印章管理合同審核流程及管理制度

印章管理制度第一條總則企業(yè)印章是企業(yè)合法存在的標志，是企業(yè)權力的象征。為了保證企業(yè)印章的合法性、可靠性和嚴厲性，有效地維護企業(yè)利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，加強企業(yè)各類、多種公章的管理，便于公章的刻制、使用、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作，減少和防止因公章疏于管理給企業(yè)導致的損失，特制定本管理制度。第二條企業(yè)印章的刻制申請時間：申請部門：印章詳稱：負責人簽字：申請理由：行政部意見：行政部經(jīng)理簽字：年月日董事長意見董事長簽字：年月日一、企業(yè)印章的刻制均須報企業(yè)董事長審批。（《印章刻制申請表》）印章刻制申請表二、法人個人名章、行政章、財務章、協(xié)議章，由行政部開具企業(yè)簡介信統(tǒng)一到指定的公安機關辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國家有關規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)保定市公安局立案。三、企業(yè)各部門的專用章（協(xié)議章、技術專業(yè)章等），由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。四、未經(jīng)企業(yè)董事長同意，任何單位和個人不得私自刻制本部門的印章。違者視情節(jié)按照企業(yè)《問責制》處理，并承擔因此產(chǎn)生的一切后果。第三條企業(yè)印章的啟用一、新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在行政部留樣保留，以便備查。（《印章保管登記表》）印章領用保管登記表領用部門：領用日期：領用人簽字：印章戳記:印章合用范圍：部門負責人意見：部門負責人簽字：年月日二、新印章啟用前應由行政部下發(fā)啟用告知，并注明啟用日期、發(fā)放部門和使用范圍。第四條企業(yè)印章的使用范圍企業(yè)的印章重要包括企業(yè)行政章、專題業(yè)務章（協(xié)議章、財務章、人事章、技術專業(yè)章）、董事長（法人）專用個人名章。企業(yè)所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超過范圍使用。一、企業(yè)行政章的使用范圍重要為：1、企業(yè)對外銷售的商品房屋購銷協(xié)議及協(xié)議類文獻；2、企業(yè)對外簽發(fā)的文獻；3、企業(yè)與有關單位聯(lián)合簽發(fā)的文獻；4、由企業(yè)出具的證明及有關材料；5、企業(yè)對外提供的財務匯報；6、企業(yè)章程、制度等正式公文；7、員工調動、員工的任免聘任等有關文書；8、協(xié)議（協(xié)議）資金擔保承諾書；9、以及其他必須加蓋行政章的文書與文獻。二、企業(yè)協(xié)議專用章的使用范圍重要為：對外投資、合資、合作協(xié)議、各類經(jīng)濟協(xié)議等。三、企業(yè)董事長、法定代表人個人名章，重要用于需加蓋私章的協(xié)議、財務及報表等各類文獻。四、財務專用章，重要用于貨幣結算等有關業(yè)務。五、工程部專用章重要用于圖紙變更，工程做法等，并可與外單位溝通時使用。第五條企業(yè)印章的管理職責一、企業(yè)董事長：負責行政章的使用審批工作。二、行政部經(jīng)理：負責授權范圍內的印章使用審批工作。三、各部門負責人：負責各職能部門專用章的審批工作。四、行政專人：負責印章的保管、設置印章使用登記臺帳、印章使用的審核等工作。第六條企業(yè)印章的管理一、企業(yè)行政章、協(xié)議專用章由行政部安排專人負責管理。二、專題業(yè)務章（財務章、技術章等）由各部門指定專人負責管理。三、法人個人名章，由企業(yè)指定財務部專人負責管理。四、各部門須將印章管理員名單報行政部立案。五、印章管理員必須切實負責，不得將印章隨意放置或轉交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負責人指定專人替代，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。（《印章移交登記表》）印章移交登記表移交印章名稱：印章戳記：移交人簽字：移交時間:接受人簽字：接受時間：部門經(jīng)理意見：部門經(jīng)理簽字：年月日六、為保證資金的絕對安全，財務專用章、法人個人名章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。第七條企業(yè)印章的使用一、印章的使用必須嚴格遵照印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。行政章使用申請表年月日申請部門:經(jīng)辦人:報送單位:部門領導審核：印章類型:用印數(shù)量：用印事由：領導審批：一）行政章的使用：必須由使用部門負責人向董事長書面申請，同意后，使用部門負責人持書面審批到行政部加蓋行政章。遇特殊狀況，可以微信或者短信形式請示作為根據(jù)。后規(guī)定使用部門負責人必須在7日（含節(jié)假日）內完畢申請手續(xù)的補辦工作。二）協(xié)議的簽立、審批、管理規(guī)定與協(xié)議章的使用：1、協(xié)議簽訂規(guī)定：1）簽訂協(xié)議前經(jīng)辦人員及所在部門應嚴格審查協(xié)議對方的有關狀況，審查與否有營業(yè)執(zhí)照、有無法人資格、擬簽協(xié)議標的與否符合當事人經(jīng)營范圍、與否具有對應的資質和許可證、履約能力、經(jīng)營方式和信用等。2）經(jīng)辦人員應當搜集其經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照（檢查其核載的內容與實際相符）組織機構代碼、稅務登記證、法人身份證、授權委托書及其他資質證書等復印件備查（如是個人應搜集身份證復印件）。3）經(jīng)辦人員在做好市場調查、資信調查的基礎上，做好三至五家的詢價記錄，與對方就協(xié)議標的（貨品、勞務、工程項目等）、數(shù)量和質量、價款和酬金、履行期限、地點、方式、違約責任、處理爭議的措施等重要條款充足協(xié)商。4）對標的金額巨大的協(xié)議應組織專業(yè)技術、財務等有關人員構成談判組與協(xié)議相對人談判。5）協(xié)議經(jīng)辦部門應當在充足理解和審查上述1）—4）點內容的基礎上，與協(xié)議對方進行談判、磋商，確定起草協(xié)議條款。2、協(xié)議應包括的內容：1）協(xié)議各方的法定名稱、地址、電話、法定代表人（負責人）或代理人姓名職務等。2）簽約的目的和根據(jù)。3）標的。動產(chǎn)應表明名稱、型號、規(guī)格、品種等級，不易確定無形財產(chǎn)、勞務、工作成果等描述要精確明確。不動產(chǎn)應注明名稱和坐落地點，貨幣應注明幣種。4）數(shù)量和質量。包括檢測原則和方式，數(shù)量要精確，計算單位、計量措施和計量工具符合國家規(guī)定。如有多種標的的，應約定與協(xié)議標的相合用的原則，并寫明檢測的措施，責任期限和條件，質量異議期限等。5）價款和酬金。包括付款方式，協(xié)議中應明確規(guī)定價款或酬勞數(shù)額，計算原則，結算方式和程序。6）履約期限、地點和形式，履約期限、地點和形式要詳細明確，交付標的的方式、勞務提供方式和結算方式應詳細。7）爭議處理方式。約定通過訴訟處理的，應寫明約定的有管轄權法院的名稱，一般應約定由我方所在地法院管轄。約定由仲裁機構裁決的，應寫明詳細的仲裁機構名稱和詳細祈求仲裁的事項。8）違約責任。協(xié)議應明確規(guī)定違約責任或賠償金的計算措施。9）協(xié)議變更和處理條件。10）生效日期。3、協(xié)議審核、會簽流程：1）協(xié)議審辦前，協(xié)議經(jīng)辦部門應當使用不退色的墨水筆填妥企業(yè)制定的《協(xié)議會簽審批單》，后經(jīng)辦部門負責人帶確定的協(xié)議文本先報財務部、后報法務部協(xié)作進行評審。2）財務部收到協(xié)議文本后應對如下內容進行評審：(1)審核協(xié)議所需資金及資金安排的也許性；(2)協(xié)議中有關價款、酬金條款；(3)支付方式和結算條款的合理性以及對企業(yè)的影響；3）法務部收到協(xié)議文本后應對如下內容進行評審：(1)協(xié)議締約方主體、企業(yè)資質的時效性和合法性。(2)協(xié)議標的的合法性。(3)協(xié)議條款的合法性、完整性以及存在的法律漏洞。(4)與協(xié)議有關的其他法律問題。4）協(xié)議經(jīng)辦部門須匯總財務部、法務部意見，修訂協(xié)議文本后，后經(jīng)財務部、法務部負責人復核無誤后，規(guī)定經(jīng)辦部門負責人、財務部負責人、法務部負責人共同在《協(xié)議會簽審批單》上簽字確認。5）經(jīng)辦部門憑此《協(xié)議會簽審批單》和修訂后的協(xié)議文本報請董事長最終審核指示。4、協(xié)議章的使用：經(jīng)辦部門憑有關部門負責人會簽完畢且董事長簽字同意后的《協(xié)議會簽審批單》，到行政部加蓋協(xié)議章。遇特殊狀況，可以微信或者短信形式請示作為根據(jù)。后規(guī)定使用部門負責人必須在7日（含節(jié)假日）內完畢申請手續(xù)的補辦工作。5、加蓋協(xié)議章后，協(xié)議生效。（《協(xié)議簽訂審批單》）協(xié)議簽訂審批單經(jīng)辦人填寫協(xié)議名稱協(xié)議編號甲方代理人乙方代理人協(xié)議金額協(xié)議期限協(xié)議付款方式對方資信資料（附復印件）□營業(yè)執(zhí)照□組織機構代碼□稅務登記證□法人身份證復印件□授權委托書□其他協(xié)議重點內容概要備注闡明

經(jīng)辦人簽字：本部門審核意見；年月日財務部審核意見：年月日法務人員審核意見：年月日董事長審核意見：年月日協(xié)議章管理員蓋章簽字：年月日6、協(xié)議的管理：1）企業(yè)內部保留文本協(xié)議正本原件至少一份，留行政部門存檔；財務部門一份（可以是副本），經(jīng)辦部門一份（副本）。2）各部門應健全協(xié)議檔案的管理工作。7、財務部門負責協(xié)議納稅工作，監(jiān)督協(xié)議執(zhí)行過程和狀況，負責協(xié)議印花稅的粘貼，負責協(xié)議款項支付控制和信息反饋。三）企業(yè)法人個人名章使用：由法人簽字或被授權人簽字后方可使用。四）財務專用章、發(fā)票專用章由財務部門按崗位職責權限使用。二、印章的使用由各管理員設置使用登記臺帳，嚴格審批和登記制度。（《印章使用登記表》）印章使用登記表序號使用時間用途用章數(shù)量使用人審核人三、嚴禁員工私自將企業(yè)印章帶出企業(yè)使用。1、行政章與協(xié)議章如因工作需要須帶出企業(yè)使用，填寫《攜帶印章外出申請表》，由行政部經(jīng)理審批后，必須由行政部經(jīng)理指派印章保管員一同前去，由印章保管員將印章用于申請事由。2、若因工作需要，確須將企業(yè)印章（含行政章與協(xié)議章）由非行政部專人的其他人員帶出使用，需填寫《攜帶印章外出申請表》后，由分管領導及董事長簽批后方可帶出，印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。（《攜帶印章外出申請表》）攜帶印章外出申請表申請部門:用章人:監(jiān)督使用人:使用時間：印章名稱：使用理由和使用范圍：使用權限：部門經(jīng)理審核：行政經(jīng)理審核：董事長審批：注：印章必須在有效期限內償還。明明細項目移交人簽字:接受人簽字：日期：借出:償還：四、以企業(yè)名義簽定的協(xié)議、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，企業(yè)分管領導同意后方可蓋章。（對加蓋印章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）五、私人取物、取款、掛失、辦理多種證明，需用單位簡介信時，由行政部嚴格審批，符合規(guī)定后辦理并執(zhí)行登記制度。六、任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文獻上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、對的。七、對已調出、解除、終止勞動關系人員規(guī)定出示有關證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)行政部經(jīng)理審批后，方可蓋章。八、上述須董事長進行審批的使用手續(xù)，在極特殊急需用章且董事長不能及時現(xiàn)場審批狀況下，可用短信申請方式執(zhí)行，董事長短信答復同意后，在《申請單》上注明申請、同意答復時間，即可執(zhí)行。但規(guī)定在印章使用后七日（含各類節(jié)假日）內必須由使用部門負責人完畢書面審批的后補手續(xù)。九、上述規(guī)定內容，如有違反，視情節(jié)按照企業(yè)《問責制》處理，企業(yè)擁有追訴負責人因違規(guī)導致的其他不良后果的權利。第八條企業(yè)印章的保管一、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、同意人、圖樣等信息。二、印章保管必須安全可靠，須加鎖保留，印章不可私自委托他人代管。三、印章管理員如因工作變動，應及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。四、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔對應的責任。五、印章應及時維護、保證其清晰、端正。六、印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應保護現(xiàn)場，管理員應及時向行政部經(jīng)理匯報，并立案，配合查處。第九條企業(yè)印章的停用一、有下列狀況，印章須停用：1、企業(yè)名稱變動。2、印章使用損壞。3、印章遺失或被竊，申明作廢。二、印章停用時須經(jīng)董事長同意，及時將停用印章送行政部封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。（《印章停用申請表》）印章停用申請表申請部門：印章戳記：停用原因部門經(jīng)理:日期：停用印章處理意見：□封存，移交行政部保管