會計(jì)檔案整理方法

會計(jì)檔案整理規(guī)則檔案###電話#%$^&*學(xué)習(xí)內(nèi)容一、會計(jì)檔案概念二、會計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍三、會計(jì)檔案的歸檔時(shí)間、歸檔要求、保管期限四、會計(jì)檔案的整理要求五、會計(jì)檔案的鑒定與銷毀

一、會計(jì)檔案概念

會計(jì)檔案:是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（財(cái)政部和國家檔案局財(cái)會字[1998]32號《會計(jì)檔案管理辦法》第五條）

二、會計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍1、會計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其它會計(jì)憑證；2、會計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其它會計(jì)帳簿；3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：年度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明)，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。4、工資表：各單位工作人員工資表及個(gè)人所得稅申報(bào)表。5、其它類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其它應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。

★實(shí)行會計(jì)電算化的單位，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。

三、歸檔時(shí)間、要求、保管期限★歸檔時(shí)間:當(dāng)年形成的會計(jì)材料，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)整理后，編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管?！餁w檔要求:各單位每年形成的會計(jì)檔案,由會計(jì)財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。要建立立卷歸檔、移交、復(fù)印、借閱、保管、銷毀等制度。★月度、季度報(bào)表不用按歸檔要求整理，可由財(cái)務(wù)部門自行保管至5年期滿后編制清冊銷毀。★銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單等按要求裝訂成冊，保管期限為5年?！镆验_具的發(fā)票（或收據(jù)）存根聯(lián)，整本的不用裝訂，保管期限為5年。

★保管期限：會計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。各類會計(jì)檔案的保管期限參照（附表）所列期限執(zhí)行。會計(jì)檔案保管期限表（一）檔案名稱保管期限備注會計(jì)憑證類原始憑證15年1、日記賬：現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記賬保管期限為25年。2、工資表保管期限為25年。記賬憑證15年匯總憑證15年會計(jì)帳簿類總賬15年明細(xì)賬15年日記賬25年固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

輔助賬15年會計(jì)檔案保管期限表（二）檔案名稱保管期限備注財(cái)務(wù)報(bào)告類月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久其它類會計(jì)移交清冊15年會計(jì)檔案保管期限永久會計(jì)檔案銷毀清冊永久銀行余額調(diào)節(jié)表5年銀行對賬單5年

四、會計(jì)檔案的整理要求

1、立卷

（1）年度報(bào)表、工資表獨(dú)立組卷。

▲對報(bào)表進(jìn)行分析和說明的文字，如財(cái)務(wù)情況說明、財(cái)務(wù)報(bào)告等，是會計(jì)報(bào)表的重要組成部分，要與報(bào)表一同組卷歸檔，并置于被說明的報(bào)表前。

▲工資表按時(shí)間順序整理，各單位可視本單位工資單的數(shù)量多少可一年一卷或數(shù)卷。（2）帳薄一冊一卷，（3）會計(jì)憑證分為原始憑證和記帳憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證四種。會計(jì)人員在完成報(bào)帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，組成一卷或多卷。2、編目（1）編頁碼

▲會計(jì)報(bào)表、工資表卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始。

▲頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。▲訂本式帳簿不用拆去空白頁，按已有填寫內(nèi)容的頁面編順序號。（2）卷內(nèi)文件目錄編制▲年度報(bào)表、工資表按卷內(nèi)文件目錄的格式照實(shí)抄錄。會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄（賬簿）順序號責(zé)任者文號題名日期頁號備注1吉木薩爾縣檔案局零余額賬戶用款額度2010123112吉木薩爾縣檔案局固定資產(chǎn)2010123153吉木薩爾縣檔案局事業(yè)基金2010123110-15

會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄（會計(jì)報(bào)告類）

順序號責(zé)任者文號題名日期頁號備注1吉木薩爾縣檔案局資產(chǎn)負(fù)債表2010123112吉木薩爾縣檔案局收入支出總表2010123153吉木薩爾縣檔案局支出明細(xì)表2010123110-15

3、案卷封面、卷內(nèi)備考表編制

會計(jì)憑證封面

單位名稱：時(shí)間

年月份冊數(shù)

本月共

冊本冊第

冊張數(shù)

本冊自第

號至第

號共張

附件共張單位領(lǐng)導(dǎo)：會計(jì)主管：全宗號目錄號案卷號28552

卷內(nèi)備考表說明:

如：此冊中有2014年1月份工資表

立卷人——————

立卷時(shí)間年月日

檢查人——————

檢查時(shí)間年月日4、裝訂入盒（1）組好的案卷年度報(bào)表、工資表，依次按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表的順序排列，采用三孔一線方法，齊下齊左，在案卷的左側(cè)裝訂。（2）會計(jì)憑證必須使用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的“會計(jì)檔案憑證軟封面”裝訂，封面要按項(xiàng)目填寫。（3）各類會計(jì)檔案，按案卷號順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的檔案，不能混裝一盒。正確填寫盒面和盒脊背的內(nèi)容。

★對帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒的后面?！飳げ咎蟮陌妇?，不用裝盒，按順序排在盒的后面。會計(jì)檔案憑證盒

全宗號目錄號案卷號28552單位名稱憑證名稱時(shí)間年

月共

冊本盒裝第

冊記賬憑證自號至號附件

張本盒內(nèi)共張起止日期自年月日起至年月日止歸檔時(shí)間立卷人保管期限

會計(jì)檔案憑證盒脊格式

全宗號28目錄號4案卷號85年代2014月12共2冊第2冊保管期限15年會計(jì)檔案盒(面)會計(jì)檔案自2011年1月1日起至2013年12月31日止本盒共4卷共450張保管期限15年

全宗號目錄號案卷號盒號28482-8530會計(jì)檔案盒脊格式會計(jì)檔案年度2014全宗號28目錄號4案卷號82-85盒號30保管期限15年

會計(jì)檔案

吉木薩爾縣檔案局

會計(jì)賬簿類

吉木薩爾縣檔案局二0一四年總分類賬

自2014年1月至12月保管期限：15年

本卷共12

件100

頁歸檔號：

全宗號目錄號案卷號28552

案卷題名要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容.

例如：吉木薩爾縣××局二00一年會計(jì)決算報(bào)告吉木薩爾縣××局二00一年現(xiàn)金日記賬

吉木薩爾縣××局二00一年職工工資表

5、案卷目錄及案卷號的編制（1）案卷目錄按目錄的格式照實(shí)抄錄，用昌祥文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一式二份裝訂成檢索目錄，一份由會計(jì)部門保管，一份向本單位綜合檔案室移交。

會計(jì)檔案案卷目錄案卷號類別案卷名稱起止日期保管期限卷內(nèi)張數(shù)存放地點(diǎn)備注15會計(jì)賬簿類吉木薩爾縣檔案局2000年銀行存款日記賬自2000年01月至2000年12月25100綜合檔案室16會計(jì)賬簿類吉木薩爾縣檔案局2000年現(xiàn)金日記賬自2000年01月至2000年12月25100綜合檔案室17會計(jì)賬簿類吉木薩爾縣檔案局2000年總分類賬自2000年01月至2000年12月1535綜合檔案室18會計(jì)賬簿類吉木薩爾縣檔案局2000年收支、往來明細(xì)賬自2000年01月至2000年12月1585綜合檔案室會計(jì)檔案作為單位檔案的一個(gè)主要組成部分，其檔號應(yīng)納入單位檔案的整個(gè)編號系統(tǒng)。檔號一般包括：全宗號、目錄號、案卷號。全宗號是立檔單位的代號，一般是檔案館給的。目錄號是指案卷目錄的代號。會計(jì)檔案按保管期限結(jié)合形式（名稱）設(shè)置案卷目錄。便于查找和管理，案卷目錄應(yīng)按保管期限結(jié)合時(shí)間順序排列，并編寫目錄號。同一保管期限的目錄號不能重復(fù)。案卷號是指案卷在其所在目錄中的順序號。報(bào)表、帳簿、憑證應(yīng)以本、冊為單位，一本或一冊編一個(gè)案卷號。案卷號按錄入案卷目錄的先后排定，與目錄內(nèi)的順序號一致，每個(gè)目錄內(nèi)的案卷號不能重復(fù)。如：28—4—1（憑證）工資冊一般排在當(dāng)年憑證前，也可以單獨(dú)排列，給一個(gè)目錄號。如：28—5—1（賬簿）如：28—6—1（財(cái)務(wù)報(bào)告）

會計(jì)檔案移交清冊

年度會計(jì)憑證類（盒、袋）會計(jì)帳薄類（卷）財(cái)務(wù)報(bào)告類（卷）其它類（卷）光盤（盤）備注2014年1231

移交部門：結(jié)交部門：監(jiān)交人：移交人：接收人：移交時(shí)間：

五、會計(jì)檔案的鑒定與銷毀1、鑒定：組成鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員組成）；2、銷毀程序按《會計(jì)檔案管理辦法》第十條執(zhí)行。

本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，(1)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(2)單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。(3)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)檔案機(jī)構(gòu)共同派人員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

(4)監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人?！锉９芷跐M但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

★正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

3、銷毀會計(jì)檔案清冊及審批表模式：會計(jì)檔案銷毀清冊類目名稱案卷號標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)規(guī)定保管期限已保管期限備注憑證類25吉木薩爾縣檔案局1998年1月份會計(jì)憑證19980101-1998013113615年15年會計(jì)檔案銷毀清冊（封面）鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人：（簽名）

年月日