會議服務工作方案

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篇一：會議服務方案

會議服務方案

1、會議服務程序

領受任務會前準備會前檢查引領登記會場服務會后清理匯報總結

A、領受任務

會議名稱；會議性質；與會人數(shù)；會議期限；會議休息時間表；會議活動范圍；準備內容；注意事項

b、會前準備

會標；音響；主席臺；茶具飲品；登記臺；簽到薄；休息安排；服務員配備就；會場清潔；接手紀念品、禮品；會場指示牌；禮儀演習彩排

c、會前檢查

根據(jù)表格列項檢查、設備設施、會議物品

D、引領登記

準備大廳指示牌、引領員、電梯引領員、會場引領員、指示牌

F、會場服務

?主席臺香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務

?會場秩序維持服務（清理閑雜人員）

?清潔服務

?委托代辦服務

?出會場的引領服務（先生，請問需要幫助嗎）

?應急情況處理（火災疏散、禁坐電梯、失竊、當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄、

停電、溢水、電梯停機、急癥救護）

g、會后清理

?撤會議物品，桌椅、餐具

?清理與會人員遺留物并登記

?清潔會場

?撤出帶入會場物品

?查對清理紀念品、禮品

?檢查清理情況

?關閉動力電器設備

?服務人員撤出，鎖閉會議廳

h、匯報總結

?向主辦方主辦人員匯報會議情況，遺留物品，剩余禮品，征求意見，說明情況?會后總結專題會（部門經(jīng)理，會議服務人員參加）

2、會議服務標準

?日常會議服務

A、會議服務專員接到會議通知后，按會議通知人數(shù)、規(guī)格要求進行安排。提前半小時將會議室門打開，仔細檢查衛(wèi)生，是否符合會議室衛(wèi)生標準。

b、把禁煙牌、茶具、桌簽、桌椅及會議桌中心植物、花木擺放整齊，葉面干凈。

c、需要使用多媒體設備時提前安排工程部專業(yè)弱電人員調試音響設備，保證聲音清晰、音量適度

D、會議服務專員整理好儀表儀容，佩戴好工牌。

e、會議開始前15分鐘在會議室門口站立接待與會人員。

F、接到臨時會議通知，會議服務專員要迅速到達現(xiàn)場，在規(guī)定時間內做好準備工作。g、將消毒后的茶杯，按會議人數(shù)，放在桌子前方三分之二處，并將茶葉放在杯中，或礦泉、飲料放在客人右前側。

h、根據(jù)會議人數(shù)多少測算暖瓶數(shù)量，一律放在臺柜上備用。

I、會議服務員每隔15-20分鐘加水一次，倒水時由會議桌對面取客人水杯時順時針加水。重要會議按上述排列，將小毛巾擺放客人左前方。

J、倒水時，輕拿輕放，不出現(xiàn)杯與蓋相碰聲音。

K、倒水完畢后，輕輕退出會議室，關門時不發(fā)出門的碰擊聲。

L、服務員在會議室外等待服務時，站姿端正精神集中，隨時聽從客人的召喚。

m、會議結束時，要逐一檢查燈光、空調等設備是否關閉，檢查所有用具是否完好，按《會議室保潔標準》將會議室保潔干凈。若發(fā)現(xiàn)客人遺失物品和文件及時上繳領導。

篇二：會議服務方案

接待服務標準1.0目的

為了規(guī)范會議接待行為，統(tǒng)一服務標準，持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務。

2.0適用范圍

適用于大廈各類會議接待工作。

3.0職責

3.1客戶部負責會議接待的具體實施。

3.2客戶員負責會議登記和提前確認工作，確保會議如期召開；并記錄好會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領導職務來決定會議的大小，采取相應的服務措施；

3.3客戶部負責安排工作人員對會議室進行布置，保障會議室整潔舒適；

3.4會議接待員負責在會議進行期間巡查，及時處理突發(fā)事件，確保會議順利進行；

4、程序

4.1會議的分類

根據(jù)現(xiàn)時會議接待工作實際情況，將會議接待分為日常接待（二類會議接待）、一類會議、臨時會議。

4.2會議接待服務標準

1）每天安排一名會議接待員于早上8：00上班，于8：00-8：15分時段完成以下工作：將所有會議室的門及部分燈打開；將開水器的燒水閥打開及18F會議室內的電熱水瓶注滿水后插上電源，保證當會議開始時有足夠的開水。

2）每天的工作由會議負責人根據(jù)實際情況進行安排。

3）會議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，于會議開始前15分鐘將茶水準備到位。

4）到崗后首先檢查會議室內的燈是否打開、空調溫度是否舒適、設備、會議物資是否到位、煙灰盅是否清潔，發(fā)現(xiàn)異常無法處理時及時向主管領導報告；

5）參會人員進入會場后，服務員應舉止大方地為他們遞上茶水，當會議開始時會議接待員應在自己管理區(qū)輪流巡查，以便能及時給新到的客人送上茶水，直至與會人員基本到位。

6）與會人員基本到齊后，會議接待員將自己管理區(qū)域內的會議室內茶水添加一遍后，每隔20-25分鐘到會議室加茶水，直至會議結束（如有特殊情況可自己把握）。

7）在加茶水過程中，會議接待員應及時更換煙灰盅、留意會議室內設備運行是否正常、空調溫度是否舒適。服務工作要細致周到，服務中要做到三輕（走路輕、講話輕、動作輕）；

8）會議接待領班必須到場監(jiān)督服務員工作，巡視會議室的準備情況和會議的進行情況，以便有突發(fā)事情時及時應對；

9）接到熱線人員通知，會議臨時需要的物資，應5分鐘內送到，如無法滿足，會議接待員亦應5分鐘內到會議室向客人解釋，如客人不滿意或不接受，會議接待員應通知會議負責人到場解決。

10）會議結束后，會議接待員應簡單將會議室收拾一遍，包括將桌椅擺放整齊；煙灰盅、盒紙鎖回茶水柜；所有設備恢復原狀；會議臨時用品（插線板、銘牌、臨時增加的椅子、白板等）還到倉庫，如果桌面及地面較臟，應通知清潔員到場清潔，清潔后會議接待員將燈、空調、窗關好，以便迎接下一個會議。

11）每天下班前，會議接待員還應對自己管理區(qū)域的會議室檢查一遍門、窗、空調、燈、設備是否關好才能離開。

4.2.2一類會議（專指服務區(qū)域在主樓內的會議室）：

1)會議接待負責人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后，與預訂會議人員聯(lián)系，了解會議的需求，并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費用結算表》中簽字確認。

2)按客戶要求申購會議物資。

3)申購物資到位后，提前一天準備好橫幅，擺放好鮮花；并對會議室進行全面檢查，與會議主辦單位（部門）保持聯(lián)系，對座位數(shù)、名位牌、會標等進行核對，同時應對影視、音響設備、燈光、花卉擺設、茶水茶杯準備、衛(wèi)生情況、進出通道進行檢查，要求達標后對會議室進行封閉管理，不準無關人員進入會場（會議室）；一切準備妥當后，可要求客戶到現(xiàn)場觀看。

4)會議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分鐘到崗，并于會議開始前15分鐘將茶水準備到位，在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。

5)按4.2.1第5）條款到第11）條款的程序開展工作。

6)會議快結束時，服務員在會議室門外站好準備歡送參會人員；

7)客戶部主任或客戶服務經(jīng)理，必須到場監(jiān)督會務工作人員的情況，巡視會議室的準備情況和會議的進行情況，以便有突發(fā)事情時及時應對；

8)如會議有需要，在會議期間應加強安全保衛(wèi)工作，防止無關人員進入會場擾亂會；機電設備部人員應注意會議期間用電設備的工作情況，防止事故產(chǎn)生，應保證走火通道的暢通，緊急情況下，應有服務員在場進行疏導。

9)會議結束后，會議接待負責人持客戶確認的《會議物資需求表》、《會議費用結算表》到我部收費員處開發(fā)票。

10)將發(fā)票交客戶時一定要求客戶簽收，會議接待負責人一直跟進，直到我司收到該費用為止。

4.2.3臨時會議：

1)接到熱線人員的通知后，該區(qū)域會議接待人員應5分鐘內到場按4.2.1第5）條款到第11）條款的程序開

展工作。

4.3會議工作流程

4.3.1服務熱線值班人員下班前將oA網(wǎng)上收集會議的信息填寫在《商務接待活動登記表》上交會議接待負責人員，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的接待工作，應將會議情況記錄在《會議接待設備準備工作表》中交弱電組及其他部門進行會議準備。

4.3.2服務熱線值班人員每20分鐘對oA網(wǎng)進行臨時會議信息的收集，并將新信息及時通知會議接待負責人員，由其安排工作并將新信息登記在《商務接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準備工作，檢查結果記錄在《商務接待活動登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會議不用填《會議接待設備準備工作表》。

4.3.3會議接待負責人員在領取當天《商務接待活動登記表》時，應將前一天的《商務接待活動登記表》、《會議接待設備準備工作表》交服務熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。

4.3.4服務熱線值班人員收到語音、投影會議室預定信息后，

5分鐘內將《會議接待設備準備工作表》交給弱電組指定的技術員，由其在會議前15分鐘內做好準備工作。

4.3.5參觀接待、二類會議、電視電話會議的

會議接待工作，應在管理中心發(fā)出通知后進行?？蛻舨繉訒h使用方，確定會議議程，轉交弱電組、嚴格按議程準備及配合。

4.3.6領導日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視電話會議，由服務熱線值班人員通過公司內部網(wǎng)向客服中心負責人及公司直接領導發(fā)布信息。

備注：參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應按上述內容實施，以保證商務活動的統(tǒng)一性及各項質量記錄表格的有效性。

4.4弱電技術員的日常維護及會前準備

4.4.1原則：保證會議系統(tǒng)的設備正常運行

4.4.2措施：

1)每周維護、檢查會議室的會議設備（語音、投影），做好維護、檢查工作的記錄，每月進行會議室會議設備功能性的評估。

2）會議前半小時按照服務熱線提供的《會議接待設備準備工作表》，對會議室會議系統(tǒng)進行檢測，并將完成情況記錄在《會議接待設備準備工作表》上，由會議接待人員進行復核。

3）領導以上重要會議，完成檢測后應在現(xiàn)場對會議全程跟進。

4）會議開始前5分鐘，會議接待人員用禮貌語言“各位領導早上好（下午好），進行最后一次試音”，驗證

會議系統(tǒng)。一、上崗前按規(guī)定著工裝，服裝整潔并佩戴胸卡；頭發(fā)梳理整齊，不濃妝艷抹；

二、業(yè)主來訪時應站立服務，站姿端正，保持自然親切的微笑，

工作時間不得隨意離崗；

三、受理投訴時禮貌周到，耐心解答。見到業(yè)主主動打招呼，語言規(guī)范、清晰，對疑難問題不推諉，做到一視同仁。如遇繁忙，需請業(yè)主稍等、諒解，務求提供周到、細致的服務；

四、對業(yè)主應主動熱情，遇個別業(yè)主無理言行時，曉之以理，動之以情，不以惡言相待，不得與業(yè)主發(fā)生打罵行為；

五、接聽電話時語言標準、清晰，態(tài)度和藹、親切，服務快捷、準確。對投訴內容要認真記錄，及時派人處理或向主管匯報，并在24小時內予以解決或答復，做到事事有著落，件件有回音，修繕后迅速回訪，作好記錄；

六、當被投訴者受理投訴時，受理者必須如實記錄，不得回避；

七、接待工作中堅持原則，秉公辦事，不徇私情，自覺抵制不正之風，嚴守法紀，不以權謀私。

八、做好各項（入住、裝修、保修等）記錄，各項工作清楚、準確、及時、無差錯；

九、保證前臺各種工作用品完好、整潔、有序，周圍環(huán)境整潔，美觀；

篇三：大型會務安排方案(通用)

xx地區(qū)第xx屆xxx研討會

會議實施方案

一、主辦單位、承辦單位：

1、主辦單位：

2、承辦單位：

3、協(xié)辦單位：

二、機構及人員：

1、會議領導小組：

組長：

副組長：

成員：

2、會務服務組：統(tǒng)籌安排整個會議，明確落實各項責任，及會議期間的聯(lián)絡等

組長：

成員：

3、論文編集及文字組：負責論文收集匯編、宣傳資料設計、領導講話稿起草等。

組長：

成員：

4、后勤保障組：負責安排代表接待、住宿、伙食、參觀及會議用品紀念品發(fā)放等。

組長：

成員：

5、企業(yè)服務組：負責接待和聯(lián)絡企業(yè)人員。

組長：

成員：

三、研討會日程（共三天）。

第一天：11月16日。

1、全天參會代表報到（后勤保障組）

（1）負責報到登記。責任人：

（2）負責發(fā)放會議文件袋、紀念品、房卡。責任人：

（3）再次確認參會代表是否需要預定返程機（車）票，由會務公司負責代訂返程機（車）票。責任人：

（4）收取會務費，設置刷卡機（部分企業(yè)免若干參會會務費）責任人：要求：1、提前拿出房卡，同一地區(qū)代表盡可能安排在同一樓層。

2、中午12：00視情安排桌餐（會務組）。

3、下午17：00召開組委會會員單位負責人預備會，地點：酒店會議室。（會務組）

要求：按照20人安排會場，準備文件袋、筆記本、筆等會議用品，協(xié)調酒店安排好會議服務。責任人：

預備會內容：（1）征求會議日程安排意見、兩天正式會議主持人安排。

（2）收集會后旅游線路確認登記。（3）商議論文評比事項。（4）確定下屆主辦單位。（5）其它事項。

4、18：00在酒店舉行歡迎晚宴。（會務組）

晚宴主持人：

另：每天安排參會代表所住房間水果（責任人：）。

第二天11月17日。

1、早餐7:30-8:30

2、會場布置：音響照明、影像設備、攝影攝像、席簽、主席臺代表胸花、茶水服務、

會議及企業(yè)資料、服務人員到位。早上8：30要求準備到位。（會務組）

時間：上午8：45代表進場，9：00會議開始。

3、會議議程：主持人：。

（1）開幕式

（2）介紹與會領導、來賓和單位；

（3）領導致歡迎辭；

（4）領導講話；

4、上午10:30-11:30專家講座和論文交流（會務組負責）

主持單位：

（1）專家講座

（2）協(xié)辦單位發(fā)言

（3）論文交流（先排好次序，每個單位控制在10分