公司信件、快遞收發(fā)管理辦法

----------------------------精品word文檔值得下載值得擁有------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------精品word文檔值得下載值得擁有----------------------------------------------信件、快遞收件流程圖快遞公司快遞公司和郵局掛號信派件到，前臺驗(yàn)收簽收前臺前臺在《信件、快遞收件登記表》和《掛號信收取登記表》登記并通知收貨人取件簽字前臺保存發(fā)貨簽收記錄表前臺保存發(fā)貨簽收記錄表和收件底單并分月存放月底月底前臺統(tǒng)計(jì)到付結(jié)算費(fèi)用信件、快遞發(fā)件流程圖前臺保存發(fā)貨簽收記錄表和發(fā)件底單并分月存放行政部填寫快遞單并電話通知快遞公司取件月底前臺統(tǒng)計(jì)結(jié)算費(fèi)用前臺保存發(fā)貨簽收記錄表和發(fā)件底單并分月存放行政部填寫快遞單并電話通知快遞公司取件月底前臺統(tǒng)計(jì)結(jié)算費(fèi)用發(fā)貨人確認(rèn)發(fā)貨并打包好，到行政部填寫《信件、快遞發(fā)件登記表》簽字前臺發(fā)完貨把單號告訴發(fā)貨人由發(fā)貨人自行跟蹤公司信件、快遞收發(fā)管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范公司快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公司快遞成本，確保公司快遞、信件的收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確，特制定本辦法。適用范圍本流程中所指的快遞收發(fā)均指公司員工因工作所需，向外部寄送或外部寄至內(nèi)部到付取件，從而實(shí)際產(chǎn)生公司快遞費(fèi)用支出的活動。流程具體：=1\*ROMANI、收件管理：（1）公司快遞收取形式：前臺收取快遞時(shí)間為周一到周五上班時(shí)間；如遇周六，值班人員需代替前臺收取保管貨物和底單。并在下周周一時(shí)告知前臺。（2）快遞由前臺統(tǒng)一接收（前臺不在其位時(shí)由行政部經(jīng)理代接收）。同時(shí)前臺檢查信件、快遞包裝是否完好無損，核對收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應(yīng)當(dāng)場退回。（3）前臺確認(rèn)簽收后，將收到的信件、快遞、掛號信函等在《信件、快遞收件登記表》和《掛號信收取登記表》上進(jìn)行登記并通知收件人取件（收件人需填寫收件物品名稱詳細(xì)）。若收件人當(dāng)時(shí)不在公司，前臺需電話通知收件人，以免耽誤公務(wù)。（4）遇到付費(fèi)快遞，前臺應(yīng)聯(lián)系收件人親自付費(fèi)簽收，若其本人不在，可電話聯(lián)系本人由其指定代收人簽收。前臺應(yīng)保留好單據(jù)，并計(jì)入公司快遞費(fèi)用。前臺不負(fù)責(zé)墊付任何到付費(fèi)用。（5）前臺應(yīng)妥善保留好相關(guān)記錄。=2\*ROMANII、發(fā)件管理（1）公司發(fā)件時(shí)間：快遞發(fā)放時(shí)間為周一至周五每日9：00~17：00之間。如遇周六發(fā)件的在周五17：00前告知前臺并登記，物品由值班人員保管并發(fā)遞。（2）發(fā)貨人自行清點(diǎn)及打包好物品（發(fā)貨人應(yīng)打包扎實(shí)確保在運(yùn)輸過程中安全可靠），交到前臺并詳細(xì)填寫《信件、快遞發(fā)件登記表》。未經(jīng)登記、錯(cuò)誤登記、拒絕登記及登記不全者，快遞費(fèi)用及后果由其發(fā)貨人承擔(dān)，不計(jì)入公司快遞費(fèi)用報(bào)銷中。（3）前臺填寫快遞單并電話通知快遞公司取件，并妥善保留好相關(guān)單據(jù)，并把單號告訴發(fā)貨人，由發(fā)貨人自行跟蹤。（4）底單按月份與登記表一同保存；月底結(jié)算快遞費(fèi)用。前臺負(fù)責(zé)核對費(fèi)用清單，核對無誤須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行支付。本流程自發(fā)布