商務(wù)英語電子郵件課件

商務(wù)英語電子郵件商務(wù)英語電子郵件1Contents1商務(wù)英語電子郵件的格式2商務(wù)英語電子郵件的寫作要求3商務(wù)英語電子郵件寫作注意事項(xiàng)4商務(wù)英語電子郵件常用句式Contents1商務(wù)英語電子郵件的格式21格式

商務(wù)英語電子郵件由5部分組成Address--收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址；Subject--主題；Salutation--稱呼、Opening--開頭、Body--正文、Ending--結(jié)尾句；ComplimentaryClose--禮貌結(jié)束語；Writer`sFullName--寫信人全名、WriterTitleandDepartment--寫信人的職務(wù)及所屬部門、Address--地址、Tel--電話號(hào)碼、Fax傳真1格式

商務(wù)英語電子郵件由5部分組成Address--收3Address--地址收信人Email地址To:抄送收信人Email地址Cc:密送收信人Email地址Bcc:ToCc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:12@qq、comCc:456@qq、comBcc:789@qq、com多個(gè)收信人地址用半角的逗號(hào)或者分號(hào)隔開。Address--地址收信人Email地址To:多個(gè)收信人4Subject--主題1.主題框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greeting；長的可以是一個(gè)名詞性短語，也可以是完整的句子，但一般不超過35個(gè)字母。如Suppliertraining2.主題框內(nèi)的內(nèi)容切忌含糊不清。YES:Tomorrow'smeetingcanceledNO:Newsaboutmeeting3.視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI(ForYourInformation)4.一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的大寫的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES:NewE-mailAddressNotification

DetailedcalculationNO:detailedcalculationSubject--主題1.主題框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，5Salutation--稱呼

根據(jù)發(fā)言人的具體情況以及發(fā)言人與收件人之間的關(guān)系而定。1.在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但對(duì)長輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。TomHanksDear/HiTom,DearMrHanksJenniferAnistonMiss/Mrs/MsAniston2.收件人的名字千萬不要寫錯(cuò)。3、收件人是多個(gè)男性用Messrs;多個(gè)女性用Medames,Mmes,或Mses;有男有女，弄清楚每個(gè)人的稱呼。Messrs,Smith,Wyatt,andFuryMses.Dicaprio,Lionel,andGreenMr.HaroldWrightandMissMargaretWright4.有榮譽(yù)學(xué)位多不喜歡用一般的頭銜。Dr./Prof./General/SenatorWrightSalutation--稱呼

根據(jù)發(fā)言人的具體情況以及發(fā)言65.老外的名字有時(shí)有Jr或Sr,l羅馬數(shù)字Ⅰ，Ⅱ等MartinLutherKing,JrGeorgeBushSrGeorgeVⅠElizabethⅡ6.如果沒有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：DearCommitteeMember:DearColleage:DearMeetingPlanner:DearMadamorsir:DearPurchasingAgent:DearCustomers:ToWhomItMayConcern:ToAllSalesReps:LadiesorGentlemen:5.老外的名字有時(shí)有Jr或Sr,l羅馬數(shù)字Ⅰ，Ⅱ等7Opening--開頭澄清你的意圖在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。感謝讀者是郵件開場白的好辦法。特別是對(duì)你有事相求的情況下會(huì)很有幫助。記得要注意語法、拼寫和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保持句子簡短明了且句意前后一致。1.如果你主動(dòng)給別人寫郵件，表明意圖；Iamwritingto.......2如果回復(fù)客服的咨詢，向他們對(duì)公司的興趣表示感謝；Thankyouforyourpromptreply.Thankyouforcontactingus.Opening--開頭澄清你的意圖83.如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)過你的一封郵件了，感謝回復(fù)；Thankyouforpromptreply.Thanksforgettingbacktome.4.如果你咨詢一些信息，對(duì)方花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)信息；Thankyouforprovdingtherequestedinfomation.5.如果有人給了你特別的幫助；Thankyouforallyourassistance.Itrulyappreciate.......6.某個(gè)客戶或經(jīng)理寫對(duì)你的工作提出了一定質(zhì)疑；Thankyouforyourfeedback.3.如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)過你的一封郵件了，感謝回復(fù)；9Body--正文正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個(gè)小主題，每個(gè)主題一小段，每段一般只有一兩句話。正文有兩三個(gè)或三四個(gè)簡短的段落構(gòu)成。正文書寫格式一般采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行左邊開始。稱呼和開頭之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行。Body--正文正文是電子郵件的主要部分，大多把話10Ending--結(jié)尾

在郵件結(jié)束之前，應(yīng)再次感謝收信人。Thankyouforyourpatienceandcooperation./Thankyouforyourconsideration.Ifyouhaveanyquestionorconcers,don'thesitatetoletmeknow./Ilookforwardtohearingfromyou.ComplimentaryClose--禮貌結(jié)束語結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才能選擇用詞。1.VeryFormal非常正規(guī)的，如給政府Respectfullyyours,yoursrespectfully,2.Formal正規(guī)的，如給客戶之間公司Verytrullyyours,yoursverytrully,yourstrully,Ending--結(jié)尾

在郵件結(jié)束之前，應(yīng)再次感謝收信人。113.Lessformal如給客戶；Sincerelyyours,yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Informal如給朋友，同事之間；Regards,Warmregard,Withkindestregards,Mybest等Signature--簽名

郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個(gè)人信息。如姓名，職務(wù)，公司，電話，傳真，地址等信息，但一般不超過4行。LocalOrganizingCommittePhone:+7-3822-491-776Fax：+7-3822-492-410E-mail:........3.Lessformal如給客戶；122寫作要求

商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則

商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。準(zhǔn)確原則由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。簡潔原則簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。2寫作要求

商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則13例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price：FOBShanghaiUSD96“PC.例3Hopeyoucanacceptit.例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。完整原則商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how。例1Itisverydifficulttosel14清楚原則商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例2中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。禮貌原則商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對(duì)方輕易接受。在寫作電子郵件時(shí)，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對(duì)方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對(duì)方接受。清楚原則商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞153Sometips--注意事項(xiàng)(文法)1.切忌主客不分或模糊；2.句子不要零碎；3.結(jié)構(gòu)對(duì)稱；4.單復(fù)數(shù)前后一致；5.動(dòng)詞和主語要呼應(yīng)；6.時(shí)態(tài)和語態(tài)不要轉(zhuǎn)變太多；7.選詞要正確；8.標(biāo)點(diǎn)要正確；9.拼寫要正確；10.大小寫要注意；11.地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了One;3Sometips--注意事項(xiàng)(文法)1.切忌主客不分或16Sometips--注意事項(xiàng)(文體)1.可讀性--多用短句；2.注意段落的開頭；一般來說，重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭。3.輕重有分；4.轉(zhuǎn)接詞要留神；5.修飾詞的位置要留心；6.句子開頭不要含糊不清的代詞；7.用語要肯定準(zhǔn)確，切忌含糊不清；8.立場觀點(diǎn)一致，少用被動(dòng)句；Sometips--注意事項(xiàng)(文體)1.可讀性--多用短句17Sometips--注意事項(xiàng)(格調(diào))1.式樣和句子長度不要太單調(diào)；2.弱軟的詞可以加強(qiáng)一些；3.口語化比較受歡迎；Sometips--注意事項(xiàng)(格調(diào))184.英語電子郵件常用句式Greetingmessage1.Hopeyouhaveagoodtripback.2.Howareyou？3.Howisyouprojectgoingon？Initiateameeting1.IWanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdeveopmentandthexxxproject.2.IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.3.we'dliketohavethemeetingonOct30.sametime.4.Let'smakeameetingnextMondayat5:30PM....4.英語電子郵件常用句式Greetingmessag19Sekeingformoreinformation1.Shallwehaveanyproblemaccessingthefolders，pleaseletmeknow.2.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.3.Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.4.Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?5.Whatdoyouthinkaboutthis？6.Anyquestion，pleasedon’thesitatetoletmeknow.7.Anyquestion,pleaseletmeknow.8.Plesecontactmeifyouhaveanyquestions.9.Pleaseletmeknow,ifyouhaveanyquestiononthis.10.Pleaseletmeknowwhatyouthink.Sekeingformoreinformati2011.Yourcommentsandsuggestionsarewelcome.12.Feelfreetogiveyourcomments.13.Doyouhaveanyideaaboutthis?14.Ifwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser'sbehavior.Givefeedback1.pleaseseecommentsbelow.2.Myanswersareinbluebelow.3.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.Attachment1.Ienclosetheevaluationreportforyourreference.2.Plesefindenclosedacopyforourpricelist.3.Plesefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrow'smeeting.11.Yourcommentsandsuggesti214.Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.5.Attachedpleasefindtoday'smeetingnotes.6.Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.Pointlisting1.Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:1......2......2.Someknownissuesinthisrelease:1......2.......3.OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:1......2......4.Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:1......2.......5.Thecurrentstatusisasfo