鄭州卷煙廠流程制度梳理和優(yōu)化方案

鄭州卷煙廠流程制度的梳理和優(yōu)化方案一、 目標(biāo)建立科學(xué)規(guī)范、簡(jiǎn)潔高效的鄭州卷煙廠流程體系，完善健全企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系.二、 原則1、 先梳理，后優(yōu)化；2、 以流程梳理為切入點(diǎn)，將流程和制度進(jìn)行匹配，進(jìn)而梳理和優(yōu)化制度；3、 分類分級(jí)優(yōu)化流程；4、 根據(jù)二八原則，對(duì)核心流程識(shí)別并重點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化（需跨部門討論）。三、 操作步驟1、 成立項(xiàng)目組織項(xiàng)目組組長(zhǎng)：范國(guó)民，副組長(zhǎng)：袁致光，成員：各部門行政負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)動(dòng)員和對(duì)重大事項(xiàng)的決策。項(xiàng)目組下設(shè)日常工作組、三個(gè)專業(yè)小組和部門編寫小組.日常工作組組長(zhǎng)：袁致光，成員由企業(yè)管理部、人力資源部、咨詢公司相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的跟進(jìn)與協(xié)調(diào)工作.大生產(chǎn)流程優(yōu)化專業(yè)小組由生產(chǎn)管理部牽頭，成員由質(zhì)量管理部、質(zhì)量監(jiān)督監(jiān)測(cè)站、設(shè)備管理部、物資供應(yīng)部、原料部、市場(chǎng)營(yíng)銷服務(wù)站、三個(gè)車間行政負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)大生產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和評(píng)審.大政工流程優(yōu)化專業(yè)小組由黨委工作部牽頭，成員由紀(jì)檢監(jiān)察部、審計(jì)部、廠工會(huì)、整頓督查辦、離退休管理辦公室行政負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)大政工、大監(jiān)督相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和評(píng)審。綜合管理優(yōu)化專業(yè)小組由企業(yè)管理部牽頭，成員由辦公室、人力資源部、財(cái)務(wù)部、安全保衛(wèi)部行政負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)管理支持類相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和評(píng)審。各部門編寫小組，負(fù)責(zé)流程梳理階段的流程識(shí)別工作。編寫小組的組長(zhǎng)由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，編寫小組成員各安排一至二名員工，要求其對(duì)企業(yè)的運(yùn)作比較熟悉。編寫小組人數(shù)可根據(jù)流程數(shù)量來(lái)確定，首先預(yù)估小組負(fù)責(zé)編寫的流程數(shù)量，再根據(jù)每人5條左右的標(biāo)準(zhǔn)分配（最好由流程執(zhí)行人員負(fù)責(zé)編寫相應(yīng)的流程）.2、 方案培訓(xùn)時(shí)代朗迪負(fù)責(zé)流程制度梳理和優(yōu)化的培訓(xùn)，并在流程梳理和優(yōu)化階段提供答疑支持.培訓(xùn)對(duì)象一般為日常工作小組和流程編寫小組成員，有利于日后推行與維護(hù)。3、梳理流程清單（1） 本項(xiàng)目關(guān)于流程的范圍本項(xiàng)目所稱流程包括部門內(nèi)流程、跨部門流程和組織間流程。1） 部門內(nèi)部流程是指在本部門內(nèi)但需要跨崗位完成的業(yè)務(wù)和管理流程。2） 跨部門流程是指至少需要兩個(gè)以上部門完成的業(yè)務(wù)和管理流程。3） 組織間流程是指鄭州卷煙廠與公司、其他企業(yè)存在業(yè)務(wù)和管理關(guān)系的流程.需要注意的是：一個(gè)崗位完成一項(xiàng)工作（活動(dòng)）所經(jīng)過(guò)的工作步驟不作為流程，我們稱之為標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（SOP）。（2） 各部門流程編寫小組負(fù)責(zé)提煉本部門的流程清單在以部門為中心進(jìn)行流程收集時(shí),需要對(duì)本部門參與的流程列出流程清單，填入表1《流程調(diào)查表》。編寫小組在梳理流程清單前，需要了解與本部門有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)（制度）等，因?yàn)楹芏嗔鞒屉[含在這些文件里面，同時(shí)也是制度梳理的基礎(chǔ)工作.編寫小組提出流程清單后，組長(zhǎng)組織本部門進(jìn)行討論并對(duì)成果初審。表1流程調(diào)查表部門名稱：部門負(fù)責(zé)人：小組成員：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：流程名稱流程主要執(zhí)行者流程參與者流程接口情況相關(guān)制度備注序號(hào)名稱流程責(zé)任人所有參與方有無(wú)接口接口部門和流程1ABC2ABC3ABC4ABC5ABC…ABC填表說(shuō)明：（表中內(nèi)容均須岫在識(shí)別流程時(shí)，可以參考鄭煙廠（2009）16號(hào)文《關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置及職能分配的通知》、《鄭州卷煙廠管理分手冊(cè)》和《管理要素調(diào)查表》文件來(lái)確定部門的流程。流程名稱宜采用主謂格式如:原材料采購(gòu)流程、畢業(yè)生招聘流程。流程主要執(zhí)行者指流程責(zé)任人，可以理解為對(duì)此流程有效執(zhí)行負(fù)有重要責(zé)任的部門和崗位，應(yīng)盡量明確到部門崗位流程參與者是指此流程所有參與的部門和崗位。流程接口情況是指此流程與其他流程存在輸入輸出關(guān)系或者直接的支持關(guān)系，盡量注明在此流程哪個(gè)環(huán)節(jié)需要和其他流程有銜接。相關(guān)制度是指此流程與哪些制度相關(guān)聯(lián)，注明有關(guān)制度的編號(hào)、名稱。備注:根據(jù)此流程特點(diǎn)，選擇ABC一項(xiàng)在梳理流程時(shí)，流程可能有三種情況：A正在執(zhí)行且有文字規(guī)定的流程B正在執(zhí)行但沒有文字規(guī)定的流程C應(yīng)該有但目前缺失的流程在討論流程清單的時(shí)候，可以順便討論本部門為主要執(zhí)行者的流程步驟，便于編寫小組更快地編寫流程說(shuō)明.流程說(shuō)明模板見表2。4、 審核流程清單各部門編寫小組提出流程清單后交與日常工作小組審核，審核時(shí)主要關(guān)注小組與小組間的流程是否有重疊或遺漏，是否有些流程可以合并。日常工作小組也可以組織編寫小組一起討論流程清單。5、 描述流程現(xiàn)狀流程清單確定后，各部門編寫小組開始編寫流程初稿.流程初稿應(yīng)包括流程圖和流程說(shuō)明（流程描述）。在繪制VISIO流程（流程圖）之前，必須對(duì)流程有一個(gè)準(zhǔn)確、全面的描繪，理清流程思路.流程怎么開始？由誰(shuí)開始？有哪些部門或崗位參與？?有哪些需要決策或判斷的環(huán)節(jié)？?哪些環(huán)節(jié)會(huì)形成階段成果?什么成果？一個(gè)流程在哪里結(jié)束？編寫人在此時(shí)不要融入個(gè)人思想，只需要描述流程現(xiàn)狀，以便于下一步流程優(yōu)化.編寫人如果碰到不太熟悉的流程時(shí)，不要憑自己的感覺描述,而要去詢問(wèn)相關(guān)人員，爭(zhēng)取描述流程全貌.表2流程說(shuō)明模板（舉例）流程名稱：必填一、流程范圍：不要求，但建議填寫二、流程目的：不要求，但建議填寫三、流程說(shuō)明：編號(hào)活動(dòng)名稱活動(dòng)說(shuō)明輸入輸出責(zé)任部門和崗位參考時(shí)限（天/小時(shí)）流程重點(diǎn)關(guān)注考核點(diǎn)適用的標(biāo)準(zhǔn)名稱和章節(jié)條1必填必填必填必填必填不填不填必填2345678910…??…填表說(shuō)明:活動(dòng)名稱用詞組概括說(shuō)明，如制訂方案、提出申請(qǐng)、匯報(bào)成果等?；顒?dòng)說(shuō)明是對(duì)該流程活動(dòng)（步驟）進(jìn)行詳細(xì)描述每步記錄的操作要反映現(xiàn)有實(shí)際操作，而不是計(jì)劃中的將來(lái)。輸入是指該活動(dòng)發(fā)生的依據(jù)和條件，輸出是指該活動(dòng)產(chǎn)生的成果或結(jié)果。從形式上包括信息（客戶需求、訂單、指令、文案等）、物料（原材料、零部件、半成品、產(chǎn)成品等、資金（應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、費(fèi)用支出等〉責(zé)任部門（崗位是該活動(dòng)的主責(zé)崗位，只寫崗位名稱（以部門組織結(jié)構(gòu)圖的崗位名稱為準(zhǔn)），不寫員工名字流程活動(dòng)如果是"相關(guān)部門"，要明確是哪些部門；流程活動(dòng)中所涉及到的專有的或臨時(shí)成立"領(lǐng)導(dǎo)小組"、"評(píng)審委員會(huì)"等的人員組成進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明解釋.參考時(shí)限（天/小時(shí)）是指該活動(dòng)完成所需的時(shí)間流程重點(diǎn)關(guān)注考核點(diǎn)是指該活動(dòng)對(duì)流程有效執(zhí)行起著重要作用，同時(shí)注明考核要點(diǎn)（指標(biāo)）。適用標(biāo)準(zhǔn)的章節(jié)條款:對(duì)于流程活動(dòng)需要依據(jù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（制度）需要注明是哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的第幾章、第幾節(jié)或第幾條款.其他要求:流程說(shuō)明應(yīng)保留足夠的細(xì)節(jié)，讓其他沒有接觸過(guò)該流程的人能夠了解該流程的各環(huán)節(jié)、各控制點(diǎn)，能夠?qū)α鞒痰挠行赃M(jìn)行整體評(píng)估，能夠進(jìn)行測(cè)試以驗(yàn)證流程執(zhí)行的有效性.流程說(shuō)明（僅作為參考）流程名稱：制度執(zhí)行檢查流程一、流程范圍:公司制定下達(dá)的、除生產(chǎn)技術(shù)方面以外的各項(xiàng)管理制度的貫徹落實(shí)情況檢查。二、流程目的：確保公司下達(dá)的各項(xiàng)管理制度能夠有效貫徹落實(shí).三、流程說(shuō)明：編號(hào)活動(dòng)名稱活動(dòng)說(shuō)明輸入輸出責(zé)任部門和崗位參考時(shí)限（天）流程重點(diǎn)關(guān)注考核點(diǎn)八、、適用標(biāo)準(zhǔn)的章、節(jié)、條款1提出任務(wù)職能部門就某管理制度的貫徹執(zhí)行情況提出專項(xiàng)檢查方向。2擬訂方案根據(jù)擬開展的檢查內(nèi)容特性擬訂工作方案。方案（草案）3請(qǐng)示就擬開展檢查的事項(xiàng)向領(lǐng)導(dǎo)做專項(xiàng)請(qǐng)示。調(diào)整確定方案.方案（草案）《方案》4實(shí)施檢查獲批后，按方案組織實(shí)施檢查。檢查報(bào)告（草稿）流程圖等流程說(shuō)明確定后，由咨詢公司進(jìn)行培訓(xùn)，編寫小組采用規(guī)范的流程圖符號(hào)繪制流程圖,保證流程圖的統(tǒng)一和規(guī)范.6、評(píng)估現(xiàn)有流程并進(jìn)行優(yōu)化流程現(xiàn)狀描述出來(lái)后，由時(shí)代朗迪提供流程優(yōu)化的培訓(xùn).評(píng)估、優(yōu)化流程時(shí)不單單要關(guān)注流程活動(dòng),還要關(guān)注涉及的崗位、表格，要詳細(xì)描述每一活動(dòng)的操作說(shuō)明，對(duì)每一活動(dòng)的時(shí)限要求、涉及的制度都要寫清楚，便于操作。7、 跨部門、企業(yè)間流程討論日常工作小組篩選出一些跨部門的流程，判斷是否需要邀請(qǐng)相關(guān)人員一起參與，交由三個(gè)專業(yè)小組組織討論。如果某流程涉及到別的部門，但是他們只是被動(dòng)執(zhí)行，就無(wú)須跨部門討論.對(duì)于難以把握的跨部門、企業(yè)間流程，可以擴(kuò)大討論范圍.8、 審核研討結(jié)束后，各部門編寫小組進(jìn)一步修改完善，然后提交給日常工作小組審核，日常工作小組主要審核格式標(biāo)準(zhǔn)以及流程之間的接口是否正確，同時(shí)對(duì)企業(yè)的關(guān)鍵流程和涉及到廠長(zhǎng)及公司的流程，提交給高層審批.9、進(jìn)行試推行日常工作小組編寫試推行計(jì)劃，指導(dǎo)試推行工作，一般試推行為一個(gè)月.各編寫小組負(fù)責(zé)推行本小組的流程。小組先將流程分發(fā)給流程涉及部門，然后組織培訓(xùn),培訓(xùn)完后進(jìn)行考試,通過(guò)后才依照新流程執(zhí)行。在試推行期間，各部門如果有意見或建議，將信息反饋至日常工作小組.10、正式啟用流程經(jīng)過(guò)試推行后的完善，正式下文執(zhí)行。四、補(bǔ)充說(shuō)明1、 本項(xiàng)目的重點(diǎn)在于流程的梳理和優(yōu)化，通過(guò)和流程的匹配對(duì)標(biāo)準(zhǔn)（制度）進(jìn)行梳理，并按照標(biāo)準(zhǔn)化的原則（統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)和優(yōu)化）進(jìn)行制度優(yōu)化。2、 本項(xiàng)目從時(shí)間上大致劃分為三個(gè)階段：第一階段:流程制度梳理。成果是形成流程清單和流程初稿.第二階段：流程制度優(yōu)化。重點(diǎn)是對(duì)核心流程的優(yōu)化.第三階段：流程制度實(shí)施。具體工作和時(shí)間安排見附表。

附表：整體計(jì)劃安排階段工作步驟工作分解工作說(shuō)明工作成果完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)第一階段：流程制度梳理1流程制度梳理培訓(xùn)10月31日咨i2初次流程描述填寫流程調(diào)查表和流程說(shuō)明流程清單和流程說(shuō)明（初稿）11月11日各i3審核修改對(duì)提交的流程清單和流程說(shuō)明進(jìn)行審核，提出修改意見整理后的流程清單以及對(duì)流程說(shuō)明修改的總體建議11月15日企、咨i4流程制度梳理要點(diǎn)培訓(xùn)11月16日咨i5再次流程描述根據(jù)整理后的流程清單和總體建議完善流程說(shuō)明流程說(shuō)明（修訂稿）11月25日各i6流程圖繪制培訓(xùn)11月26日咨i7繪制流程圖根據(jù)流程說(shuō)明和培訓(xùn)要求繪制統(tǒng)一的流程圖流程圖11月30日咨i寫，8標(biāo)準(zhǔn)梳理通過(guò)流程梳理對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)目前標(biāo)準(zhǔn)體系存在的問(wèn)題標(biāo)準(zhǔn)體系梳理問(wèn)題匯總11月30日企、咨i

第二階段：流程制度優(yōu)化9流程優(yōu)化培訓(xùn)對(duì)目前流程現(xiàn)狀進(jìn)行分析并講解流程優(yōu)化的方法11月29日咨i10分類分級(jí)優(yōu)化對(duì)非核心流程以部門優(yōu)化為主優(yōu)化后流程（提出優(yōu)化原因及效果）12月20日各i11審核修改研討結(jié)束后，編寫小組進(jìn)一步修改完善，然后提交給日常工作小組審核，日常工作小組主要審核格式標(biāo)準(zhǔn)以及流程之間的接口是否正確優(yōu)化后流程（經(jīng)審核）12月25日企、咨i12跨部門核心流程優(yōu)化對(duì)影響鄭州卷煙廠未來(lái)發(fā)展的重要流程進(jìn)行跨部門討論優(yōu)化后的核心流程（優(yōu)化原因和效果）12月25日三，13審批對(duì)企業(yè)的關(guān)鍵流程和涉及到廠長(zhǎng)及公司的流程，提交給高層審批優(yōu)化后的核心流程（經(jīng)審批）12月31日廠4

14標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)流程優(yōu)化發(fā)現(xiàn)需要修訂的標(biāo)準(zhǔn)，并提出具體萬(wàn)案需修訂標(biāo)準(zhǔn)及優(yōu)化萬(wàn)案12月