英語寫作之應(yīng)用文書信格式范例市公開課一等獎百校聯(lián)賽特等獎?wù)n件

Lecture8EnglishLetters第1頁

一封正式英文書信通常包含下面幾個組成部分：信頭(Heading)、信內(nèi)地址(InsideAddress)、稱呼(Salutation)、正文(Body)、結(jié)束語(ComplimentaryClose)、署名(Signature)、附件(Enclosure)、副本轉(zhuǎn)送(CarbonCopies)、再啟(Postscript)等。英文書信組成部分第2頁

普通包含寫信人地址和寫信日期。一些正式信函信頭還包含寫信人或單位電話號碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信頭甚至還有單位責(zé)任人姓名、職務(wù)和職稱。信頭目標(biāo)是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。寫信頭時，先寫發(fā)信人地址，然后寫其它項目和發(fā)信日期。詳細(xì)次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面能夠加上電話號碼，最終一行寫發(fā)信日期。信頭第3頁ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044People’sRepublicofChinaTel:86ug.20,(美式)579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeople’sRepublicofChina20Aug.,(英式)

并列式斜列式第4頁

信內(nèi)地址即收信人姓名和地址，它要寫在信紙左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。其書寫次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行。信內(nèi)地址第5頁Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式第6頁JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,信頭寄信人地址和日期ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000信內(nèi)地址收信人地址DearMr.Wang,稱呼LearningfromMr.Zhou,ateacherin…正文每段開頭右縮進(jìn)約五個字母Sincerelyyours,LiWei結(jié)束語及署名正文下一、二行處Encl:PersonalResume

第7頁關(guān)于稱呼不認(rèn)識人：DearSir/Madam認(rèn)識但不熟悉人：DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友：DearMary第8頁關(guān)于結(jié)束語寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不認(rèn)識人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…寫給長者或上級：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或親戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…第9頁信件慣用稱呼和落款使用方法情況稱呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人姓名，但關(guān)系普通DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且關(guān)系親密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love第10頁附件信件若有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。若多個附件，則應(yīng)寫Encls.副本轉(zhuǎn)送信件若有副本轉(zhuǎn)送，應(yīng)在左下角注明CC.再啟再啟部分用來補(bǔ)充正文中遺漏話，普通應(yīng)盡可能少用，正式文件中更應(yīng)防止使用。假如有可用P.S.補(bǔ)敘第11頁并列式/齊頭式/正排式這種格式要領(lǐng)：每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮進(jìn)，因而整封信左邊成一垂直線，右邊參差不齊，單倍行距，段與段之間要空一行。這種格式在商務(wù)英語信函中是當(dāng)前最為流行英文書信格式。第12頁[YourName][Adress][Phone][Date]Re:[Towhatthisletterrefers][CERTIFIEDMAIL][PERSONAL][Recipient’sName][CompanyName][Address]Attention[Recipient’sName]Dear***第13頁[Body]Sincerely,[Signiture]Encl:cc:第14頁信封寫法WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr.WilliamJones收件人姓名UniversityofPittsburghPittsburgh15213收件人地址第15頁英文書信基本標(biāo)準(zhǔn)英文書信書寫可概括為7個C標(biāo)準(zhǔn)：Completeness（完整）,Clarity（清楚）,Concreteness（詳細(xì)）,Conciseness（簡明）,Correctness（正確）,Courtesy（謙恭）,Consideration（諒解）。第16頁1.完整一封完整書信，有利于建立和表示友善關(guān)系，能夠防止因為疏漏所造成訴訟；一封書信寫得是否完整，提議用5個W來檢驗。比如在定貨信中，必須明確說明：（1）需要什么商品（Whatyouwant）；（2）何時需要（Whenyouneedthegoods）；（3）貨物發(fā)到何地何人收（toWhomandWherethegoodstobesent）；（4）怎樣付款（Howpaymentwillbemade）；（5）為何（Why）；如拒絕對方要求，或?qū)Ψ教岢鲆髸r應(yīng)說明理由2.清楚清楚是指寫信者必須將所需傳遞信息表示清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。比如：原句：Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改為：Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof.第17頁3.詳細(xì)書信中詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)指信要寫得詳細(xì)明確。尤其是回復(fù)對方要求信，一定要詳細(xì)，如對電報、電傳日期、號碼等要交代清楚。比如：原句：Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改為：WeconfirmourtelegramofMarch18.4.簡練書信應(yīng)行文流暢、言簡意賅，防止冗長。比如：原句：Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter…改為：Weapprciateyourletter…第18頁5.正確英文書信中，除了防止語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯誤外，所引用史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤。6.謙恭