公司日常費用報銷流程(正式)

公司日常費用報銷流程(正式)

公司日常費用報銷管理制度及流程為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務報銷行為，倡導以業(yè)務為主的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。本制度根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關(guān)費用、稅費支出、工程相關(guān)支出及專項支出等，以下分別說明報銷相關(guān)的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。本制度適用公司全體員工。借支管理規(guī)定及借支流程出差借款：出差人員憑審批后的《出差行程報備審批表》按批準額度辦理借款，出差返回3個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。各項借款金額超過2000元應提前一天通知財務部備款。借款銷賬規(guī)定：(1)借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，費用報銷單須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，否則財務人員有權(quán)拒絕銷帳；(2)借領(lǐng)支票者原則上應在3個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。當月借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還直接從工資中扣回。借款流程：借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)、支票或現(xiàn)金。審批流程：主管部門經(jīng)理審核簽字→財務經(jīng)理復核→總經(jīng)理審批。財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領(lǐng)款手續(xù)。日常費用報銷制度及流程日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。費用報銷的一般規(guī)定：報銷人必須取得相應的合法票據(jù)，且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。填寫報銷單應注意：根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致(不得涂改)；簡述費用內(nèi)容或事由。按規(guī)定的審批程序報批。報銷2000元以上需提前一天通知財務部以便備款。費用報銷的一般流程：報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單→須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單→部門經(jīng)理審核簽字→財務部門復核→總經(jīng)理審批→到出納處報銷。差旅費報銷制度及流程：出差人員應填寫《出差行程報備審批表》，出差期間的住宿、餐飲、交通等費用必須有相應的票據(jù)，報銷時應填寫《差旅費報銷單》并附上相關(guān)票據(jù)，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，到財務部門辦理報銷手續(xù)。員工出差的流程如下：1.出差申請：擬出差人員填寫《出差行程報備審批表》，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準。2.借支差旅費：出差人員將審批過的《出差行程報備審批表》交財務部，按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。3.購票：出差人員根據(jù)審批的交通工具購票，原則上機票、火車票行政部訂票，特殊情況除外。4.返回報銷：出差人員應在回公司后3個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》，部門經(jīng)理審核簽字，財務部審核簽字，總經(jīng)理審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。費用標準如下：1.車費標準：憑長途車票據(jù)實報銷長途車費（其它交通費用已包含在出差補貼中）。2.住宿補貼標準：憑住宿發(fā)票據(jù)實報銷，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。麗江、大理、六庫、騰沖、瑞麗、芒市6個縣城1人出差每日補助費用160元，2人同時出差到同一地點每日共補助費用190元，3人共補助230元；其他地州1人出差每日補助130元，2人及其以上人員出差同一地點每日共補助費用160元；1人當日出差沒有住宿，補助費用60元；2人及其以上人員同時出差到同一地點沒有住宿的，1天共補助80元，其他費用一律自理。3.如因特殊需要自駕車出差產(chǎn)生的過路費、油費以實際消費憑發(fā)票報銷。其它費用按第八條第（二）項中相應的標準執(zhí)行。4.對實報實銷的出差管理：須將出差時間、行程、費用等情況以書面的形式向總經(jīng)辦報備、審批，對超出正常出差補貼金10%的，超出部分10%的部分費用自理。5.對出差確須宴請客戶的須將費用預計情況向總經(jīng)辦報備審批，否則不予報銷。6.對客戶因裝修需要或其它工作需要需駐地工作超過5天的，公司與當?shù)胤咒N商商議按以上出差補貼標準公司和分銷商各承擔一半，長途車費由公司承擔。7.非地州部員工出差的按以上標準執(zhí)行。差旅費報銷流程如下：1.出差人員必須于回公司3天內(nèi)辦完費用報銷手續(xù)。2.報銷流程：出差人員填寫費用報銷單→經(jīng)理簽字審核確認→行政部審核出差時間→財務和審核→總經(jīng)理審批→出納處報銷。3.報銷以正規(guī)票據(jù)為準，手寫單（白條）及票據(jù)復印件一律無效。4、如果出差人員沒有票據(jù)，必須寫一份情況說明并由總經(jīng)辦簽字確認才能生效。5、只有在所有手續(xù)都齊全（包括4個審核人簽字），出納才能給予報銷。如果出納未按規(guī)定辦理，則該款項由出納自付。（四）費用標準的補充說明：1、在報銷住宿費時必須提供住宿發(fā)票，如果實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，則不予補償。超出住宿標準部分由員工自行承擔。2、實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返程時間為準。3、伙食標準和交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實報銷形式。如果遇到特殊情況無相關(guān)票據(jù)，則可以按標準領(lǐng)取補貼。4、宴請客戶需由總經(jīng)理批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐20%、午餐或晚餐40%）扣減出差人當天的伙食補貼。5、如果是由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等，則不予報銷相關(guān)費用。（五）其他注意事項：1、如果出差前沒有填寫《出差行程報備審批表》或?qū)徟掷m(xù)不全，則所有費用需要自理。如果出差期間通訊不暢通，則每次需要自付30元。2、如果沒有按規(guī)定流程報銷費用或原始票據(jù)不全，則不予報銷。3、如果出差時間超過《出差行程報備審批表》計劃天數(shù)且未經(jīng)同意，則需要自理費用。第九條電話費報銷制度及流程(一)費用標準1.移動通訊費：請參考行政部相關(guān)管理制度規(guī)定。2．固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費，禁止員工在上班期間打私人電話。(二)報銷流程1、移動通訊費：按規(guī)定報銷。2、固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)。如果遇到電話費異常變動情況，則應到電信局查明原因。如果遇到特殊情況，則需報總經(jīng)理批示處理辦法。第十條交通費報銷制度及流程(一)費用標準：1、員工因公需要用車可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經(jīng)行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車。2、市內(nèi)因公公交車費應保存相應車票報銷。(二)報銷流程：1、員工整理交通車票（含因公公交車票），在車票背面簽經(jīng)辦人名字，并由行政部派車人員簽字確認，按規(guī)定填好《交通費報銷單》。2、審批：按日常費用審批程序?qū)彙?、員工持審批后的報銷單到財務部辦理報銷手續(xù)。第十一條辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程(一)管理規(guī)定：為了合理控制費用支出，此類費用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置，并指定專人負責。理審批→財務部審核→支付。在支付前，需要提供相關(guān)的原始單據(jù)和證明文件。第二部分費用報銷制度及流程購置申請：公司行政部每季度根據(jù)需求及庫存情況編制購置預算。實際購置時，填寫購置申請單并按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報批。報銷流程：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后，報銷單及原始單據(jù)(包括結(jié)賬小票)交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。財務部按月根據(jù)行政部提供的各部門領(lǐng)用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關(guān)費用。庫存用品作為公共費用，待實際領(lǐng)用時分攤。第十二條招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程費用標準：1、招待費：大額招待費應事前征得總經(jīng)理的同意。2、培訓費：由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人力資源根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經(jīng)理審批。3、資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫《資料申請表》，在報銷前必須到行政部資料管理人員處進行登記。4、其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。報銷流程：1、招待費按日常費用報銷一般規(guī)定及流程辦理報銷手續(xù)。2、培訓費由人力資源部根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。3、資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟蟮膱箐N單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。4、其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。第四部分工薪福利及相關(guān)費用支出制度及流程第十三條工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十四條工薪福利支付流程工資支付流程：1、每月15日前，人力資源部將本月經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標準(含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息)轉(zhuǎn)交財務部。2、財務部核算當月銷售人員提所表表報總經(jīng)理審批。3、財務部根據(jù)提成核算表及支付標準編制標準格式的工資表。4、按工薪審批程序?qū)徟?、每月15日，財務部通過銀行代發(fā)形式支付工資。6、每月末之前員工到財務部領(lǐng)工資條并與工資卡內(nèi)資金進行核實。臨時工資支付流程同工資支付流程。其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單，經(jīng)部門經(jīng)理審批、財務部審核后支付。在支付前，需要提供相關(guān)的原始單據(jù)和證明文件。本制度的第二十條已經(jīng)通過總經(jīng)理辦公會議的討論，并經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人的簽字后生效。我們將會在每個月的最后一個工作日進行員工考核，并且將考核結(jié)果反饋給員工。如果員工對考核結(jié)果有異議，可以在三個工作日內(nèi)向人力資源部門提出