管理信息系統(tǒng)第06章-2 管理業(yè)務(wù)調(diào)查(業(yè)務(wù)流程)

第二節(jié)管理業(yè)務(wù)調(diào)查16.2管理業(yè)務(wù)調(diào)查管理業(yè)務(wù)調(diào)查主要包括：組織結(jié)構(gòu)分析、組織/業(yè)務(wù)關(guān)系分析、業(yè)務(wù)功能分析和業(yè)務(wù)流程調(diào)查。組織結(jié)構(gòu)分析：通過組織結(jié)構(gòu)圖來實現(xiàn)的．是將調(diào)查中所了解的組織結(jié)構(gòu)具體地描繪在圖上，作為后續(xù)分析和設(shè)計參考的依據(jù)。組織/業(yè)務(wù)關(guān)系分析：通過組織與業(yè)務(wù)關(guān)系圖來實現(xiàn)的，是利用系統(tǒng)調(diào)查中所掌握的資料著重反映管理業(yè)務(wù)過程與組織結(jié)構(gòu)之間的關(guān)系，它是后續(xù)分析和設(shè)計新系統(tǒng)的基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)功能分析：把組織內(nèi)部各項管理業(yè)務(wù)功能都用一張表的方式羅列出來，它是今后進(jìn)行功能數(shù)據(jù)分析、確定新系統(tǒng)擬實現(xiàn)的管理功能和分析建立管理數(shù)據(jù)指標(biāo)體系的基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)流程調(diào)查：通過業(yè)務(wù)流程圖來反映組織的業(yè)務(wù)過程。它包括各環(huán)節(jié)的處理業(yè)務(wù)、信息來源、處理方法、計算方法、信息流經(jīng)去向、提供信息的時間和形態(tài)。21、組織結(jié)構(gòu)分析通過組織結(jié)構(gòu)圖來實現(xiàn)的，是一張反映組織內(nèi)部之間隸屬關(guān)系的樹狀結(jié)構(gòu)圖（見圖1）。繪制組織結(jié)構(gòu)步驟：了解企業(yè)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)及人員配置，畫出組織結(jié)構(gòu)圖了解企業(yè)上下級關(guān)系的組織結(jié)構(gòu)，畫出上下級關(guān)系組織結(jié)構(gòu)圖。說明：與企業(yè)生產(chǎn)．經(jīng)營、管理密切相關(guān)的部門一定要反映全面、準(zhǔn)確。為了表明企業(yè)的運行過程，往往也畫出企業(yè)物流和管理組織關(guān)系圖（見圖2）。3圖1企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖4圖2組織結(jié)構(gòu)與物流關(guān)系圖5廣州五十鈴客車有限公司組織結(jié)構(gòu)圖6天瑞集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)圖72、組織/業(yè)務(wù)關(guān)系分析組織結(jié)構(gòu)圖反映了組織內(nèi)部和上下級關(guān)系。但是對于組織內(nèi)部各部分之間的聯(lián)系程度，組織各部分的主要業(yè)務(wù)職能和它們在業(yè)務(wù)過程中所承擔(dān)的工作等等卻不能反映出來。這將會給后續(xù)的業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)流程分析和流程／數(shù)據(jù)分析（U/C矩陣分析）等等帶來困難。為了彌補這方面的不足，通常增設(shè)組織／業(yè)務(wù)關(guān)系圖（見表1）來反映組織各部分在承擔(dān)業(yè)務(wù)時的關(guān)系。

8計劃處供應(yīng)處財務(wù)處銷售處調(diào)度處技術(shù)處物資倉庫…………物資采購計劃制定×*√產(chǎn)品銷售計劃制定×*物資采購及入庫√*×√*生產(chǎn)組織√×*√……………..組織聯(lián)系程度業(yè)務(wù)其中：*表示該部門是相應(yīng)業(yè)務(wù)的執(zhí)行部門；×表示該部門是相應(yīng)業(yè)務(wù)的輔助執(zhí)行部門；√表示該業(yè)務(wù)的執(zhí)行需要用到相應(yīng)管理部門的數(shù)據(jù)；空格表示該業(yè)務(wù)與對應(yīng)的組織無關(guān)。表1組織/業(yè)務(wù)關(guān)系93、業(yè)務(wù)功能分析在組織中，常常有這種情況，組織的各個部分并不能完整地反映該部分所包含的所有業(yè)務(wù)。當(dāng)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模擴(kuò)大時，交叉管理的某些功能就要求獨立出來。于是以功能為準(zhǔn)繩進(jìn)行設(shè)計，使得系統(tǒng)將會對組織結(jié)構(gòu)的變化有一定的獨立性，將獲得較強的生命力。因此在分析組織結(jié)構(gòu)的時候，應(yīng)畫出業(yè)務(wù)功能圖。圖3是一張某銷售業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)功能圖。10銷售業(yè)務(wù)管理銷售計劃管理合同管理銷售核算與統(tǒng)計成品庫管理市場預(yù)測銷售歷史資料管理編制年度銷售大綱編制銷售計劃

合同有效性審查

合同執(zhí)行情況分析合同登記和變更銷售收入核算銷售利潤核算銷售統(tǒng)計分析出入庫管理庫存統(tǒng)計市場預(yù)測市場分析圖3業(yè)務(wù)功能分析圖114、業(yè)務(wù)流程分析（1）業(yè)務(wù)流程圖的繪制

在對系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)和功能進(jìn)行分析時，需從一個實際業(yè)務(wù)流程的角度將系統(tǒng)調(diào)查中有關(guān)該業(yè)務(wù)流程的資料都串起來作進(jìn)一步的分析，業(yè)務(wù)流程分析可以幫助我們了解該業(yè)務(wù)的具體處理過程．發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)調(diào)查工作中的錯誤和疏漏，修改和刪除原系統(tǒng)的不合理部分，在新系統(tǒng)基礎(chǔ)上優(yōu)化業(yè)務(wù)處理流程。業(yè)務(wù)流程分析我們通過業(yè)務(wù)流程圖來表示。12①概念業(yè)務(wù)流程圖(transactionflowdiagram,簡稱TFD)，就是用一些規(guī)定的符號及連線來表示某個具體業(yè)務(wù)處理過程，用盡可能少，盡可能簡單的方法來描述業(yè)務(wù)處理過程的方法。業(yè)務(wù)流程圖的繪制基本上按照業(yè)務(wù)的實際處理步驟和過程繪制。有關(guān)業(yè)務(wù)流程圖的畫法，目前尚不太統(tǒng)一。但若仔細(xì)分析，就會發(fā)現(xiàn)它們都是大同小異，只是在一些具體的規(guī)定和所用的圖形符號方面有些不同．而在準(zhǔn)確明了地反映業(yè)務(wù)流程方面是非常一致的。13②基本符號業(yè)務(wù)流程圖的基本圖形符號非常簡單，只有6個。有關(guān)6個符號的內(nèi)部解釋則可直接用文字標(biāo)于圖內(nèi)。這6個符號所代表的內(nèi)容與信息系統(tǒng)最基本的處理功能一一對應(yīng)。如在圖所示中。14業(yè)務(wù)處理單位業(yè)務(wù)處理功能描述表格/報表/單據(jù)數(shù)據(jù)/文檔存儲收集統(tǒng)計文檔信息傳遞過程15③繪制業(yè)務(wù)流程圖根據(jù)所提供的背景資料繪制業(yè)務(wù)流程圖某企業(yè)“物資采購計劃制定及審批”業(yè)務(wù)的處理過程是：上一年末各分廠制定出本分廠的“物資需求計劃表”。這些物資計劃表經(jīng)供應(yīng)處計劃科審核后由物資供應(yīng)處的綜合管理科在每年的1月1日前將各分廠提交的年物資需求計劃表按物資品種進(jìn)行匯總后得到新一年的“物資需求總表”，該物資需求總表由供應(yīng)處處長審批后，由供應(yīng)處計劃員計算出每一種物資的年采購計劃量并最后形成全廠新一年的“物資采購計劃”。16附注：①供應(yīng)處計劃科對各分廠需求計劃表的審核方式為：依據(jù)計劃處制定的相應(yīng)分廠的“主生產(chǎn)計劃（即產(chǎn)品產(chǎn)量計劃）”及技術(shù)處提供的“生產(chǎn)用物資消耗定額”按公式：物資需求量=產(chǎn)品計劃產(chǎn)量×物資消耗指標(biāo)計算出每一種產(chǎn)品所需物資的消耗量。然后按物資進(jìn)行歸納匯總得出該分廠每一種物資的需求總量。若得出的物資需求量與該分廠物資需求計劃表相符（如誤差不超過10%），則認(rèn)為合理，否則要與該分廠協(xié)商后才能完成審核工作。17②供應(yīng)處處長對物資需求總表的審批處理為：依據(jù)掌握的企業(yè)財務(wù)及生產(chǎn)要求和可能的不可預(yù)計的物資消耗對物資需求量進(jìn)行修正。③供應(yīng)處計劃員計算物資采購量所依據(jù)的模型為：物資采購計劃量=物資需求量+合理庫存量–當(dāng)前庫存量其中物資的“合理庫存量”和“當(dāng)前庫存量”由物資倉庫的“庫存臺帳”獲取。18繪制步驟：（1）分步繪制依據(jù)：上一年末各分廠制定出本分廠的“物資需求計劃表”。這些物資計劃表經(jīng)供應(yīng)處計劃科審核后由物資供應(yīng)處的綜合管理科在每年的1月1日前將各分廠提交的年物資需求計劃表按物資品種進(jìn)行匯總后得到新一年的“物資需求總表”。繪制圖如下：各分廠物資需求計劃表審核物資品種分類制總表供應(yīng)處計劃科供應(yīng)處綜合科物資需求總表？？19各分廠物資需求計劃表審核物資品種分類制總表供應(yīng)處計劃科供應(yīng)處綜合科物資需求總表合格的物資需求計劃表20該物資需求總表由供應(yīng)處處長審批后，由供應(yīng)處計劃員計算出每一種物資的年采購計劃量并最后形成全廠新一年的“物資采購計劃”。審批計算每一種物資的年采購計劃量供應(yīng)處處長供應(yīng)處計劃員新一年的物資采購計劃物資需求總表21（2）檢查局部依據(jù)附注①：供應(yīng)處計劃科對各分廠需求計劃表的審核方式為：依據(jù)計劃處制定的相應(yīng)分廠的“主生產(chǎn)計劃（即產(chǎn)品產(chǎn)量計劃）”及技術(shù)處提供的“生產(chǎn)用物資消耗定額”按公式：物資需求量=產(chǎn)品計劃產(chǎn)量×物資消耗指標(biāo)計算出每一種產(chǎn)品所需物資的消耗量。然后按物資進(jìn)行歸納匯總得出該分廠每一種物資的需求總量。若得出的物資需求量與該分廠物資需求計劃表相符（如誤差不超過10%），則認(rèn)為合理，否則要與該分廠協(xié)商后才能完成審核工作。22各分廠物資需求計劃表審核物資品種分類制總表供應(yīng)處計劃科供應(yīng)處綜合科物資需求總表計劃處技術(shù)處分廠的主生產(chǎn)計劃生產(chǎn)用物資消耗定額23各分廠物資需求計劃表審核物資品種分類制總表供應(yīng)處計劃科供應(yīng)處綜合科物資需求總表計劃處技術(shù)處分廠的主生產(chǎn)計劃生產(chǎn)用物資消耗定額是否合理NY加上判斷的流程圖24依據(jù)附注②供應(yīng)處處長對物資需求總表的審批處理為：依據(jù)掌握的企業(yè)財務(wù)及生產(chǎn)要求和可能的不可預(yù)計的物資消耗對物資需求量進(jìn)行修正。依據(jù)附注③供應(yīng)處計劃員計算物資采購量所依據(jù)的模型為：物資采購計劃量=物資需求量+合理庫存量–當(dāng)前庫存量其中物資的“合理庫存量”和“當(dāng)前庫存量”由物資倉庫的“庫存臺帳”獲取。25審批計算每一種物資的年采購計劃量供應(yīng)處處長供應(yīng)處計劃員新一年的物資采購計劃物資需求總表物資倉庫庫存臺賬26（3）繪總圖把分段繪的