中小企業(yè)銷售管理信息化

中小企業(yè)銷售管理信息化

[摘要]信息化無(wú)論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，在中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)中都發(fā)揮著極其重要的作用。本文首先提出了適合于我國(guó)中小企業(yè)銷售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纖維有限公司銷售管理現(xiàn)狀的詳細(xì)分析，確定了使用Excel服務(wù)器進(jìn)行信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，采用用例、測(cè)試雙驅(qū)動(dòng)的開(kāi)發(fā)方案，選擇RUP結(jié)合XP開(kāi)發(fā)小型項(xiàng)目的實(shí)施方案，采用C/S和B/S混合模式，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的各種功能。實(shí)踐結(jié)果表明，該信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資源共享，能夠有效提高企業(yè)管理者的管理效率。

[關(guān)鍵詞]銷售管理；信息化；Excel服務(wù)器

對(duì)中小企業(yè)而言，信息化無(wú)論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中都發(fā)揮著舉足輕重的作用。信息化消除了中小企業(yè)與市場(chǎng)之間的空間距離，拓展了國(guó)內(nèi)國(guó)際市場(chǎng)，促進(jìn)了中小企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)生存成長(zhǎng)過(guò)程中扮演著愈來(lái)愈重要的角色。目前，我國(guó)中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀還很不理想，雖然有高達(dá)80％的中小企業(yè)具有接入互聯(lián)網(wǎng)的能力，但用于業(yè)務(wù)的只占％，只有％的企業(yè)有自己的網(wǎng)站，14％的企業(yè)建立了企業(yè)門(mén)戶網(wǎng)站，％的企業(yè)具有不同程度的信息化應(yīng)用，其核心業(yè)務(wù)的應(yīng)用低于10％。因此，大力推進(jìn)中小企業(yè)信息化建設(shè)十分必要且極其重要。

一、適合中小企業(yè)信息化的有效方法

國(guó)內(nèi)外企業(yè)信息化成功的一個(gè)關(guān)鍵所在就是在企業(yè)信息化運(yùn)作過(guò)程中，必須采取非常得當(dāng)且有效的方法。一旦企業(yè)的信息化主管和經(jīng)理們掌握了這些方法，只要按照信息化運(yùn)作方法所指定的步驟走下去，就一定可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的成功運(yùn)行。

中小企業(yè)管理包括企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化三重境界。企業(yè)管理的規(guī)范化沒(méi)有固定的模式，也沒(méi)有人為的規(guī)定。認(rèn)定一個(gè)企業(yè)管理規(guī)范的首要前提應(yīng)該是企業(yè)正在良好發(fā)展。企業(yè)管理規(guī)范化的標(biāo)志包括：具有可實(shí)現(xiàn)的戰(zhàn)略目標(biāo)，并形成具體規(guī)劃；制定了具有可操作性的基本管理制度；核心業(yè)務(wù)流程相對(duì)成熟，業(yè)務(wù)骨干隊(duì)伍基本穩(wěn)定；企業(yè)文化氛圍初步形成，企業(yè)理念和風(fēng)格被企業(yè)內(nèi)外認(rèn)同。中小企業(yè)一般不需要模仿巨型企業(yè)制定龐大的文件體系，只要結(jié)合自己的業(yè)務(wù)需要，有針對(duì)性地強(qiáng)化一些環(huán)節(jié)即可。

中小企業(yè)的一個(gè)很大特點(diǎn)就是變化迅速，規(guī)范化必須要在發(fā)展中完善。而標(biāo)準(zhǔn)化是相對(duì)的，信息化必須是可適應(yīng)和升級(jí)的。也就是說(shuō)，中小企業(yè)管理信息化的過(guò)程應(yīng)遵循下列過(guò)程：無(wú)序管理→規(guī)范化管理←→智能化管理。

總結(jié)目前ERP在國(guó)內(nèi)推廣失敗率高的原因可以看出，沒(méi)有管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，管理信息化的基礎(chǔ)就不會(huì)牢固，但中小企業(yè)管理要想達(dá)到完全規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化幾乎是不可能的，企業(yè)文化的定位、企業(yè)的個(gè)性化需求，以及企業(yè)的發(fā)展變化，使得信息化在實(shí)施過(guò)程中需求分析、項(xiàng)目組織、培訓(xùn)工作、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、二次開(kāi)發(fā)等都會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。而管理沖突，諸如理念之爭(zhēng)、利益之爭(zhēng)、粗放與精確之爭(zhēng)、采購(gòu)方針之爭(zhēng)等，也無(wú)不深深地影響著信息化的施行，這些都說(shuō)明中小企業(yè)信息化完全依靠IT是不可行的。因此，企業(yè)管理信息化必須選擇合適的信息化方案，讓企業(yè)主動(dòng)參與，適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有管理理念，順應(yīng)企業(yè)的發(fā)展規(guī)律。

二、中小企業(yè)銷售管理信息化實(shí)踐

1.企業(yè)銷售管理現(xiàn)狀分析。本文以某中型合成纖維企業(yè)為研究對(duì)象。該企業(yè)由一個(gè)總公司和一個(gè)分公司構(gòu)成，并分為兩個(gè)廠區(qū)，企業(yè)現(xiàn)有產(chǎn)品品種達(dá)50多種，年產(chǎn)值4億多元，產(chǎn)品銷售區(qū)域遍布12個(gè)省市區(qū)。目前，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，銷售的物流、資金流和信息流也越來(lái)越大，進(jìn)行信息采集、整理和控制的工作量與日俱增。而這些工作一直依賴于多個(gè)部門(mén)統(tǒng)計(jì)人員的手工作業(yè)，不僅工作效率低、信息不能共享、人力資源浪費(fèi)，各種數(shù)據(jù)的及時(shí)性、有效性也難以保證，并且也降低了內(nèi)部銷售管理的透明度。這些狀況給企業(yè)在銷售方面造成了很大被動(dòng)。引入現(xiàn)代化銷售信息管理手段，實(shí)現(xiàn)信息共享，加快信息流動(dòng)，提高對(duì)市場(chǎng)的快速反應(yīng)能力成為當(dāng)務(wù)之急。因此，用先進(jìn)的信息管理手段建設(shè)銷售管理系統(tǒng)被提上了議事日程。

2.軟件選型方案。與企業(yè)不同，中小企業(yè)信息化的程度并非越高越好，功能上也不一定要十分強(qiáng)大和面面俱到，最適合本企業(yè)的信息化方案就是最好的。企業(yè)的信息化過(guò)程不宜一開(kāi)始就全面展開(kāi)，最好從制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸人手。信息化的“化”字強(qiáng)調(diào)的是過(guò)程的含義，中小企業(yè)的信息化過(guò)程適宜邁小步，不停步，逐步發(fā)展。

既要確保信息化建設(shè)的成功，又要保證具有最大的單位收益，信息化就必須視管理的需求確定明確、具體和適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)，而不能以技術(shù)為主導(dǎo)。并且，信息化一定要根據(jù)企業(yè)自身的需求和經(jīng)濟(jì)實(shí)力來(lái)確定合適的目標(biāo)，不能貪大、求全和不切實(shí)際。下表列出了企業(yè)信息化的具體內(nèi)容：

信息化系統(tǒng)的選型成功依賴三個(gè)要素：環(huán)境要求、目標(biāo)合理、需求推動(dòng)。企業(yè)業(yè)務(wù)是信息化的核心價(jià)值。通過(guò)對(duì)該公司現(xiàn)有信息化資源、主要核心業(yè)務(wù)和當(dāng)前存在的主要管理問(wèn)題的詳細(xì)分析，初步了解到公司目前亟待解決的問(wèn)題是銷售信息和物流信息的共享。基于公司業(yè)務(wù)變動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，所建立的信息系統(tǒng)要具有很強(qiáng)的適應(yīng)性，能適應(yīng)銷售業(yè)務(wù)的不斷變動(dòng)，具有很好的集成性，并能避免后期維護(hù)和二次開(kāi)發(fā)的巨額費(fèi)用，從而對(duì)軟件體系結(jié)構(gòu)提出如下要求：企業(yè)總部各個(gè)客戶端在C/S模式下工作，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器與其他客戶機(jī)之間通過(guò)交換機(jī)連接，內(nèi)部網(wǎng)用戶通過(guò)連接到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器寬帶網(wǎng)專線與Internet連接?？紤]到整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在一臺(tái)服務(wù)器上，并兼顧數(shù)據(jù)的安全性、準(zhǔn)確性和一致性，內(nèi)部網(wǎng)用戶分為程序員用戶和最終用戶。程序員用戶可以直接參與系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和維護(hù)，最終用戶只能通過(guò)應(yīng)用程序鏈接數(shù)據(jù)庫(kù)，其受限定的訪問(wèn)權(quán)限保證了數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的安全性。分廠區(qū)擁有自己的局域網(wǎng)，可以不同的網(wǎng)段作為標(biāo)識(shí)，便于獨(dú)立地進(jìn)行擴(kuò)展。出差業(yè)務(wù)員可使用Modem撥號(hào)到集團(tuán)的Modem池上，通過(guò)路由器連接到集團(tuán)的網(wǎng)絡(luò)中，在B/S模式下完成數(shù)據(jù)傳輸操作。

考慮到Excel服務(wù)器軟件的投人比較低廉，且是一種共享軟件，按照現(xiàn)有的管理規(guī)范使用Excel服務(wù)器來(lái)進(jìn)行信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，遵循企業(yè)的發(fā)展規(guī)律，在信息化過(guò)程中逐步規(guī)范化管理，在規(guī)范化的過(guò)程中改進(jìn)信息化管理，并最終完善。這是一個(gè)切實(shí)可行的開(kāi)發(fā)方案。

3.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程。由于該系統(tǒng)是一個(gè)全新系統(tǒng)，以前客戶都沒(méi)有接觸過(guò)類似系統(tǒng)，客戶本身對(duì)自己的需求也不清晰，更談不上詳細(xì)交流。因此，選擇RUP結(jié)合XP開(kāi)發(fā)小型項(xiàng)目的實(shí)施方案，采用用例、測(cè)試雙驅(qū)動(dòng)的開(kāi)發(fā)方案。

XP集中了開(kāi)發(fā)過(guò)程中必需的設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試和反饋過(guò)程，強(qiáng)調(diào)面對(duì)面的交流和最小化非代碼的產(chǎn)品。而RUP是一個(gè)過(guò)程框架，包含的內(nèi)容涉及到軟件開(kāi)發(fā)的許多方面，非常強(qiáng)調(diào)控制開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)以及如何最大限度地減少風(fēng)險(xiǎn)。RUP和XP提供了兩種不同的軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程，彼此可以相互補(bǔ)充、相互結(jié)合起來(lái)開(kāi)發(fā)小型項(xiàng)目。在初始和細(xì)化階段，采用RUP方法完成需求分析和構(gòu)架設(shè)計(jì)，在構(gòu)造和移交階段，采用XP的做法實(shí)現(xiàn)部分子系統(tǒng)和模塊，即根據(jù)應(yīng)用類型、項(xiàng)目特點(diǎn)和組織文化，借鑒、采取個(gè)別對(duì)項(xiàng)目有效的XP的做法，將RUP進(jìn)行一定的裁剪，并針對(duì)具體項(xiàng)目采用兩者不同程度的結(jié)合以形成適合于項(xiàng)目的軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程。本系統(tǒng)的整個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程包括了RUP的四個(gè)階段。在每個(gè)階段，都必須確定所產(chǎn)生的活動(dòng)和制品，這些活動(dòng)和制品都對(duì)RUP進(jìn)行了一定程度的裁剪，使之適用于本項(xiàng)目的具體情況。針對(duì)該具體項(xiàng)目，對(duì)RUP制品的規(guī)格和形式也作了相應(yīng)的修改和調(diào)整。開(kāi)發(fā)過(guò)程的生命周期模型如下圖所示：迭代的周期大約為4周。每次迭代產(chǎn)生一個(gè)可測(cè)試的軟件發(fā)布。將來(lái)自客戶的微小變更請(qǐng)求合并到正在進(jìn)行的迭代中，而對(duì)大的變更請(qǐng)求，則被延期到以后的迭代中，因?yàn)樗麄冃枰獙?duì)整個(gè)項(xiàng)目重新做出計(jì)劃。

維護(hù)計(jì)劃分成兩個(gè)級(jí)別：第一個(gè)級(jí)別是粗粒度的項(xiàng)目計(jì)劃，它基本上列出了所有階段和迭代的開(kāi)始日期和結(jié)束日期，以及每一個(gè)迭代的主要目標(biāo)。第二個(gè)級(jí)別是每個(gè)迭代的詳細(xì)計(jì)劃，它在迭代開(kāi)始前幾天準(zhǔn)備好，并在迭代過(guò)程中根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。根據(jù)在一次迭代中需要完成的成果列表構(gòu)造迭代計(jì)劃。典型的成果有產(chǎn)品特性的規(guī)格說(shuō)明書(shū)和實(shí)現(xiàn)某個(gè)變更請(qǐng)求或者一個(gè)主要的非代碼相關(guān)工件的準(zhǔn)備工作等。

4.需求分析。該企業(yè)目前正從以產(chǎn)定銷向以銷定產(chǎn)的階段過(guò)渡，企業(yè)不僅按訂單安排生產(chǎn)，更多的是按市場(chǎng)預(yù)測(cè)來(lái)安排生產(chǎn)。對(duì)于連續(xù)化大流程生產(chǎn)的企業(yè)，以市場(chǎng)銷售為導(dǎo)向決非易事，而此次信息化也僅僅是對(duì)銷售管理過(guò)程這一局部信息極限資源整合，不可能進(jìn)行大規(guī)模業(yè)務(wù)流程再造或重組。因此，希望在滿足銷售管理需求的同時(shí)，能為未來(lái)企業(yè)信息系統(tǒng)的擴(kuò)展集成創(chuàng)造必要條件，同時(shí)希望該軟件與現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理總體結(jié)構(gòu)之間沒(méi)有太大差異。經(jīng)過(guò)多次交流迭代，最終確立軟件系統(tǒng)的需求如下：

◆能夠支持業(yè)務(wù)流程的流動(dòng)和傳遞，但流程不能被固化，應(yīng)具備修改和變動(dòng)的靈活性。

◆銷售全過(guò)程模塊化管理，與現(xiàn)有的運(yùn)作模式基本相同。

◆全員根據(jù)不同職責(zé)權(quán)限，共享銷售內(nèi)部信息，職責(zé)權(quán)限可據(jù)需要變更。

◆對(duì)信息具有加工和分析功能，隨時(shí)可以調(diào)看重要信息流向及分布的圖表數(shù)據(jù)。

◆信息查詢靈活便捷，復(fù)雜的報(bào)表系統(tǒng)不能固化，在格式和內(nèi)容等方面要具備靈活修改的功能。

◆在發(fā)貨單生效前，須在系統(tǒng)中由銷售、儲(chǔ)運(yùn)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。

◆由于化纖產(chǎn)品銷售的季節(jié)性較強(qiáng)，價(jià)格調(diào)整比較頻繁，為避免未來(lái)產(chǎn)品漲價(jià)而導(dǎo)致企業(yè)受損，企業(yè)規(guī)定當(dāng)天訂單當(dāng)天有效，隔日作廢，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別并進(jìn)行控制。

◆價(jià)格管控：即對(duì)價(jià)格發(fā)布和訂單價(jià)格錄入等環(huán)節(jié)的管控。業(yè)務(wù)員輸單時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)上傳產(chǎn)品價(jià)格等信息，從而避免訂單價(jià)格低于發(fā)布價(jià)等不正常讓利情況的發(fā)生，系統(tǒng)不支持訂單價(jià)格隨意更改，以保證企業(yè)價(jià)格能夠有效執(zhí)行。在企業(yè)發(fā)布價(jià)格范圍內(nèi)的銷售由二級(jí)主管審批，低于企業(yè)發(fā)布價(jià)的產(chǎn)品銷售須由一級(jí)主管審批。

◆信用管控：賒銷往往是企業(yè)不可避免的一種銷售方式。賒銷存在壞賬風(fēng)險(xiǎn)，需要事前加以防范。針對(duì)不同的業(yè)務(wù)單位，企業(yè)內(nèi)部有規(guī)定的賒賬額度，賒賬超限自動(dòng)報(bào)警，并提交一級(jí)主管審批。

◆物流管控：發(fā)貨單由財(cái)務(wù)最終出單，業(yè)務(wù)員、駕駛員簽單后，倉(cāng)庫(kù)方可發(fā)貨。發(fā)貨回單核銷，抵制串貨事件?；仡^帶貨憑單入賬，運(yùn)費(fèi)結(jié)賬單系統(tǒng)自動(dòng)生成，人性化結(jié)賬。

◆貨款、筒管、穩(wěn)座回籠控制：新出新核，累計(jì)核銷，責(zé)任到人。

◆銷售結(jié)賬：自動(dòng)統(tǒng)計(jì)與人性化結(jié)賬相結(jié)合。

◆公告發(fā)布：廣播與定點(diǎn)發(fā)送相結(jié)合。

該企業(yè)有2個(gè)分廠，4個(gè)成品倉(cāng)庫(kù)，根據(jù)以上需求因素，經(jīng)過(guò)與業(yè)務(wù)人員多次交流，最終確定了系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程。

5.軟件建模及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。在分析與設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)采用UML建模語(yǔ)言對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行建模。采用UML工具中的VISIO軟件繪制描述各種模型的圖形,把一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)按問(wèn)題的不同方面分別進(jìn)行全面而詳盡的描述，方便人們對(duì)所關(guān)心的某一方面問(wèn)題去查閱對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)模型，從而得到對(duì)此問(wèn)題的理解，并使程序人員能順利地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)。

系統(tǒng)根據(jù)不同的任務(wù)和使用對(duì)象，采用C/S和B/S混合模式實(shí)現(xiàn)各種功能，以WindowsServer2000/WindowsServer2003作為服務(wù)器端操作系統(tǒng)。系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)充分利用前臺(tái)開(kāi)發(fā)工具中面向?qū)ο缶幊痰奶匦赃M(jìn)行面向?qū)ο蟮木幊坦ぷ?，前臺(tái)編程工具采用Excel服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器采用SQLServer2000。

經(jīng)過(guò)3次迭代，最終完成了銷售管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和成功實(shí)施。該系統(tǒng)為企業(yè)建立了數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的高度共享，決策者掌握了第一手資料，工作效率更高、更準(zhǔn)確，管理會(huì)計(jì)的思想也得到了切實(shí)體現(xiàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

實(shí)踐結(jié)果證明，中小企業(yè)按照現(xiàn)有運(yùn)行模式，順應(yīng)現(xiàn)有管理理念，采用RUP與XP相結(jié)合的過(guò)程開(kāi)發(fā)方法，運(yùn)用UML建模工具對(duì)管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)建模，選用Excel服務(wù)器作為管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)平臺(tái)，讓企業(yè)主動(dòng)參與并以企業(yè)為主實(shí)現(xiàn)其信息化進(jìn)程，是一種切實(shí)可行的中小企業(yè)管理的信息化模式。該模式如果能夠成功實(shí)施，對(duì)于降低企業(yè)成本，減少辦公費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資源共享，提高企業(yè)管理部門(mén)的工作效率，建立企業(yè)良好形象將起到重大的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國(guó)社會(huì)科學(xué)院信息化研究中心,2007中國(guó)中小企業(yè)信息化發(fā)展報(bào)告摘要[EB/OL].中國(guó)網(wǎng)，http：///，