如何召開有效會議

******為什么要開會？會議的目的：發(fā)布信息，收集信息作出決定達成共識解決問題以上三項的綜合必須依靠集思廣益才能解決的問題；按常規(guī)步驟來不及決定的事情；需要作出決定的事；發(fā)生重大變革和實行新方法時；會議對參加者具有訓練價值和激勵作用，或容易在會議上接受的決定。開會的理由為什么要開會？信息性會議

舉行這類會議是為了向與會者傳播信息。它可以采用講話或上課的形式，也可以通過電話、電視、幻燈等形式。雖然也進行一些討論，可能提出問題，但它著重于向與會者提供信息。征求意見會

當領導人想通過其他人的設想和意見來幫助決策時，就要召開這種會議。通常是領導提出問題，征求雇員們的意見，了解雇員會怎樣應付局勢。會議的類型解難會

解難會議要求在會上擺出事實以供參考和討論，并找出解決問題的辦法。這種會議一般要展開自由活躍的討論。在解難會議上，要給予大家出謀劃策的權利，即使他們的解決辦法并不是最好的，但這是由他們通過的，并將由他們來執(zhí)行。

新設想會議

新設想會議的目的是提出新設想，引導大家提出新的觀點意見。目的不在于采取行動，面貌一新于開發(fā)今后可能有用的新計劃和設想。

會議的類型沒有目的性，形成多中心會議；開會只是為了走形式；主持人會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能力；開會者缺乏效率觀念，不準時參加；重復。重復內容發(fā)言，眾多陪會者重復表態(tài)；對于許多問題反復研究，卻不能形成決議；匯報不得要領，像流水帳。低效會議如果不開會也能解決問題，就取消會議。沒有明確議題的會堅決不開。議題太多的會也不能開。

沒有充分準備的會不開。可開不可開的會不開。

重復性的會不開?？梢杂闷渌绞酱娴臅婚_。取消會議是什么在推動著一次成功的會議？成功會議的要素優(yōu)秀的主持人；良好的會議方法；良好的參與意識。會前決定會議是否有必要準備并分發(fā)會議議事表安排會議地點會中組織會議了解并傳達會議宗旨鼓勵與會者的積極參與聽取并考慮所有觀點會議期間安排會議記錄或記錄要點掌握時間控制沖突和不同意見觀點明確會后發(fā)放會議備忘錄行動方案確保行動方案得以實施優(yōu)秀主持人的技巧好的會議方法—PDCA第1步：決定會議的宗旨和類型第2步：分析圍繞這次會議的前因后果第3步：明確涉及的/受影響的目標第4步：明確會議預期的目標第5步：決定要討論的主要議題第6步：決定主持人、與會人第7步：決定會場布置第8步：計劃議程表會議計劃的步驟會議議程表會議議程表要明確：為何要召開本次會議有何目的何人參加何時舉行何處召開如何進行會議議程表會議的開場白在會議的開始

讓與會者明白開會的目的及程序；讓與會者知道為何請他們來開會；預先提示，避免不相關的主題；取得與會者對會議進行方式的認可。組織會議以取得預期結果按設定議程開會包括每一個議項，概述各項決定鼓勵與會人員參與重要的備忘事項和決定需做記錄時間是寶貴的——要掌握時間控制爭議，要有決斷會議的重要原則是議事不議人召開會議結束會議告訴與會者已討論過的問題，概述已達成的決議（何事、負責人、何時完成）會后措施自上而下逐級向非與會者傳達信息制訂行動計劃以完成分配給您的任務確定計劃以跟蹤會議所作決議的工作進度制訂下次會議的議程與會者的職責會議的人數(shù)5-7人有備而來投入討論清楚地和積極地提出觀點切中主題——不要離題避免夸夸其談避免重復鼓勵批評性的意見集中于基本點考慮別人的意見提供折衷意見傾聽協(xié)助主持人以取得會議的預期結果與會者的職責成功會議的黃金規(guī)則發(fā)布/通知會議日程按時到會——按時開會——按時散會有備而來始終切中主題——不要偏離議事項目不要打斷別人——傾聽以便理解次日發(fā)布會議備忘錄/通過的決策清楚了解下列各點：做出了什么決定由誰負責要求何時完成會議高手的帳每次會議結束，不妨向自己提出以下問題：（1）會議是非開不可嗎？它是解決問題的最好方式嗎？（2）事先準備和通知會議的時間、地點和會議議程了嗎？（3）會議室有必要的設備嗎？（4）討論切題嗎？（5）會議是否簡短到可以吸引隹大家的注意力？（6）會議是否做出了與上級意愿一致的決定？（7）對與會者都參與討論了嗎？（8）多數(shù)成員都參與討論了嗎？（9）問題的所有方面都論及到嗎？（10）我是否由于壟斷會議而限制了討論？（11）在提出解決辦法之前我們是否全面地討論了問題？（12）在達成一致協(xié)議之前是否已討論過了幾種解決問題的辦法？（13）是否鼓勵與會者來表達他們的真實感情？（14）我有能力縮小嚴重的分歧嗎？（15）我是否使會議按正軌討論問題而不是批評個人？（16）達成意見一致嗎？（17）會議的開銷值得嗎？會議高手的帳評估與會技巧1、我讓發(fā)言者講完他們的觀點后才發(fā)言。2、當我發(fā)表一個主張或觀點時，我是自信的。3、當我出錯時，我能承認。4、我緊張時能控制自己的語調。5、我的身體語言顯示自信。6、每次參加會議我穿著得體。選項1從不2有時3常常4總是7、會上我仔細傾聽他人說些什么。8、我為所參加的每次會議作好全面的準備。9、我仔細地回顧以前的會議備忘錄。10、我預先調查其他與會者的看法。11、出席會議前，我知道我的目標是什么。12、我與其他與會者擁有共同的目的。選項1從不2有時3常常4總是評估與會技