銀行運營檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理規(guī)定

銀行運營檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理規(guī)定第一章總則第一條為加強運營檔案管理，規(guī)范管理方式，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《銀行會計檔案管理辦法》、《銀行檔案管理辦法》、《銀行會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合銀行實際，制定本規(guī)定。第二條運營檔案是指銀行臨柜業(yè)務(wù)管理及各運營后臺中心作業(yè)完成后形成的會計檔案及其他具有保存價值的歷史記錄和重要資料。運營檔案管理是對運營檔案的整理、歸檔、保管、調(diào)閱、移交、銷毀的過程管理。第三條本規(guī)定適用于銀行各級對外營業(yè)機構(gòu)和運營后臺中心。第二章基本規(guī)定第四條基本分類。運營檔案包括臨柜業(yè)務(wù)及運營后臺中心生成的憑證、賬簿、報表等會計檔案，以及除會計檔案外的具有保存價值的運營檔案資料。具體分為五類：憑證：記賬憑證、原始憑證、日終平賬報告表及其他附件。賬簿：各類總賬、分戶賬、明細賬、輔助賬簿、臨柜業(yè)務(wù)手工登記簿等。報表：柜面生產(chǎn)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理完畢后生成的各類報表。清單流水：柜面生產(chǎn)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理完畢后生成的各類清單、流水表。其他：柜面專夾保管的各類協(xié)議、客戶申請書、開銷戶資料、對賬資料等。第五條保存形式。按照保存介質(zhì)不同，運營檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩類。紙質(zhì)檔案。指以紙為介質(zhì)保存的運營檔案。包括記賬憑證、原始憑證及相關(guān)附件，票據(jù)、合同、各類客戶協(xié)議等具有法律效力的檔案資料，以及開銷戶資料，對賬資料，各類手工登記簿等。紙質(zhì)檔案可同時采用電子形式保存。電子檔案。指采用信息化手段，以電子數(shù)據(jù)或影像形式保存在磁性介質(zhì)中的運營檔案。電子檔案是實現(xiàn)檔案快速查詢和共享的有效手段，在內(nèi)部監(jiān)管檢查、考核中，具有與紙質(zhì)檔案同等作用。配合外部有權(quán)機關(guān)執(zhí)行公務(wù)時，可作為查詢依據(jù)。電子檔案可不再打印為紙質(zhì)形式保存。第六條管理要求。遵循“真實完整、安全保密、分類管理、有效利用”的基本要求，提高運營檔案管理工作質(zhì)量。第七條系統(tǒng)建設(shè)。運營檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)運營檔案電子化管理的主要平臺，在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面發(fā)揮重要作用。運營檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是提高工作效率、減輕操作負擔(dān)、促進基礎(chǔ)管理水平提升的重要手段。第三章職責(zé)分工第八條辦公室。作為檔案主管部門，負責(zé)全行檔案管理工作的指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督。參與已到期檔案的銷毀工作。第九條財務(wù)會計部門。負責(zé)會計檔案管理制度建設(shè)和業(yè)務(wù)管理，安排檔案庫房建設(shè)的財務(wù)資源，開展有關(guān)指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督工作。參與已到期檔案的銷毀。第十條運營管理部門。負責(zé)運營檔案管理制度建設(shè)和業(yè)務(wù)管理，組織實施運營檔案的保管和使用，組織實物檔案庫房建設(shè)和管理，開展運營檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、推廣和日常管理，并開展有關(guān)檢查監(jiān)督。第十一條科技部門。作為檔案電子化建設(shè)的主管部門，負責(zé)電子檔案數(shù)據(jù)的保管及備份、相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)、資源配備、運行維護，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全與完整。第十二條安全保衛(wèi)部門。負責(zé)檔案庫房的安全管理、安全檢查工作，通過視頻監(jiān)控中心遠程監(jiān)督日常安全管理。參與檔案庫房建設(shè)，負責(zé)安防設(shè)施的設(shè)計和驗收。參與已到期檔案的銷毀工作。第十三條內(nèi)控合規(guī)部門。負責(zé)運營檔案管理的檢查監(jiān)督，參與已到期檔案的銷毀工作。第十四條相關(guān)業(yè)務(wù)部門。負責(zé)確定主管業(yè)務(wù)產(chǎn)品產(chǎn)生的運營檔案的保管期限和保存方式。在檔案存續(xù)期內(nèi)發(fā)生債權(quán)債務(wù)糾紛或其他情況需要延長檔案保管期限的，負責(zé)及時以函件形式通知本行運營管理部門。負責(zé)相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)中與運營檔案管理系統(tǒng)的銜接。第四章紙質(zhì)運營檔案管理第十五條整理與裝訂（一）憑證類檔案的整理與裝訂。營業(yè)機構(gòu)應(yīng)于營業(yè)日終后，按以下順序進行憑證的整理與裝訂：網(wǎng)點ABIS憑證、柜員ABIS憑證（按柜員號由小到大的順序）、集中作業(yè)平臺日終業(yè)務(wù)報告表、集中作業(yè)平臺受理記錄憑證。整理核對后的憑證放入專用憑證包內(nèi)由雙人封包加鎖保管。（二）賬簿類檔案的整理與裝訂。各種活頁分戶賬應(yīng)分科目按賬號順序按年裝訂，賬頁過多的，可分若干本裝訂。計算機打印輸出的登記簿和手工活頁登記簿根據(jù)業(yè)務(wù)需要按月、季、年裝訂，手工訂本式登記簿以本為單位單獨裝訂按年歸檔。各種銷訖卡片賬，按銷賬日期順序按月或季裝訂。裝訂成冊的賬頁，要填寫“賬首”和“賬頁目錄”，并且另加封面、封底，注明日期、保管期限、生成機構(gòu)、檔案編號、檔案名稱等，由裝訂人員和運營主管在騎縫處加蓋個人章。（三）清單流水、報表類檔案的整理與裝訂。日報表、清單、流水按月裝訂，月／年報表、清單按年裝訂，裝訂時應(yīng)加封面、封底，注明日期、保管期限、生成機構(gòu)、檔案編號、檔案名稱、頁數(shù)等，由裝訂人員和運營主管在騎縫處加蓋個人章。（四）其他需專夾保管檔案的整理與裝訂。平時應(yīng)按日期先后順序排列、專夾保管，月度或年度終了再按保管年限裝訂成冊。人民幣結(jié)算賬戶開銷戶資料可按賬戶有效期確定，待賬戶銷戶后再行裝訂、歸檔。裝訂時應(yīng)加封面、封底，注明日期、保管期限、生成機構(gòu)、檔案編號、檔案名稱、頁數(shù)等，由裝訂人員和運營主管在騎縫處加蓋個人章。第十六條憑證的塑封、裝箱（一）塑封要求。塑封袋不得出現(xiàn)漏氣現(xiàn)象。影像處理系統(tǒng)生成的營業(yè)機構(gòu)號、柜員號等塑封信息應(yīng)與憑證核對一致。同一柜員憑證因數(shù)量過多分袋塑封的，多個塑封袋只能打印一個憑證包封簽。（二）裝箱要求。同一營業(yè)機構(gòu)的憑證包原則上放在同一憑證箱內(nèi)，如需要分開裝箱，箱號必須連續(xù)，不同營業(yè)機構(gòu)的憑證可根據(jù)憑證量的多少合并裝箱。憑證箱條形碼儲存的信息必須與箱內(nèi)的憑證核對一致。不同交易日期的憑證不得放入同一憑證箱內(nèi)。第十七條保管。紙質(zhì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年三種。保管期限從檔案所屬年度終了后第一天算起。具體參見運營檔案保管期限表。有未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或其他未了事項的，相應(yīng)檔案的保管期限無限延長，直至查清。各行應(yīng)至少以一級支行為單位設(shè)置檔案庫房，實行轄屬行紙質(zhì)檔案的集中保管。憑證類檔案應(yīng)按照集中監(jiān)控的規(guī)定，按日將憑證傳遞至運營監(jiān)控中心進行掃描、塑封、裝箱。經(jīng)運營監(jiān)控中心塑封裝箱后的憑證按月或根據(jù)臨時庫房的存儲條件定期移交至檔案庫房進行集中保管。賬簿、清單流水、報表及其他專夾保管的紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期由營業(yè)機構(gòu)移交至檔案庫房進行集中保管。已入檔案庫房保管的紙質(zhì)檔案，原則上保持原冊封裝，個別需拆封重新裝訂整理的，必須由檔案庫房和檔案歸屬機構(gòu)人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。第十八條調(diào)閱。行內(nèi)專項檢查或協(xié)助行外有權(quán)機構(gòu)執(zhí)行公務(wù)調(diào)閱檔案時，應(yīng)以調(diào)閱電子檔案為主，減少檔案原件的調(diào)閱，以提高使用效率和對原件的保護。確需調(diào)閱原件的，按以下規(guī)定辦理紙質(zhì)檔案調(diào)閱手續(xù)：（一）檔案未移交至庫房前的調(diào)閱。行內(nèi)人員調(diào)閱檔案，應(yīng)提供有效證件，說明調(diào)閱部門、原因、檔案名稱及時間等，經(jīng)運營主管批準(zhǔn)，辦理調(diào)閱登記手續(xù)后，提供查閱或復(fù)制。外部有權(quán)機構(gòu)調(diào)閱檔案，應(yīng)提供有效證件及協(xié)助查詢通知書等有效證明材料，經(jīng)網(wǎng)點主任審批通過后，辦理調(diào)閱登記手續(xù)后，提供查閱或復(fù)制。檔案原件不得借出。調(diào)閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，不得私自復(fù)制，調(diào)閱后由系統(tǒng)生成調(diào)閱登記簿。調(diào)閱檔案的介紹信、查詢書等資料，應(yīng)專夾保管，定期裝訂。提供給內(nèi)外部人員的紙質(zhì)檔案復(fù)印件，均應(yīng)注明用途，標(biāo)明不得挪作他用。（二）檔案已移交至庫房后的調(diào)閱。按照本規(guī)定第三十六條執(zhí)行。第十九條移交。紙質(zhì)檔案的移交包括檔案集中上交和機構(gòu)分設(shè)后檔案轉(zhuǎn)移。紙質(zhì)檔案移交應(yīng)雙人辦理，清點不符的應(yīng)退回。（一）檔案集中上交。營業(yè)機構(gòu)生成的紙質(zhì)檔案應(yīng)定期移交至檔案庫房集中保管。交接雙方應(yīng)根據(jù)待入庫清單所列內(nèi)容進行現(xiàn)場清點，清點相符的辦理入庫簽收手續(xù)，由系統(tǒng)生成檔案入庫簽收登記簿，清點不符的退回移出機構(gòu)。（二）機構(gòu)分設(shè)或撤并后檔案轉(zhuǎn)移。機構(gòu)分設(shè)后，原機構(gòu)保留的，檔案繼續(xù)由原機構(gòu)保管；不保留原機構(gòu)的，檔案應(yīng)經(jīng)分設(shè)各方協(xié)商后由其中一方保管；機構(gòu)撤并的，檔案應(yīng)移交賬務(wù)接收機構(gòu)保管。交接雙方應(yīng)根據(jù)待移交清單所列內(nèi)容進行現(xiàn)場清點，清點相符后辦理接收手續(xù)，由系統(tǒng)生成檔案移交清冊，清點不符的退回移出機構(gòu)。第二十條銷毀。不涉及未了事項的保管期滿的紙質(zhì)檔案，按以下程序銷毀：（一）申請。檔案庫房負責(zé)定期整理已達保管期限并且不存在未了事項的檔案，形成待銷毀清單，發(fā)送本級運營管理部門審批。（二）鑒定與審批。本級運營管理部門負責(zé)牽頭組成銷毀鑒定小組，銷毀鑒定小組應(yīng)至少包括運營管理部門、財務(wù)會計部門、辦公室、內(nèi)控合規(guī)部門、安全保衛(wèi)部門人員。銷毀鑒定小組負責(zé)對需銷毀的檔案進行核對鑒定。經(jīng)鑒定通過的，報本行主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，逐級報送上級行運營管理部門審批，直至一級分行運營管理部。審批后，方可進行檔案銷毀。（三）銷毀。銷毀紙質(zhì)檔案時，應(yīng)由檔案庫房組織實施，本級行運營管理部門、財務(wù)會計部門、辦公室、內(nèi)控合規(guī)部門、安全保衛(wèi)部門共同派員監(jiān)銷。（四）銷毀后，經(jīng)辦人、保管人、審批人、監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字蓋部門公章，銷毀清冊由檔案庫房永久保管。同時，將銷毀情況報一級分行運營管理部。第五章電子運營檔案管理第二十一條歸檔。生產(chǎn)系統(tǒng)完成相關(guān)業(yè)務(wù)處理后形成的電子檔案，由科技部門按照電子檔案的歸屬機構(gòu)、生成日期等進行數(shù)據(jù)的分類、整理，按業(yè)務(wù)產(chǎn)品部門規(guī)定的歸檔周期納入運營檔案管理系統(tǒng)或存入光盤、硬盤等磁性介質(zhì)保存。為保證電子檔案的完整性和正確性，歸檔后的電子檔案不得與其他系統(tǒng)共享，不得修改。第二十二條保管（一）電子賬簿、報表、清單的保管期限。生產(chǎn)系統(tǒng)生成的各類電子賬簿、報表、清單類檔案的保管期限比照紙質(zhì)檔案保管期限的規(guī)定，分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年三種，保管期限從檔案所屬年度終了后第一天算起。具體參見運營檔案保管期限表（附件1－1）。（二）影像檔案的保管期限。生產(chǎn)系統(tǒng)生成的各類影像資料的保管期限，按不同來源分為１年、５年兩種。來源于運營監(jiān)管平臺的影像資料保管５年，來源于集中作業(yè)平臺、集中授權(quán)的影像資料保管１年。保管期限從檔案所屬年度終了后第一天算起。到期后，分行可根據(jù)實際需要自行刻錄光盤存放，延長保管期限。（三）保管要求。電子檔案應(yīng)保存在可靠、耐久的存儲載體上，確保安全性。科技部門應(yīng)定期對電子檔案進行備份，并做好備份數(shù)據(jù)保管。如存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，應(yīng)保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全、可靠。科技部門應(yīng)定期檢查電子檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保電子檔案正常可用。第二十三條日常查詢。檔案生成機構(gòu)及其管轄行因經(jīng)營管理需要需定期查看電子檔案的，應(yīng)為其在運營檔案管理系統(tǒng)中分配具有長期查詢權(quán)限的用戶，用于電子檔案的日常查詢。用戶應(yīng)對所查檔案負有保密責(zé)任，嚴禁違規(guī)拷貝、傳播檔案信息。第二十四條調(diào)閱（一）內(nèi)部調(diào)閱。行內(nèi)其他人員因工作需要，臨時查看電子檔案的，應(yīng)提供有效證件，說明調(diào)閱部門、原因、檔案名稱、時間等，經(jīng)被調(diào)閱機構(gòu)批準(zhǔn)，辦理調(diào)閱登記手續(xù)，為其在運營檔案管理系統(tǒng)中分配臨時用戶進行調(diào)閱。內(nèi)部人員調(diào)閱結(jié)束后應(yīng)及時收回用戶權(quán)限，由系統(tǒng)生成調(diào)閱登記簿。臨時用戶應(yīng)對所查檔案負有保密責(zé)任，嚴禁違規(guī)拷貝、傳播檔案信息。（二）外部調(diào)閱。外部有權(quán)機構(gòu)人員因執(zhí)行公務(wù)調(diào)閱電子檔案的，應(yīng)提供有效證件及協(xié)助查詢通知書等有效證明材料，經(jīng)被調(diào)閱機構(gòu)審批，辦理調(diào)閱登記手續(xù)。外部人員調(diào)閱電子檔案時，應(yīng)由我行人員操作，不得將用戶碼交由外部人員使用。調(diào)閱結(jié)束后，由系統(tǒng)生成調(diào)閱登記簿。第二十五條移交。機構(gòu)分設(shè)后原機構(gòu)仍保留的，電子檔案繼續(xù)歸檔至原機構(gòu)。不保留原機構(gòu)的，電子檔案應(yīng)經(jīng)分設(shè)各方協(xié)商后，歸檔至其中一方。機構(gòu)撤并的，電子檔案應(yīng)歸檔至賬務(wù)接收機構(gòu)。移交后，由系統(tǒng)生成移交清冊，作為雙方交接記錄留存。第二十六條銷毀。保管期滿的電子檔案，科技部門應(yīng)向同級運營管理部門提交到期電子檔案清單，由運營管理部門通知各應(yīng)用機構(gòu)。支行運營管理部門接到通知后，應(yīng)比照紙質(zhì)檔案銷毀流程牽頭組成銷毀鑒定小組，對需銷毀檔案進行核對鑒定。確認存在未了事項需要繼續(xù)保存的，應(yīng)自行刻錄光盤或打印成紙質(zhì)形式留存；確認可以銷毀的，報本行主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，逐級報送上級行運營管理部門審批，直至一級分行運營管理部。科技部門按期進行數(shù)據(jù)清除，生成檔案銷毀清冊備查。第六章檔案庫房管理第二十七條庫房建設(shè)層級。按照“一城一庫”的檔案集中管理目標(biāo)，以二級分行為主體，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、工廠化、倉儲式的實物檔案庫。具備條件的可集中在一級分行，部分偏遠地區(qū)可集中在一級支行。第二十八條庫房建設(shè)方式。庫房建設(shè)應(yīng)充分利用現(xiàn)有閑置資產(chǎn)進行改造加固。若無合適閑置資產(chǎn)，可采用租賃方式，但應(yīng)選擇租期較長的庫房。確需購建的，由分行按照程序報送審批。第二十九條選址基本條件。改建、租賃、購建檔案庫房用地應(yīng)滿足以下基本條件：（一）地質(zhì)條件穩(wěn)定，杜絕填海區(qū)、沙石地質(zhì)。（二）地勢較高、周邊無水庫、湖泊等水漫隱患。不得位于山坡、山腳等易發(fā)生滑坡、泥石流地段。（三）周邊無易燃、易爆性生產(chǎn)活動工廠。（四）遠離居民生活區(qū)、人群嘈雜地區(qū)。（五）交通便利。到達市區(qū)以１小時以內(nèi)車程為宜。（六）地塊所在區(qū)域水電、網(wǎng)絡(luò)等供應(yīng)暢通。第三十條第四庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（一）承重。按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求，樓面承載重量要達到檔案管理的要求。樓面均布活荷應(yīng)為5ｋＮ／ｍ2。采用密集架時，不應(yīng)小于12ｋＮ／ｍ2，或按實際需要確定。（二）門窗。檔案庫門采用金屬防盜門，應(yīng)具防火防盜功能，密封性能好，并安裝兩把門鎖。窗戶應(yīng)具備較好的密閉性，并設(shè)紗窗，有條件的應(yīng)安裝雙層窗。外窗應(yīng)安裝鐵欄桿或防盜網(wǎng)等安全防護措施。（三）墻體。檔案庫房墻體要求光潔、平整、不易生塵、堅固耐久，具有隔熱、防潮、防塵、防火功能。（四）地面。檔案庫房地面要求光潔、平整、耐磨，不易生塵，具有防潮措施。（五）防火設(shè)計。嚴禁設(shè)置明火設(shè)施，庫房的電源開關(guān)應(yīng)設(shè)有防止漏電的安全保護設(shè)置，控制導(dǎo)線和供電導(dǎo)線應(yīng)用銅芯導(dǎo)線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式。空調(diào)設(shè)施和電熱裝置應(yīng)單獨設(shè)置配電線路，并采用穿金屬管保護。（六）防水設(shè)計。庫房內(nèi)不應(yīng)設(shè)置消防以外的給水點，給、排水管道不應(yīng)穿越庫區(qū)。上下水立管不應(yīng)安裝在與檔案庫相鄰的內(nèi)墻上。庫房頂層要達到防水要求。第三十一條庫房安全防護。庫房安全防護應(yīng)做到“六防”：防火、防潮、防盜、防光、防塵、防有害生物。（一）防火。配備專業(yè)消防設(shè)備，并定期檢查更換。安裝防火報警器。檔案裝具、檔案庫房裝修材料應(yīng)為阻燃材料。庫區(qū)內(nèi)嚴禁煙火，易燃、易爆物品不準(zhǔn)帶入庫區(qū)，不準(zhǔn)在庫區(qū)附近堆放。（二）防潮。配備溫濕度計、除濕機、防潮劑等，做好庫區(qū)通風(fēng)，控制合適的溫度、濕度。（三）防盜。庫區(qū)內(nèi)應(yīng)安裝入侵報警系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控范圍應(yīng)覆蓋除辦公區(qū)外的整個庫區(qū)，監(jiān)控檔案的保管、交接、調(diào)閱、出入庫、人員進出等情況，監(jiān)控錄像應(yīng)至少保存１年備查。庫房鑰匙應(yīng)堅持“雙人分管分用，平行交接”原則，即兩名管庫員一人掌管一把鑰匙，雙人同進同出。離開庫房時，應(yīng)及時關(guān)閉門窗，對入侵報警系統(tǒng)設(shè)防，并鎖好庫房門。（四）防光。加強照明管理，減少紫外線和燈光照射對檔案材料的損害，除工作須照明外，其余時間一律不開燈。（五）防塵。庫房應(yīng)具備較好的封閉功能，定期除塵，保持檔案的清潔。（六）防有害生物。庫房要保持清潔，檔案柜架內(nèi)放置適量的防蟲劑，庫房內(nèi)管道通過墻面或樓、地面處及其他孔洞均應(yīng)采用不可燃材料填實，防止蟲、鼠等有害生物進入庫區(qū)。第三十二條崗位與職責(zé)（一）崗位設(shè)置。檔案庫房管理應(yīng)實行雙人負責(zé)制，至少設(shè)置１名庫房負責(zé)人、２名庫管員和２名保安人員。（二）崗位職責(zé)。庫房負責(zé)人負責(zé)檔案庫房的全面管理，對調(diào)閱、檔案出庫等重要事項進行審批，定期對檔案庫房進行檢查。庫管員負責(zé)紙質(zhì)檔案的出入庫管理，檔案的集中保管、調(diào)閱、銷毀，確保檔案安全完整；負責(zé)庫房管理，做好庫房通風(fēng)和溫度、濕度控制。保安人員負責(zé)庫房安全保衛(wèi)，每天至少對檔案庫房進行一次外圍巡查。第三十三條庫區(qū)設(shè)置。檔案庫房應(yīng)分為保管區(qū)、作業(yè)區(qū)、調(diào)閱區(qū)和辦公區(qū)。其中，保管區(qū)與其他區(qū)域應(yīng)嚴格分開，有條件的可四區(qū)分開作業(yè)。（一）保管區(qū)為集中存放各類紙質(zhì)檔案的區(qū)域，應(yīng)按保管年限、檔案類別進行區(qū)域劃分。（二）作業(yè)區(qū)為紙質(zhì)檔案交接、臨時存放未上架檔案的區(qū)域。（三）調(diào)閱區(qū)為內(nèi)外部單位調(diào)閱紙質(zhì)檔案原件的區(qū)域。（四）辦公區(qū)為庫房管理人員日常辦公的區(qū)域。第三十四條庫區(qū)管理（一）保管區(qū)只允許庫房負責(zé)人、庫管員和符合手續(xù)的檢查人員進入。檢查人員進入保管區(qū)，應(yīng)登記《檔案庫房出入庫登記簿》（附件1－2），并由庫管員陪同。（二）庫管員要妥善保管好庫區(qū)鑰匙，存取檔案后應(yīng)將檔案放回原位，涉及拆箱、拆包的檔案應(yīng)重新進行塑封、封箱，確認不存在安全隱患并鎖好檔案柜門、庫門后方能離開。（三）保管區(qū)內(nèi)檔案柜（架）的管理要求：柜（架）擺放位置合理，端部與墻應(yīng)有間隔，柜（架）之間的通道要合理、實用。柜（架）規(guī)格統(tǒng)一，排列整齊，排列方向應(yīng)防陽光直射。檔案柜（架）表面潔凈、美觀。第三十五條檔案入庫。紙質(zhì)檔案入庫必須由庫管員雙人負責(zé)，交接雙方應(yīng)根據(jù)待入庫清單所列內(nèi)容進行現(xiàn)場清點，清點相符的辦理入庫簽收手續(xù)，由系統(tǒng)生成入庫簽收登記簿，清點不符的退回移出機構(gòu)。入庫后的檔案，由庫管員按保管期限、年度、檔案類型等對檔案進行分類，再按從上到下、從左到右的順序依次上架擺放。第三十六條庫房檔案調(diào)閱。調(diào)閱已入庫檔案，按調(diào)閱地點不同，分為庫房現(xiàn)場調(diào)閱和庫房遠程調(diào)閱。當(dāng)調(diào)閱人不能提供詳細業(yè)務(wù)信息或必須調(diào)閱檔案原件時，可進行現(xiàn)場調(diào)閱；當(dāng)調(diào)閱人能提供查詢?nèi)掌凇n案歸屬機構(gòu)、檔案類型、內(nèi)容、經(jīng)辦柜員等信息時，可在被調(diào)閱機構(gòu)通過運營檔案管理系統(tǒng)進行遠程調(diào)閱。（一）庫房現(xiàn)場調(diào)閱管理。內(nèi)部人員調(diào)閱已入庫檔案時，應(yīng)經(jīng)庫房同級運營管理部門審批，調(diào)閱人持有效證件及調(diào)閱清單到庫房進行調(diào)閱；外部人員調(diào)閱已入庫檔案時，應(yīng)經(jīng)庫房同級運營管理部門審批，調(diào)閱人持有效證件及《協(xié)助查詢通知書》等有效證明材料，在被調(diào)閱機構(gòu)人員陪同下到庫房調(diào)閱。檔案庫房不直接受理外部單位的調(diào)閱申請。調(diào)閱時，調(diào)閱人只能在調(diào)閱區(qū)等候、查閱檔案，不得隨意進出保管區(qū)和作業(yè)區(qū)。紙質(zhì)檔案原件不得借出，調(diào)閱人所需的證據(jù)和有關(guān)資料，在調(diào)閱清單范圍內(nèi)可以抄錄、照相、復(fù)印。庫管員負責(zé)檔案復(fù)印，并注明用途后提供給調(diào)閱人。調(diào)閱完畢的檔案應(yīng)及時收回，由庫管員在系統(tǒng)中登記，系統(tǒng)生成調(diào)閱登記簿。查閱檔案的介紹信、查詢書等資料，應(yīng)專夾保管，定期裝訂。（二）庫房遠程調(diào)閱管理。調(diào)閱人按要求向被調(diào)閱機構(gòu)提供相關(guān)信息，按本規(guī)定第十八條的紙質(zhì)檔案調(diào)閱有關(guān)要求履行審批手續(xù)后，將調(diào)閱申請發(fā)送至檔案庫房，庫管員受理申請后查詢檔案，將查詢結(jié)果以文字或掃描、拍照、傳真等方式，注明用途后反饋給被調(diào)閱機構(gòu)。調(diào)閱完畢后，由系統(tǒng)生成遠程調(diào)閱登記簿。遠程調(diào)閱的介紹信、《協(xié)助查詢通知書》等證明材料由被調(diào)閱機構(gòu)整理后，定期送交檔案庫房，由庫房定期裝訂保管。第三十七條檔案出庫。按出庫原因不同，分為移庫出庫和銷毀出庫。當(dāng)檔案在兩個庫房之間轉(zhuǎn)移時，應(yīng)進行移庫出庫。當(dāng)檔案銷毀時，應(yīng)進行銷毀出庫。（一）移庫出庫。移庫時，應(yīng)由移出庫房的庫管員核實待移出檔案后，提交移出申請至待移入庫房，由系統(tǒng)生成檔案移庫出庫登記簿。移入庫房庫管員收到紙質(zhì)檔案后，與待簽收清單進行核對，核對相符的，辦理檔案簽收手續(xù)，由系統(tǒng)生成檔案入庫簽收登記簿，核對不符