模塊4 郵件合并與宏應(yīng)用教學(xué)課件 MS Office 2016高級(jí)應(yīng)用

模塊4郵件合并與宏應(yīng)用案例1使用郵件合并功能批量發(fā)送年會(huì)邀請(qǐng)函案例2應(yīng)用財(cái)務(wù)管理規(guī)定中的宏功能0102CONTENT案例1使用郵件合并功能批量發(fā)送年會(huì)邀請(qǐng)函4案例描述圖4-1年會(huì)邀請(qǐng)函樣文公司決定邀請(qǐng)所有經(jīng)銷商

參加公司的經(jīng)銷商年會(huì)，

人事部需要制作出年會(huì)邀

請(qǐng)函，通知每位經(jīng)銷商。

年會(huì)邀請(qǐng)函由標(biāo)題、稱謂、正文、落款組成，樣文如圖

4-1所示。5案例分析實(shí)現(xiàn)本案例首先要導(dǎo)入數(shù)據(jù)表，才能進(jìn)行合并域的插入與生成操作，從而學(xué)會(huì)制作個(gè)人名片、聘任書、面試通知單等文檔的操作方法。要完成本案例，需要進(jìn)行如下操作。快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)表。插入合并域并批量生成邀請(qǐng)函。6案例實(shí)現(xiàn)圖4-2打開文檔1.快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)表（1）啟動(dòng)Word

2016，單擊“文件”選項(xiàng)卡，選擇“打開”選項(xiàng)，打開“打開”界面，單擊“瀏覽”按鈕，打開“打開”對(duì)話框，選擇“素材\模塊4\年會(huì)邀請(qǐng)函.docx”文檔，單擊“打開”按鈕，即可打開文檔，如圖4-2所示。7案例實(shí)現(xiàn)CABD（3）打開“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，選擇“通訊錄.

mdb”數(shù)據(jù)表，單擊“打開”按鈕，如圖4-4所示，這樣即可將數(shù)據(jù)表導(dǎo)入文檔中。（2）將光標(biāo)定位在

“尊敬的”文本后，然

后在“郵件”選項(xiàng)卡的

“開始郵件合并”組中，單擊“選擇收件人”下

拉按鈕，展開下拉列表，選擇“使用現(xiàn)有列表”

選項(xiàng)，如圖4-3所示。8案例實(shí)現(xiàn)圖4-4“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框圖4-3選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)9案例實(shí)現(xiàn)2.插入合并域并批量生成邀請(qǐng)函在文檔中，選擇邀請(qǐng)函中的空白下劃線文本內(nèi)容。在“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫和插入域”組中，單擊“插入合并域”下

拉按鈕，展開下拉列表，選擇“稱呼”選項(xiàng)，如圖4-5所示。這樣即可將選擇的“稱呼”域?qū)ο蟛迦氲轿谋旧?，如圖4-6所示。10案例實(shí)現(xiàn)圖4-6插入“稱呼”域圖4-5選擇“稱呼”選項(xiàng)11案例實(shí)現(xiàn)在“郵件”選項(xiàng)卡的“完成”組中，單擊“完成并合并”下拉按鈕，展開下拉列表，選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)，如圖4-7所示。打開“合并到新文檔”對(duì)話框，選中

“全部”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，如圖4-8所示。12案例實(shí)現(xiàn)圖4-8選中“全部”單選按鈕圖4-7選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)13案例實(shí)現(xiàn)（6）合并后的Word將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新文檔，在該文檔中已將數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)分別放置到了對(duì)應(yīng)的合并域的位置上，并為數(shù)據(jù)表中的每一條記錄生成一頁，至此，本案例制作完成，單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕，保存文檔，得到最終的文檔效果。14必備知識(shí)1.導(dǎo)入多種對(duì)象通過導(dǎo)入多種對(duì)象，可以實(shí)現(xiàn)在Office各組件之間的協(xié)同應(yīng)用。導(dǎo)入多種對(duì)象的具體方法是：在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中，單擊“對(duì)象”下拉按鈕，展開下拉列表，選擇“對(duì)象”選項(xiàng)，打開“對(duì)象”對(duì)話框，如圖4-9所示。在“對(duì)象類型”列表框中選擇PDF、Excel、PowerPoint等對(duì)象選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，即可在文檔中導(dǎo)入選擇的對(duì)象。在Word文檔中，可以導(dǎo)入文本文件、Excel

電子表格、Word文檔等各種文件，也可以直接打開文件。15必備知識(shí)圖4-9“對(duì)象”對(duì)話框16必備知識(shí)2.“郵件合并”功能（2）批量打印信件（3）批量打印請(qǐng)柬（4）批量打印工資條（8）批量打印準(zhǔn)考證、明信片、信封等個(gè)人報(bào)表。（7）批量打印各類獲獎(jiǎng)證書（6）批量打印學(xué)生成績單（5）批量打印個(gè)人簡歷（1）批量打印信封17必備知識(shí)“郵件合并”功能的操作一般是在“郵件”選項(xiàng)卡中實(shí)現(xiàn)的，如圖4-10所示。圖4-10“郵件”選項(xiàng)卡18訓(xùn)練任務(wù)在素材文件夾中打開名為“聘任書.docx”的文檔，并在文檔中導(dǎo)入數(shù)據(jù)表，然后插入合并域并批量生成聘任書。具體制作要求如下。打開一個(gè)名為“聘任書.docx”的文檔。使用“選擇收件人”命令，在文檔中輸入新列表。使用“插入合并域”命令，在文檔中插入“稱呼”域文本。使用“完成并合并”命令，合并域?qū)ο蟆?9訓(xùn)練任務(wù)最終樣文如圖4-11所示。圖4-11聘任書最終樣文案例2應(yīng)用財(cái)務(wù)管理規(guī)定中的宏功能21案例描述在本案例中，我們要在財(cái)務(wù)管理規(guī)定文檔中應(yīng)用宏對(duì)象。財(cái)務(wù)管理規(guī)定樣文如圖4-12所示。圖4-12財(cái)務(wù)管理規(guī)定樣文財(cái)務(wù)管理規(guī)定是公司為了管理企業(yè)資產(chǎn)所制作的管理類文檔，其內(nèi)容包含財(cái)務(wù)管理的目的、財(cái)務(wù)管理的工作職責(zé)、資產(chǎn)管理、內(nèi)部報(bào)銷的管理等內(nèi)容。22案例分析實(shí)現(xiàn)本案例首先需要錄制宏，然后對(duì)宏進(jìn)行運(yùn)行和安全性設(shè)置操作，從而掌握宏的應(yīng)用方法。要完成本案例，需要進(jìn)行如下操作。保存宏文檔并錄制宏。運(yùn)行宏對(duì)象。設(shè)置宏的安全性。添加和卸載加載項(xiàng)。23案例實(shí)現(xiàn)1.保存宏文檔并錄制宏（

1

）啟動(dòng)W

o

r

d

2

0

1

6，單擊“文件”選項(xiàng)

卡，選擇“打開”選項(xiàng)，進(jìn)入“打開”界面，單擊“瀏覽”按鈕，打開“打開”對(duì)話框，選擇“素材\模塊4\財(cái)務(wù)管理規(guī)定.d

o

c

x”

文檔，單擊“打開”按鈕，即可打開文檔。（

2

）執(zhí)行“文件”→“另存為”命令，進(jìn)入

“另存為”界面，單擊“瀏覽”按鈕。24案例實(shí)現(xiàn)（

3

）打開“另存為”對(duì)話框，在“保存類型”下拉列表框中選擇“啟用宏的W

o

r

d文檔”選項(xiàng)，設(shè)置好文件名和保存路徑，單擊“保存”按鈕，如圖4-1

3所示，這樣即可保存為宏文檔。（

4

）在“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的“代碼”組中，單擊“錄制宏”按鈕，彈出“錄制宏”對(duì)話框，在“宏名”文本框中輸入“設(shè)置字體格式”，在

“將宏保存在”下拉列表框中，選擇

“財(cái)務(wù)管理規(guī)定.d

o

c

m

（文檔）”選項(xiàng)，如圖4-1

4所示。25案例實(shí)現(xiàn)圖4-14“錄制宏”對(duì)話框圖4-13設(shè)置文件名和保存路徑26案例實(shí)現(xiàn)圖4-15修改字體格式單擊“確定”按鈕，當(dāng)鼠標(biāo)指針呈相應(yīng)的箭頭形狀時(shí)，選擇一級(jí)標(biāo)題文本，依次修改文本的字體格式為“微軟雅黑、小四、加粗”，如圖4-15所示。字體格式修改完成后，在“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的“代碼”組中，單擊“停

止錄制”按鈕，即可完成宏的錄制操作。27案例實(shí)現(xiàn)2.運(yùn)行宏對(duì)象在文檔中選擇合適的文本，在“開發(fā)工具”選項(xiàng)

卡的“代碼”組中，單擊“宏”按鈕，如圖4-16所示。彈出“宏”對(duì)話框，選擇已經(jīng)設(shè)置好的宏對(duì)象，單擊“運(yùn)行”按鈕，如圖4-17所示。28案例實(shí)現(xiàn)圖4-17單擊“運(yùn)行”按鈕圖4-16單擊“宏”按鈕29案例實(shí)現(xiàn)圖4-18運(yùn)行宏對(duì)象這樣即可為選擇的文本運(yùn)行宏對(duì)象，并查看操作后的文檔效果。使用同樣的方法，依次為其他文本運(yùn)行宏對(duì)象，如圖4-18所示。30案例實(shí)現(xiàn)圖4-19單擊“信任中心設(shè)置”按鈕3.設(shè)置宏安全性（1）執(zhí)行“文件”→“選項(xiàng)”命令，彈出“Word

選項(xiàng)”對(duì)話框，在左側(cè)列表中選擇“信任中心”選項(xiàng)，在右側(cè)界面中單擊

“信任中心設(shè)置”按鈕，如圖4-19所示。31案例實(shí)現(xiàn)（2）彈出“信任中心”對(duì)話框，在左側(cè)列表中選擇

“宏設(shè)置”選項(xiàng)，在右側(cè)

界面中選中“禁用所有宏，并發(fā)出通知”單選按鈕，

如圖4-20所示。單擊“確定”按鈕，即可禁用宏，完成宏的安全性設(shè)置。圖4-20選中“禁用所有宏，并發(fā)出通知”單選按鈕32案例實(shí)現(xiàn)圖4-21選擇“Word加載項(xiàng)”選項(xiàng)4.添加和卸載加載項(xiàng)（1）打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，在左側(cè)列表中選擇“加載項(xiàng)”選項(xiàng)，在

“管理”下拉列表框中選擇“Word加載項(xiàng)”選項(xiàng)，單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，如圖

4-21所示。33案例實(shí)現(xiàn)（2）打開“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“添加”按鈕，如圖4-22所示。（3）彈出“添加模板”對(duì)話框，選擇合適的模板，單擊“確定”按鈕，如圖4-23所示。34案例實(shí)現(xiàn)圖4-23選擇合適的模板圖4-22單擊“添加”按鈕35案例實(shí)現(xiàn)圖4-24添加其他加載項(xiàng)返回到“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框，顯示出已經(jīng)添加好的加載項(xiàng)模板，單擊“確定”按鈕，即可完成添加加載項(xiàng)的操作。使用相同的方法，在“所選項(xiàng)目當(dāng)前已經(jīng)加載”列表框中，依次添加其他加載項(xiàng)，如圖4-24所示。36案例實(shí)現(xiàn)在“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的“加載項(xiàng)”組中，單擊“Word加載項(xiàng)”按鈕。彈出“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框，選擇需要?jiǎng)h除的加載項(xiàng)，單擊“刪除”按鈕，即可刪除文檔中的加載項(xiàng)。至此，本案例制作完成，單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕，即可保存文檔，得到最終的文檔效果。37必備知識(shí)1.認(rèn)識(shí)宏宏是一個(gè)批量處理程序命令，正確地運(yùn)用它可以提高工作效率。微軟的Office軟件允許用戶自己編寫VBA腳本來增加其靈活性，進(jìn)一步擴(kuò)充它的功能。例如，完成一個(gè)一旦打開Word文件就同時(shí)打開某個(gè)文件的功能，必須要自己編寫一段被稱為宏的腳本。38必備知識(shí)宏的功能類似于批處理，但是要比批處理功能更強(qiáng)大。例如，將復(fù)制的網(wǎng)頁內(nèi)容粘貼到Word以后可能會(huì)有不少空行，有的行距會(huì)很大，手動(dòng)去除空行、修改行距、進(jìn)行頁面設(shè)置等比較麻煩，如果錄制一個(gè)宏，只要按一下設(shè)定的快捷鍵，一切工作就自動(dòng)完成了。另外，經(jīng)常使用的一些功能也在不知不覺地使用宏。例如，Word的稿紙功能實(shí)際上是已經(jīng)設(shè)置好的“頁眉和頁腳”的一個(gè)宏。宏是一系列Word命令和指令，這些命令和指令組合在一起形成一個(gè)單獨(dú)的命令，以實(shí)現(xiàn)執(zhí)行任務(wù)的自動(dòng)化。所以，如果在Microsoft

Word中反復(fù)執(zhí)行某項(xiàng)任務(wù)，就可以運(yùn)用宏自動(dòng)執(zhí)行該任務(wù)。39必備知識(shí)2.宏的作用宏是執(zhí)行特定任務(wù)的操作或操作集合，其中每個(gè)操作能夠?qū)崿F(xiàn)特定的功能。例如，設(shè)

置文檔中的字體格式或刪除多個(gè)空行。每個(gè)宏操作都有一個(gè)名稱，操作的命名是Word事先確定的，用戶不能進(jìn)行更改。一個(gè)宏中的所有操作是封裝在一起的，一次必須執(zhí)行所有操作，而不能只執(zhí)行其中的部分操作。只有一個(gè)宏名的稱為單一宏，包含兩個(gè)以上宏名的稱為宏組。40必備知識(shí)在Word中，宏對(duì)象具有以下作用。加速日常編輯和格式設(shè)置。組合多個(gè)命令。例如，插入具有指定尺寸和邊框、指定行數(shù)和列數(shù)的表格。使對(duì)話框中的選項(xiàng)更易于用戶訪問。自動(dòng)執(zhí)行一系列復(fù)雜的任務(wù)。41必備知識(shí)3.創(chuàng)建宏的多種方法在Word中，如果要?jiǎng)?chuàng)建宏對(duì)象，則可以通過“宏”或“VisualBasic”功能進(jìn)行創(chuàng)建。通過“宏”按鈕創(chuàng)建。通過“宏”按鈕創(chuàng)建宏對(duì)象的具體操作方法為：在“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的“代碼”組中，單擊“宏”按鈕，打開“宏”對(duì)話框，輸入宏名，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕。通過“VisualBasic”功能創(chuàng)建。通過“VisualBasic”功能創(chuàng)建宏對(duì)象的具體操作方法為：在“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的“代碼”組中，單擊“Visual

Basic”按鈕，打開Visual

Basic窗口，如圖

4-25所示，在窗口中添加控件并設(shè)置好代碼，完成宏對(duì)象的添加。42必備知識(shí)圖4-25

Visual

Basic窗口43