人辦公首頁(yè)，需審批公文、請(qǐng)示匯報(bào)、公告信息等都顯示在待辦事宜中，通過(guò)待辦事宜可以直接進(jìn)入辦理多種事務(wù)。能看待辦公文的未辦條數(shù)和公告欄、消息欄等未讀信息進(jìn)行彈出框或短信提醒。6.2消息管理系統(tǒng)提供類(lèi)似郵件傳遞方式的消息傳遞，能編寫(xiě)正文和添加一定數(shù)量和大小的附件，進(jìn)行一對(duì)一或一對(duì)多的發(fā)送，并且提供短信的提醒功能。與原則的郵件系統(tǒng)不一樣，這里不需要回執(zhí)，不過(guò)發(fā)件人可以查詢(xún)與否對(duì)方已經(jīng)查看。6.3個(gè)人工作日志記錄記錄和記錄個(gè)人每天的工作狀況，即個(gè)人每天做了哪些工作，便于工作總結(jié)。6.4文獻(xiàn)收藏夾搜集個(gè)人的工作文獻(xiàn)，可以按資源管理器的方式進(jìn)行管理，并能移動(dòng)。能設(shè)置為共享，實(shí)現(xiàn)資源共享。6.5個(gè)人日歷設(shè)置可反復(fù)的會(huì)議、約會(huì)、提醒信息，提供管理工作計(jì)劃和日程的工具。6.6即時(shí)通訊系統(tǒng)提供以便的郵件和短信聯(lián)絡(luò)方式，包括系統(tǒng)短信（關(guān)注“我懂得了”，“后來(lái)再說(shuō)”兩個(gè)功能）和手機(jī)短信兩種溝通形式。6.7個(gè)人通訊錄個(gè)性化的個(gè)人地址本，可對(duì)個(gè)人通訊簿進(jìn)行錄入、修改、刪除、備份、導(dǎo)入和條件查詢(xún)。6.8個(gè)人設(shè)置設(shè)置顧客個(gè)人密碼，修改顧客姓名、聯(lián)絡(luò)方式、手機(jī)等信息，也可設(shè)置出差、休假等顧客狀態(tài)。同步在個(gè)人設(shè)置中可以定制個(gè)性化辦公桌面風(fēng)格。請(qǐng)注意，短信平臺(tái)需要使用聯(lián)絡(luò)電話(huà)，顧客的手機(jī)號(hào)碼或小靈通號(hào)碼變化，需要自動(dòng)生成審批任務(wù)。7、報(bào)表中心7.1報(bào)表中心根據(jù)權(quán)限，不一樣的顧客可以在報(bào)表中心查看系統(tǒng)授權(quán)的報(bào)表。并可以在一定程序上變化報(bào)表的體現(xiàn)形式，如與否有圖例，顏色，數(shù)據(jù)，表格，類(lèi)型等。并可以導(dǎo)出或打印圖表。7.2報(bào)表設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理員可以增長(zhǎng)報(bào)表，修改已經(jīng)有報(bào)表，并對(duì)報(bào)表設(shè)置默認(rèn)值，數(shù)據(jù)錄入方式，數(shù)據(jù)校驗(yàn)（假如也許），權(quán)限設(shè)置等。應(yīng)在此功能中實(shí)現(xiàn)調(diào)試（或預(yù)覽）。報(bào)表一般應(yīng)當(dāng)有設(shè)計(jì)、審核、打印、打印日期（務(wù)必注意使用服務(wù)器時(shí)間，防止作弊）?？梢栽O(shè)計(jì)為一種標(biāo)簽欄目（如機(jī)械圖的效果），后臺(tái)控制與否顯示。提供可見(jiàn)即所得的報(bào)表定制功能，高級(jí)顧客通過(guò)較短時(shí)間的培訓(xùn)，即可完畢報(bào)表的自定義。7.3數(shù)據(jù)維護(hù)支持?jǐn)?shù)據(jù)的手工錄入，校驗(yàn)，批量導(dǎo)入。嚴(yán)格設(shè)計(jì)權(quán)限，特定的顧客只能錄入或修改指定的報(bào)表數(shù)據(jù)。8、后臺(tái)管理8.1顧客管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的顧客管理平臺(tái)，其中包括實(shí)現(xiàn)靈活地對(duì)機(jī)構(gòu)、組和人員的