2023年機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度

*歐陽(yáng)光明*歐陽(yáng)光明*創(chuàng)編2023.03.07*歐陽(yáng)光明*歐陽(yáng)光明*創(chuàng)編2023.03.07機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案治理制度歐陽(yáng)光明〔2023.03.07〕第一章總則為了加強(qiáng)檔案治理，有效地呵護(hù)和利用好檔案，提高資料利用效率，使其更好的辦事于我局的工作，現(xiàn)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔其次章歸檔制度一、歸檔制度、圖書資料、測(cè)繪資料等。〔含文字、圖表、聲像、光盤、磁盤、實(shí)物資料等〕必需由本局部或?qū)Ｈ藫?dān)當(dāng)收集、整理，于次年630日前或本項(xiàng)工作完畢后向局檔案科移交歸檔，任何單位和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔。歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整，能系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反響本單位在各項(xiàng)工作治理等方面的真實(shí)內(nèi)容；歸檔文件的書寫字跡和載體資料要能耐久保管，嚴(yán)禁使用圓珠筆、紅墨水、蘭墨水書寫或?qū)徟炞帧仓荒苡煤谏珒?yōu)良，線條、字跡圖象清楚，反差良好；文件資料和表格統(tǒng)一使用A4紙。用、法令效用的文件資料，文件資料歸檔后不得更改。歸檔的文書、科技、會(huì)計(jì)、各類輿圖，文件必需是蓋有公章的正文，其定稿必需由單位領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上的簽字并加蓋公章。領(lǐng)導(dǎo)簽批應(yīng)使用碳素墨水或簽字筆；計(jì)算機(jī)生成的文件定稿必需使用噴墨或激光打印機(jī)打??；各種圖紙，表格做到手續(xù)完備，按規(guī)定簽字蓋印，圖紙的圖幅和圖標(biāo)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)繪制。分保管一年，期滿之后，指定專人編制移交清冊(cè),于每年的六月底前移交檔案科統(tǒng)一保管。相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。目前我局的電子檔案有與可研、規(guī)劃相對(duì)應(yīng)的電子版；遙感影像數(shù)據(jù)；與本局發(fā)文相對(duì)應(yīng)的電子版；荒漠化沙化監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)；各項(xiàng)工程數(shù)據(jù)及成效資料；我局各項(xiàng)日常和業(yè)務(wù)活動(dòng)的影像資料等。必需在檔案移交單上簽字。二、預(yù)立卷制度〔一〕預(yù)立卷根本要求針對(duì)本局工作的特點(diǎn)，便利領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)科科在工作中使用檔案資料，把工作過程中各個(gè)階段所形成的治理文件和技術(shù)資料完整地、準(zhǔn)時(shí)地收集、積存、整理出來；為避開檔案的流失，加以妥當(dāng)保密，必需進(jìn)展預(yù)立卷工作。檔案預(yù)立卷工作由各科科完成。導(dǎo)、檢查和監(jiān)視。并檢查文件資料是否有保管價(jià)值、內(nèi)容是否齊全、有無重復(fù)資料。昔時(shí)收集上一年度形成的、與科科工作相關(guān)的文件、照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等成效資料或昔時(shí)已經(jīng)完成的工程工程資料。請(qǐng)示與批復(fù)為一件、正件與附件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件為一件。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。獲獎(jiǎng)的上報(bào)資料附上級(jí)的批文或獲獎(jiǎng)證書的復(fù)印件，為一件。林業(yè)科技檔案中具體工程工程從立項(xiàng)起至工程完畢，全部資料為一件。料中不得呈現(xiàn)圓珠筆或鉛筆字〔特別狀況要加以說明。A4紙張應(yīng)特別說明。〔二〕林業(yè)科技檔案預(yù)立卷制度林業(yè)科技檔案預(yù)立卷工作由各科科完成。工作完畢后，由各科10月底前歸檔，或在工作完畢后直接歸檔。預(yù)立卷時(shí)，各科科按本局檔案的歸檔規(guī)模，將形成的各階段業(yè)務(wù)資料準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展收集，各種積存的資料要進(jìn)展分類、整理并放入局標(biāo)準(zhǔn)要求的標(biāo)準(zhǔn)檔案資料檔案盒中，在各科科統(tǒng)一靜態(tài)治理。工作完畢后，由各科科擔(dān)當(dāng)人清點(diǎn)和檢查各爭(zhēng)論階段的文件資料的準(zhǔn)確性、標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、合法性，清點(diǎn)和檢查各爭(zhēng)論階段文件資料的彌補(bǔ)和更改狀況，檢查每份文件資料的各級(jí)會(huì)簽和審批手續(xù)，并通知檔案科對(duì)預(yù)立卷工作進(jìn)展檢查，檢查合格后，完成文件自然信息數(shù)據(jù)的錄入。如有電子檔案，則需從檔案科領(lǐng)移動(dòng)硬盤拷貝至少兩份。經(jīng)科科領(lǐng)導(dǎo)批示同意歸檔后依照歸檔要求，對(duì)文件資料進(jìn)展分類處理，并規(guī)畫交接手續(xù)，將預(yù)立卷資料送交到檔案科。A4標(biāo)準(zhǔn)，書寫文字用黑色簽字筆，圖樣檔案資料要裝訂成冊(cè)，厚度不克不及超出6cm。〔三〕文書檔案預(yù)立卷文書檔案預(yù)立卷工作主要由辦公科完成。在日常工作中進(jìn)展檔5月份前將前一年檔案依照檔案科的要求分類后移交檔案科。〔四〕會(huì)計(jì)檔案預(yù)立卷制度由財(cái)務(wù)科將尋常工資、帳簿、憑證、報(bào)表等文件進(jìn)展整理并治理，按有關(guān)規(guī)定，按期向檔案科移交并規(guī)畫移交手續(xù)。〔五〕電子檔案預(yù)立卷制度由涉及電子檔案的科科按期將電子檔案拷貝存放到移動(dòng)硬盤里至少兩份，按期向檔案科移交并規(guī)畫移交手續(xù)。第三章檔案統(tǒng)計(jì)制度計(jì)應(yīng)以表冊(cè)、數(shù)字的形式提示檔案數(shù)量和檔案工作有關(guān)的狀況。統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)成長(zhǎng)規(guī)劃，開展檔案科學(xué)爭(zhēng)論，進(jìn)展定性闡發(fā)與定量闡發(fā)，供給科學(xué)的依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)等狀況的根本統(tǒng)計(jì)和其他特地統(tǒng)計(jì)。依據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)展銷毀等處理，并為領(lǐng)導(dǎo)決策供給依據(jù)。行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。第四章檔案保管制度“三分隔”，非治理人員不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。腐化品入內(nèi)，制止使用明火。要常常對(duì)庫(kù)房的設(shè)施和平安進(jìn)展檢查，堅(jiān)持設(shè)施完好無損。庫(kù)房?jī)?nèi)柜架要排列有序，歸檔的檀卷、圖書、圖紙、資料排列整齊、美觀、標(biāo)準(zhǔn)，與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的名目一一對(duì)應(yīng)，以便于查找利用。14～24℃±2℃45～60%±5%。、防火、防光、防污染、防有害生物；堅(jiān)持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，干凈、干凈，無蠕滋生物，要按期投放防蟲劑和滅鼠藥等。求按期檢查、更換，堅(jiān)持良好狀態(tài)。第五章檔案利用〔借閱〕制度檔案是反響本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)記錄，是本單位的貴重財(cái)寶，為了使檔案資料更好地闡揚(yáng)作用，樂觀地為本局各項(xiàng)工作辦事，對(duì)查閱、利用檔案作如下規(guī)定：本局職工依據(jù)工作需要可直接到檔案科查閱。凡查閱有關(guān)重要數(shù)據(jù)和尚未公開宣布的科研成效，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或總工辦批準(zhǔn)方可查閱。外單位人員借閱檔案，需持本單位介紹信，經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)或總工辦批準(zhǔn)后，方可借閱。本單位職工查閱檔案一般只限于在本局查閱，如有特別緣由需借出，必需規(guī)畫借閱掛號(hào)手續(xù)，借閱時(shí)間不得超出一個(gè)月，如有特別狀況，需要延期的必需到檔案科說明狀況并規(guī)畫延借手續(xù)。查閱利用檔案者，必需保密，對(duì)所檢查的局部不成外傳。查閱檔案如需摘抄、復(fù)印，須經(jīng)檔案治理人員同意，重要的資料需要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總工辦同意、審批。檔案借閱人員必需包管檔案的完整和平安性，不得轉(zhuǎn)借、別離、涂改、抽換、損壞、喪失和泄密，如有損壞或喪失視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。會(huì)計(jì)檔案除本單位財(cái)務(wù)局部有權(quán)查閱外，其他局部查閱須經(jīng)財(cái)務(wù)局部擔(dān)當(dāng)人同意；外單位查閱須持介紹信、經(jīng)局分擔(dān)財(cái)務(wù)擔(dān)當(dāng)人或財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)后，方可在財(cái)務(wù)人員的率領(lǐng)下查閱。會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出，如有特別需要借出，須經(jīng)本單位財(cái)務(wù)局部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。查閱和復(fù)制檔案的人員，嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。地形圖、影像是反響地形地貌的真實(shí)記錄，是具有參考價(jià)值的原始依據(jù)，是國(guó)家級(jí)的保密資料,實(shí)行雙人保管制度。除本單位相關(guān)局部和人員查閱外，其他人員查閱，經(jīng)局部擔(dān)當(dāng)人批準(zhǔn)，方可查閱；如需要借出，本系統(tǒng)借閱者，持本單位介紹信，經(jīng)局部擔(dān)當(dāng)人和分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，只準(zhǔn)查閱，原件禁絕帶出?？瓶苾?nèi)保管的圖紙不得轉(zhuǎn)借他人，更不克不及涂改、損壞、喪失，如有此類狀況產(chǎn)生，視情節(jié)輕重嚴(yán)峻處理。當(dāng)生產(chǎn)規(guī)劃使用完成后，剩余的圖紙邊角料應(yīng)準(zhǔn)時(shí)收回銷毀，不克不及任憑流失，或留在個(gè)人手里。借閱的檔案，必需認(rèn)真掛號(hào)、簽字。歸還時(shí)，檔案人員要具體檢查，注銷；對(duì)未歸還的檔案，檔案工作人員要做好掛號(hào)清理，準(zhǔn)時(shí)收回。電子檔案的借閱拷貝，除要經(jīng)分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)審批外，還需經(jīng)涉及的科科擔(dān)當(dāng)人及涉及到的職工同意方可進(jìn)展借閱拷貝。第六章檔案保密制度凡在本單位工作活動(dòng)中形成并經(jīng)過立卷歸檔的各類檔案均屬保密規(guī)模。檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行《保密法法，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密，包管檔案保密、平安。檔案治理人員要堅(jiān)持原則，忠于職守，禁絕違法亂紀(jì)、任憑摘抄、私自復(fù)印檔案資料、傳播密級(jí)內(nèi)容。遵守檔案查閱利用制度，嚴(yán)禁將檔案資料帶入公共場(chǎng)合。制造檔案喪失、泄密應(yīng)馬上陳述，快速承受救方法，準(zhǔn)時(shí)挽回?fù)p失。凡借閱、復(fù)印檔案資料，必需經(jīng)分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)或總工辦主任批準(zhǔn)。嚴(yán)禁非檔案人員進(jìn)入檔案科庫(kù)房，檔案員必需關(guān)鎖好門窗，自覺做好平安防范工作。并按期檢查，制造問題準(zhǔn)時(shí)訂正和解決。第七章檔案鑒定銷毀制度導(dǎo)組組織，由有關(guān)專業(yè)的科技人員與檔案工作人員組成鑒定小組。依據(jù)有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已過保管期限的科技檔案進(jìn)展鑒定并填寫鑒定卡一式三份。組領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，并報(bào)送主管局部進(jìn)展鑒銷。為避開泄密，涉密檔案銷毀工作由辦公科專人擔(dān)當(dāng)執(zhí)行。銷毀檔案后，應(yīng)將銷毀清冊(cè)及手續(xù)資料存入檔案全