會計檔案管理細(xì)則

會計檔案管理操作細(xì)則第一章總則為了加強(qiáng)會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況，制定本操作細(xì)則。第二章會計檔案管理部門1.公司財務(wù)中心負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)中心檔案管理專員負(fù)責(zé)，一年以內(nèi)的會計資料放財務(wù)辦公室資料專柜，一年以上移入檔案室。2.公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，按財務(wù)中心會計檔案管理操作細(xì)則，定期將各項目、各機(jī)構(gòu)的各項資料匯總至各職能中心，由各職能中心收集審核后傳遞給財務(wù)中心。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。第三章會計檔案歸檔的范圍(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;(二)會計賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財務(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（五）\o"增值稅專用發(fā)票"增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。(六）貸款合同及收據(jù)。（七）項目成本預(yù)算書（八）各項目合同復(fù)印件（包括甲方、供應(yīng)商合同）（九）每月收入確認(rèn)的依據(jù)，包括產(chǎn)值確認(rèn)表、設(shè)計確認(rèn)函、管養(yǎng)扣款單、進(jìn)度款申請表等。（十）所有項目的開工令（十一）工程結(jié)算資料、驗收資料。第四章會計檔案的整理會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。1.會計憑證。（1）按月裝訂并登記憑證清單：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記憑證目錄，每月記錄一份。（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。（4）需要單獨裝訂成冊的憑證附件，由相關(guān)憑證制作人，整理好對應(yīng)的附件，加上封面標(biāo)示后，按月、年裝訂成冊。(5)時間規(guī)定:每月15日前由各相關(guān)人員將上月上述資料移交檔案管理員。2.會計賬簿。會計賬務(wù)處理完成年度結(jié)賬后，均需財務(wù)報表出具人員從金蝶帳套打印出總帳、明細(xì)帳整理后妥善保管。（1）會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。（2）會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。11.工程結(jié)算資料和驗收資料（1）由成本核算會計收集工程竣工驗收和結(jié)算資料,按月裝訂并移交。（2）每月初2個工作日內(nèi)將上月工程結(jié)算資料和驗收資料等工程資料移交給檔案管理員。12.會計資料移交表會計資料移交人填寫會計資料移交表（見附件3），連同移交資料一起移交檔案管理員。會計資料移交表需監(jiān)交人簽字，雙方各執(zhí)一份留底。第五章會計檔案的歸檔保管1.當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，在財務(wù)中心辦公室保管一年，期滿后存入檔案室。2.會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。3.機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。第六章會計檔案的借閱使用1.財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。第七章各種\o"會計檔案保管期限"會計檔案保管期限1.會計憑證保管30年。2.會計賬簿保存30年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存30年。3.會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。4.發(fā)票保管30年。第八章會計檔案的銷毀1.會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第九章附則1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。2.附表1：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。附表2:會計檔案保管清冊附表3:會計資料移交表

會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證30年2記賬憑證30年3匯總憑證30年二會計賬簿類4總賬30包括日記賬5明細(xì)賬306日記賬30年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年8輔助賬簿30年三財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總財務(wù)報告9月、季度財務(wù)報告10年包括文字分析10年度財務(wù)報告(決算)永久包括文