Word教程-環(huán)境配置

Word教程—環(huán)境配置1、自定義“打開(kāi)文檔”的位置說(shuō)明：適用于Office2007。但位置略有變化，見(jiàn)下圖。當(dāng)您使用WORD來(lái)打開(kāi)文檔文件時(shí)，您會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)程序會(huì)自動(dòng)彈出一個(gè)文件選擇對(duì)話框，讓您來(lái)選擇需要打開(kāi)的文件，但是WORD的默認(rèn)打開(kāi)文檔目錄為C盤，而許多用戶認(rèn)為存放在C盤下面的文件沒(méi)有保存在其他硬盤來(lái)得安全。如果您真的要想讓W(xué)ORD的默認(rèn)打開(kāi)文檔目錄為其他硬盤的話，您可以按照下面的自定義設(shè)置進(jìn)行操作：在WORD的操作界面中，用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“工具”/“選項(xiàng)”/“文件位置”命令；在隨后彈出的設(shè)置對(duì)話框中，選擇“文檔”；接著再用鼠標(biāo)單擊“更改”按鈕，并在更改位置對(duì)話框中的“查找范圍”設(shè)置欄處選中其他硬盤分區(qū)符號(hào)，例如選擇“E：”；選擇好目標(biāo)后，再單擊對(duì)話框中的“確定”按鈕來(lái)使設(shè)置生效。2、改變文檔的缺省目錄說(shuō)明：適用于Office2007。選項(xiàng)及位置與上相同。所有Office文檔的缺省目錄是C盤下的MyDocuments文件夾，根據(jù)工作需要，我們可以輕松地改變它。單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，單擊“文件位置”選項(xiàng)卡，會(huì)顯示一列選項(xiàng)和它們當(dāng)前存儲(chǔ)的目錄。在“文件類型”列表中選中文檔，單擊“更改”按鈕，進(jìn)入“更改位置”對(duì)話框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭，選中想要的文件夾即可。3、方便地訪問(wèn)您經(jīng)常使用的文檔工作菜單是一個(gè)鮮為人知的重要Word特性。您可以使用工具菜單來(lái)保存常用Word文件的方便訪問(wèn)列表。要將工作菜單添加到菜單欄或工具欄中：在“工具”菜單中，點(diǎn)擊“自定義”，然后點(diǎn)擊“命令”選項(xiàng)卡。在“類別”方框中，點(diǎn)擊“內(nèi)置菜單”。點(diǎn)擊“命令”方框中的“工作”，把它拖動(dòng)到菜單欄或顯示的工具欄中。有了適當(dāng)位置的工作菜單，您就可以將任意打開(kāi)的Word文檔添加到您的列表中。下面是所用的選項(xiàng)：要將當(dāng)前的文檔添加到工作菜單中，請(qǐng)?jiān)凇肮ぷ鳌辈藛沃?，點(diǎn)擊“添加到‘工作’菜單”。要打開(kāi)工作菜單中文檔，請(qǐng)?jiān)凇肮ぷ鳌辈藛沃?，點(diǎn)擊您希望打開(kāi)的文檔。要從工作菜單中刪除一個(gè)文檔：按CTRL+ALT+－(破折號(hào)鍵)。您的指針將變成大的粗體下劃線。在“工作”菜單中，點(diǎn)擊您希望刪除的文檔。4、解決打開(kāi)Word文檔無(wú)響應(yīng)如果在你進(jìn)行打開(kāi)Word文檔的操作時(shí)，Word沒(méi)有響應(yīng)，可能的原因和對(duì)策如下。4.1文件名太長(zhǎng)雖然Word文檔可以使用最長(zhǎng)為255個(gè)字符的長(zhǎng)文件名，但實(shí)際上如果Word文檔的文件名加上其完整路徑的字符數(shù)超過(guò)了223個(gè)字符，則Word就已經(jīng)不能對(duì)其進(jìn)行打開(kāi)操作了。這時(shí)，請(qǐng)縮短文件名，或?qū)⑽募苿?dòng)到靠近文件夾層次結(jié)構(gòu)頂部的另一文件夾中，然后再重新嘗試打開(kāi)該文件。4.2磁盤可能已滿因?yàn)閃ord每打開(kāi)一個(gè)文檔，都要同時(shí)生成一個(gè)以“~$+原文件名”為名稱的臨時(shí)文件，并保存在與原文件相同的磁盤文件夾中，如果原文檔所在磁盤空間已滿，則無(wú)法存放該臨時(shí)文件，從而引起Word沒(méi)有響應(yīng)的故障。此時(shí)，請(qǐng)嘗試將文件移動(dòng)到其他驅(qū)動(dòng)器上，以獲取更多的可用空間。4.3文檔可能已經(jīng)損壞如果Word文檔已經(jīng)損壞，則在試圖打開(kāi)時(shí)Word會(huì)沒(méi)有反應(yīng)。這時(shí)，你可以使用Word提供的專門的文件恢復(fù)轉(zhuǎn)換器來(lái)恢復(fù)損壞文檔中的文本。要恢復(fù)受損Word文檔中的文字，請(qǐng)按下述步驟操作：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺薄斑x項(xiàng)”→“常規(guī)”選項(xiàng)卡，選中“打開(kāi)時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換”復(fù)選框，“確定”。單擊常用工具欄中的“打開(kāi)”，在“文件類型”下拉列表框中，選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”選項(xiàng)。如果在“文件類型”框中沒(méi)有看到“從任意文件中恢復(fù)文本”選項(xiàng)，則需要安裝相應(yīng)的文件轉(zhuǎn)換器。像通常一樣打開(kāi)Word文檔。在你使用文件轉(zhuǎn)換器成功打開(kāi)損壞文檔后，可將它保存為Word格式或其他格式（例如文本格式或HTML格式），文檔中的段落、頁(yè)眉、頁(yè)腳、腳注、尾注和域中的文字將被恢復(fù)為普通文字，但不能恢復(fù)文檔格式、圖形、域、圖形對(duì)象和其他非文本信息。4.4重新啟動(dòng)Word如果故障出在你剛剛給文檔添加了大量的樣式之后，請(qǐng)退出并重新啟動(dòng)Word，然后重新嘗試打開(kāi)文件。如果Word本身已停止了響應(yīng)，則應(yīng)按下Ctrl+Alt+Del組合鍵，系統(tǒng)彈出“關(guān)閉程序”對(duì)話框，單擊其中的“MicrosoftWord”程序，單擊“結(jié)束任務(wù)”按鈕，關(guān)閉停止響應(yīng)的Word文檔窗口。然后重新啟動(dòng)Word，并嘗試打開(kāi)文件。5、長(zhǎng)文檔死機(jī)的處理當(dāng)處理長(zhǎng)文檔時(shí)，偶爾會(huì)有這樣的情況：文檔能夠在Word中打開(kāi)，但在翻頁(yè)、瀏覽時(shí)死機(jī)。這一般是文檔代碼出現(xiàn)錯(cuò)誤引起的。遇到這種情況，可用“Ctrl＋Alt＋Del”鍵關(guān)閉Word或重新啟動(dòng)機(jī)器。然后用Word重新打開(kāi)這份文檔，記住，此時(shí)不要進(jìn)行瀏覽等定位操作。選“文件→另存為…”菜單項(xiàng)，在彈出對(duì)話框中“保存類型”組合框下拉列表中選“純文本”，再單擊“保存”按鈕。另存后，文檔原有的格式信息丟失，但大部分文本內(nèi)容得以保留。關(guān)閉當(dāng)前文檔，打開(kāi)剛保存的文檔。利用工具欄中的“樣式”組合框和格式刷等工具，重建文檔格式。在處理中，會(huì)遇到一段亂碼，這就是造成死機(jī)的“禍根”，它一般是表格。這段亂碼，用常規(guī)技術(shù)很難恢復(fù)，不妨刪掉重來(lái)。6、實(shí)現(xiàn)Word個(gè)性模板用Word建立的文件默認(rèn)頁(yè)面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時(shí)由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置，同時(shí)，Word中默認(rèn)生成的文檔文件是不自動(dòng)縮進(jìn)的，必須使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實(shí)，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word的默認(rèn)頁(yè)面大小和自動(dòng)縮進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)性模板。進(jìn)入WordXP的模板文件夾，在Windows9x和WindowsMe下為C:\\Windows\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates文件夾下，而在Windows2000和WindowsNT上為C:\\DocumentsandSettings\\用戶名\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，你必須對(duì)文件夾選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，詳見(jiàn)Windows手冊(cè)），你會(huì)看到在此文件夾中有一個(gè)normal.dot文件，此文件就是Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)調(diào)用WordXP打開(kāi)它。單擊“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，調(diào)出頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，將頁(yè)面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所需的值，如圖5所示。筆者經(jīng)常使用它來(lái)寫(xiě)作，每次左右拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)查看文章不太方便，所以把寬度設(shè)置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。單擊“格式”→“段落”，在段落設(shè)置對(duì)話框中選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，點(diǎn)擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，并設(shè)置度量值為0.7厘米（相當(dāng)于兩個(gè)漢字字符），即設(shè)置每段自動(dòng)縮進(jìn)兩格（中國(guó)人用中文的特色）。單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時(shí)normal.dot原模板已經(jīng)啟動(dòng)，所以無(wú)法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件。再次進(jìn)入C:\\Windows\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates文件夾下，這時(shí)會(huì)看到兩個(gè)模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。上面的制作步驟完成后，使用起來(lái)就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設(shè)置來(lái)進(jìn)行文件