公共檔案館公關(guān)體系建設(shè)研究

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公共檔案館公關(guān)體系建立研究本文簡介：一、公共檔案館公共關(guān)系配套措施建立的必要性分析由傳統(tǒng)檔案館向公共檔案館轉(zhuǎn)變是檔案館將來的開展趨勢，作為公共文化事業(yè)機構(gòu)，公共檔案館的建立開展離不開公眾的支持、參與與協(xié)作。內(nèi)求團結(jié)，外求開展，內(nèi)部、外部公關(guān)理論的開展，離不開CIS形象識別體系、組織文化塑造、危機管理系統(tǒng)等相關(guān)配套措施。這些配套措施

公共檔案館公關(guān)體系建立研究本文內(nèi)容：

一、公共檔案館公共關(guān)系配套措施建立的必要性分析

由傳統(tǒng)檔案館向公共檔案館轉(zhuǎn)變是檔案館將來的開展趨勢，作為公共文化事業(yè)機構(gòu)，公共檔案館的建立開展離不開公眾的支持、參與與協(xié)作。內(nèi)求團結(jié)，外求開展，內(nèi)部、外部公關(guān)理論的開展，離不開CIS形象識別體系、組織文化塑造、危機管理系統(tǒng)等相關(guān)配套措施。這些配套措施對于促進公共檔案館公共關(guān)系建立，塑造良好的組織形象，營造有利于公共檔案館生存開展的內(nèi)部和外部環(huán)境，促進公共檔案館的建立開展具有重要的現(xiàn)實意義。

二、公共檔案館公共關(guān)系配套措施建立策略

公共檔案館要做好相關(guān)配套措施，促進公共關(guān)系建立，詳細建立策略如下：

〔一〕設(shè)置公關(guān)部門。隨著時代的開展，公共關(guān)系的職業(yè)化傾向日益顯著。公共關(guān)系是現(xiàn)代社會組織不可或缺的一項管理職能，公共檔案館為了開展高層次的公關(guān)活動，有必要成立由主要指導(dǎo)掛帥的公關(guān)部門推動公共關(guān)系專業(yè)化、系統(tǒng)化開展。公關(guān)部門主要從事對內(nèi)、對外關(guān)系及專業(yè)建立方面的工作。制定公關(guān)的制度、政策、方案、程序，籌劃開展公關(guān)活動，做好危機公關(guān)管理。針對內(nèi)外不同公眾制定、施行不同的公關(guān)策略，對內(nèi)協(xié)調(diào)好上下級之間、員工之間、部門之間的關(guān)系，建立內(nèi)部協(xié)作聯(lián)動機制，發(fā)揮整體效力；對外協(xié)調(diào)好與用戶、政府、社區(qū)、傳統(tǒng)媒體、新媒體、兄弟檔案館、圖書館、博物館的關(guān)系，增加親和力和浸透力，彰顯公共檔案館核心價值觀，重塑形象，營造生存開展的良好環(huán)境。

〔二〕CIS形象識別體系構(gòu)建。CIS是企業(yè)形象識別系統(tǒng)，包含理念識別、行為識別和視覺識別系統(tǒng)三個方面。理念識別指得是組織的價值觀和文化。行為識別是組織組織行為、組織員工對內(nèi)、對外各種行為。視覺識別是組織外在容貌、標志、內(nèi)外部環(huán)境、廣告等。理念識別決定了行為識別和視覺識別。CIS的核心目的是通過行為識別、視覺識別傳達組織理念，塑造組織形象。公共檔案館引入CIS理念，通過行為系統(tǒng)和整體視覺向公眾展現(xiàn)檔案館的核心價值觀及精神文化，塑造良好形象。理念識別系統(tǒng)要反響公共檔案館的本質(zhì)屬性"公共性";，檔案資源為全民所共享，檔案館通過提供公共效勞維護社會成員的根本信息權(quán)利，代表了公眾的價值追求。因此，要通過規(guī)章制度對員工進展行為設(shè)計，建立員工的行為標準，約束、標準員工的行為。公共檔案館行為標準是公共檔案館員工普遍承受、共同遵循的的行為規(guī)那么、準那么、標準，具有一般約束力，包括團體章程、行政規(guī)章、工作守那么、道德標準等內(nèi)容。公共檔案館的視覺識別系統(tǒng)是根據(jù)理念識別進展的一系列形象設(shè)計，對公眾來說是最直接的形象塑造途徑。公共檔案館的建筑外觀是傳播檔案信息最直接的載體，建筑師設(shè)計時要從用戶需求出發(fā)，表達出公共性、親民性和公益性的特點，融建筑學(xué)、美學(xué)、檔案學(xué)于一體。檔案館空間布局要科學(xué)，按照功能劃分區(qū)域，合理選址。檔案館內(nèi)部外部環(huán)境要整潔干凈、設(shè)施齊全、綠色環(huán)保、亮堂舒適。圖像標志、語言標志、色彩標志是公共檔案館外在標志的三個方面。圖像標志指館徽或館標，是公共檔案館的象征。

公共檔案館館徽要圖案大方、簡潔明了、巧妙、新穎、獨特，視覺感染力和沖擊力強，能表達公共檔案館特色。語言標志反映公共檔案館的精神價值及理念，要凝練、概括。作為非語言形式，色彩標志以其明快、醒目的視覺傳達特征及象征性力量。公共檔案館的色彩標志要根據(jù)檔案工作的特點做選擇，具有高度的識別性。

〔三〕組織文化塑造。組織文化是組織的靈魂，是組織生存開展的源泉和不竭動力。按照狹義概念，組織文化是指組織在建立和開展中形成的為成員普遍認可的價值觀念、道德標準、行為準那么、團隊意識、思維方式、組織精神，工作作風、團體歸屬感等意識的總稱。組織文化對公共檔案館員工的價值觀及行為方式具有導(dǎo)向作用，可以增加員工的歸屬感、責任感、使命感，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性，增強館內(nèi)的向心力和凝聚力，為公關(guān)開展提供強大的精神動力。公共檔案館承當著傳承人類文明、民族精神，保護社會記憶的重大責任，以人為本、效勞社會群眾是其目的和宗旨。公共檔案館塑造組織文化首先要對檔案館的定位進展明晰梳理，確定開展理念及檔案館的使命、愿景。通過制度構(gòu)建、指導(dǎo)示范、樹立典型、權(quán)威宣講、張貼宣傳標語、宣傳教育、媒體建立、文體活動等多種形式對檔案館的價值理念、宗旨、精神、工作標準、道德標準、團隊精神等內(nèi)容進展宣傳教育，培育責任意識、使命意識，樹立公共效勞觀念，激發(fā)員工工作積極性、主動性、創(chuàng)造性，增強公共檔案館的凝聚力和向心力。

〔四〕危機管理系統(tǒng)構(gòu)建。對于檔案館危機，要做到事前、事中和事后控制相結(jié)合的管理方式，構(gòu)建檔案館危機管理系統(tǒng)。首先，在危機埋伏期，通過搜集分析信息，敏銳洞察公共檔案館中的危險因子，并對其進展評估，確定危險因子發(fā)生的概率、影響、可控程度等，構(gòu)建防范危機的預(yù)警系統(tǒng)，做到事前控制。預(yù)防危機是檔案館危機管理的重點，危機管理預(yù)警系統(tǒng)可以將危機扼殺在萌芽狀態(tài)，防止或減少危機發(fā)生的可能性。其次，危機發(fā)生時，建立應(yīng)急管理系統(tǒng)，做好事中控制。危機一旦爆發(fā)，應(yīng)急指揮小組要迅速反響，圈定危機的性質(zhì)、嚴重性、危害程度，務(wù)必在第一時間采取實在可行的應(yīng)急措施，控制危機，化險為夷。危機過后，建立危機恢復(fù)系統(tǒng)，做好事后控制。危機完畢后，對檔案館損失情況進展確認，在科學(xué)論證、規(guī)劃的根底上制定檔案搶救方案，積極善后工作，追究相關(guān)責任人，總結(jié)教訓(xùn)，為完善危機管理系統(tǒng)提供有效經(jīng)歷和對策。

〔五〕公關(guān)效果評估。公關(guān)效果評估是公共關(guān)系程序中不可或缺的重要步驟和環(huán)節(jié)，它使公關(guān)活動有始有終。公共檔案館通過公關(guān)效果評估肯定成績、發(fā)現(xiàn)問題、鼓舞士氣、改良工作，檔案館指導(dǎo)看到公關(guān)工作的實際效果更會重視公關(guān)工作，有利于改善其薄弱現(xiàn)狀。公共關(guān)系既是一門科學(xué)，又是一門藝術(shù)，公共檔案館公關(guān)效果評估指標既有定量分析，又有定性分析。對于內(nèi)部公關(guān)，評估人可以通過員工的士氣、組織凝聚力、雙向溝通的活力、員工關(guān)系測評、工作關(guān)系順暢程度、溝通渠道及傳播策略的優(yōu)劣、制度政策承受程度等內(nèi)容及指標綜合測定公關(guān)效果。對于外部公關(guān)，評估人可以通過目的受眾覆蓋率、有效率及傳閱率、開放檔案利用率、公關(guān)指數(shù)提升率、公關(guān)本錢分析、活動籌劃創(chuàng)意性、用戶感知度、滿意度，媒體溝通成效、傳播效果、社區(qū)關(guān)系評估、政府關(guān)系評估、檔案館知名度及美譽度等相關(guān)內(nèi)容指標進展公關(guān)效果測定。公共檔案館要選定評估人，設(shè)定評估目的并且將其詳細化，確定評估標準，快速有效搜集資料按照目的和標準進展評估，根據(jù)評估結(jié)果歸納分析，向組織出具評估報告，將分析結(jié)果用于決策。為了增加評估的公信力、專業(yè)性，可以嘗試自我評估和第三方評估相結(jié)合的方式。

參考文獻：

【1】姜龍飛.檔案公共關(guān)系批評檔