辦公室文秘培訓

辦公室文秘培訓第1頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月第一章辦公室文秘概述第一節(jié)文秘的角色第2頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月辦公室是訪客最先到達和最后達到的地方，給人以先入為主的第一印象和告別時的最后印象。如果文秘部門環(huán)境優(yōu)雅、關系融洽，文秘人員態(tài)度友好、辦事認真，就會給訪客留下良好的印象，進而增進與本單位的業(yè)務往來。第3頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月一、文秘人員的特點1、塑造良好的角色形象，依法辦事。2、有清醒的配角意識。3、應該依據(jù)領導者的期待塑造自我，以此作為自己的角色追求。4、要盡力使自己的行為跟文秘角色相稱。第4頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月二、文秘工作的特性1、文秘工作的中介性辦公室處于領導與職能部門、職能部門與職能部門、上級單位與下屬單位的之間，有著承上啟下、聯(lián)系左右、連結(jié)內(nèi)外的作用。第5頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月2、文秘工作的政策性和綜合性*辦公室必須認真貫徹執(zhí)行公司政策。*辦公室必須了解方方面面的情況，研究問題，向領導匯報，并提供意見。各職能部門管不到的問題，難以歸口的問題，辦公室都要管起來。這是文秘工作綜合性的表現(xiàn)。第6頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月3、文秘工作的輔助性和服務性*文秘工作人員在處理任何問題時，都要以領導意見為根據(jù)，而不能代替領導做決定，可以提出意見、建議以至方案，但只有被領導采納并成為決定后，才能貫徹執(zhí)行。*文秘工作的出發(fā)點和歸宿點都是為領導者的領導活動服務，以提高領導活動的效率和質(zhì)量。與此同時，文秘工作也為各職能部門服務。

第7頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月4、文秘工作的機要性和潛隱性*文秘緊靠領導，接觸領導的機會最好，經(jīng)常參與研究各種機密問題，負責機密文件的起草和保管，所以文秘人員要嚴守保密規(guī)定、紀律。*文秘工作的潛隱性體現(xiàn)在：（1）文秘不能顯示自己的勞動成果；（2）文秘人員不得對外表現(xiàn)自己。

第8頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月5、文秘工作與處理信息*文秘工作的基本職能在于接收信息、處理信息、利用信息和溝通信息。*文秘要善于在日常的閱讀文件中發(fā)現(xiàn)新精神、新動向、新政策、新經(jīng)驗，即發(fā)現(xiàn)文件的“新鮮信息”。*對信息的深刻理解、綜合處理及合理利用是文秘工作的基本職能。第9頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月第二節(jié)文秘與領導的關系文秘與領導的本質(zhì)關系是組織關系和工作關系；文秘是領導者的直接助手和參謀。第10頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月一、文秘與領導的特別關系

1、就政治本色而言，文秘與領導是同志關系。

2、就精神道德方面而言，文秘與領導是諍友關系。第11頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月二、文秘是領導的時間安排者文秘要為領導安排一天、一周乃至一個階段參加重大活動的時間表。文秘要為領導事先安排好時間，可保證領導活動有節(jié)奏、高效率，也使領導有適當?shù)男菹r間。第12頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月三、文秘對領導起輔助作用

1、精力輔助。如提供經(jīng)過處理的信息、撰寫文稿、擋駕等；

2、智力輔助。如在制定決策過程中參與論證，在執(zhí)行決策過程中跟蹤調(diào)查和及時反饋，平時為領導提供咨詢等；

3、心理輔助。第13頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月第三節(jié)文秘的職責文秘的主要職能有；輔助決策，溝通信息，協(xié)調(diào)關系，保守秘密，辦文辦會和管理事務等。第14頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月一、輔助決策職責二、協(xié)調(diào)關系職責三、處理事務職責四、組織會議職責五、撰寫文稿職責六、管理文書職責七、保守機密職責八、信訪工作職責九、督促檢查職責第15頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月第四節(jié)文秘人員必備素質(zhì)一、政治和道德素質(zhì)要求良好的政治素質(zhì)，高尚的道德風貌，是文秘素質(zhì)的首要內(nèi)容。政治素質(zhì)，是指政治方向、政治立場、政治品德和思想作風的總和；道德素質(zhì)是文秘人員在從事自己的職業(yè)中應遵循的道德，包括職業(yè)所要求的道德觀念、情操、品質(zhì)等。第16頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月1、堅定正確的政治方向辦公室文秘人員必須堅持社會主義政治方向，時時刻刻保持政治上的敏銳性，關心國內(nèi)外時事、政治，認真學習、深刻理解黨和政府的重大決策，并盡可能通過對時事政治的研究，預測未來發(fā)展的趨勢，主動做好工作。第17頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月2、敏捷高效的工作作風辦公室文秘人員必須具有強烈的時間觀念和效益觀念，養(yǎng)成雷厲風行的工作作風。遇事反應敏捷，辦事干凈利落，抓緊時間，講求效率。同時，高效必須優(yōu)質(zhì)，從輔助決策到辦理事務，從理性分析到見諸文字，都要周密細致，各種數(shù)據(jù)一定要仔細核實，避免出錯。第18頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月3、忠誠可信的個人品行忠誠是做人的根本之道，也是辦公室文秘人員的必備品質(zhì)。細心周到、認真負責地為領導服務，為其他職能部門服務，決不當面一套，背后一套，或者把為領導服務作為撈取私利的籌碼。第19頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月4、恪守機密的職業(yè)道德辦公室文秘人員從工作、資料、電話、會議、談話中，知道很多重要的情報，必須慎之又慎，在日常工作中堅持做到不該問的不問、不該看的不看、不該說的不說、不該做的不做，養(yǎng)成保守機密的好習慣。第20頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月二、知識素質(zhì)要求文秘工作的廣泛性和綜合性，科學技術的不斷發(fā)展和商務管理的復雜性，要求辦公室文秘人員必須具備廣博的知識，不僅要有良好的文化素質(zhì)，而且必須建立適應形勢發(fā)展需要的知識結(jié)構(gòu)。第21頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月1、扎實的基礎知識基礎知識是指在辦公室文秘人員知識結(jié)構(gòu)中起基礎性作用的知識。一般來說，文秘人員應具有中等水平的文、史、地、哲、數(shù)、理、化、生物等方面的基本知識。第22頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月2、必要的相關知識相關知識是指與辦公室文秘工作有密切聯(lián)系的知識。這部分知識有助于辦公室文秘人員整體素質(zhì)的提高，也有助于辦公室文秘人員更有效地開展工作。*經(jīng)濟學知識*法學知識*心理學知識*公共學知識第23頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月3、精深的專業(yè)知識辦公室文秘人員的專業(yè)知識，主要包括檔案學、應用寫作、調(diào)查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協(xié)調(diào)，以及現(xiàn)代辦公等方面的知識。第24頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月三、能力素質(zhì)要求辦公室文秘人員是應用型人才，不僅需要優(yōu)秀的品質(zhì)修養(yǎng)、合理的知識結(jié)構(gòu)，而且還要具備過硬的實際能力。辦公室文秘人員的能力，一般分為基礎能力和專業(yè)能力?；A能力包括觀察力、記憶力、注意力、想象力、思維力等，這是辦公室文秘人員從事秘書活動所需要的基本能力，也是從事其他工作的人員都應具備的能力。第25頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月1、寫作能力指應用寫作能力，即要能寫出觀點正確、內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)嚴謹、表達清晰、語言流暢、符合公文格式的各類應用性文件。寫好應用文，就應熟悉其程式，對應用文語體有透徹的理解，具有豐富的語法、修辭、邏輯知識。另外，辦公室文秘應當寫得一手好字，雖然不一定要成為書法家，但一定要把字寫得正確、端正、勻稱，給人以實用美感。第26頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月2、說話能力即口頭表達能力，就是運用口頭語言交流思想、傳達信息的能力。辦公室文秘經(jīng)常要從事匯報、傳達、討論、會談、接待等工作，能說會道是辦公室文秘人員的一個起碼要求?？邶X清晰、條理分明、不緊不慢、不卑不亢、言詞文雅、簡練生動，則是辦公室文秘人員說話的基本要求。第27頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月3、閱讀能力閱讀能力是表達能力的基礎，也是一種基本的工作手段，只有通過博覽泛讀，才能獲得知識和有價值的信息，才能有效地辦理公文和處理事務。對于辦公室文秘來說，閱讀一是要準確，即能準確地把握文章的整體結(jié)構(gòu)及中心思想，并能用自己的語言進行概括；二要快速，辦公室文秘每天有大量的材料閱讀，因此必須提高閱讀效率。第28頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月四、心理素質(zhì)要求

1、動機要成為一個合格的秘書，就應該培養(yǎng)和確立為民族振興、為國富民強，同時實現(xiàn)個人價值、追求個人幸福的正確動機。有了崇高的追求目標和正確的行為動機，就能夠不計個人名利得失，不畏工作艱難險阻，就會產(chǎn)生巨大而持久的工作動力。第29頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月2、興趣興趣能引起人們持久而穩(wěn)定的注意，使感知清晰，啟發(fā)思維和想象，產(chǎn)生愉快的情緒。良好的興趣，可以使人眼界開闊，熱愛本職工作，不斷追求新的知識，豐富其精神世界。第30頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月辦公室文秘只有真正培養(yǎng)起對本職工作的興趣，才能自覺克服工作中的各種困難，克服某些重復的公式化的工作帶來的枯燥感和厭倦心理。對事務性的工作具有持續(xù)而穩(wěn)定的興趣，是一個優(yōu)秀文秘人員應具有的心理品質(zhì)。同時，文秘活動涉及面廣，除了本專業(yè)的興趣外，還要培養(yǎng)外圍興趣，如音樂、繪畫、書法、攝影、旅游等，以豐富知識、陶冶性情、提高素養(yǎng)。第31頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月3、意志辦公室文秘在培養(yǎng)自己的意志品質(zhì)時要注意以下幾個方面：

1）、自覺要有遠大的理想和信念，勇于進取，既不盲目陶醉，也不嫌工作瑣細。

2）、果斷遇事要能準確估計情況，當機立斷，果敢行動，采取堅決措施，處理復雜、緊急情況。第32頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月3）、自制每做一件事都必須認真審慎，在任何情況下都能控制自己的情感、欲望，節(jié)制行動，約束言論，避免沖動急燥。4）、堅韌工作中要有為實現(xiàn)目標而不怕困難、鍥而不舍、百折不撓的精神，避免一遇困難即改弦更張，也不能時冷時熱，時緊時松。第33頁，課件共36頁，創(chuàng)作于2023年2月4、意識辦公室文秘要加強以下幾種意識：

1）、創(chuàng)新意識，善于接受新事物，捕捉新信息，研究新問題，在工作職權范圍內(nèi)，大膽發(fā)揮主觀能動性；

2）、參與意識，把工作重點放在為領導服務上，想領導之所想，急單位之所急，當好參謀和助手；第