跨部門溝通與協(xié)調(diào)(正式)課件

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企業(yè)跨部門溝通與協(xié)調(diào)

主講:劉喜才2009年4月2023/8/712023/8/32溝通：世間最需要做的工作2023/8/72溝通：世間最需要做的工作2023/8/33反思:我們在跨部門溝通中遇到的問題部門之間/老死不相往來”部門墻”:靠《工作聯(lián)系單》溝通工作？為什么問題反復發(fā)生？轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去,無法完成為什么同樣一件事不同的人處理結(jié)果不同?為什么那個部門老是對我們部門有意見？2023/8/73反思:我們在跨部門溝通中遇到的問題部門之間/老死不相往來242023/8/742023/8/35問題的類型

（一）分歧型：考慮問題的出發(fā)點不同，意見不完全一致.

銷售、招商部門:為完成任務希望投入更多的經(jīng)費進行市場推廣；財務部門:可能從成本控制的角度出發(fā)限制這種業(yè)務拓展活動；技術部門：“技術情結(jié)”，采用最先進的技術，使新產(chǎn)品過復雜……

（二）回避型：部門之間某些工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題以后，雙方因出于不愿意多承擔責任，不愿意部門的利益受影響等彼此都裝作沒看見裝糊涂的結(jié)果：工作被耽誤，公司整體運作效率低下。（三）矛盾沖突型：由于跨部門溝通中小的分歧或磨擦沒有及時解決，日積月累爆發(fā)。

2023/8/75問題的類型（一）分歧型：考慮問題的出發(fā)點不同，意6跨部門溝通障礙的原因

（一）組織層面的原因

1.專業(yè)化分工帶來的部門目標差異

研發(fā)部：盡快推出市場需求的新產(chǎn)品//采購部：采購價格影響其獎金，不愿采購新零件結(jié)果：影響到研發(fā)部門的進度和整個公司的新產(chǎn)品推廣。

2.職能和權責劃分不明確

酒店：前臺的行李主管認為他手下的行李員只能幫助客人提行李，對于來酒店開會的客人需要幫忙一概不管，因為他認為這是餐廳服務員的事情；而客房服務員拒絕對由于開錯房而不知所措的客人提供幫助，因為他們認為這是前臺的錯誤，應該由前臺大堂副理前來解決推諉、扯皮的現(xiàn)象都是由于職責劃分不明確引起的。

3.溝通雙方信息不對稱

計劃部門與銷售部門的意見不一致，原來計劃部門的數(shù)據(jù)來源于上級的規(guī)劃，而銷售部門的數(shù)據(jù)來源于市場需求，由于掌握的信息不一致，分歧在所難免。

2023/8/76跨部門溝通障礙的原因

（一）組織層面的原因

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(二)意識層面的原因

1.本位主義：只關心本部門的工作，重本職而忽視全局，執(zhí)行任務時，都從本部門的實際利益出發(fā)，強化了競爭而削弱了合作，相互推諉現(xiàn)象，猶如“鐵路警察”，各管一段

2.不同部門人員價值觀的因素

策劃部和銷售部，策劃人員善于利用知識理性分析問題，喜歡經(jīng)過精心策劃，既能提升品牌、促進銷售又能表現(xiàn)自己專業(yè)能力的市場推廣活動，而銷售人員的閱歷更豐富，更注重行動，喜歡采用降價、贈送等直接刺激銷售增長的方式

3.利益分配的因素

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(二)意識層面的原因1.本位主義：2023/8/8(三)行為層面的原因

人是情感動物，不恰當?shù)臏贤ǚ绞胶蛻B(tài)度會對溝通效果產(chǎn)生嚴重影響。

強迫對方接受的態(tài)度、模棱兩可的語言、分心的舉動或手勢、隨意插話、妄加批評和爭論、不好的傾聽習慣、不耐煩的姿勢、不恰當?shù)臏贤〞r機和溝通對象、失控的情緒等等。

溝通中人們傾向于使自我觀念免受攻擊，當別人說出我們不希望聽到的話時，我們的自尊受到了威脅，很可能轉(zhuǎn)化為怨恨，為雙方關系的緊張種下了禍根，如，直率的言語冒犯、人身攻擊、毀謗、諷刺性的批評或其他有害的信息等。2023/8/78(三)行為層面的原因

人是情感動物，不恰當?shù)臏贤ǚ绞胶?跨部門溝通不暢帶來的不良后果亂：究竟該如何辦？工作職責、程序、計劃慢：效率不高差：質(zhì)量差，管理差，很多事情管不到位轉(zhuǎn)：一個事情從起點，經(jīng)過幾輪反復，到最后又轉(zhuǎn)到起點對著干：凡是……,就是…

企業(yè)執(zhí)行力低下,整體利益受損失2023/8/79跨部門溝通不暢帶來的不良后果2023/8/3102023/8/7102023/8/311都是你的錯！2023/8/711都是你的錯！2023/8/312轉(zhuǎn)暈了頭?。?！2023/8/712轉(zhuǎn)暈了頭?。?！2023/8/313大家來討論一下您遇到了跨部門溝通協(xié)調(diào)的哪些障礙？您是怎么想、怎么看的？2023/8/713大家來討論一下您遇到了跨部門溝通協(xié)調(diào)的哪些障礙？202314危難中的世界經(jīng)濟2023/8/714危難中的世界經(jīng)濟2023/8/315

困難的形勢下,更需要大家形成合力!2023/8/7152023/8/3162023/8/7162023/8/317一、跨部門溝通是部門主管的必修課

問題：對于部門主管來說,是溝通能力重要還是其它能力重要？2023/8/717一、跨部門溝通是部門主管的必修課問題：對于部門主管18部門主管：難做啊!2023/8/718部門主管：難做啊!2023/8/319針對10000人的記錄進行分析,成功的因素中85%決定于溝通,而知識、技術、經(jīng)驗只占15%2009年度某地區(qū)被解雇的4000人中，能力不稱職的占10%，溝通不好者則占90%槍頭太鈍，折斷槍桿！2023/8/7192023/8/320合格的部門主管溝通能力占80%，其它只需20%。溝通能力強的人更善于管理。目前大多數(shù)企業(yè)的中,高層主管最缺乏的是溝通能力。2023/8/720合格的部門主管溝通能力占80%，其它只需20%。202321

部門經(jīng)理要提高自己的溝通力,進而提高個人的影響力2023/8/7212023/8/322先把本部門內(nèi)部的溝通做好

首先要確保與屬下之間的信息是完全流通的。要避免這樣的事情發(fā)生:/部門主管之間約定的事情，屬下卻完全不知情，還在為這事徒傷腦筋；

/屬下之間彼此協(xié)調(diào)好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了，主管事后知道卻大感不妥，推翻之前的決定，一切又得重新來過。

/要跟進屬下在與其它部門溝通時是否遇到了某些困難，你可以主動詢問員工，是否需要你出面聯(lián)系，以便盡早發(fā)現(xiàn)問題、盡早解決問題。

后院不能起火!2023/8/722先把本部門內(nèi)部的溝通做好首先要確保與屬下之間的信23部門經(jīng)理們應該適當“串門”

/要多與其他部門主管溝通\面談。

/面對面的溝通:表達更加準確，減少信息失真，還可以增進部門間的感情和理解。

2023/8/723部門經(jīng)理們應該適當“串門”2023/8/324避免告狀式溝通發(fā)現(xiàn)了相關部門的問題，最好與這個問題的相關部門責任人協(xié)調(diào)解決，而不能簡單直接地把問題端給部門經(jīng)理，更不能直接端給部門經(jīng)理的上司。否則，這樣做，對于這個責任人而言，就是“告狀”；即使這個問題由上司出面干涉解決了，但以后的溝通協(xié)調(diào)可能更麻煩。

2023/8/724避免告狀式溝通發(fā)現(xiàn)了相關部門的問題，最好與這個問題的相關25注重非正式溝通部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會議前私下解決，迫不得已需要在會議上討論的，也應該先通氣。此外在會上的溝通討論，要盡量以解決問題為主，而不能相互指責、相互挖墻腳。

2023/8/725注重非正式溝通部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會議26

重視八小時以外的溝通2023/8/7262023/8/327

部門主管的幾個重要溝通技巧溝通是一件很可怕的事情，弄不好就會….善于溝通的人更善于管理2023/8/727部門主管的幾個重要溝通技巧溝通是一件很可怕的事28A、學會聆聽1）恰當?shù)陌l(fā)問可幫助你得到恰當?shù)幕卮稹?）充滿信賴的沉默可以鼓勵欲言又止的說話者3）琢磨你聽到的話，而不是說這些話的人。4）寬容地對待他人所說的話。5）盡快把承諾變成白紙黑字，以避免產(chǎn)生誤解2023/8/728A、學會聆聽1）恰當?shù)陌l(fā)問可幫助2023/8/329B、提問1）如欲他人具體回答就需具體發(fā)問。2）問開放式問題，以洞悉他人性格，并鼓勵對方作答。3）開會前列出所有問題。4）思考下一個問題時，不要害怕略作停頓。5）盡量使語氣自然，以創(chuàng)造熱情的氛圍。2023/8/729B、提問1）如欲他人具體回答就需具體發(fā)問。2023/8/30

C：尊重和欣賞2023/8/730C：尊重和欣賞2023/8/331一個人最關心的人是誰？A自己B自己最親的人C自己最愛的人2023/8/731一個人最關心的人是誰？A自己2023/8/332/自我與滿足“自我”人對自己的興趣遠勝于世界上任何事物人認為自己的存在很重要，同時常希望自己的存在能更有價值人希望透過別人的贊賞以滿足自己人的自我沒有滿足就不會主動考慮關心別人人的自我滿足了就不會對人采取敵對態(tài)度人常有意或無意的保護、滿足“自我”2023/8/732/自我與滿足“自我”人對自己的興趣遠勝于世界上任何事物233真心誠懇地稱贊，稱贊多多益善，百聽不厭勿自夸，“謙受益，滿招損”真誠關心別人勿喜歡批評別人保持從容不迫的態(tài)度正面肯定對方：接納，激勵，重視對待別人2023/8/733真心誠懇地稱贊，稱贊多多益善，百聽不厭對待別人2023/34人際關系中的KeyWords最重要的：5個字：我以你為榮；4個字：你的看法？3個字：是否請…；2個字：謝謝！

最不重要的一個字：我2023/8/734人際關系中的KeyWords最重要的：2023/8/335D：換位思考

問題：在與其他部門產(chǎn)生沖突時，為什么常常認為是其他部門的錯？2023/8/735D：換位思考問題：在與其他部門產(chǎn)生沖突時，為什么36

換位思考是克服人性的弱點。換位思考是日常生活常識。換位思考須在企業(yè)中形成一種氛圍。換位思考須從我做起，從現(xiàn)在做起。換位思考的關健點2023/8/736換位思考是克服人性的弱點。換位思考的關健點202337

問題：作為一名優(yōu)秀經(jīng)理是本專業(yè)知識重要還是對其他部門的運作熟悉了解重要？E：知己知彼,了解其他部門的情況2023/8/737問題：E：知己知彼,了解其他部門的情況2023/838“功夫在詩外”優(yōu)秀的HR經(jīng)理的真功夫在于他﹙她﹚對其他部門運作的了解。優(yōu)秀的財務經(jīng)理的真功夫在于他﹙她﹚對其他部門運作的了解。優(yōu)秀的任何經(jīng)理的真功夫在于他﹙她﹚對其他部門運作的了解。普通：本專業(yè),本部門.杰出:跨專業(yè)、跨部門。2023/8/738“功夫在詩外”優(yōu)秀的HR經(jīng)理的真功夫在于他﹙她﹚對其他部39多了解其他部門的業(yè)務運作情況多學習其他部門的業(yè)務知識凡事應站在整體利益的立場考慮問題對本部門要求嚴一些，對別的部門要求松一些部門間橫向溝通要點2023/8/739多了解其他部門的業(yè)務運作情況部門間橫向溝通要點2023/40二：跨部門溝通主要方式

——有效的會議。

問題：貴司的各部門主管例會效果如何？你認為有效的各部門主管例會應該是怎樣？2023/8/740二：跨部門溝通主要方式

——有效的會議。41有效會議要點會議只要相關人員參加，人數(shù)越少越好會議前須發(fā)資料給與會人員會議應有議題、時間限制會議應有決議，決議的責任人、督導人和完成時間會后應對議題有跟蹤2023/8/741有效會議要點會議只要相關人員參加，人數(shù)越少越好2023/42會議溝通要點（一）“沉默未必是金”該說的話還是要說出來對離題的話題，應技巧性的制止，但不可封殺不同意見對跨部門間較為敏感的問題，最好能私下解決.迫不得已必須在會議上討論的，也應先通氣對事不對人，討論時盡量以解決問題為主2023/8/742會議溝通要點（一）“沉默未必是金”該說的話還是要說出來243會議成員的責任會前：仔細閱讀相關資料，對似討論和提出的問題要有周密思考和充分準備，寫好必言提綱會間：傾聽他人觀點，積極發(fā)表自己的觀