會務(wù)接待與組織方案剖析

會務(wù)接待與組織方案剖析會務(wù)接待與組織一、會議接待二、會場服務(wù)與食宿服務(wù)三、會議后勤保障四、送別參會人員代表五、會場善后工作六、會議文件的收集、整理與歸檔主要掌握的內(nèi)容案例分析：請柬發(fā)出之后某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴我們什么呢？會議要素會議的要素１、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。４、財務(wù)要素：會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施?；救蝿?wù)、組織的工作()協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；()根據(jù)議題安排議程、日程；()發(fā)會議通知，負責(zé)會議報到；()對與會人員進行編組；()布置會場，安排座次；()負責(zé)會議簽到()會中組織和協(xié)調(diào)；()會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。()會議的結(jié)束收尾工作。

、文秘工作()會議文書、講話稿的起草；()會議文書編寫；()會議文書印發(fā)及管理。（）會后的文件收集，整理和歸檔、生活管理工作()與會人員的食宿管理；()會議的財務(wù)管理；()會議的交通保障；()會議的文化活動；()與會人員的醫(yī)療保健。、安全保衛(wèi)工作()會議的BaoMi工作；()會議的警衛(wèi)工作；()會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預(yù)算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構(gòu)確定與會者名單會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到會議期間外圍的衛(wèi)生工作報到及接待工作做好后勤保障工作留存照片資料做好會議保密工作會議信息工作會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道案例分析老黃可算是暢想公司的元老了，自公司成立以來，他就一直從事辦公室工作，對于如何做好接待工作，他更是經(jīng)驗豐富。根據(jù)多年的實踐，他總結(jié)出做好接待的一套工作程序：首先搞清領(lǐng)導(dǎo)意圖，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂接待方案，最后將方案交給領(lǐng)導(dǎo)。制定方案時至少要考慮以下內(nèi)容：、來訪客商姓名及其公司名稱、合同項目概況、客商的目的，要求，人數(shù)，性別，身份，生活習(xí)慣，到達日期、工作日程安排及會見，宴會，娛樂活動等的規(guī)格，次數(shù)，時間，地點。、由相應(yīng)哪位身份的高級管理人員負責(zé)這次接待、由誰擔(dān)任專職陪同人員、由誰擔(dān)任對口工程技術(shù)的主談判，其他談判人員名單，翻譯，后勤服務(wù)人員名單。案例結(jié)果接待方案是秘書完成接待任務(wù)的依據(jù)，制定接待方案既要考慮現(xiàn)行規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要考慮來訪者的相關(guān)情況及各種主客觀條件，因此，必須從實際出發(fā)盡量使方案內(nèi)容周詳。會前準備“有備無患！！”會前準備工作是會議管理的第一步，無論會議大小，如會前準備充分，就能事半功倍。會務(wù)工作的具體內(nèi)容會前準備工作、確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。、確定會議名稱會議名稱一般由“單位內(nèi)容類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。、確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。、確定會議時間、會期會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。、確定會議所需用品和設(shè)備（）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。、建立會議組織機構(gòu)會務(wù)組、宣傳組、秘書組、交通組、接待組、保衛(wèi)組。、確定與會人員名單出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。、確定會議地點要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。、安排會議議程與日程會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。

、制發(fā)會議通知會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、、郵件。、準備會議文件資料主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。、安排食住行會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標(biāo)準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。、服務(wù)會議要求確認設(shè)備、物品、音樂喜好確認飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求…日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同…房間確認是否安靜、視野如何、有無異味、設(shè)備是否正常、溫度是否舒適。、制定會議預(yù)算方案文件資料費、郵電通訊費、會議設(shè)備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。、布置會場會場桌上物品擺放會議座次先后順序

會議室物品擺放整潔、清新、統(tǒng)一、舒適、檢查會場（）方式現(xiàn)場檢查（）檢查的內(nèi)容資料的準備和確認打印文件、等設(shè)備的準備和確認投影、相機、音頻線、麥克、白板、筆…其他物品的準備和確認橫幅、展架等宣傳品、鮮花、茶歇會中服務(wù)工作、報到及接待工作（）與會人員的接送;（）會議交通工具的安排;（）與會人員返回時，車、船和飛機票的預(yù)訂及購買;（）會議文娛活動的安排和組織;（）其他屬于招待方面的工作。、組織簽到

、會議期間（（）時間提醒：發(fā)言時間、休息時間、返回時間（）午餐確認：留位確認、時間確認（）物品隨檢：麥克、紙筆、茶水…（）關(guān)于參會者反應(yīng)對內(nèi)容、對環(huán)境（冷熱）、宣傳工作照相、攝像、錄音、值班保衛(wèi)工作（）值班工作服務(wù)人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。（）保衛(wèi)工作①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)會后整理工作、安排與會人員離會、撰寫會議紀要、會議的宣傳報道、會議文書的立卷歸檔、會議總結(jié)工作

案例分析某企業(yè)秘書小胡經(jīng)常接待來自各方的各類來訪者，對迎送來訪者，她有自己的一套工作程序，客人提出告辭并起身后，無論接待室的門是否開著，她總是起身相送。當(dāng)走到電梯門口時，她總是代客人按電梯。臨別時不忘說聲：“謝謝你的光臨，下次再見?！辈⒏鶕?jù)上司的吩咐決定送客路程的遠近。問題：上述案例中要注意什么

接待中的注意事項

、不要過分熱情、不可冷漠尷尬、不可小節(jié)失禮、不可人走茶涼突發(fā)事件預(yù)防與處理你曾經(jīng)遇到過哪些突發(fā)事件？突發(fā)事件舉例主持人遲到電腦損壞資料缺失突發(fā)疾病或意外停電……、提前提前做好任務(wù)分工，規(guī)定完成時間節(jié)點寧可先預(yù)定再取消提前做好預(yù)案關(guān)鍵點：資料準備、酒店預(yù)定、設(shè)備調(diào)試、交通…、復(fù)