辦公室工作流程（完整版）

辦公室工作流程（完整版）一、發(fā)文辦理工作程序(一）流程圖承辦科室起草文稿→分管領導審稿領導審定或簽發(fā)機要用印校對、印刷編號、登記歸檔并分發(fā)(二）流程圖說明1、承辦科室起草文稿。擬稿人按要求擬出文稿，并送所在科室負責人審核簽字后，送分管領導。2、分管領導審稿。由分管領導對文稿內(nèi)容進行審改。3、領導審定或簽發(fā)。加貼發(fā)文簽后由承辦科室送局主要領導審定、簽發(fā)。需提交局黨組會或局長辦公會決定的事項，待會議通過后由局主要領導審定、簽發(fā)。4、編號、登記。對領導審定、簽發(fā)的文稿，經(jīng)辦公室編號、登記后，由承辦科室直接印制。5、校對及印制。公文打出清樣后要及時校對，重要文稿要進行二校。公文校對由承辦科室負責;局領導親自草擬的公文由辦公室或領導指定的科室負責校對。一般公文2個工作日內(nèi)完成印刷和裝訂。6、機要用印。凡打印發(fā)出的文件需加蓋印章的，由承辦科室送辦公室辦理。蓋章時要嚴格按局機關印章使用管理規(guī)定辦理，無領導簽批的公文不得蓋章。7、歸檔并分發(fā)。各種文件材料蓋好印章后，由承辦科室負責分發(fā)，并將底稿和正件3份留辦公室存檔。需要通過郵政寄發(fā)的文件，由承辦科室裝封后寫清收件單位、收件人，由辦公室負責發(fā)出;急件要加蓋急件章。一般情況下，發(fā)文時限為5個工作日﹔屬急件范圍，應按照公文的緊急程序承到承辦。(三）該項工作依據(jù)1、《市衛(wèi)生局機關工作制度匯編》﹔2、《關于進一步加強檔案管理工作的意見》(四）資料歸檔發(fā)文編號登記本、用印登記本為短期保存，各承辦科室送辦公室存檔的各類發(fā)文為永久或長期保存，全部存放在局檔案室。二、文件辦理工作程序(一）流程圖承辦科室起草文稿→一分管領導審稿→領導審定或簽發(fā)l機要用印校對、印刷編號、登記!歸檔并分發(fā)(二）流程圖說明1、來文整理。屬個人收件，交收件人啟封;屬機關各室收件交各科室人員啟封;屬局收件由辦公室啟封。2、登記、分類。收文登記后，收發(fā)員將所有公文進行分類，屬簡報、刊物、群眾來信的按規(guī)定分發(fā)有關領導、各科室﹔屬需要辦理的公文送辦公室人員處理;屬“三密”文件由機要秘書按規(guī)定送有關領導傳閱;各種會議通知由機要秘書直接送交與會人員。一般情況下機要秘書應在半個工作日內(nèi)將當日收件啟封登記完畢。3、填寫文件處理簽。需要辦理的公文，由機要秘書附上辦文處理箋并填寫好收文時間、來文部門、文件編號，一般傳閱件由機要秘書附上文件傳閱單后，送辦公室主任提出擬辦意見，然后送局領導或有關人員傳閱。4、提出擬辦意見。辦公室主任根據(jù)來文內(nèi)容要求提出相應的擬辦意見。5、送局領導閱示。機要秘書按照所提擬辦意見分送局領導閱批—般情況下，機要秘書應在收件當日內(nèi)將已提擬辦意見的公文送達局領導閱批，局領導應在2個工作日內(nèi)閱批完畢;屬急件范圍，應按照公文的緊急程度隨到隨送。6、送承辦科室辦理。經(jīng)局領導批示后需交由各承辦科室辦理的由機要秘書送達承辦科室，并簽收。一般情況下，機要秘書應在一個工作日內(nèi)送達承辦科室，屬急件范圍，應按照公文的緊急程度隨到隨送。7、公文辦理。承辦科室對局領導批示需要辦理的公文進行辦理凡屬承辦室職權范圍內(nèi)可以答復的事項，由承辦科室直接答復呈文機關;凡涉及其他科室或有關部門業(yè)務范圍的事項，承辦科室應當主動與有關科室或部門協(xié)商辦理;須報請上級機關或局領導審批的事項'承辦科室應當提出意見并代擬文稿，送辦公室轉(zhuǎn)上級機關或局領導審批。一般情況下，辦理公文時限為4個工作日﹔屬急件范圍，應按照公文的緊急程度隨到隨辦。對答復的函件或請示件，一般要在15個工作日內(nèi)批辦完畢，并復報文單位;如逾期未能辦完，由承辦人員回告報文單位。8、督辦和催辦。辦公室對公文的承辦情況要進行督促檢查。對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或定期向相關領導反饋辦理情況。轉(zhuǎn)給有關科室或單位承辦的公乂，果在規(guī)定的時限內(nèi)未報結(jié)果或反饋情況的，應發(fā)催辦單或電話催辦并做好催辦情況的記錄。信訪件的批辦時限和要求按領導批示或有關規(guī)定處理。(三)該項工作依據(jù)1、《市衛(wèi)生局機關工作制度匯編》;(四)資料歸檔各類收文登記本、承辦文件簽收本、辦理結(jié)果登記本為短期存檔,辦理或傳閱完畢的收文為永久或長期存檔,都存放在局檔案室。三、密級文件傳閱辦理工作程序(-)流程圖密件清點登記-→領導傳閱或辦理-→密件保管密件清退(二)流程圖說明1、密件清點登記。辦公室機要秘書對收到的“三密”文件要認真進行清點登記,注明收文時間、文件編號、標題、密級、緊急程度、份數(shù)及每一份的編號等。2、領導傳閱或辦理。機要秘書將收到的密件登記后送辦公室主任提出意見。需送領導傳閱的,機要秘書用專用密級文件夾送局領導傳閱(重要密件按職務從高到低傳閱，一般密件可不按職務高低進行傳閱),每位領導傳閱后要及時退回機要秘書繼續(xù)傳閱。下班后機要秘書要及時將密件收回放專柜保管,不能將密件存放在公開的地方,以防失密、泄密事件發(fā)生。需要辦理的密件,由機要秘書根據(jù)擬辦意見按《收文辦理工作程序》辦理,辦理過程中要注意檢查督促承辦科室按照保密法規(guī)要求管理好密件。辦理完畢后承辦科室要及時將密件退回保管。3、密件保管。密件傳閱或辦理完畢后，由機要秘書收回存放于專用保密柜保管。如有領導或業(yè)務室需借閱密件,要按規(guī)定辦理借閱手續(xù),用后要及時退回。4、密件清退。密級文件處理完后,機要秘書要按照有關要求及時做好密件清退工作。清退時機要秘書要注意清點密件的份數(shù),核對編號、標題,列好清單,做到不漏不缺。清退完后要請對方在清單上簽字，以以負責。(三)該項工作依據(jù)市保密局的有關文件規(guī)定(四)資料歸檔機要文件登記本短期存放在辦公室。四、辦會工作程序(一)流程圖確定會議議題-→←→制定會議方案→←準備會議材料組織簽到、記錄布置會場通知會議清理會場整理會議材料→制作并印發(fā)會議紀要(二)流程圖說明1、確定會議議題。-般性會議由領導確定議題后,由承辦科室安排會議議程和日程。2、制定會議方案。由承辦科室制定會議方案,會議的召開時間確定后,須提前以書面或口頭的方式將會議的名稱、內(nèi)容、時間、地點及應注意和準備的事項通知與會人員。3、準備會議材料。承辦科室根據(jù)會議需要準備相應的會議材料。4、會場布置。承辦科室安排專人按會議性質(zhì)和規(guī)模進行會場布置。5、組織簽到和記錄。開會前承辦科室組織與會人員進行簽到,會務人員要點清參加會議的人數(shù);承辦科室對會議的內(nèi)容(包括議題、討論發(fā)言、形成決議、主持人結(jié)論性意見等)進行詳細記錄。6、清理會場。會議結(jié)束后,承辦科室應及時對會場進行清理,對遺漏的材料要注意收集。7、整理會議材料。在會議結(jié)束后由承辦科室派員整理會議記錄和材料。.8、清退會議保密材料。承辦科室安排專人將會，上發(fā)放的屬保密性質(zhì)的文件材料及時收回并送機要部i]或作其他保密處理。9、承辦科室制作并印發(fā)會議紀要。承辦科室根據(jù)會議的內(nèi)容和研究確定的事項整理會議紀要,并印發(fā)有關領導和與會單位。(三)該項工作依據(jù)1、《市衛(wèi)生局工作制度匯編》;(四)資料歸檔會議議程、日程短期存放在承辦科室,會議通知、會議材料、簽到記錄、會議記錄、會議紀要簽批單及原件短期存放在局檔案室。五、辦事工作程序(-)流程圖領導或業(yè)務科室交辦事項--------→辦公室登記外單位要求協(xié)助辦理事項反饋辦理結(jié)果←----承辦(二)流程圖說明1、辦事事項。領導或業(yè)務室交辦事項和外單位要求協(xié)助辦理事項。2、辦公室登記。所有辦事事項統(tǒng)一由辦公室登記。3、承辦。本局領導交辦或業(yè)務科室要求辦理的事項,辦公室主任接受任務后,按職責權限交由辦公室(業(yè)務科室)工作人員具體承辦公室(或轉(zhuǎn)承辦科室)按領導批示和相關的管理規(guī)定具體承辦。4、反饋辦理結(jié)果。事項辦結(jié)后,工作人員需將辦理結(jié)果逐級反饋。(三)該項工作依據(jù)1、《市衛(wèi)生局工作制度匯編》(四)資料歸檔辦事登記本、辦理事項簽批件短期存放在局辦公室。六、對外接待工作程序(一)流程接到函電→←聯(lián)系函電人←擬定接待方案反饋接待情況實施方案領導審批整理歸檔(二)流程圖說明、接到函電。接到上級或相關單位郵寄(或傳真)來關于到我市檢查指導或?qū)W習考察的文件。2、聯(lián)系函電人。由辦公室主動與來函電人聯(lián)系,詳細了解來函電人到我市主要活動的具體要求。3.擬定接待方案。辦公室負責接待工作的同志根據(jù)了解到的情況草擬接待方案,方案內(nèi)容包括考察項目、住宿安排、宴請接待、陪同人員、考察交流方式及考察參觀路線等。4、領導審批。接待方案必須報經(jīng)分管領導審批同意后實施。5、實施方案。根據(jù)方案確定的內(nèi)容派出有關人員做好接待工作。5、反饋接待情況。在整個接待過程中,要隨時保持與分管領導的聯(lián)系,及時匯報接待進展情況。7、整理歸檔。本次接待工作都應認真登記,整理歸檔。(三)該項工作依據(jù)1、《市委、市政府接待工作有關規(guī)定》(四)資料歸檔接待方案短期存放在局辦公室。七、車輛管理使用工作程序(一)流程圖用車告知→派車→出車收車待命(二)流程圖說明1、用車告知。領導用車和各科室用車超過市區(qū)范圍的,由領導和各科室負責人告知辦公室(局領導工作用車提前1天,各科室工作用.車提前2天),由辦公室根據(jù)實際情況安排相應車輛和司機。2、派車。到本市范圍內(nèi)的市屬各縣區(qū)由辦公室批準,超出本市范圍的長途用車由分管領導批準,并安排專職司機駕駛。3、出車。專職駕駛員接到出車指示后,在出車前必須檢查“三油一水”,嚴禁帶故障出車;在行駛中,必須遵守交通規(guī)則,務必保證安全行駛。4、收車待命。司機出車回到單位后要按照"有事報問題,無事報平安”的原則向辦公室匯報出車情況,并徊到司機班休息待命。(三)該項工作依據(jù)《市衛(wèi)生局機關工作制度匯編》(四)資料歸檔派車登記表短期存放在局辦公室。八請(銷)假工作程序1、流程圖申請--審批一-備案--銷假2、工作流程說明(1)提出申請:請假人提出書面申請。(2)審批:分管局領導審批。-般工作人員請事假1天以內(nèi)(含1天),由科室(單位)主負責人批準;請事假1天以上由科室(單位)負責人簽署意見后報分管局長批準?？剖?單位)負責人請假1天以內(nèi)(含1天)由分管局長審批;1天以上由分管局長簽署意見后報局長批準。因公外出的,憑領導批準的文件、會議通知。(3)備案:經(jīng)領導審批后,報辦公室備案。(4)銷假:假期結(jié)束后及時到辦公室銷假。3、工作依據(jù)1、《國家公務員管理暫行條例》、《亳州市衛(wèi)生局工作制度匯編》4、資料歸檔請假申請短期存放在局辦公室。九、局長辦公會議會務工作程序收集會議議題--+局長確定議題→準備會議召開局長辦公會←會場布置←通知與會人員會議記錄-→整理記錄、形成紀要→印發(fā)會議紀要整理歸檔←督辦議定事項(二)流程圖說明1、收集會議議題。由辦公室與相關科室聯(lián)系,收集和準備提交局長辦公會議討論的議題。2、局長確定議題。辦公室根據(jù)局領導批示時間的先后順序,綜合考慮各議題的輕重緩急程序,初步擬定召開局長辦公會議各議題及排列順序,凡提交局長辦公會議討論的議題均須經(jīng)局長批示同意。3、相關科室準備會議材料。辦公室根據(jù)局領導確定的局長辦公會議各議題的排列順序,通知相關科室準備會議材料,詢問各科室在議題安排上有無特殊要求。4、通知與會人員。辦公室根據(jù)局長批示,通知參加局長辦公會的有關領導和列席人員開會的時間、地點,并通報有關議題內(nèi)容。5、會場布置。提前預定會議室,檢查會議室的音像、照明設備,做好會議服務工作。6、召開局長辦公會。由局長主持召開局長辦公會。辦公室負責整理分發(fā)、收回會議材料。7、會議記錄。會議由辦公室主任記錄。會議記錄應做到完整、準確、真實。主要包括:會議報告或要研究的主題內(nèi)容匯報;與會人員的發(fā)言;會議的決定、決議和會議主持人的總結(jié)講話。8、整理記錄并形成紀要。局長辦公會議召開后,記錄員要認真整理好會議記錄,并形成會議紀要。9、印發(fā)會議紀要。會議紀要印發(fā)有關領導和相關科室,并做好會10、整理歸檔。局長辦公會議歸檔材料包括:會議請示、會議通口、會議記錄、會議紀要簽批件及會議紀要正本。會議材料的歸檔工作應于會后及時完成。(三)該項工作依據(jù)《市衛(wèi)生局機關工作制度匯編》(四)資料歸檔會議請示、會議通知、會議記錄臨時存放在局檔案室,會議記要簽批件及原件短期存放在局檔案室。十、辦理人大代表建議和政協(xié)委員提案工作程序(一)流程圖登記→提出擬辦意見→送領導審閱答復←送領導審批←草擬答復函了解答復意見→收集歸檔(二)流程圖說明1、登記。為了確保人大代表建議和政協(xié)委員提案能真正落到實處,辦公室接到代表建議或委員提案后要立即進行登記。2、提出擬辦意見。辦公室主任提出擬辦意見,送主要領導批閱后，根據(jù)主要領導的意見,明確分管領導,指定專人負責,并建立相應的辦理制度,確保代表建議或委員提案能真正落到實處。3、送領導審閱。擬辦意見送主要領導批閱后,根據(jù)主要領導的意見,明確分管領導,指定專人負責,并建立相應的辦理制度,確保代表建議或委員提案能真正落到實處。4、起草答復函。承辦科室接到有主要領導批示的代表建議或委員提案后,在分管領導的直接組織下,要主動與代表或委員聯(lián)系,聽取他們的意見和要求,以提高辦理質(zhì)量。然后對人大代表或政協(xié)委員所提的問題和要求起草答復函逐條答復,文字要通順、簡明,格式要符合規(guī)范要求。5、送領導審批。答復函草擬后,要由單位主要領導負責審核簽發(fā)。答復函要使用本單位正式公文,并要標明文種，加蓋單位公章,注明具體承辦人姓名、聯(lián)系電話。6、答復。(1)對市人大代表建議的答復要主送提出建議的每一位代表,抄報市人大常委會相關工作委員會、市政府督查室。(2)對市政協(xié)提案的答復要主送提出提案的每一位委員,抄報市政協(xié)辦公室和市政府督查室。7、了解答復意見。在寄送代表建議或委員提案答復函時要隨函附上代表建議或委:員提案辦理情況征詢意見表(-式兩份),以便代表或委員將意見和建議反饋給承辦科室及市政府督查室。8、收集歸檔。收到代表或委員的意見和建議后,如代表或委員對辦理滿意,將上屬資料全部歸檔;如不滿意,則在規(guī)定時間內(nèi)重新辦(三)該