文書檔案管理制度電子版（3篇）

第4頁共4頁文書檔案管理制度電子版一、歸檔時間機關各職能股室、二級單位按歸檔范圍，在每年____月底前，將上年度的文書檔案分類、立卷，交由檔案中心統(tǒng)一編號存檔。二、歸檔范圍1、上級主管機關及其部門寄發(fā)給區(qū)教育局的指導性文件，包括通知、指示決定、命令、條例、規(guī)定、計劃、總結、領導講話、批示、批復、意見等。2、本局領導或局內人員到上級機關匯報、開會帶回來的文件材料以及向上級機關報送的報告、請求和其他材料。3、上級非隸屬機關的同級機關發(fā)來屬于方針、政策性的需要區(qū)教育局貫徹執(zhí)行及發(fā)來備案的重要文件材料。4、本局代上級機關或區(qū)領導草擬征求意見、建議的各種規(guī)定、條例、制度的最后文稿材料。5、本局召開全區(qū)教育工作會議____通知、議程、____、記錄、決議、決定、討論通過的文件、領導講話、局務會議記錄等材料。6、本局頒發(fā)的或與其他機關聯(lián)合頒發(fā)的命令、決定、條例、通報、通知、批復、指示、總結、報告、計劃、請示等文件材料。7、本____干部（教師）招聘、選拔、職務任免、工作調動____通知、批復等文件。8、本局進行調查研究、檢查工作或者其他機關協(xié)商、協(xié)議工作形成的文件材料。9、本局處理群眾來信來訪形成的各種材料和處理指示、意見。10、領導對本局簽發(fā)的重要批示或簽發(fā)的重要文件材料原件。11、本局的歷史沿革、大事記及反映本局重大活動的照片、講話、剪報、材料等。12、本局制訂的工作計劃、總結以及各類名冊、報表、統(tǒng)計表等材料。13、本____機關及二級單位干部職工任免、調資、獎懲（包括轉移工資、行政、黨、團____存根）等文件材料。14、下級機關送來的各種計劃、報告、信息、總結、請示、重要會議活動的報道及送達備案的各類統(tǒng)計表等。15、專業(yè)技術職務確認起點職務審批表、聘任呈報表、任職資格評審表、任務合同書、年度考核登記表、工作總結和畢業(yè)證復印件等。16、各級各類獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等。17、本單位會計原始記賬、匯總憑證、總賬、明細賬、現(xiàn)金賬、銀行存賬、日記賬，月、季度財務報表、報告、年度報表，預算、決算表及分析材料、各類移交清冊等。18、上級和本局領導視察、檢查、表彰、走訪工作等形成的具有重要意義的照片、錄像帶及電化教材等。19、本局工程設計、規(guī)劃圖、征地建筑投資，工程基建計劃、合同書、協(xié)議，投資項目、土地規(guī)劃許可證、所有權證，工程竣工驗收、材料檢驗、檢測、報告記錄，工程預算、決算、結算書等有關材料。20、本局購置的財產、檔案等交接憑證及各類設備說明書、用戶手冊等。21、機關各股室、二級單位或領導認為需要留存歸檔的其他資料。三、查閱利用1、檔案管理的目的是為了更好地利用檔案，必須認真負責有效地做好檔案的收集、歸檔和利用工作。2、外單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，摘抄、復制卷內材料，須經局分管領導同意，并經檔案管理人員____、蓋章后方可調閱。3、局機關各股室、二級單位只限于查閱本股室工作范圍內的檔案，查閱超越本股室職責范圍的須經分管領導同意，否則，不予查閱。4、檔案一律不外借，確因工作需要，須經分管領導批準，辦理相關手續(xù)方可借用，借用時間最多不超過三天。5、查、借閱文件必須確保卷宗完整無損，不得擅自拆卷、涂改、作標記。任何人不得將檔案轉借和調換，查、借閱檔案按規(guī)定時間歸還。6、對歸還的案卷，必須當面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時提出并進行處理，造成嚴重后果的，報請局黨組對相關責任人作嚴肅處理。文書檔案管理制度電子版（二）1、目的與適用范圍本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,本制度適用于公司文書檔案的管理。2、工作內容2.1文書檔案的歸檔2.l.l各部門承辦完畢需要歸檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調動不得私自帶文件到其它單位。2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴禁用圓珠筆、鉛筆、純藍和紅墨水書寫。2.1.4移交歸檔的案卷應編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求：2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。2.1.5.2標題要文字概括、簡潔、準確,而且標題不宜過長,一般不超過____個字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。2.1.5.4卷內文件要逐張編號,填寫好卷內目錄和備考表。2.2文書檔案的整理和保管2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號、立卷、登記入庫保管,2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。2.2.3檔案要編號、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲設備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。2.2.6檔案管理人員對庫房存檔要進行定期檢查清點,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施研究解決。2.3文書檔案的簽定和銷毀2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負責對檔案材料的鑒定工作。2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應對照上級和本單位的保管期限進行審查,根據(jù)案卷對本單位現(xiàn)實工作和長遠工作的參考價值,確定保管期限。2.3.3對確實推動保管價值的檔案,列出銷毀清單,經有關領導審核。2.3.4銷毀時必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關領導的簽署材料永久保存。2.4文書檔案的統(tǒng)計利用2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關統(tǒng)計表、主要內容、時間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復制等。2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對借閱的檔案注意愛護、保密,嚴禁私自涂改和銷毀。2.4.4對帶有保密性重要檔案,要經廣級領導審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關的部分。文書檔案管理制度電子版（三）文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結合本公司實際，制訂本制度。一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記（函、電報直接分送有關部門），及時送質管部主管領導簽批后，分送有關領導閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。2、公司領導及有關部門及時閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。二、發(fā)文制度1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領導簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經領導審核簽發(fā)（屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經理簽發(fā)），由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。2、公司會簽外單位文件，經相關部門和領導審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關部門起草，秘書核稿，公司領導簽發(fā)后，再送有關部門會簽。3、聯(lián)合發(fā)文經公司領導及聯(lián)合發(fā)文單位領導分別簽批后由文書統(tǒng)一編號、印發(fā)。三、檔案管理制度（一）歸檔范圍1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。2、重要會議材料，包括會議____通知、報告、決議、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。4、公司經營管理活動中產生的各種文件材料（即內____文件），如規(guī)章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。5、上級機關發(fā)來的與本公司有關____決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。6、公司在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外____文件），包括請示與上級機關的批復、報告、項目立項、重要函件。7、公司及各部門的年度工作計劃、總結。8、本公司的各種統(tǒng)計報表。9、信訪工作材料。10、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產登記等憑證性文件材料。11、本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。13、專業(yè)技術職稱評審材料。（二）歸檔時間1、各部門應主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。2、每年____月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內歸檔。（三）歸檔要求1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機聯(lián)系。2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。（四）檔案管理1、檔案管理。依據(jù)檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。2、檔案保管。公司設立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。3、檔案的鑒定。從檔案的內容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。4、檔案的銷毀。文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經公司質管部及相關領導批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀