信用檔案管理制度（二篇）

第8頁共8頁信用檔案管理制?度____東?廈裝飾工程有限?公司信用檔案管?理辦法第一章?總則第一條?為規(guī)范信用檔案?的管理，有效開?發(fā)利用信用檔案?，根據(jù)《___?_檔案法》及《?企業(yè)檔案管理規(guī)?定》等法律、法?規(guī)，并結(jié)合本公?司信用檔案工作?的實際，特制定?本辦法。第二?條本辦法適用?于____東廈?裝飾工程有限公?司信用管理部。?第三條本辦?法所稱信用檔案?是指公司及與公?司發(fā)生經(jīng)濟活動?的信用主體在信?用活動中形成的?，能夠證明一個?主體信用的文字?、圖表、聲像等?不同形式和載體?的歷史記錄。?第四條公司的?信用檔案是證明?公司本身和與公?司有經(jīng)濟活動的?主體的信用的原?始憑證、法律依?據(jù)，是信用評價?的有效資源，是?公司檔案管理的?重要組成部分。?第二章信用文?件材料的收集和?與歸檔第五條?公司將信用文?件材料的收集、?整理和歸檔列入?誠信管理部門的?工作程序、責(zé)任?范圍，實行有關(guān)?工作人員的崗位?責(zé)任制。第六?條凡應(yīng)歸檔的?信用文件材料應(yīng)?完整、準(zhǔn)確、系?統(tǒng)，按有關(guān)規(guī)定?保管期限，各部?門所產(chǎn)生的信用?文件材料應(yīng)及時?交于誠信管理部?門統(tǒng)一保管，任?何部門和個人不?得拒絕歸檔。?第七條歸檔的?文件材料整理應(yīng)?該符合規(guī)范，書?寫和載體應(yīng)該能?長久保存，歸檔?的電子文件應(yīng)與?相應(yīng)的紙質(zhì)文件?材料一并保存。?第八條在信?用工作活動中形?成的下列文件材?料均應(yīng)歸檔保存?。能夠證明信用?主體資格、資質(zhì)?、資信和社會實?踐活動信用狀況?的基本依據(jù)材料?；評價認(rèn)定、獎?勵處罰的結(jié)論性?文件材料；具有?保存價值的其他?材料。第三章?信用檔案的整理?、保管和移交?第九條信用檔?案的分類方法和?類別設(shè)置應(yīng)根據(jù)?《企業(yè)檔案管理?規(guī)定》進行；信?用主體形成的全?部檔案，按照信?用檔案的內(nèi)容、?種類、數(shù)量等基?本因素進行劃分?設(shè)定。第十條?根據(jù)信用檔案?的形成規(guī)律、內(nèi)?容特征、載體形?式，信用檔案可?分為____材?料、管理運行材?料、資質(zhì)憑證材?料、榮譽證書材?料、年檢資信材?料、投資融資材?料、合同履行材?料、經(jīng)營服務(wù)材?料、宣傳推介材?料和其他有關(guān)材?料____類。?第十一條信?用檔案的保管期?限一般分為永久?、長期、短期。?誠信管理部應(yīng)根?據(jù)信用主體狀況?的實際變化進行?整理，對已到保?管期限的檔案要?進行鑒定，剔除?已不能反映信用?主體真實狀況的?材料，同時對計?算機管理系統(tǒng)信?用主體的信用信?息，要依照相關(guān)?制度進行更新。?第十二條公?司將信用檔案管?理納入檔案管理?制度和信用制度?建設(shè)范圍，實行?統(tǒng)一管理。應(yīng)積?極應(yīng)用現(xiàn)代化管?理手段和先進技?術(shù)管理信用檔案?，確保信用檔案?的安全和管理科?學(xué)。第十三條?對信用檔案進?行基本的登記和?統(tǒng)計，為科學(xué)管?理提供依據(jù)。?第四章信用檔案?的利用、公布和?獎懲第十四條?為紙質(zhì)信用檔?案編制目錄、索?引等實用的檢索?工具，同時要建?立計算機存儲與?檢索的機讀目錄?，以便達到快速?、準(zhǔn)確地檢索。?第十五條公?司應(yīng)在能力范圍?內(nèi)采用先進技術(shù)?和現(xiàn)代化管理方?法開發(fā)利用信用?檔案。應(yīng)建立信?用檔案數(shù)據(jù)庫，?對信用檔案進行?全文掃描、光盤?刻錄或其他數(shù)字?化處理。第十?六條在進行信?用信息的收集、?整理和歸檔的工?作時，應(yīng)確保信?用信息的安全可?靠、客觀準(zhǔn)確、?及時有效。第?十七條對在信?用檔案工作中做?出突出貢獻的人?員要給予表彰和?獎勵。第十八?條應(yīng)建立信用?檔案工作責(zé)任追?究制度，對不按?規(guī)定歸檔而造成?信用文件材料損?失的，或?qū)π庞?檔案進行涂改、?抽換、偽造、盜?竊、隱匿和擅自?銷毀而造成檔案?丟失或損毀的直?接責(zé)任者，依法?進行處理。第?五章附則第十?九條本辦法自?發(fā)布之日起施行?。信用檔案管?理制度（二）?1.目的為了?規(guī)范公司信用檔?案管理工作，保?證檔案的完整性?、安全性及保密?性，并通過提供?檔案信息為公司?運營服務(wù)，特制?定本制度。2?.適用范圍本?辦法適用于公司?所有的信用檔案?。3.職責(zé)?信用管理小組負(fù)?責(zé)信用檔案管理?。4.管理制?度____公?司檔案實行二級?管理，一級管理?是指公司檔案室?的統(tǒng)籌管理：由?專職檔案管理員?負(fù)責(zé)公司所有檔?案資料的統(tǒng)一收?集管理，建立公?司檔案臺賬（電?子檔），建立《?年度歸檔臺賬?》，做到帳物相?符；對存檔的各?類證書在接近證?書有效期一個月?前應(yīng)通知相關(guān)負(fù)?責(zé)人；監(jiān)督指導(dǎo)?各部門檔案的管?理工作；二級管?理是指各部門自?己形成的，反映?本部門職能活動?的文件資料的管?理工作：兼職檔?案管理員負(fù)責(zé)整?理、編目本部門?記錄表單、執(zhí)行?文件、業(yè)務(wù)往來?資料等，部門負(fù)?責(zé)人為本部門檔?案管理工作第一?責(zé)任人。4.?2檔案歸檔4?.2.1歸檔范?圍。凡是能反映?公司各項業(yè)務(wù)活?動的具有查考利?用價值的文件、?聲像、報表等均?屬歸檔范圍，均?應(yīng)及時歸檔。公?司檔案分為__?___類，詳見?附錄《公司檔案?分類目錄》，各?部門文件歸檔范?圍可參照檔案類?別執(zhí)行。4.?2.2歸檔要求?。檔案必須具有?真實性，所有資?料應(yīng)為原件，原?件用于報批不能?歸檔或其它不可?抗原因無法提供?的，檔案室保存?復(fù)印件；檔案應(yīng)?具有價值性；檔?案應(yīng)具有完整性?，每個案卷力求?資料齊全；檔案?應(yīng)便于利用，避?免雜亂無章，做?到分類、分目清?晰，方便查詢。?4.2.3除?部門業(yè)務(wù)執(zhí)行的?記錄表單外，各?部門以公司名義?發(fā)出的函件、處?理的業(yè)務(wù)往來等?，當(dāng)工作一結(jié)束?，應(yīng)將所有的相?關(guān)原始資料送至?檔案室進行歸檔?，任何部門或個?人不得為自己使?用方便，將重要?檔案隱留不交或?擅自留存。4?.2.4各部門?兼職檔案管理員?每月____號?前應(yīng)將本部門上?月的執(zhí)行記錄整?理成冊，存放于?本部門資料室。?一般記錄資料保?存期限為___?_年，各部門根?據(jù)需要需長期保?存的記錄文件應(yīng)?每年移交公司檔?案室保存（如m?a產(chǎn)品生產(chǎn)過程?中各種記錄資料?）。4.2.?5各部門兼職檔?案管理員應(yīng)在每?月____號前?將本部門的存件?明細(xì)電子檔發(fā)檔?案室備案。各部?門電子記錄應(yīng)分?門別類，實物件?存放于資料室相?應(yīng)標(biāo)識類別的檔?案盒或檔案袋中?，確保資料類別?、資料存放位置?、電子臺賬目錄?協(xié)調(diào)一致。4?.2.6技術(shù)部?、質(zhì)量部、生產(chǎn)?部、采購部重要?業(yè)務(wù)資料（如合?同）應(yīng)最少每年?移交一次檔案室?；銷售業(yè)務(wù)資料?應(yīng)根據(jù)資料的性?質(zhì)和部門需要，?最少每兩年移交?一次檔案室；財?務(wù)、人事業(yè)務(wù)資?料應(yīng)根據(jù)資料的?性質(zhì)和部門需要?，最少每三年移?交一次檔案室；?各部門必須保留?的盡量留復(fù)印件?，原件交檔案室?統(tǒng)一保存。4?.2.7如歸檔?的為數(shù)字化檔案?，文字材料統(tǒng)一?采用pdf格式?，圖紙采用ca?d的dwg格式?，文字掃描分辨?率不小于200?，圖紙不小于3?00，并且數(shù)字?化檔案應(yīng)以文件?內(nèi)容或主要文件?命名并標(biāo)識歸檔?日期。4.2?.8技術(shù)研發(fā)資?料由技術(shù)部負(fù)責(zé)?人每月進行硬盤?備份并于每月_?___號前歸檔?到公司檔案室，?由檔案管理員存?放于檔案室保險?柜內(nèi)。4.3?檔案借閱4.?3.1因工作需?要借閱文件時，?應(yīng)填寫《文件借?閱審批表》，經(jīng)?部門負(fù)責(zé)人審核?，綜合部負(fù)責(zé)人?批準(zhǔn)后，在檔案?管理員處借閱，?借閱人應(yīng)在一周?內(nèi)歸還文件，原?版文件一律不外?借。若特殊需要?需將原版文件借?出，應(yīng)由副總經(jīng)?理或總經(jīng)理批準(zhǔn)?后執(zhí)行。4.?3.2檔案屬于?公司秘密，借閱?檔案者必須妥善?保管，不得任意?轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不?得拆封、損污文?件，因保管不慎?丟失時，要及時?追查，歸還時保?證檔案材料完整?無損，否則，追?究當(dāng)事人責(zé)任。?4.4檔案保?管與銷毀__?__公司設(shè)有檔?案室，各部門配?有資料室及存放?檔案的箱柜，具?備防火、防潮、?防蟲、防盜等安?全整潔條件。檔?案資料室是保管?檔案的機要重地?，非檔案管理人?員不得隨意進入?庫房。4.4?.2各部門歸存?到檔案室的檔案?，檔案管理員根?據(jù)檔案類別建立?電子臺賬，實物?件存放于檔案室?相應(yīng)標(biāo)識類別的?檔案柜中，確保?檔案類別、檔案?存放位置、計算?機臺賬目錄協(xié)調(diào)?一致，以便于查?找使用。4.?4.3各部門記?錄文件以便于追?溯為原則，做到?分類清晰、放置?有序，便于查閱?。應(yīng)統(tǒng)一使用公?司申購的檔案盒?或檔案袋進行規(guī)?范化整理：在檔?案盒脊處或檔案?袋封面左上角用?標(biāo)簽備注檔號、?歸存年月、文件?名稱、保管期限?等，并附文件整?理說明及清單一?同放入每個檔案?盒或檔案袋中最?尾處，需長期保?存的記錄文件應(yīng)?使用檔案盒歸存?。4.4.4?檔案管理員根據(jù)?有關(guān)規(guī)定及公司?實際情況，確定?檔案保存期限，?需銷毀的檔案編?造銷毀清冊，填?寫《文件刪除/?銷毀申請表》經(jīng)?公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)?人員會審批準(zhǔn)后?銷毀，銷毀的檔?案清單由檔案室?永久保存。4?.4.5各部門?記錄文件的銷毀?，由部門檔案管?理員編造銷毀清?冊，填寫《記錄?銷毀申請表》，?經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審?核，副總經(jīng)理或?總經(jīng)理批準(zhǔn)后給?予銷毀。4.?5檔案管理處罰?條例4.5.?1有下列行為之?一，據(jù)情