EPC工程項目部信息文控管理制度

EPC工程項目部信息文控管理制度EPC工程項目部信息文控管理制度項目信息的收集整理、分析處理、上傳下達、分類歸檔是EPC工程項目信息文控管理的主要工作。項目信息最終以各類文件的形式存在，從而進行歸檔存儲。1.項目信息的分類1.1按級別和層次劃分1.1.1上級部門的信息；1.1.2EPC總承包商項目經(jīng)理部的信息；1.1.3分包商的信息；1.1.4項目外部的其它信息。2.按信息來源劃分2.1內(nèi)部信息：指EPC工程項目經(jīng)理部內(nèi)部傳遞的信息。2.2外部信息：EPC工程項目經(jīng)理部與業(yè)主、PMC／監(jiān)理等單位之間的往來信息。3.按形式劃分3.1各種書面文件，包括通知、報告、程序、申請、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術文件。3.2傳真，傳真文件的有效性應視同傳真文件原件。3.3信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。3.4電子文件，當面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光盤、軟盤、USB盤和計算機紅外線對傳、網(wǎng)絡共享等。有效文件的電子掃描件可視為電子文件。3.5電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息交流。重要事件或緊急情況下的通知、要求、指令、承諾等，也應以電話先行聯(lián)絡，必要時應以適當?shù)臅嫘问郊皶r予以確認。3.6會議紀要，指項目中的例會、專題會等會議的會議紀要。4.項目文件的分類EPC工程項目文件要求采取先按文件來源單位不同進行分類，然后按管理要素及文件功能進行綜合分類，最后按照文件的形式、內(nèi)容進行分類，其詳細分類情況如表17．1所示。一級分類目錄(按單位)二級分類目錄(按要素、功能)三級分類目錄(僅做參考)業(yè)主項目組文件1．管理文件業(yè)主代表文件2．技術文件1．決策立項、招投標、文控信息、質量、進度、費用、HSE、其它(規(guī)劃／細則、創(chuàng)優(yōu)計劃歸入質量)。政府質量監(jiān)督站文件3．變更文件2．圖紙、設計、組織設計、方案／措施、各關鍵特殊作業(yè)指導書、其它。PMC／監(jiān)理文件4．培訓考核3．設計變更、采購變更、施工變更。4.文控信息、質量、HSE、進度、費用、其它。EPC總承包商文件5．合同文件5．合同、實物清單及合同條款變更。6．總進度計劃、年／季，月計劃、征地計劃、物資計劃、供應商文件6．生產(chǎn)計劃工作計劃、作業(yè)計劃、其它。7．通知、意見、聯(lián)系函、備忘錄、請示、回復函、匯各分包商文件7．通用公文報、建議、報告、其它。8．協(xié)調會、調度會、專題會、圖紙會審、設計交底、本單位文件8．會議紀要9．工程報表10．工程總結11．簽認報審12．工程記錄報告13．資質資產(chǎn)PMC／監(jiān)理例會、其他。9．施工報表(日報、周報、月報)、PMC，監(jiān)理報表(周報、月報)、人機料報表(日、周、月)。10．部門總結(信息文控管理、質量控制、進度控制、費用控制、HSE管理、合同管理)、單位總結(一般總結、階段總結、工程總結)。11．費用報審(工量簽證、撥付款、索賠等)、進度報審(開停工、復工、計劃、延期)、質量報審、HSE報審、文控信息報審。12．信息文控、質量、進度、費用、HSE、其它。13．單位資質、人員資質、施工設備、儀器工具。EPC總承包商根據(jù)與本單位有信函往來關系的單位，按上述一級目錄表對文件進行選擇分類；對已建立的一級目錄均按收到該單位的文件進行二級分類；在二級目錄分類合理的基礎上，EPC總承包商還應進行文件三級目錄的劃分(上表可供參考選取用)，進一步的細化由EPC總承包商自行掌握。EPC總承包商可根據(jù)本單位和本專業(yè)的特點，建立適宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對各自的專業(yè)文件進行管理。2.信息文控的編碼根據(jù)EPC工程有關建設項目檔案管理的要求，編制與其相適合的“信息文控編碼程序”，對工程項目從投標、設計、采購、施工、試運行到竣工驗收全過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體的信息文控資料進行編碼，科學地管理項目信息文控，實現(xiàn)項目信息文控管理的標準化、規(guī)范化和統(tǒng)一。3．信息文控管理的組織協(xié)調與職責分工3.1信息文控管理的組織EPC工程項目經(jīng)理部下設信息文控中心，為信息文檔管理的歸口部門。信息文控中心的組成成員應包括信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個二級控制模式，信息文控中心從總體上負責項目全部信息的匯總、控制和管理。在項目經(jīng)理部各部門再設置信息文控人員，負責該部門的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門的文檔管理人員相互協(xié)調配合從而構成了項目文檔控制網(wǎng)絡，如圖17．1所示。3.2信息文控管理的職責分工3.2.1EPC工程項目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項目經(jīng)理負責項目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項目經(jīng)理外出時可指定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負責本部門報批文件的簽發(fā)。3.2.2信息文控中心3.2.2.1編制用于指導項目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負責該程序的應用和推廣。3.2.2.2將計算機技術應用于信息文控管理工作中，建立EPC工程項目管理信息系統(tǒng)，建立并維護計算機信息文檔數(shù)據(jù)庫，在項目內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡，使信息可以及時準確的獲取、傳遞、更新、共享。3.2.2.3對項目文檔的準備、報批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過程進行有效的控制和管理，確保項目文檔的質量和格式滿足文檔使用者的需要。3.2.2.4負責項目實施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時存檔，提供項目文檔查閱及復印服務。3.2.2.5負責文檔整理分類，在項目結束后負責項目文檔的移交工作。3.2.2.6負責竣工文件的整理工作。3.2.2.7按合同要求負責項目其他參與方計算機系統(tǒng)的建立。3.2.2.8各部門信息文控人員按照信息文控中心的程序要求建立本部門信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。3.2.2.9根據(jù)要求及時提交各類文件狀態(tài)。負責本部門所有文檔的處理和最終歸檔。3.2.2.10負責接受信息文控中心對本部門信息文控管理的質量審核。4.EPC工程項目管理信息系統(tǒng)4.1管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡設計EPC工程項目管理部將信息系統(tǒng)連到Intemet網(wǎng)，項目所有參與方通過網(wǎng)絡共享工程建設信息。系統(tǒng)連接Internet網(wǎng)的方式多種多樣。典型的網(wǎng)絡設計示意圖如圖17-2所示。圖17-2管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡設計示意圖4.2管理信息系統(tǒng)的結構設計系統(tǒng)采用基于Web技術的B／S架構，系統(tǒng)只須在服務器安裝工程信息管理系統(tǒng)軟件加Web服務器軟件加數(shù)據(jù)庫，客戶端須使用當前流行的瀏覽器即可隨時隨地共享管理信息資源。系統(tǒng)包括工程信息數(shù)據(jù)庫、工程信息管理系統(tǒng)軟件和網(wǎng)站三個部分。系統(tǒng)結構設計示意圖如圖17-3所示。圖17-3管理信息系統(tǒng)的結構設計示意圖4.2.1項目參與方和社會公眾都可以訪問項目網(wǎng)站。外部公眾可以通過訪問網(wǎng)站了解工程動態(tài)、有關工程的新聞，同時還可以留言和參與某些討論。4.2.2EPC總承包商內(nèi)部通過用戶名和密碼進入工程信息管理系統(tǒng)，向系統(tǒng)提供或獲取工程信息，進行網(wǎng)上工作處理，發(fā)布計劃或指示，了解督辦事宜落實情況，了解會議信息，對工程有關人員進行網(wǎng)上培訓，對方案等進行審查和論證等等。4.2.3數(shù)據(jù)庫用來存儲整個項目建設過程中產(chǎn)生的大量信息，它是工程信息系統(tǒng)管理軟件的基礎，工程信息系統(tǒng)管理軟件在工程信息數(shù)據(jù)庫的基礎上開發(fā)應用。4.3管理信息系統(tǒng)的功能設計管理信息系統(tǒng)包含的功能有：文檔管理、質量控制、進度控制、費用控制、合同管理、HSE管理、物資管理、電子郵件、網(wǎng)上培訓和系統(tǒng)管理，如圖7-4所示。圖17—4項目管理信息系統(tǒng)構成4.3.1本模塊涵蓋了辦公自動化的功能，主要功能包括：4.3.14.3.14.3.14.3.14.3.14.3.14.3.2本模塊是用于對項目的設計質量、采購質量、施工質量等進行控制和管理，主要功能包括：4.3.24.3.24.3.24.3.24.3.24.3.2．64.3.3本模塊可實現(xiàn)的功能包括：4.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.4本模塊可實現(xiàn)的功能包括：4.3.44.3.44.3.44.3.44.3.44.3.44.3.5本模塊可以實現(xiàn)的功能包括：4.3.54.3.54.3.54.3.54.3.54.3.6本模塊可以實現(xiàn)的功能包括：4.3.64.3.64.3.64.3.64.3.64.3.64.3.7本模塊可以實現(xiàn)的功能包括：4.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3．8電子郵件子系統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)為工程內(nèi)部聯(lián)絡提供方便。其主要功能有包括：4.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.9本模塊提供各種形式的網(wǎng)上培訓，既可以將需培訓的內(nèi)容制作成音像資料放到網(wǎng)上，供各有關單位下載，又可以采用類似聊天室的文字交互的方式進行，還可以將要培訓的內(nèi)容直接以文檔的形式放到網(wǎng)上以供學習。4.3.10系統(tǒng)管理子系統(tǒng)主要包括工程組織結構管理、用戶帳號和密碼管理、用戶權限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的恢復等。為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫既要有自動備份功能(每日)，又要有手動備份功能，鑒于系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，應采用增量備份的方式。當系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞或不一致時，要能夠自動恢復。4.4工程總承包項目信息文控管理流程4.4.1項目信息的收集項目信息的收集是項目信息管理的基礎。在項目信息管理過程中，要培養(yǎng)和樹立項目全員信息管理意識，保證所收集信息的全面性、準確性和有效性。在項目信息收集過程中，要按照項目信息標準化的要求，形成標準的原始信息，為項目信息管理的傳遞、處理、反饋和存儲提供方便。信息的積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍之中，并有相應的檢查、控制及考核措施。4.4.1.1凡是反映與項目有關的重要職能活動、具有利用價值的各種載體的信息，都應收集齊全，歸入建設項目檔案。4.4.1.2收集時間應按信息形成的先后順序或項目完成情況及時收集。4.4.1.3各方職責4.4.1.3.1項目準備階段形成的前期信息應由業(yè)主各承辦機構負責收集、積累并確保信息的及時性、準確性。4.4.1.3.2EPC總承包商負責項目建設過程中所需信息的收集、積累，確保信息的及時性、準確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門提交有關信息。4.4.1.3.3各分包商負責其分包項目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的及時性、準確性。4.4.1.3.4項目PMC／監(jiān)理負責監(jiān)督、檢查項目建設中信息收集、積累和齊全、完整、準確情況。4.4.1.3.5緊急(質量、健康、安全、環(huán)境)情況由發(fā)現(xiàn)單位迅速上報，具體按照EPC工程項目經(jīng)理部質量管理體系文件和HSE管理體系文件中的相關程序執(zhí)行。4.4.24.4.2.1EPC總承包商接收到的外部信息，在進行處理和傳遞分發(fā)之前必須審查其有效性。如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料在有效性存在問題，應立即與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，取得有效的證據(jù)。對于接收到的外部信息由信息文控中心接收并確認其有效性，進行編碼，再根據(jù)文件類別填寫“來文登記表”，登記過的文件由信息文控人員呈交項目經(jīng)理審閱、批辦或轉批。然后交信息文控中心復印，原件存檔，復印件按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關各部，或提交有關部門處理，必要時報送業(yè)主。4.4.2.2內(nèi)部信息按照EPC工程項目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復印，然后按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關各部，必要時報送業(yè)主。項目的所有信息資料，在使用前應由有關的責任部門或人員進行評審。如發(fā)現(xiàn)錯誤或疑問，應及時與提供部門聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保質量。4.44.4.4.4.34.4.34.4.3.1.3報批文件由各部門準備(內(nèi)容涉及其他部門時，由文件編制部門牽頭會簽)，連同由部門經(jīng)理簽字的“文件傳送單4.4.34.4.4.4.34.4.34.4.3.2.3技術類文件、程序類文件、管理類文件、設計變更、組織設計報批文件等特殊要求的紙質傳真類文件，在收到對方“文件傳送單”或傳真文件后，第一時間在“文件傳送單4.4.4EPC工程項目中流動的各類信息最終都會以各類文件的形式進行存儲保存。針對項目信息的存儲管理也即為對于項目文件的管理。4.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.