數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設方案

數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設方案（二）建設內(nèi)容...............................................................................................................................................2四、建設方案.................................................................................................................................................................3（一）技術方案.................................................................................................................................................3（二）管理方案...............................................................................................................................................4（三）安全方案.................................................................................................................................................5五、建設實施及運維...............................................................................................................................................6（一）建設實施...............................................................................................................................................6（二）運維.....................................................................................................................................................7六、建設效果評估.................................................................................................................................................8七、總結..........................................................................................................................................................................8.一、背景隨著數(shù)字化時代的到來，各行各業(yè)都在積極探索數(shù)字化轉型之路。機關單位、團體及其他社會組織也不例外。數(shù)字檔案室的建設，是適應數(shù)字化時代趨勢的必然選擇，旨在提高機關單位、團體及其他社會組織檔案管理的效率和質量，實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化、智能化管理。.二、建設原則數(shù)字檔案室的建設應遵循以下原則：（一）信息化原則：以信息化技術為支撐，實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化管理。（二）規(guī)范化原則：建立規(guī)范、標準的管理制度和流程，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。（三）安全性原則：建設安全可靠的數(shù)字檔案室，保障檔案信息的安全性和完整性。（四）可持續(xù)性原則：建設數(shù)字檔案室應考慮長遠發(fā)展，確保檔案信息的長期保存和利用。.三、建設目標及內(nèi)容（一）建設目標數(shù)字檔案室的建設目標是實現(xiàn)機關單位、團體及其他社會組織檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化，提高管理效率和管理質量，為決策提供支撐和依據(jù)。（二）建設內(nèi)容數(shù)字檔案室的建設內(nèi)容包括：檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)絡化、檔案智能化、檔案安全保障、檔案管理規(guī)范化。通過數(shù)字化處理，將紙質檔案轉換為電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和利用；通過網(wǎng)絡化處理，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化存儲和共享；通過智能化處理，實現(xiàn)檔案的智能化檢索和應用；通過安全保障，保障檔案信息的安全性和完整性；通過規(guī)范化管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。.四、建設方案（一）技術方案數(shù)字檔案室的建設技術方案包括：數(shù)字化處理技術、網(wǎng)絡化存儲技術、智能化檢索技術、安全保障技術。數(shù)字化處理技術包括掃描、識別、轉換等技術，實現(xiàn)紙質檔案的數(shù)字化處理；網(wǎng)絡化存儲技術包括云存儲、分布式存儲等技術，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化存儲和共享；智能化檢索技術包括全文檢索、語音檢索等技術，實現(xiàn)檔案的智能化檢索和應用；安全保障技術包括數(shù)據(jù)加密、備份恢復等技術，保障檔案信息的安全性和完整性。（二）管理方案數(shù)字檔案室的建設管理方案包括：檔案管理制度建設、檔案管理流程優(yōu)化、檔案管理人員培訓。檔案管理制度建設包括檔案管理規(guī)章制度、檔案管理標準規(guī)范等制度建設；檔案管理流程優(yōu)化包括檔案管理流程優(yōu)化、檔案管理流程再造等流程優(yōu)化；檔案管理人員培訓包括檔案管理人員的基礎知識培訓、技能培訓等培訓。（三）安全方案數(shù)字檔案室的建設安全方案包括：網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全、物理安全。網(wǎng)絡安全包括網(wǎng)絡防火墻、入侵檢測等技術手段，保障數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡安全；數(shù)據(jù)安全包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等技術手段，保障數(shù)字檔案室的數(shù)據(jù)安全；物理安全包括門禁、監(jiān)控等手段，保障數(shù)字檔案室的物理安全。.五、建設實施及運維（一）建設實施數(shù)字檔案室的建設應按照以下流程實施：需求分析、技術方案設計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試、系統(tǒng)上線、數(shù)據(jù)遷移。需求分析階段應充分了解機關單位、團體及其他社會組織的檔案管理需求；技術方案設計階段應根據(jù)需求分析結果，確定數(shù)字檔案室的技術方案；系統(tǒng)開發(fā)階段應按照技術方案進行系統(tǒng)開發(fā)；系統(tǒng)測試階段應對系統(tǒng)進行測試，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性；系統(tǒng)上線階段應將數(shù)字檔案室投入使用；數(shù)據(jù)遷移階段應將原有檔案數(shù)據(jù)遷移至數(shù)字檔案室中。（二）運維數(shù)字檔案室的運維應包括以下內(nèi)容：系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)備份、安全監(jiān)控、用戶支持。系統(tǒng)維護包括系統(tǒng)更新、系統(tǒng)維修等維護工作；數(shù)據(jù)備份包括定期備份、緊急備份等備份工作；安全監(jiān)控包括安全漏洞檢測、入侵檢測等安全監(jiān)控工作；用戶支持包括用戶咨詢、用戶培訓等用戶支持工作。.六、建設效果評估數(shù)字檔案室的建設效果應進行評估。評估內(nèi)容包括：檔案管理效率、檔案管理質量、檔案信息利用。通過評估，了解數(shù)字檔案室的建設效果，為數(shù)字檔案室的改進提供依據(jù)。.七、總結數(shù)字檔案室的建設是機關單位、團體及其他社會組織檔案管理數(shù)字化轉型的必然選擇。數(shù)字檔案室的建設應遵循信息化、規(guī)范化、安全性、可持續(xù)性的原則，包括技術方案、管理方案、安全方案等內(nèi)容。數(shù)字檔案室的建設應按照需求分析、技術方案設計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試、系統(tǒng)上線、數(shù)據(jù)遷移的流程實施，并進行運維和效果評估。2015年，國家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設指南》，要求逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理，并提供多層次、多渠道的檔案信息資源利用和社會共享服務。國家檔案局局長李明華在部署工作中強調，各地區(qū)各部門要按照數(shù)字檔案館（室）的建設標準，繼續(xù)推進國家級數(shù)字檔案館（室）示范點建設。數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”，是管理機關檔案信息、聯(lián)結機關辦公自動化與數(shù)字檔案館建設的關鍵一環(huán)。2017年，我們公司多次協(xié)同各機關檔案室建立數(shù)字檔案室示范單位，贏得了上級主管單位的一致好評。建設符合國家和社會信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，有利于提高機關檔案工作水平，維護機關檔案信息的真實、完整、可用和安全，提升機關行政效率和公共服務能力。同時，有利于促進國家核心信息資源建設，實現(xiàn)信息資源總量增加、質量提高和結構優(yōu)化，為數(shù)字檔案館的最終實現(xiàn)奠定基礎，以推動全國檔案信息化工作全面、健康、均衡發(fā)展。數(shù)字檔案室建設應當遵循“資源為先，標準規(guī)范，整體推進，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極實施，務求實效。首先，數(shù)字檔案室應堅持“資源為王”，著眼于數(shù)字檔案資源建設，著重于非數(shù)字檔案的數(shù)字化和數(shù)字檔案的及時、完整、有效歸檔，規(guī)劃設計以最大限度保證數(shù)字檔案資源建設質量為根本出發(fā)點。數(shù)字檔案室的建設應該有助于保障數(shù)字檔案資源的齊全、完整，有利于數(shù)字檔案資源的有效管理和方便利用。其次，數(shù)字檔案室建設應統(tǒng)籌協(xié)調文件管理與檔案管理、業(yè)務工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關系，嚴格遵循既有標準和規(guī)范進行系統(tǒng)設計、建設，實現(xiàn)文檔一體、館室一體。再次，應將數(shù)字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設密切結合起來，統(tǒng)籌考慮數(shù)字檔案室系統(tǒng)功能、文件格式要求等因素，整體推進數(shù)字檔案室實施方案。最后，數(shù)字檔案室建設應建立健全安全管理制度，按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善災難恢復應急機制，確保數(shù)字檔案室建設和運行的安全。通過數(shù)字檔案館（室）的建設，實現(xiàn)檔案工作提質增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理、開發(fā)共享服務能力，促進機關單位提高管理水平，為未來持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。具體建設內(nèi)容包括建設數(shù)字檔案室系統(tǒng)等。數(shù)字檔案館通過將檔案管理業(yè)務流程固化在檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動化管理，實現(xiàn)檔案的收、管、存、用等業(yè)務通過信息技術手段來實現(xiàn)。為了實現(xiàn)這一目標，數(shù)字檔案館需要建設檔案數(shù)據(jù)資源庫，將各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對紙質等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各種檔案信息，并應用于電子檔案管理系統(tǒng)中。此外，數(shù)字檔案館還需要建設應用及存儲體系，包括網(wǎng)絡環(huán)境、掃描設備、服務器、存儲和應用軟件等基礎設施來實現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設。為了實現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設，數(shù)字檔案館需要制定建設方案。其中，數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設方案是其中的重要一環(huán)。在系統(tǒng)管理方面，數(shù)字檔案室系統(tǒng)需要進行用戶身份驗證，使用用戶密碼驗證，防止無關人員進入系統(tǒng)對文件或數(shù)據(jù)訪問。系統(tǒng)還需要對用戶進行管理，包括角色/用戶的管理方式，支持新建系統(tǒng)用戶信息，能對用戶信息進行修改、刪除等操作，能查詢所有用戶信息，包括用戶角色等。為了保證檔案的保密性，數(shù)字檔案室系統(tǒng)還需要建立權限體系，通過超級管理員的身份賦予各個非檔案主管用戶檔案利用權限。在角色功能管理方面，數(shù)字檔案室系統(tǒng)需要建立功能權限和檔案權限兩個權限體系，以實現(xiàn)檔案員檔案業(yè)務權限設置，例如錄入、刪除、統(tǒng)計等功能權限，同時保證相關密級的檔案受到訪問限制。數(shù)字檔案室系統(tǒng)還需要實現(xiàn)角色界面劃分，根據(jù)用戶角色不同，顯示不同的個人門戶，并記錄用戶的每次登錄的時間和IP。同時，數(shù)字檔案室系統(tǒng)還需要支持與用友NC系統(tǒng)用戶信息同步，提供接口規(guī)范，以實現(xiàn)用戶信息的有效管理。通過角色/用戶體系完成對用戶的分組分類，在賦予檔案權限時將提供更加靈活方便的設置。文件權限是指用戶對檔案文件的操作權限，包括讀寫目錄、只讀目錄、只讀原文、讀寫原文、禁讀原文等。同時，還可以定義具體的著錄項權限。受控文件和開放文件是兩種特殊的文件狀態(tài)，前者必須通過借閱/審批機制才能瀏覽，后者則任何用戶都能直接瀏覽。記錄集/原文集權限的定義使利用人受到更加嚴格的權限控制。網(wǎng)站權限是賦予用戶利用平臺欄目的訪問權限。部門管理提供無限次層次的部門設置，并可設置部門的排列順序。崗位管理可自定義崗位名稱，為用戶設置相應崗位。個人桌面包含公告通知板塊、代辦事項板塊、系統(tǒng)消息提醒板塊和系統(tǒng)設置板塊。公告管理可添加公司公告，并可以有指定人自行編輯公告內(nèi)容。同時，可選擇公告讀者，指定發(fā)送給需要的發(fā)送人。檔案目錄可根據(jù)檔案的不同類型自定義無限層級樹形目錄結構，實現(xiàn)檔案集中存儲。檔案庫管理體系提供靈活的多級檔案室管理體系和多級錯層檔案類別管理體系，以適應多變的檔案管理業(yè)務和檔案管理制度的更新?？删S護的檔案庫管理方式提供多種模版供選擇，用戶可以選擇與自己行業(yè)相關的模版直接利用或者根據(jù)需要調整后利用。同時，著錄項可靈活定制，進行增加、修改、刪除、移位管理。多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式可供選擇。在處理檔案數(shù)據(jù)時，用戶最常用的操作是查看和調整數(shù)據(jù)。因此，系統(tǒng)提供了多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式，包括表格式和卡片式查看方式。此外，用戶還可以根據(jù)需要選擇4種不同的條目列表模式，包括全部、不展現(xiàn)任何記錄、最新記錄展現(xiàn)方式、分頁展現(xiàn)方式，以便快速定位和處理檔案條目。為了實現(xiàn)檔案之間關系的靈活性，系統(tǒng)提供了靈活定義關聯(lián)檔案庫的功能。用戶可以根據(jù)需要定義自己的檔案庫之間的關聯(lián)，從而實現(xiàn)檔案之間關系的直接有效管理。系統(tǒng)還提供了目錄權限控制功能，可以限制用戶對不同級別檔案的權限，包括公開、秘密、機密以及絕密。此外，還可以控制對不同所屬人的檔案的權限，包括可以編輯所有、只能編輯屬于我的、可以看所有、只能看屬于我的和只能看屬于我部門的。在檔案數(shù)據(jù)建立方面，系統(tǒng)提供了靈活的數(shù)據(jù)錄入方式，包括列表式多行錄入、卡片式錄入及錄入控制功能。用戶可以自定義錄入框的位置和大小，自定義錄入?yún)⒄?，使常用的字段無須錄入，只需從數(shù)據(jù)字典選擇定義好的值即可。此外，系統(tǒng)還提供了錄入攜帶功能，方便用戶在錄入下一個條目時，把不需要錄入的重復的值直接攜帶過來，以減少錄入時間。為了保證數(shù)據(jù)的完整性，系統(tǒng)提供了可以控制錄入的功能，將關鍵錄入項目設置為必錄的，并通過格式化錄入編碼的功能保證用戶輸入內(nèi)容規(guī)范化。最后，系統(tǒng)還提供了個性化的分組定義功能，用戶可以自定義多層次的分組查看方式，以便更好地滿足不同用戶的需求。同時，系統(tǒng)還支持EXCEL的操作方式，用戶可以任意選擇多個單元格復制或剪切其內(nèi)容到其他單元格中，并且可以將選中的單元格內(nèi)容另存為其他格式的外部文件。系統(tǒng)提供七種批量處理功能，包括按字符位置替換、按字符內(nèi)容替換、插入字符、合并著錄項、批量添加記錄、替換為序列、字符格式化?？梢詫呙璧脑紮n案文件上傳至系統(tǒng)中，實現(xiàn)紙質檔案電子化。電子化的檔案文件直接上傳到檔案管理系統(tǒng)對應的目錄中。支持電子文件上傳到檔案系統(tǒng)，同時支持OA、NC系統(tǒng)內(nèi)word、pdf等格式文件數(shù)據(jù)及時流轉入檔案系統(tǒng)。建立視音頻條目，并將原文件收錄到系統(tǒng)中，對重要的視頻內(nèi)容進行關鍵詞著錄。支持導入音頻MP3、MP4主流格式文件，以及導入視頻MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。同時，支持對導入文件進行關鍵詞設置。檔案擔當可以實時監(jiān)控和督導各部門的檔案收集情況，確保檔案的完整性。同時，支持下達郵件提醒，催促檔案收集進度情況。檔案整理分為傳統(tǒng)立卷和一文一件整理方式。對已經(jīng)收集錄入的檔案進行一文一件歸檔，選擇要歸的檔案與所歸的檔案目標庫，將檔案歸到需要的檔案里，形成歸檔文件。支持預歸檔處理流程，流程由用戶自定義。同時，支持對已經(jīng)按照一文一件歸檔方式歸檔的文件重新進行調整，包括整理斷號、撤件、調整件號。按照傳統(tǒng)立卷方式，對檔案進行立卷，根據(jù)要求自動生案卷級與文件級記錄，用戶可以自定義檔號生成規(guī)則。支持預歸檔處理流程，流程由用戶自定義。對已經(jīng)按照傳統(tǒng)立卷方式歸檔的檔案案卷、檔案文件進行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷調整及文件整理、文件撤件、文件調整、文件移卷、頁數(shù)轉頁號。系統(tǒng)自動生成保管期限和分類號，針對檔案類型、檔案產(chǎn)生部門進行分類。同時，支持檔案類型設定，檔案保管期限規(guī)則設定，并且檔案類型與保管期限有對應關系，分類號規(guī)則設定，并且檔案類型與分類號有對應關系。通過多種統(tǒng)計模式進行檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計，并以圖形進行展現(xiàn)打印。支持EXCEL表導出及打印。系統(tǒng)還提供了目錄檢索功能，用戶可以根據(jù)目錄號、案卷號、文件號等目錄信息來檢索檔案。同時，也支持模糊查詢和高級查詢，方便用戶快速找到需要的檔案。二）檔案借閱系統(tǒng)支持檔案借閱功能，用戶可以通過系統(tǒng)提交借閱申請，管理員審核后進行借出。借閱期限和次數(shù)可以根據(jù)實際情況進行設置，同時系統(tǒng)還提供了借閱記錄和歸還記錄的管理功能，方便管理員進行檔案借閱管理。三）檔案復制系統(tǒng)支持檔案復制功能，用戶可以將需要的檔案復制到自己的工作目錄中進行使用。同時，管理員也可以對檔案進行復制管理，方便檔案的備份和共享。四）檔案下載系統(tǒng)支持檔案下載功能，用戶可以將需要的檔案下載到本地進行使用。同時，管理員也可以對檔案進行下載管理，方便檔案的備份和共享。五）檔案打印系統(tǒng)支持檔案打印功能，用戶可以按照需要制作各種檔案統(tǒng)計報表和檔案利用情況統(tǒng)計報表。同時，也可以將需要的檔案打印出來進行使用。管理員也可以對檔案進行打印管理，方便檔案的備份和共享。用戶在使用檔案時，通常需要快速準確地從網(wǎng)絡上查找檔案。系統(tǒng)提供了目錄檢索功能，使用戶能夠快速找到所需的檔案。用戶只需輸入關鍵字，系統(tǒng)便會自動從檔案庫中找出所有匹配的檔案，從而縮小了查找范圍，提高了檢索的準確性。此外，系統(tǒng)還支持多關鍵字檢索。系統(tǒng)集成了office、音頻和視頻播放器等插件，提供在線瀏覽檔案文件的功能。檔案授權分