英語寫作之應用文書信格式范例市公開課一等獎百校聯(lián)賽特等獎課件

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一封正式英文書信通常包含下面幾個組成部分：信頭(Heading)、信內地址(InsideAddress)、稱呼(Salutation)、正文(Body)、結束語(ComplimentaryClose)、署名(Signature)、附件(Enclosure)、副本轉送(CarbonCopies)、再啟(Postscript)等。英文書信組成部分第2頁

普通包含寫信人地址和寫信日期。一些正式信函信頭還包含寫信人或單位電話號碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信頭甚至還有單位責任人姓名、職務和職稱。信頭目標是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復信和查閱。寫信頭時，先寫發(fā)信人地址，然后寫其它項目和發(fā)信日期。詳細次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面能夠加上電話號碼，最終一行寫發(fā)信日期。信頭第3頁ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044People’sRepublicofChinaTel:86ug.20,(美式)579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeople’sRepublicofChina20Aug.,(英式)

并列式斜列式第4頁

信內地址即收信人姓名和地址，它要寫在信紙左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。其書寫次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行。信內地址第5頁Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式第6頁JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,信頭寄信人地址和日期ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000信內地址收信人地址DearMr.Wang,稱呼LearningfromMr.Zhou,ateacherin…正文每段開頭右縮進約五個字母Sincerelyyours,LiWei結束語及署名正文下一、二行處Encl:PersonalResume

第7頁關于稱呼不認識人：DearSir/Madam認識但不熟悉人：DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友：DearMary第8頁關于結束語寫給機關、團體或不認識人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…寫給長者或上級：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或親戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…第9頁信件慣用稱呼和落款使用方法情況稱呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人姓名，但關系普通DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且關系親密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love第10頁附件信件若有附件，應在左下角注明Encl.或Enc.。若多個附件，則應寫Encls.副本轉送信件若有副本轉送，應在左下角注明CC.再啟再啟部分用來補充正文中遺漏話，普通應盡可能少用，正式文件中更應防止使用。假如有可用P.S.補敘第11頁并列式/齊頭式/正排式這種格式要領：每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮進，因而整封信左邊成一垂直線，右邊參差不齊，單倍行距，段與段之間要空一行。這種格式在商務英語信函中是當前最為流行英文書信格式。第12頁[YourName][Adress][Phone][Date]Re:[Towhatthisletterrefers][CERTIFIEDMAIL][PERSONAL][Recipient’sName][CompanyName][Address]Attention[Recipient’sName]Dear***第13頁[Body]Sincerely,[Signiture]Encl:cc:第14頁信封寫法WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr.WilliamJones收件人姓名UniversityofPittsburghPittsburgh15213收件人地址第15頁英文書信基本標準英文書信書寫可概括為7個C標準：Completeness（完整）,Clarity（清楚）,Concreteness（詳細）,Conciseness（簡明）,Correctness（正確）,Courtesy（謙恭）,Consideration（諒解）。第16頁1.完整一封完整書信，有利于建立和表示友善關系，能夠防止因為疏漏所造成訴訟；一封書信寫得是否完整，提議用5個W來檢驗。比如在定貨信中，必須明確說明：（1）需要什么商品（Whatyouwant）；（2）何時需要（Whenyouneedthegoods）；（3）貨物發(fā)到何地何人收（toWhomandWherethegoodstobesent）；（4）怎樣付款（Howpaymentwillbemade）；（5）為何（Why）；如拒絕對方要求，或對對方提出要求時應說明理由2.清楚清楚是指寫信者必須將所需傳遞信息表示清楚，以免對方產生誤解。比如：原句：Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改為：Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof.第17頁3.詳細書信中詳細標準指信要寫得詳細明確。尤其是回復對方要求信，一定要詳細，如對電報、電傳日期、號碼等要交代清楚。比如：原句：Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改為：WeconfirmourtelegramofMarch18.4.簡練書信應行文流暢、言簡意賅，防止冗長。比如：原句：Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter…改為：Weapprciateyourletter…第18頁5.正確英文書信中，除了防止語法、拼寫、標點錯誤外，所引用史料、數據等也應準確無誤。6.謙恭