Word教程-高級應(yīng)用

Word教程—高級應(yīng)用1、學會WORD的索引功能索引是根據(jù)一定需要,把書刊中的主要概念或各種題名摘錄下來,標明出處、頁碼,按一定次序分條排列,以供人查閱的資料。它是圖書中重要內(nèi)容的地址標記和查閱指南。設(shè)計科學編輯合理的索引不但可以使閱讀者倍感方便，而且也是圖書質(zhì)量的重要標志之一。WORD就提供了圖書編輯排版的索引功能，現(xiàn)將其使用方法介紹如下：1.1如何標記文檔中的索引項要編制索引，應(yīng)該首先標記文檔中的概念名詞、短語和符號之類的索引項。索引的提出可以是書中的一處，也可以是書中相同內(nèi)容的全部。如果標記了書中同一內(nèi)容的所有索引項，可選擇一種索引格式并編制完成，此后Word將收集索引項，按照字母順序排序，引用頁碼，并會自動查找并刪除同一頁中的相同項，然后在文檔中顯示索引。以標記文中的“唯物主義”為例，先用鼠標選定文中“唯物主義”四字，然后執(zhí)行“插入”菜單下的“索引和目錄”，出現(xiàn)對話框后，選擇“標記索引項”，出現(xiàn)下一個對話框后，選擇“標記”最后執(zhí)行“關(guān)閉”這時在原文中的“唯物主義”二字后面將會出現(xiàn)“{XE"唯物主義"}”的標志，按一下工具欄上的“顯示/隱藏”按鈕，可把這一標記隱藏或顯示出來。如果你要把本書中所有的出現(xiàn)“唯物主義”的地方索引出來，可在出現(xiàn)第二個對話框后，執(zhí)行“標記全部”，這樣全書中凡出現(xiàn)“唯物主義”的頁面都會被標記出來。索引的格式可自行選擇，排序方式有“筆劃”和“拼音”兩種，默認項是“筆劃”。1.2如何提出已標記的索引項當做完上面的索引標記之后，就可以提取所標記的索引了，其方法是，把光標移到書的最后邊，然后執(zhí)行“插入”菜單下的“索引和目錄”,此時，一個索引就出現(xiàn)在光標處，如果你當初選擇的是“標記全部”，則索引會標記出你所索引的某個詞都出現(xiàn)在哪一頁上。一個索引詞在同一頁中出現(xiàn)多次，索引為節(jié)省頁面，只會標記一次，并按筆畫或拼音進行了排序。這樣你就可以按照索引的提示查找有關(guān)頁面的內(nèi)容了。如果你要對生成的的索引格式進行編輯調(diào)整可在索引對話框中對有關(guān)項目進行選擇、自定義或更改。通過選擇相應(yīng)的選項卡，選擇不同的索引格式。1.3如何將@、＊、￥之類的符號標記為索引項首先選定文檔中的單個符號。然后執(zhí)行索引命令，在出現(xiàn)的對話框中的“主索引項”框中，緊隨此符號鍵入“;#”，最后單擊“標記”按鈕。編制索引時，Word將符號放在索引的開始部份。如果所選索引格式包含用于字母組的標題，則符號將歸為一組，置于數(shù)字標志#標題之下。既可以刪除該數(shù)字符號，也可用“符號”等其他標題來替換它。1.4如何更新索引、目錄一般情況下，要在輸入全部文檔內(nèi)容之后再進行索引工作，如果此后又進行了內(nèi)容的修改，原索引就不準確了，這就需要更新索引，其方法是，在要更新的索引中單擊鼠標，然后按F9鍵。在更新整個索引后，將會丟失更新前完成的索引或添加的格式。如何處理索引的頁碼和文檔中的頁碼不相符，如果出現(xiàn)這種情況?？蓡螕羲饕笤侔碏9鍵，即可對其進行更新。如果進行了索引之后，文檔中顯示XE或TA域等隱藏文字，請單擊“顯示/隱藏”按鈕可將隱藏，然后更新索引。如果文檔包含以隱藏文字格式出現(xiàn)的分節(jié)符或分頁符，則請刪除隱藏文字格式，然后更新索引，這樣頁面顯示就清晰美觀了2、自動恢復2.1啟用“自動恢復”功能要在發(fā)生故障時讓Word自動恢復正在編輯的文檔，必須先期啟用Word的自動恢復功能，步驟如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，系統(tǒng)彈出“選項”對話框。單擊“保存”選項卡，選中“自動保存時間間隔”復選框，在“分鐘”框中，輸入時間間隔，以確定Word保存文檔的頻繁程度。依多數(shù)用戶之經(jīng)驗，自動保存時間間隔以5～15分鐘為宜。實際上，在默認情況下Word已自動啟用了自動恢復功能，并以10分鐘為自動保存時間間隔。如果你同時選中了“允許后臺保存”復選框，則Word將用后臺方式自動保存文檔，以便在保存文檔的同時，你能夠繼續(xù)進行編輯工作。2.2自動恢復“自動保存”文檔在斷電或類似問題發(fā)生之后，要自動恢復“自動保存”的文檔，步驟如下：重新啟動Word，則所有在發(fā)生故障時處于打開狀態(tài)的文檔都會自動顯示出來。單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，系統(tǒng)彈出“另存為”對話框。在“文件名”框中，鍵入或選定原有文檔的文件名，單擊[保存]按鈕。如有提示信息出現(xiàn)，詢問是否要替換原有文檔時，請單擊[是]按鈕，否則請單擊[否]按鈕，重新命名文檔。注意，在退出Word時，所有未保存的自動恢復文件都將自動被刪除。2.3手動打開自動恢復文件如果在你重新啟動Word2000后，自動恢復文件沒有自動打開，則你可以手動將其打開，步驟如下：單擊常用工具欄中的“打開”按鈕，系統(tǒng)彈出“打開”對話框。找到包含恢復文件的文件夾，默認情況下，Word2000把自動恢復文件保存在“C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Word”文件夾中。如果你使用的是WindowsNT4.0或其后續(xù)版本的操作系統(tǒng)，或者你的電腦上有不止一個活動用戶配置文件，則自動恢復文件將保存在“C:\Windows\Profiles\用戶名\ApplicationData\Microsoft\Word”文件夾中。在“文件類型”下拉列表框中，單擊“所有文件”。每個自動恢復文件都命名為“‘自動恢復’保存”，并以.wbk作為其擴展名(在未出故障前，自動恢復文件以.asd為擴展名)。單擊需要的自動恢復文件，單擊“打開”按鈕。單擊常用工具欄中的“保存”按鈕，系統(tǒng)彈出“另存為”對話框，在“文件名”框中鍵入或選中已經(jīng)存在的文件名，單擊“保存”按鈕。當有提示信息詢問是否覆蓋原有文檔時，請單擊[是]按鈕，否則請單擊[否]按鈕，重新命名文檔。2.4無法找到恢復文件原因雖然你已啟用了Word2000的自動恢復功能，但你卻沒有能夠找到恢復文件，則可能的原因如下：電腦尚未自動保存恢復文件。在未進行保存的情況下關(guān)閉了恢復文件?？赡軇h除了恢復文件，恢復文件的擴展名為.wbk。文檔可能是主控文檔，Word能為單獨的子文檔創(chuàng)建恢復文件，但無法為主控文檔創(chuàng)建恢復文件。正在使用“VisualBasic編輯器(VBE)”修改宏。“自動恢復”功能只為在當前時段所修改的文檔創(chuàng)建恢復文件。如果在Word中打開文檔后，只在VBE中進行了修改，那么Word將不會認為該文檔發(fā)生了更改。3、大文檔管理、主控文檔3.1試圖保存文檔時，得到了文件太大的信息有兩種方法可以解決此問題：如果某個文檔太大而無法保存，您可將它劃分為幾個小部分。剪切部分文檔并粘貼到一個新文檔中，然后分別保存每一部分。將文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔，然后作為單獨的子文檔保存其組件。主控文檔是一套獨立的文件或稱子文檔的“容器”。您可用主控文檔建立和管理一個由幾部分組成的文檔(如，同一本書包括幾個章節(jié))。例如：可將多個文檔當作一個整體，為其進行查看、重新組織、設(shè)置格式、校對、打印和創(chuàng)建目錄。3.2新建主控文檔單擊“新建”按鈕。切換到主控文檔視圖。創(chuàng)建主控文檔的大綱操作方法為：在主控文檔視圖中，鍵入文檔和各子文檔的標題。確保在鍵入每個標題后按Enter鍵。給每個標題標題樣式(例如，給標題用“標題1”，給每個子文檔用“標題2”)。方法是，拖標題的“—”或“+”分級顯示符號。如果要降級某個標題到較低的級別，請將分級顯示符號向右拖動；如果要升級某個標題到較高的級別，請將分級顯示符號向左拖動。選定要劃分到子文檔中的標題和文本。單擊“主控文檔”工具欄上的“創(chuàng)建子文檔”按鈕。單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，可保存新的主控文檔和其子文檔。輸入主控文檔的文件名和位置，然后單擊“保存”命令。同時Word會根據(jù)子文檔的標題中的第一個字符給每個子文檔指定文件名。注：如果“創(chuàng)建子文檔”按鈕無法使用，需要首先單擊“展開子文檔”按鈕將已有文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔。打開已有文檔，然后重復上面的2)～7)步。3.3在主控文檔中插入一個已有的Word文檔。在主控文檔視圖中顯示主控文檔。展開子文檔。單擊已有文檔的插入點。同時確保單擊的位置在已有的子文檔之間。單擊“主控文檔”工具欄上的“插入子文檔”。在“文件名”框中，輸入要添加的文件名稱，然后單擊“打開”按鈕。4、宏的使用4.1宏的錄制宏的錄制過程非常簡單。在我們決定錄制宏之前，首先要確定將要錄制宏的名稱，比如我們要錄制一個宏的名字為“通訊地址”，然后開始錄制宏。過程如下：啟動Word并選擇菜單行的工具欄，點擊“宏”菜單項；點擊“錄制新宏”；出現(xiàn)宏的錄制畫面，見圖1。填寫宏的名稱“通訊地址”后點擊[確定]開始錄制宏。此后，可以輸入地址內(nèi)容，然后停止錄制。在錄制宏的畫面中，有兩個命令按鈕和一個圖標。一個命令按鈕是“結(jié)束宏的錄制”；另一個命令按鈕是“暫停宏的錄制”。一個圖標是“宏正在錄制的標志”。圖2是宏錄制時的畫面。4.2宏的維護錄制宏之后，如果某一宏的內(nèi)容需要修改，或者某一個不需要的宏被刪除時，請按如下步驟操作：打開菜單的“工具”欄，點擊“宏”選項，再點擊“宏”項就打開了宏管理的對話框。我們可以用[編輯]按鈕進行宏內(nèi)容的編輯，使用[刪除]按鈕刪除將要被刪除的宏。4.3宏的使用利用菜單使用宏。利用菜單使用宏的過程非常簡單（但不是很方便）。其過程同宏的維護過程，打開宏維護的對話框，選擇宏的名字，點擊[運行]即可。創(chuàng)建與使用快捷圖標?？旖輬D標使用簡單，而且快速，我們只需要點擊宏的快捷圖標即可執(zhí)行宏。建立宏快捷圖標的過程如下：打開菜單“工具”欄，點擊“自定義”選項。在自定義對話框的左邊下拉列表中尋找并點擊“宏”選項，見圖4。把對話框右邊的宏使用鼠標拖到Word的快捷圖標欄上，即可完成宏快捷圖標的創(chuàng)建。宏快捷圖標的更改。在自定義對話框打開（否則，不能更改按鈕圖標）的同時，在宏快捷圖標上單擊鼠標右鍵，彈出下拉菜單后點擊“更改按鈕圖標”項，出現(xiàn)系統(tǒng)提供的多個按鈕圖標供選擇。宏快捷圖標的刪除。在自定義對話框打開（否則，不能更改按鈕圖標）的同時，在宏快捷圖標上單擊鼠標右鍵，彈出下拉菜單后點擊“刪除”項，即可把不需要的宏快捷圖標刪除掉。5、Word宏病毒清除技術(shù)2月13日，本是國家政府機關(guān)和大型企事業(yè)單位春節(jié)后剛剛上班的日子。誰都沒有料到會有一種計算機病毒向他們襲來，這就是“臺灣1號”宏病毒，因為這天是13日，該病毒于96年12月13日首次在大陸被發(fā)現(xiàn)。受宏病毒感染的用戶有個共同特點就是他們是大量使用Word文檔處理器的國家機關(guān)。如果說Concept病毒引出了word宏病毒的概念，“臺灣1號”便引來了Word宏病毒的發(fā)作，引來了人們對Word宏病毒的重視。5.1Word宏病毒揭密MicrosoftWord中對宏定義為：“宏就是能組織到一起作為一獨立的命令使用的一系列Word命令，它能使日常工作變得更容易?！盬ord使用宏語言WordBasic將宏作為一系列指令來編寫。要想搞清楚宏病毒的來龍去脈，必須了解Word宏的知識及WordBasic編程技術(shù)。（關(guān)于這點請參閱《MicrosoftWord開發(fā)工具》一書）Word宏病毒是一些制作病毒的專業(yè)人員利用MICROSOFTWord的開放性即Word中提供的WordBASIC編程接口，專門制作的一個或多個具有病毒特點的宏的集合，這種病毒宏的集合影響到計算機使用，并能通過DOC文檔及DOT模板進行自我復制及傳播。★宏病毒的特點傳播極快Word宏病毒通過DOC文檔及DOT模板進行自我復制及傳播，而計算機文檔是交流最廣的文件類型。多年來，人們大多重視保護自己計算機的引導部分和可執(zhí)行文件不被病毒感染，而對外來的文檔文件基本是直接瀏覽使用，這給Word宏病毒傳播帶來很多便利。特別是Internet網(wǎng)絡(luò)的普及，E-mail的大量應(yīng)用更為Word宏病毒傳播鋪平道路。制作、變種方便Word使用宏語言WordBasic來編寫宏指令。宏病毒同樣用WordBasic來編寫。目前，世界上的宏病毒原型已有幾十種，其變種與日驟增，追究其原因還是Word的開放性所致?，F(xiàn)在的Word病毒都是用WordBasic語言所寫成，大部分Word病毒宏并沒有使用Word提供的Execute—Only處理函數(shù)處理，它們?nèi)蕴幱诳纱蜷_閱讀修改狀態(tài)。所有用戶在Word工具的宏菜單中很方便就可以看到這種宏病毒的全部面目。當然會有“不法之徒”利用掌握的Basic語句把其中病毒激活條件和破壞條件加以改變，立即就生產(chǎn)出了一種新的宏病毒，甚至比原病毒的危害更加嚴重。破壞可能性極大鑒于宏病毒用WordBasic語言編寫，WordBasic語言提供了許多系統(tǒng)級底層調(diào)用，如直接使用DOS系統(tǒng)命令，調(diào)用WindowsAPI，調(diào)用DDE、DLL等。這些操作均可能對系統(tǒng)直接構(gòu)成威脅，而Word在指令安全性完整性上檢測能力很弱，破壞系統(tǒng)的指令很容易被執(zhí)行。宏病毒Nuclear就是破壞操作系統(tǒng)的典型一例?！锖瓴《镜募嫒菪訵ord模板（TEMPLATE）是開發(fā)Word應(yīng)用程序的唯一方法。病毒宏也不例外。模板的不兼容使英文Word中的病毒模板在同一版本中文Word中打不開而自動失效，反之亦然，同時高版本的Word7.0的文檔在低版本的Word6.0下是打不開的，這就是為什么宏病毒在中國大陸發(fā)現(xiàn)較少的原因。然而，中文Word7.0可以打開英文Word6.0中的宏。所以在Word7.0大量普及后，必然會使許多在英文Word中制作的宏病毒泛濫。“臺灣1號”是在臺灣中文Word下做的，其模板與大陸中文Word兼容，在大陸中傳播很快?！锖瓴《镜墓残裕汉瓴《緯腥綝OC文檔文件和DOT模板文件。被它感染的DOC文檔屬性必然會被改為模板而不是文檔，而用戶在另存文檔時，就無法將該文檔轉(zhuǎn)換為任何其它方式，而只能用模板方式存盤。這一點在多種文本編輯器需轉(zhuǎn)換文檔時是絕對不允許的。病毒宏的傳染通常是Word在打開一個帶宏病毒的文檔或模板時，激活了病毒宏，病毒宏將自身復制至Word的通用（Normal）模板中，以后在打開或關(guān)閉文件時病毒宏就會把病毒復制到該文件中。大多數(shù)宏病毒中含有AutoOpen，AutoClose，AutoNew和AutoExit等自動宏。只有這樣，宏病毒才能獲得文檔（模板）操作控制權(quán)。有些宏病毒還通過FileNew，F(xiàn)ileOpen，F(xiàn)ileSave，F(xiàn)ileSaveAs，F(xiàn)ileExit等宏控制文件的操作。病毒宏中必然含有對文檔讀寫操作的宏指令。宏病毒在DOC文檔、DOT模板中是以BFF（BinaryFileFormat）格式存放，這是一種加密壓縮格式，每種Word版本格式可能不兼容。5.2Word現(xiàn)毒的表現(xiàn)★例1Nuclear宏病毒：這是一個對操作系統(tǒng)文件和打印輸出有破壞功能的宏病毒。這個宏病毒中包含以下病毒宏：AutoExecAutoOpenDropSurivFileExitFilePrintFilePrintDefaultFileSaveAsInsertPayloadPayload這些宏是只執(zhí)行（Execute-only）宏。Nuclear宏病毒造成的破壞現(xiàn)象為：打開一個染毒文檔并打印的時侯，它會在您打印的最后一段加上“STOPALLFRENCHNUCLEARTESTINGINTHEPACIFIC!”，這個現(xiàn)象是在每分鐘的55秒—60秒之間操作打印時發(fā)生。如果在每天17：00—18：00之間打開一個染毒文檔，Nuclear病毒會將PH33R病毒傳染到計算機上，這是個駐留型病毒。在每年的四月五日，該病毒會將計算機上IO.SYS，MSDOS.SYS文件清零，并且刪除C盤根目錄上的COMMAND.COM文件。一旦病毒發(fā)作，MS－DOS就不可能被引導，計算機將陷入癱瘓?！锢?臺灣一號病毒：臺灣一號病毒會在每月的13日影響您正常使用Word文檔和編輯器。它包含以下病毒宏：AutoCloseAutoNewAutoOpen這些宏是可被編輯宏。在病毒宏中含有如下的語句：IfDay(Now())=13Then...這條語句與13日有關(guān)。臺灣一號病毒造成的危害是：在每月13日，若用戶使用Word打開一個帶毒的文檔（模板）時，病毒會被激發(fā)，激發(fā)時的現(xiàn)象是：在屏幕正中央彈出一個對話框，該對話框提示用戶做一個心算題，如做錯，它將會無限制地打開文件，直至Word內(nèi)存不夠，Word出錯為止；如心算題做對，會提示用戶“什么是巨集病毒（宏病毒）？”，回答是“我就是巨集病毒”，再提示用戶：“如何預防巨集病毒？”，回答是“不要看我”。5.3Word宏病毒發(fā)現(xiàn)及清除：根據(jù)宏病毒的傳染機制，不難看出宏病毒傳染中的特點，所以發(fā)現(xiàn)宏病毒可以通過以下步聚進行：在自己使用的Word中打開工具中的宏菜單，點中通用（Normal）模板，若發(fā)現(xiàn)有“AutoOpen”等自動宏，“FileSave”等文件操作宏或一些怪名字的宏，而自己又沒有加載特殊模板，這就有可能有病毒了。因為大多數(shù)用戶的通用（Normal）模板中是沒有宏的。如發(fā)現(xiàn)打開一個文檔，它未經(jīng)任何改動，立即就有存盤操作，也有可能是Word帶有病毒。打開以DOC為后綴的文件在另存菜單中只能以模板方式存盤而此時通用模板中含有宏，也有可能是Word有病毒。手工清除宏病毒的方法：打開宏菜單，在通用模板中刪除您認為是病毒的宏。打開帶有病毒宏的文檔（模板），然后打開宏菜單，在通用模板和病毒文件名模板中刪除您認為是病毒的宏。保存清潔文檔。特別值得注意的是氏成本W(wǎng)ord模板中的病毒在更高版本的Word中才能被發(fā)現(xiàn)并清除，英文版Word模板中的病毒還可仍在相應(yīng)或更高的中文版Word中被發(fā)現(xiàn)并清除。手工清除病毒總是比較煩瑣而且不要靠，用殺毒工具自動清除宏病毒是理想的解決辦法，方法有兩種:用WordBasic語言以Word模板方式編制殺毒工具，在Word環(huán)境中殺毒。根據(jù)WordBFF格式，在Word環(huán)境外解剖病毒文檔（模板），去掉病毒宏。方法1因為在Word環(huán)境中殺毒，所以殺毒準確，兼容性好。而方法2由于各個版本的WordBFF格式都不完全兼容，每次Word升級它也必須跟著升級，兼容性不好。目前有些DOS殺毒軟件不是采用WordBFF格式去解剖病毒文檔（模板），而是簡單化的把病毒文檔（模板）中的某些特征串填為了零，給用戶一個假象殺掉了病毒，而實際上病毒宏無法被去除，殺毒后的文件長度與帶病毒時的長度相等，這種做法有三個缺點：容易將原文檔破壞。很容易漏殺病毒。要不斷地隨著Word版本升級和病毒變化而改變程序。因為每個版本的WordBFF格式不完全一樣，所以病毒宏在不同版本的Word中被壓縮的格式和存放的位置都不同，另外若文檔正文中包含病毒串描述，就會被錯殺。5.4全自動清除宏病毒的工具Word—VRVWord-VRV是用WordBasic語言以Word模板方式編制的殺毒工具，它在Word環(huán)境中殺毒。WORD-VRV由WORDVRV.DOT用于中文版Word中使用，EWORD-VRV.DOT用于英文版Word中使用，README.EXE三個文件組成。WORD-VRV是個可自升級的Word殺毒器，有下列特點：可在Word有毒環(huán)境下自動檢測并清除Word模板中的病毒；自動檢測各有效驅(qū)動器及路徑下的文檔（模板）；有只檢測功能；發(fā)現(xiàn)病毒有提示，報警，產(chǎn)生列表；可以備份帶毒文檔（模板）；提供使用者自己定義結(jié)構(gòu)，清除新的宏病毒。WORD-VRV允許用戶自我擴允新的宏病毒特征的方法為：用文本編輯器，如：EDIT編輯文件，編輯一個名為WORDVRV.DAT文件(與WORDVRV.DOT在同一目錄中)。該文件每行內(nèi)容包含病毒名、病毒特征宏和病毒的所有宏。格式如下:<病毒名>{特征宏名::宏中字串},病毒宏1,病毒宏2,...,病毒宏N。其中{}中病毒特征宏為在病毒所有宏中選取一個可以代表該病毒特征的宏的名稱，“::”之后的特征字串為編輯該特征宏時，其中可以表示該特征宏中的特點的字符串，若該特征宏為只執(zhí)行宏（EXECUTE—ONLY），則{}中不需要輸入兩個冒號及其以后的特征串，即其中內(nèi)容僅僅為特征宏名。另外特征宏在病毒定義行可以有多個，但必須分別用{}組成。利用WORDVRV的可擴充性，使用者可殺除所有新的宏病毒。6、使用VFP數(shù)據(jù)庫如果我們需要把存貯在一個使用vfp6.0編寫的應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行編輯處理，按常規(guī)方法實現(xiàn)比較復雜，但是我們可以通過對WORD的自定義數(shù)據(jù)庫設(shè)置，讓WORD能實現(xiàn)與數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)共享，并最終通過WORD來完成操作數(shù)據(jù)庫的各項任務(wù)，下面是自定義數(shù)據(jù)庫設(shè)置的具體操作過程：首先確定要使用的數(shù)據(jù)庫文件的位置。為了不影響原數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的正常使用，您可先將要使用的數(shù)據(jù)庫復制到一個文件夾中，假設(shè)在這里您將所需處理的數(shù)據(jù)庫aaa.dbf復制到c:\bbb文件夾中；接著打開WORD程序，并在主操作界面中選擇WORD系統(tǒng)的“工具”菜單項，從彈出的下拉菜單中再依次選擇“選項”/“郵件合并”；隨后程序?qū)棾鲆粋€對話框，在這個對話框中您可以有3個選擇操作。第一步就是點擊主文檔創(chuàng)建，這時可選擇郵件標簽或分類，彈出一個對話窗口，這時選擇新建文檔；第二步單擊獲取數(shù)據(jù)操作，選擇打開數(shù)據(jù)源，這時彈出查找文件的對話窗口，選擇目標數(shù)據(jù)庫文件，并將文件夾選中在c:\bbb中，確認后選中打開數(shù)據(jù)源為foxprofiles，通過odbc（＊.dbf）并確定，這時將c:\ls中的所有數(shù)據(jù)庫文件列出，這里需要選擇aaa.dbf為數(shù)據(jù)源。在隨后所有的彈出對話框中都可點擊確定，這時回到新建的Word編輯窗口，在這個文檔編輯窗口中，功能操作窗口中包括了“插入合并域”和“合并工具欄”兩個工具條；單擊下拉按鈕“插入合并域”，此時可將數(shù)據(jù)庫中所有字段顯示出來，此時您可以按照WORD常規(guī)的編輯方法來對這些數(shù)據(jù)庫內(nèi)容進行編輯。7、WORD調(diào)用外部程序Word是我們?nèi)粘＾k公的常用軟件之一，在某些特殊情況下，我們在編輯Word文檔的時候，可能要調(diào)用其它程序，通常的做法是打開“開始”菜單，然后找到“程序”中的相應(yīng)命令，如果我們安裝的軟件比較多，那么要從眾多“程序”菜單中快速找到自己所需的程序，也并不是一件非常容易的事，再說有的程序并不在“程序”菜單中，如果從文件夾中去打開的話，就更麻煩了，那么能不能在Word中直接調(diào)用外部程序呢？下面就以在Word中調(diào)用計算器程序為例，看一下具體的操作方法。(以下兩種方法不但適合Word，而且也適合Excel、PowerPoint等其它Office程序。)7.1利用宏命令：單擊“工具”菜單中的“宏”命令，在出現(xiàn)的“宏”對話框中輸入宏名“計算器”，在“宏的位置”框中選擇“所有活動模板和文檔”選項，以便在任何時候都可以使用這個宏，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕進入宏編輯狀態(tài)，輸入以下代碼：Shell"C:\WINDOWS\CALC.EXE"，最后單擊“文件”菜單中的“保存”命令，退出宏編輯狀態(tài)，回到Word中。單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“命令”標簽中“宏”類別，找到我們剛才編輯“計算器”宏，把它拖到工具欄上，以后我們要調(diào)用計算器的時候，只需單擊該按鈕即可。7.2利用分配超鏈接：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，打開“自定義”對話框，在“自定義”對話框打開的情況下，鼠標右鍵單擊工具欄上的“插入超鏈接”按鈕或者其它按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“分配超鏈接”中的“打開”命令，在打開的“分配超鏈接”對話框中，按下“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，找到C:\WINDOWS\CALC.EXE，按下“確定”按鈕退出，以后要調(diào)用計算器的時候，只要單擊“插入超鏈接”按鈕，就會彈出一個安全警示對話框，單擊“確定”按鈕即可啟動計算器程序。如果你還想進一步個性化的話，可以在如圖1所示的菜單中進行“命名”、“編輯按鈕圖像”和“更改按鈕圖像”等操作。注意：在第一步選擇工具欄按鈕的時候，盡量選擇那些平常用不到的按鈕，因為“分配超鏈接”會將替換當前分派給該按鈕的命令，比如我們上面的例子使用了“插入超鏈接”按鈕來調(diào)用計算器，那么以后單擊“插入超鏈接”按鈕時，就會打開計算器，而不是原來的插入超鏈接了，如果你要插入超鏈接的時候可以通過“插入”菜單中的“超鏈接”命令來實現(xiàn)。如果想要撤銷分配超鏈接的話，只需選擇“重新設(shè)置”命令，或者選擇“編輯超鏈接”中的“刪除超鏈接”命令即可恢復該按鈕原有的功能。分配超鏈接的對象不一定是應(yīng)用程序，也可以是文件夾和具體文件，如果是文件夾，單擊該按鈕會打開該文件夾，如果是文件的話，系統(tǒng)就會調(diào)用相關(guān)的程序來打開該文件。8、在WORD中計算某一字符串出現(xiàn)的次數(shù)說明：查找/替換的另外一種用法。在WORD中怎樣統(tǒng)計某個字符串在文章中出現(xiàn)的次數(shù)呢？可以這樣做：使用“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”和“替換為”的對話框中填入欲統(tǒng)計的字符串，按“全部替換”命令。執(zhí)行完命令后，WORD會彈出對話框提示有XX個被替換（XX就是該字符串出現(xiàn)的次數(shù)）。9、利用Word2000閱讀電子文檔時下隨著大量免費電子郵件雜志的涌現(xiàn)，中文讀書軟件逐漸流行起來，如ReadBook、e-book之類。這些讀書軟件有一個普遍的共同點：就是支持多種格式的文檔，并且可以自由設(shè)定自動滾屏以方便閱讀。其實Word2000比起這些軟件來毫不遜色，現(xiàn)在讓我們看一看如何把Word2000變成一款"讀書軟件"。打開將要閱讀的文檔，選擇[工具]菜單中的[選項]命令，然后單擊[常規(guī)]標簽，在"常規(guī)選項"中將"藍底白字"選上。這樣做利于消除眼睛疲勞，事實上許多讀書軟件也是這么做的，如ReadBook。單擊[視圖]菜單中的[網(wǎng)絡(luò)線]命令，這時屏幕上便出現(xiàn)等間距的坐標線，這樣做的目的是為了便于閱讀。選擇[工具]菜單中的[自定義]命令，在彈出的[自定義]對話框中單擊[命令]標簽，在"類別"一欄中選擇"所有命令"并用鼠標在"命令"一欄中將"AutoScroll"拖至工具欄中任一位置，這時出工具欄上便會出現(xiàn)"自動滾動"快捷按鈕，只需點擊一下，鼠標便會在屏幕右側(cè)的垂直滾動條中變成一上一下的兩個"▲"和"▼"。向上輕移鼠標，便可實現(xiàn)自動向上卷屏；同理，向下移動便可實現(xiàn)自動向下卷屏。離垂直滾動條頂端或底端越近，卷屏速度越快；離滾動條中點越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢讀文章了，悠哉樂哉！讀到精彩之處，想要停下來細看怎么辦？沒關(guān)系，隨便點一下鼠標就會停下來，要繼續(xù)則再次按下該快捷按鈕即可。今天讀不完，可以選擇[插入]菜單中的[書簽]命令做個書簽，保存起來留作下次讀書時備用。怎么樣，這款"讀書軟件"還夠格的吧？事實上我寧愿用Word2000來讀書，不僅因為它的實質(zhì)性功能一點兒都不比專業(yè)的讀書軟件差，還因為它所支持的文檔格式相對于平常的讀書軟件要多得多，而且如果文檔中含有圖片或背景音樂，Word2000照樣支持，平常的讀書軟件則顯得無能為力。使用Word2000的另一大理由是它還支持BIG5碼。10、WordXP中的“智能標記”功能說明：Office2007支持智能標記。網(wǎng)絡(luò)是一個資源豐富的大海洋。以前，我們要保存那些從網(wǎng)上獵取下來的資料，步驟是相當繁瑣的?，F(xiàn)在好了，有了OfficeXP增強的“剪貼板”功能和新增的“智能標記”功能，保存從網(wǎng)上獵取的資料就可以化繁為簡了。首先運行OfficeXP中的Word。然后，選擇菜單欄上“工具”里的“網(wǎng)上工具”，打開你感興趣的網(wǎng)頁（也可以把Word最小化，然后直接雙擊桌面的IE圖標，但不要關(guān)閉Word程序）。找到你需要的資料，用鼠標選定，單擊右鍵，在右鍵菜單里選“復制”（也可使用快捷鍵“Ctrl+C”）。如法炮制，最多可以復制24次哦。這里搞定之后，就切換到Word，在“編輯”中選擇“Office剪貼板”，立刻在主界面的右側(cè)出現(xiàn)剪貼板窗口，剛才大量復制的資料就會以簡短標題形式出現(xiàn)在窗口里面，清楚明白，一目了然。鼠標指向一項，該項就會出現(xiàn)一下拉菜單，里面有“粘貼”和“刪除”兩個選項，當你選擇“粘貼”，該內(nèi)容就會被復制到當前文檔中（你還可以選擇“全部粘貼”，一次性將剪貼板的所有內(nèi)容全部復制到當前文檔里）。每一次復制完成后，都會在文章的尾部出現(xiàn)一個“粘貼選項”的圖標。千萬別小瞧了這個圖表，它就是OfficeXP新增的“智能標記”，功能很實用，可以使我們的工作發(fā)揮出前所未有的高速和高效哦！以往在Office里，我們粘貼的網(wǎng)頁內(nèi)容只能以原始格式出現(xiàn)，要改變其格式是非常麻煩的！現(xiàn)在有了這個小小的“智能標記”，就一切從簡啦！鼠標點擊該圖標，會出現(xiàn)四個選項，分別是：保留源格式（即以源文檔的格式粘貼）、匹配目標格式（即以當前文檔的格式粘貼）、僅保留文本格式（即以純文本格式粘貼）、應(yīng)用樣式或格式（即重新定義粘貼文檔格式）。怎么樣，有了這化繁為簡的“智能標記”，我們在網(wǎng)海里遨游，獵取網(wǎng)上資料的工作是不是輕松多了。11、巧用Word的水印功能制作證書巧用Word的水印功能可以制作出極富特色的證書。你若感興趣不妨跟我一試。11.1確定證書大小單擊Word“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”，按證書要求設(shè)置好紙張大小。11.2輸入證書文字輸入證書文字內(nèi)容，按證書規(guī)定的格式進行排版，設(shè)定字體、字號。11.3給證書加水印將視圖模式轉(zhuǎn)至頁面視圖。適當調(diào)整顯示比例，在頁面的合適位置建立一文本框，方法如下：單擊Word“插入”菜單“文本框”項下的“橫排”命令。將十字光標移至證書的合適位置，按下鼠標左鍵拖出一大小適中的文本框。注意，文本框覆蓋的地方文字即消失，這時不要緊張，繼續(xù)跟我往下做。再次單擊“插入”菜單下“圖片”子菜單中的“來自文件”命令。在“插入圖片”對話框中找到將要作為水印的圖片文件并選中它，然后單擊“插入”按鈕，將圖片放入文本框內(nèi)。單擊選中文本框內(nèi)的圖片，按右鍵，點擊“設(shè)置圖片格式”，在“圖像控制”項下點擊“顏色”下拉按鈕，選取“水印”選項，單擊“確定”按鈕。這時你插入的圖片即變成淡淡的具有水印效果的圖片了。將鼠標箭頭移到文本框的邊線上，單擊左鍵以選中文本框，按右鍵，點擊“疊放次序”選“置于文字下方”，哈，原來被覆蓋的文字又重浮現(xiàn)出來了。接下來，做進一步的美化工作。再次選中水印圖片，調(diào)整圖片的大小，利用“圖片”工具欄上的按鈕仔細調(diào)整圖片亮度和對比度，直至使水印效果最佳。選中文本框，調(diào)整文本框的大小、位置。按右鍵，單擊“設(shè)置文本框格式”，在“顏色和線條”選項卡“線條”項中設(shè)置文本框邊框的線條顏色和線型。若你不需要邊框線，應(yīng)將“顏色”設(shè)置為“無線條色”。到此，一張極富特色的證書就可打印輸出了。當然，充分發(fā)揮你的想象力，利用Word97的強大功能，同樣可以制作出各種五彩繽紛，極富個性色彩的賀年片、名片、請柬。12、無線表格制作標題行、菜譜和座位表12.1無線標題行凡是遇到表格超過一頁的情況，我們都希望最好能在每一頁都顯示表頭部分。雖然Word為我們提供了“標題行”功能，但必須是表格內(nèi)的行才能設(shè)置為“標題行”，如果遇到下面這種表頭該怎么辦呢？其實，我們完全可以把在外面的那一行請到表格里面來，這樣它就可以顯示在每頁了。有人可能馬上要提反對意見：我并不想讓它也帶表格線呀！莫急，我們有辦法讓它既在表格里，又不穿表格衣。具體做法如下：先在表格上方加一個空行，并把整行合并為一個單元格，然后把“××單位年終獎金分配表”這一行內(nèi)容移入該單元格，并把該單元格設(shè)為標題行。如果Word界面上沒有表格工具欄，可通過“視圖→工具欄”，點選“表格和邊框”使之出現(xiàn)。接著在表格工具欄中點一下那個橡皮，然后用它把表格第一行的三條邊（頂邊、左邊和右邊）描一遍。好了，大功告成！雖然此時在屏幕上還能看到表格線，但打印時絕對不會再出現(xiàn)了。試想，如果連屏幕上起提示作用的表格線都沒有了，那編輯表格的時候豈不是很累？12.2菜譜效果會議日程安排中經(jīng)常會有下表所示的人員住宿安排。按照慣例，整個表格都是不帶表格線的。對于這種情況，比較原始的辦法是在各列之間加空格。這種辦法經(jīng)常把人搞得焦頭爛額，因為很難做到各列對齊。有經(jīng)驗的人會使用Word的制表位，但這種方法在輸入時只能橫向進行，而且調(diào)整列間距時不是很方便，如要增加或刪除列那就更困難了。其實最簡單的辦法是先建立一個“無線表格”，因為看樣子，它分明就是一個標準的表格。具體做法如下：在“插入表格”對話框中，點擊“自動套用格式”，然后在“表格樣式”列表中選擇“普通表格”（這是WordXP的說法，在Word2000和Word97中應(yīng)為“無”）即可。剩下的工作就是在這個“無線表格”中隨意進行編輯了。12.3座位表住宿的問題解決了，下面該排會場座位表了。通常遇到排座位表的問題，十個人中有九個都要撓頭——因為名字要豎排，一個人的名字要分三行來寫，也不容易對齊；好不容易排好了，一旦稍有變動，就又亂套了……其實，這個問題還是用“無線表格”來解決最為便捷：僅僅需要把名字部分的“文字方向”改為“豎排”就可以了。13、巧用Word日歷向?qū)Р檗r(nóng)歷一日，女友突然大駕光臨，一進屋就喊道：“喂，狗仔，春節(jié)是哪一天？”狗仔不假思索地回答：“正月初一啊?！薄拔覇柲阏鲁跻皇枪珰v幾月幾號呢？”狗仔立即行動起來，在房間里翻箱倒柜，可就是沒有找到一本日歷。突然想起WordXP中有個“日歷向?qū)А?，可以生成帶農(nóng)歷的日歷。真是太棒了，又可以在女朋友面前露一手了。說干就干，狗仔馬上打開了WordXP，主要操作步驟如下：單擊菜單“文件→新建”，在“新建文檔”窗口中選擇“通用模板”，馬上彈出“模板”對話框，單擊“其他文檔”標簽，嘿，看到“日歷向?qū)А绷?。鼠標雙擊“日歷向?qū)А?，彈出了“日歷向?qū)А睂υ捒颍谧筮叺南驅(qū)Я鞒虉D中單擊“日期范圍”。經(jīng)初步推測，每年農(nóng)歷春節(jié)可能在公歷的1~3月期間，于是設(shè)定起止年份均為2003年，起止月份分別為1月和3月，在“是否打印農(nóng)歷和節(jié)氣”下選中“是”，再單擊“完成”。稍等片刻，一份2003年1~3月的日歷便出現(xiàn)在眼前，從日歷中查看到2003年春節(jié)對應(yīng)的公歷日期為2月1日?！霸趺礃?？還行吧？”狗仔向女朋友炫耀道?！班＃~~”狗仔幸福地暈倒過去。14、用Word制作試卷技巧三則14.1填空題中空格線的快速錄入在五筆字型輸入法中，要想輸入空格線，須先關(guān)閉輸入法，再用“Shift+—”來輸入，輸完后再重新打開。如此反復很是繁瑣。下面介紹一種方便快捷的方法——“自動更正”法。先用上述方法在插入點輸入一段空格線(較短的)，然后選中它，再單擊“工具”→“自動更正”，在出現(xiàn)的對話框的“替換為”框中已顯示出我們剛剛選中的空格線，在“替換”框中鍵入一個易記的符號，如大寫的PP，單擊“添加”，確定。再用相同的方法建一個較長的空格線，在“替換”框中輸入PPP。怎么使用我想大家應(yīng)該知道了吧，就是在需要短空格線的時候，連按兩個大寫的P再加空格或其它字符，即出現(xiàn)一個較短的空格線；如連按三個P即出現(xiàn)一個較長的空格線。方便嗎？14.2、完型填空題的錄入如果你是一個教師，一定體驗過完型填空題的錄入有多么的麻煩吧？完型填空是英語試卷中很常見的題型。每次在輸入時總想讓幾十個題目的選擇項中的A、B、C、D形式從上到下對齊排列。但您是不是發(fā)現(xiàn)，不管使用哪種方法，總是不能上下完全對齊，此時，不妨使用一下我為您介紹這種方法。先在試卷的適當位置根據(jù)題目答案需要，制作一個單行四列(或二行二列)的表格，并按順序填寫A、B、C、D；當每道題的題目錄入后，可在下行行首粘貼制作好的表格，然后錄入各選項的具體內(nèi)容；錄入結(jié)束，定義各個表格,選擇菜單中的邊框項，去除表格線。按此方法錄入試卷，各選項對得非常整齊，整體布局也很美觀。14.3錄入是非題(或選擇題)后的虛線和括號標準化的試卷每個是非題(或選擇題)后填答案的括號都是向右對齊，并在題目與括號之間有一些前導的虛線。想要快捷的完成這些煩瑣的操作，可通過使用宏來實現(xiàn)。先輸入各是非題、選擇題的題目(括號及前導虛線先不輸入)，輸入時盡量使用自動編號功能，在輸入選擇題的題目之后選擇項之前，為避免編號的自動產(chǎn)生，可按“Shift+回車”來換行。把光標移到任意一個選擇或是非題的最后，再單擊“工具”→“宏”→“錄制新宏”，在“宏名”框中輸入一個易記的名字，再在“將宏指定到”中單擊“鍵盤”按鈕，出現(xiàn)如圖1所示的對話框，在“請按快捷鍵”中輸入一易記的快捷鍵，如“Alt+9”，再單擊“指定”、“關(guān)閉”按鈕。此時，屏幕上出現(xiàn)一工具欄，有“停止錄制”和“暫停錄制”兩個按鈕，鼠標箭頭的右下角也跟一磁帶圖標。接下來的所有操作都會被一一錄制下來(“腳”下留神！)。先在水平標尺的任意處單擊鼠標，則在單擊處設(shè)置了一個制表位，拖動該制表位到標尺的最右邊并雙擊，則出現(xiàn)一“制表位”對話框，如圖2，在“制表位位置”選擇框中選擇剛設(shè)置制表位(根據(jù)制表位在標尺中的位置)，在“對齊方式”選項中選擇“右對齊”方式，在“前導符”選項中選擇第3種，單擊“確定”返回編輯畫面，此時不要改變光標位置，按Tab鍵，即在光標處出現(xiàn)了一條前導虛線，再輸入括號。此時可單擊“停止錄制”按鈕完成宏的錄制。宏的使用：把光標移到是非題或選擇題的后面，再按剛錄制的宏的快捷鍵“Alt+9”，即可出現(xiàn)剛錄制的全部內(nèi)容。注：如試卷中采取多級編號，請務(wù)必先輸入題目，再執(zhí)行宏，而不要一題題目輸好馬上就運行一個宏，否則會出錯。14.4特殊符號及格式的輸入特殊符號的輸入在Windows自帶的輸入法以及王碼五筆字型輸入法的工具條的右邊都有一個軟鍵盤按鈕，/插入圖Word-03/用鼠標右鍵單擊可選擇不同類型的軟鍵盤，可完成絕大多數(shù)的數(shù)學符號、標點符號、單位符號、漢語拼音的輸入。分式、根式的輸入對于很復雜的式子(如積分、化學方程式等等)可用Word提供的公式編輯器來完成，在此不多講，而對于一個較簡單的分式、根式，則可以采用插入域的方法來實現(xiàn)：先用Ctrl+F9插入域符(帶底色的一對花括號)，然后在花括號內(nèi)輸入域代碼，分式的域代碼格式為“eq\f(分子，分母)”，(不帶引號，“eq”與“\”之間有空格。下同)，根式的域代碼格式為“eq\r(n，表達式)”，輸入并檢查無誤后，按Shift+F9即可產(chǎn)生所需的分式或根式。現(xiàn)舉例如下：域代碼為：eq\f(3,4)域代碼為：eq\f(a2-b2,a3+b4)15、用WORD自制信封選擇紙型。選擇“文件”菜單中“頁面設(shè)置”命令下的“紙型”選項，選擇“A4”紙，在“頁邊距”選項選擇“方向”為“橫向”，然后單擊“確定”按鈕。制作郵政編碼欄。在工具欄中單擊“插入表格”，在“插入表格”的對話框中填入11列1行，在“自動調(diào)整操作”的“固定列寬”中輸入“1厘米”然后單擊“確定”按鈕。再分別選定表格的第2列，單擊右鍵，在所彈出的右鍵快捷菜單中選擇“表格屬性”，在彈出的對話框中，將“列”的尺寸設(shè)置為“0.5厘米”，然后選擇單擊“下一列”，依次將第4、6、8、10列都設(shè)置為“0.5厘米”，最后，單擊工具欄中的“橡皮”，把第2、4、6、8、10列的表格上下線擦去，郵政編碼欄就制作完成了。貼郵票欄的制作。選擇“插入”菜單的“文本框”的“橫排”命令，這時會出現(xiàn)一個大的圖形框，并寫有“在此處建立圖形”的文字，單擊“撤消”按鈕，這個畫布區(qū)就會消失了，然后在紙張的右上角位置，單擊并拖動鼠標，出現(xiàn)一個文本框，并在文本框中輸入“貼郵票處”，字體為黑體四號字，接著雙擊文本框，在彈出的對話框中對“大小”選項中的“高度與寬度”都設(shè)置為“2.2厘米”，在“文本框”中對“內(nèi)部邊距”的“左右”設(shè)置為“0.3厘米”“上下”設(shè)置為“0.05厘米”，然后單擊“確定”按鈕。地址內(nèi)容的制作。只要將你的具體地址、聯(lián)系電話、郵政編碼，甚至QQ號或個人網(wǎng)址，都整齊地排列在這里即可?？战堑狞c綴。信封的左下角是最能體現(xiàn)你的獨特風格的一塊開墾地，假如你是一個很喜歡寵物的朋友，你不妨添個小貓、小狗類的圖片，或者你是一個性情優(yōu)雅的朋友，添加個小花小草或簡單的風景畫，這張信封立即會生動活潑許多。其實很容易做到這樣，因為Word內(nèi)置了許多剪貼畫，選擇“插入”菜單中的“圖片”的“剪貼畫”，在彈出的對話框中有許多各種類別的圖片，你只要選擇喜歡的剪貼畫，插入即可。如果你對所插入的圖片還不夠滿意，只要單擊所插入的圖片，這時，一個“圖片”工具欄就會出現(xiàn)，這可以對這張圖片的灰白度、對比度、亮度進行調(diào)整。什么？圖片太大，很簡單，選定圖片，在圖片的四周的邊角處拖動，可調(diào)整任意大小。如果你擅長畫畫，那你完全可以自