檔案管理培訓課件-李仁民

檔案管理培訓課件-李仁民第一頁，共60頁。主要內(nèi)容第一章檔案的定義及檔案管理工作的重要性第二章檔案的特點及檔案與相關(guān)事物的關(guān)系第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容第四章檔案工作標準及檔案管理要求第五章檔案管理工作中存在的問題及對策第一頁第二頁，共60頁。第一章檔案的定義及檔案管理工作的重要性

一、檔案的定義及檔案管理1、檔案的定義：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟、科學、文化、技術(shù)、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。

第二頁第三頁，共60頁。第一章檔案的定義及檔案管理工作的重要性

2、檔案管理的定義：檔案管理是指各種文件材料的形成、積累、并按一定的要求進行科學分類管理，統(tǒng)一管理本項目各方面的各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有限利用。第三頁第四頁，共60頁。第一章檔案的定義及檔案管理工作的重要性3、物業(yè)管理檔案的定義：對于物業(yè)管理行業(yè)來講檔案是指：“物業(yè)企業(yè)或者物業(yè)項目在物業(yè)管理服務過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。

第四頁第五頁，共60頁。第一章檔案的定義及檔案管理工作的重要性

二、建立檔案的意義及檔案管理工作的重要性（一）建立檔案的意義1、檔案記載著人類文明的優(yōu)秀成果，對人類文明的傳承、創(chuàng)新和發(fā)展具有重要作用，是進行社會精神文明建設(shè)的好教材。第五頁第六頁，共60頁。第一章檔案的定義及檔案管理工作的重要性

2、檔案是發(fā)展先進生產(chǎn)力的工具和載體，是物質(zhì)文明建設(shè)的重要條件，同時是促進生產(chǎn)力發(fā)展的重要因素。3、檔案是認識和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，是政治文明建設(shè)的一項基礎(chǔ)工作。對于把握人類活動的因果關(guān)系、基本規(guī)律和未來的建設(shè)很有借鑒意義。第六頁第七頁，共60頁。第一章檔案的定義及檔案管理工作的重要性

（二）檔案管理工作的重要性1、檔案資料的健全，可以真實的再現(xiàn)物業(yè)企業(yè)和物業(yè)項目發(fā)展過程，是對歷史經(jīng)驗的總結(jié)。2、做好物業(yè)企業(yè)和物業(yè)項目的檔案建立和管理工作，不僅是我們物業(yè)項目經(jīng)理的權(quán)利，同時也是應盡的義務。3、根據(jù)企業(yè)的發(fā)展從中去發(fā)現(xiàn)、去總結(jié)，樹立對檔案管

理工作的信心和增強責任感。第七頁第八頁，共60頁。第一章檔案的定義及檔案管理工作重要性

（三）物業(yè)檔案在物業(yè)管理服務活動中的地位。物業(yè)管理服務工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是物業(yè)設(shè)施、設(shè)備維修、養(yǎng)護，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，或者是收取物業(yè)管理服務費用等等，都離不開物業(yè)檔案。第八頁第九頁，共60頁。第二章檔案的特點及檔案與相關(guān)事物的關(guān)系

一、檔案及物業(yè)檔案的特點1、檔案的特點：檔案具有社會性、原始性、歷史性、確定性、知識性等特點。2、物業(yè)檔案的特點：物業(yè)檔案具有專業(yè)性、動態(tài)性、真實性、價值性、法律性的特點。

第九頁第十頁，共60頁。第二章檔案的特點及檔案與相關(guān)事物的關(guān)系二、檔案的作用：檔案有兩個基本作用：1、憑證作用

檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性，原始記錄性是構(gòu)成檔案特殊價值——憑證價值的基礎(chǔ)。

2、參考作用一般屬性是指文化屬性、知識屬性和信息屬性。檔案的這些屬性是構(gòu)成其一般價值——參考價值的基礎(chǔ)，

第十頁第十一頁，共60頁。第二章檔案的特點及檔案與相關(guān)事物的關(guān)系

三、檔案與相關(guān)事物的關(guān)系（一）檔案與信息的關(guān)系

信息是人腦對客觀事物的能動反映。檔案是信息的一種，是一種最真實、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生性固化性信息。

第十一頁第十二頁，共60頁。第二章檔案的特點及檔案與相關(guān)事物的關(guān)系（二）檔案與文獻的關(guān)系1、本質(zhì)即核心不同

2、注重的方面不同3、反映的內(nèi)容不同（三）檔案與文書的關(guān)系

文書本質(zhì)上是人們處理、解決現(xiàn)時性具體事務、問題的信息傳遞工具。而檔案的本質(zhì)則是已往社會實踐的原始記錄物。

第十二頁第十三頁，共60頁。第二章檔案的特點及檔案與相關(guān)事物的關(guān)系

（四）檔案與圖書的關(guān)系：

1、二者本質(zhì)不同：

2、二者的社會功能不同：

3、二者內(nèi)容上的交叉重合部分，其特點也明顯不同。

（五）檔案與資料的關(guān)系：

（六）檔案與文物的關(guān)系：第十三頁第十四頁，共60頁。第三章檔案管理原則和內(nèi)容

一、檔案管理原則

物業(yè)服務企業(yè)（項目）檔案管理工作應當堅持“及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的原則。二、檔案管理內(nèi)容根據(jù)現(xiàn)在物業(yè)服務企業(yè)的管理模式和實際情況，檔案管理的歸檔內(nèi)容劃分為一級類目、二級類目。

第十四頁第十五頁，共60頁。第三章檔案管理原則和內(nèi)容

一級類目主要歸檔范圍包括：（一）黨群管理工作形成的文件材料。

（二）行政管理工作形成的文件材料。

（三）經(jīng)營管理工作形成的文件材料。

（四）物業(yè)管理工作形成的文件材料。

（五）基本建設(shè)工作形成的文件材料。

第十五頁第十六頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（六）設(shè)備儀器管理形成的文件材料。

（七）會計檔案。

（八）職工個人檔案。

（九）特殊載體檔案。

（十）物業(yè)項目形成的文件材料。

（十一）其它應歸檔的文件材料。

第十六頁第十七頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容《物業(yè)服務企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》（參考）歸檔文件材料目錄保管期限一、黨群管理工作形成的文件材料（一）黨務綜合性工作或黨組織其它有關(guān)會議文件材料（長期）（二）黨組織建設(shè)、黨員管理、紀檢監(jiān)察工作文件材料（長期）（三）思想政治工作、精神文明建設(shè)文件材料（長期）（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作文件材料（長期）（五）參加有關(guān)協(xié)會和群眾團體活動文件材料（短期）（六）其它應歸檔的黨群工作文件材料第十七頁第十八頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容二、行政管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)籌備期可行性研究、申請、批準文件材料，企業(yè)章程、證照（永久）（二）企業(yè)物業(yè)管理資質(zhì)等級認證文件（永久）（三）企業(yè)領(lǐng)導（包括董事會、股東會和經(jīng)理層等）和內(nèi)部機構(gòu)構(gòu)成、變更文件材料（永久）（四）董事會、股東會、監(jiān)事會產(chǎn)生的文件材料（永久）（五）企業(yè)發(fā)生分立、合并、破產(chǎn)、歇業(yè)等變更事宜的文件（永久）第十八頁第十九頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（六）各項企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定(長期)（七）綜合性行政事務,文秘、機要、保密工作文件材料(短期)（八）會務工作文件材料重要的

(長期)

一般的（短期）（九）法律事務、公證工作文件材料（長期）（十）審計工作文件材料（長期）第十九頁第二十頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容

（十一）人力資源管理文件材料

1、崗位職責（長期）2、員工錄用、招聘文件材料（長期）3、勞動合同管理(長期)4、勞動工資和社會保險文件材料（長期）5、員工教育、培訓工作文件材料(長期)6、員工的考核工作文件材料(長期)第二十頁第二十一頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容

7、職務任免，職稱評聘文件材料(長期)8、工服、工裝管理文件材料(短期)9、其它應歸檔的人力資源管理文件（十二）行政后勤工作文件材料（食堂、車輛管理等）(短期)（十三）其它應歸檔的行政管理性文件材料第二十一頁第二十二頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策文件材料(永久)（二）計劃與統(tǒng)計工作文件材料，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、各項發(fā)展計劃文件材料，責任制管理文件材料

(長期)（三）統(tǒng)計報表：

年度(永久)季度、月份(短期)（四）企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析(永久)（五）資產(chǎn)管理文件材料：房地產(chǎn)管理，資本運作，對外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，產(chǎn)權(quán)變動、清產(chǎn)核資文件材料(永久)第二十二頁第二十三頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（六）屬企業(yè)所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理文件材料(永久）（七）企業(yè)信用管理，形象宣傳，達標創(chuàng)優(yōu)文件材料（長期）（八）合同管理文件材料：物業(yè)服務委托、物業(yè)租賃及其它商務合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)的資信調(diào)查，工作協(xié)議文件材料：重要（長期）一般（短期）（九）財務管理文件材料：資金管理，成本價格管理，會計管理文件材料（長期）第二十三頁第二十四頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（十）物資管理文件材料：物資采購、保存和供應文件材料（短期）（十一）營銷管理文件材料：營銷組織管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、市場調(diào)查與分析文件材料，客戶信息管理，多種經(jīng)營管理文件材料（長期）（十二）服務質(zhì)量管理文件材料（長期）（十三）其它應歸檔的經(jīng)營管理文件資料第二十四頁第二十五頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容

四、物業(yè)管理工作形成的文件材料（一）各物業(yè)項目招投標文件材料（長期）（二）各物業(yè)項目驗收有關(guān)文件材料（短期）（三）各物業(yè)項目房屋及設(shè)備設(shè)施管理有關(guān)文件材料（短期）（四）各物業(yè)項目公共秩序維護管理有關(guān)文件材料（短期）（五）各物業(yè)項目環(huán)境衛(wèi)生管理有關(guān)文件材料（短期）（六）各物業(yè)項目綠化管理有關(guān)文件材料（短期）（七）各物業(yè)項目社區(qū)文化管理有關(guān)文件材料（短期）（八）其它應歸檔的物業(yè)項目管理工作形成的文件材料第二十五頁第二十六頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容五、基本建設(shè)工作形成的文件材料（企業(yè)有該項工作時設(shè)立）（一）可行性研究、立項、勘探、測繪、招投標、征遷工作以及建設(shè)單位項目管理工作文件材料（永久）（二）基建項目的設(shè)計文件材料（永久）（三）基建項目的施工文件材料（永久）（四）基建項目的監(jiān)理文件材料（永久）（五）基建項目的竣工和驗收文件材料（永久）（六）基建項目的使用、維修、改建、擴建文件材料（永久）（七）其它應歸檔的基本建設(shè)工作形成的文件材料第二十六頁第二十七頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容六、設(shè)備儀器管理形成的文件材料（一）購置設(shè)備、儀器的立項審批，購置合同（長期）（二）設(shè)備、儀器的開箱驗收或接收文件材料（長期）（三）設(shè)備、儀器的安裝調(diào)試文件材料（長期）（四）設(shè)備、儀器的使用、維護和改造、報廢文件材料（長期）（五）其它應歸檔的設(shè)備儀器管理形成的文件材料第二十七頁第二十八頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容七、會計檔案（一）會計憑證（原始、記賬、匯總）（15年）（二）會計賬簿1、總賬（包括日記賬）(15年)2、明細賬(15年)3、現(xiàn)金和銀行存款日記賬(25年)4、其它日記賬(15年)5、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管(5年)6、輔助賬簿(15年)第二十八頁第二十九頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（三）財務報告類1、月、季度財務報告（包括文字分析（3年）2、年度財務報告（決算包括文字分析（永久）（四）其它類1、會計移交清冊（15年）2、會計檔案保管清冊（永久）3、會計檔案銷毀清冊

（永久）4、銀行余額調(diào)節(jié)表（5年）5、銀行對賬單（5年）第二十九頁第三十頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（五）其它應歸檔的會計文件材料八、職工個人檔案九、特殊載體檔案（一）聲像類（二）實物類第三十頁第三十一頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容十、物業(yè)項目形成的文件材料歸檔目錄保管期限（一）基礎(chǔ)管理文件材料1、小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖、綠化平面圖、附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等文件材料（永久）2、竣工驗收合格報告、新建住宅商品房準許交付使用證等文件材料（永久）3、物業(yè)質(zhì)量保證文件和使用說明文件等材料（永久）4、供水、供電、供氣、供熱、有線電視等專業(yè)服務協(xié)議，消防設(shè)施合格證，電梯準用證、年檢資料等材料（長期）第三十一頁第三十二頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容5、接管驗收手續(xù)等文件材料（永久）6、各種機電設(shè)備出廠合格證，使用說明書，安裝、調(diào)試報告，保修卡、保修協(xié)議等文件材料（永久）7、業(yè)主購房合同文本（永久）8、維修基金交納明細（永久）9、維修基金管理、使用、續(xù)籌等文件材料（永久）10、前期物業(yè)服務合同、物業(yè)服務合同及其它協(xié)議等文件材料（短期）第三十二頁第三十三頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容11、房屋使用手冊等文件材料（永久）12、裝飾裝修管理規(guī)定及巡查、制止違規(guī)行為、向行政主管部門報告記錄（短期）13、業(yè)主告知物業(yè)服務企業(yè)函（裝飾裝修）（短期）14、物業(yè)服務企業(yè)告知房屋所有人、使用人和裝飾裝修企業(yè)函等文件材料（短期）15、與業(yè)主大會往來文件材料（長期）16、申報達標、市優(yōu)、國家示范項目的爭創(chuàng)規(guī)劃、實施方案等文件材料（短期）第三十三頁第三十四頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容17、各項管理制度、規(guī)定，各崗位工作標準，各級各類人員的崗位職責及考核辦法等文件材料（短期）18、臨時管理規(guī)約或管理規(guī)約(短期)19、業(yè)主檔案（長期）20、房屋及其配套設(shè)施權(quán)屬材料（長期）21、投訴記錄及處理、回訪等文件材料（短期）22、業(yè)主滿意度調(diào)查及分析、整改措施等文件材料（短期）23、特約服務等文件材料（短期）第三十四頁第三十五頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容

24、項目管理的年度計劃、總結(jié)（短期）25、與公司往來的各種請示、報告、批文等（短期）26、與轄區(qū)物業(yè)行政主管部門、各專業(yè)服務部門往來文件材料（短期）27、項目管理會議記錄、與業(yè)主委員會之間溝通協(xié)調(diào)有關(guān)事項會議記錄、參加社區(qū)聯(lián)席會議記錄等文件材料（長期）第三十五頁第三十六頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容

28、員工管理文件材料（1）員工花名冊（短期）（2）員工工資管理、考勤記錄、績效考核、獎懲記錄（短期）（3）員工培訓記錄（培訓計劃、教案、簽到單、考核試卷等）（短期）29、鑰匙管理文件材料長期30、各種提示、通知資料留存（或照片等）（短期）31、其它應歸檔的綜合性文件材料第三十六頁第三十七頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（二）房屋管理與維修養(yǎng)護1、公共區(qū)域巡查記錄(短期)2、報修記錄(短期)3、維修派工單(短期)4、領(lǐng)料單(短期)5、客戶回訪記錄(短期)6、其它應歸檔的維修文件材料第三十七頁第三十八頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（三）共用設(shè)施設(shè)備管理1、各種設(shè)施設(shè)備操作規(guī)程(長期)2、各種設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定(長期)3、各種設(shè)施設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄(長期)4、各種設(shè)施設(shè)備日常運行狀態(tài)檢查記錄(長期)5、二次供水衛(wèi)生檢驗報告等文件材料(短期)6、停電、停水、電梯停運等應急處理預案

(長期)7、各類事故處理方案及處理記錄(長期)8、其它應當歸檔的文件資料第三十八頁第三十九頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（四）公共秩序維護、消防、車輛管理1、門衛(wèi)、監(jiān)控室、物業(yè)區(qū)域巡邏值班記錄（短期）2、使用裝具發(fā)放、使用情況登記等文件材料（短期）3、維護公共秩序中遇到各類事件應急處理預案、消防應急預案等材料（短期）4、物業(yè)項目內(nèi)危及人身安全的提示標示及防范措施等材料（照片等）（短期）5、機動車管理規(guī)定、出入證發(fā)放登記表、收費標準公示及車位分配方案等材料(短期)6、機動車出入登記手續(xù)等材料(短期)7、非機動車管理等材料(短期)8、其它應當歸檔的文件材料第三十九頁第四十頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（五）環(huán)境衛(wèi)生管理1、環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具等明細，衛(wèi)生區(qū)域責任劃分，衛(wèi)生消毒滅殺制度及其落實情況記錄等材料(短期)2、日常衛(wèi)生檢查記錄等材料(短期)3、寵物、家禽、家畜等管理規(guī)定等材料

(長期)第四十頁第四十一頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（六）綠化管理1、綠化使用機具明細，綠化日常巡查、養(yǎng)護、病蟲害防治等材料(短期)2、綠化工作日常檢查記錄等材料(短期)3、綠化施工等材料(短期)4、其它應歸檔的文件材料第四十一頁第四十二頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容（七）社區(qū)文化活動文件材料1、社區(qū)文化活動計劃及實施情況(短期)2、社區(qū)精神文明建設(shè)文件材料(短期)3、獲獎的榮譽證書、獎牌、獎杯(短期)4、其它應歸檔的社區(qū)文化活動材料（八）項目管理效益1、物業(yè)管理服務費收繳情況及收支情況公示等文件材料(短期)2、開展多種經(jīng)營服務項目及收入情況(短期)十一、其它應歸檔的文件材料第四十二頁第四十三頁，共60頁。第三章檔案管理原則和歸檔內(nèi)容注：永久：50年以上，長期：15－50年，短期：15年以下其它材料可結(jié)合企業(yè)和物業(yè)項目實際單獨設(shè)類第四十三頁第四十四頁，共60頁。第四章檔案工作標準及檔案管理要求

一、檔案工作標準1、企業(yè)（項目）檔案管理部門、專（兼）職檔案管理人員職責明確，并能夠認真行使檔案的管理、指導和監(jiān)督職責。

2、文件材料歸檔及時，歸檔范圍準確，保管期限符合要求。

3、制定企業(yè)檔案分類方案，檔案實體檔號標識與分類方案一致。

第四十四頁第四十五頁，共60頁。第四章檔案工作標準及檔案管理要求

4、案卷整理規(guī)范，質(zhì)量符合國家及檔案行業(yè)標準要求，并編制檢索工具。5、檔案卷（盒）外觀符合國家標準要求，尺寸、顏色、式樣統(tǒng)一。目錄模板6、根據(jù)企業(yè)檔案管理需要設(shè)置檔案室和配備必要的檔案柜、架，利于檔案的安全保管。涉密檔案保管合理、安全。第四十五頁第四十六頁，共60頁。第四章檔案工作標準及檔案管理要求

7、檔案保管條件達到防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮濕、防蟲、防高溫、防塵等要求，并配備必要的檔案保護設(shè)備設(shè)施，紙質(zhì)檔案要采用無酸卷盒存放。檔案無霉變、褪色、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象。第四十六頁第四十七頁，共60頁。第四章檔案工作標準及檔案管理要求

8、照片、錄音（像）帶、電子文件等特殊載體檔案，要有符合保管要求的檔案裝具單獨存放。

9、檔案上架排序符合國家和檔案行業(yè)標準要求，做到排列有序、分類清楚、查閱方便。

第四十七頁第四十八頁，共60頁。第四章檔案工作標準及檔案管理要求

10、建立檔案借閱、利用登記制度，借閱手續(xù)齊全；利用涉密檔案時審批手續(xù)嚴謹；檔案的查準率、查全率達到100％。11、對所保管的檔案應定期進行清點，建立統(tǒng)計登記臺帳，做到賬物相符。12、檔案文件材料移交手續(xù)完備，責任明確。第四十八頁第四十九頁，共60頁。第四章檔案工作標準及檔案管理要求

13、企業(yè)建立檔案鑒定工作小組，按照檔案鑒定程序及時對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對應銷毀的檔案編制銷毀清冊，履行銷毀審批手續(xù)。

14、適時編制企業(yè)全宗介紹、組織沿