東新園行政事務部工作手冊

東園行政事務部工作手冊序號 編號 文件名稱1 ZYJ/WI/DXY-209-2.1 行政事務治理規(guī)程2 ZYJ/WI/DXY-209-2.23 ZYJ/WI/DXY-209-2.34 ZYJ/WI/DXY-209-2.45 ZYJ/WI/DXY-209-2.56 ZYJ/WI/DXY-209-2.67 ZYJ/WI/DXY-209-2.78 ZYJ/WI/DXY-209-2.89 ZYJ/WI/DXY-209-2.9

費用核算工作規(guī)程收費工作規(guī)程票據(jù)治理工作規(guī)程費用收入流程圖費用支出流程圖檔案治理工作規(guī)程質(zhì)量監(jiān)視工作規(guī)程倉庫治理工作規(guī)程ZYJ/WI/DXY-209-2.1浙江耀江物業(yè)治理公司工作規(guī)程東園行政事務部工作手冊文件編號修訂狀態(tài)第A版第0次修改共2ZYJ/WI/DXY-209-2.1浙江耀江物業(yè)治理公司工作規(guī)程東園行政事務部工作手冊文件編號修訂狀態(tài)第A版第0次修改共2頁第1主題：行政事務治理規(guī)程頁碼頁目的確保行政事務部治理人員自身素養(yǎng)的提高適用范圍行政事務部全體治理員。職責行政事務部治理員負責本崗位的具體工作。行政事務部主管負責各崗位的工作安排、協(xié)調(diào)、檢查及監(jiān)視工作，并完成治理處主任交辦的其他工作任務。工作程序辦公工作程序按公司規(guī)定著裝上崗，精神飽滿，姿勢端莊。按公司規(guī)定標準使用文明效勞用語，并貫穿到日常辦公和效勞工作中。保持辦公區(qū)域的全天干凈，辦公用品擺放要求統(tǒng)一、標準，下班最終離開辦公區(qū)域者應檢查電源、水閥及門窗的關(guān)閉狀況，確保安全。各崗位治理員嚴格依據(jù)公司各項制度、條例、規(guī)定和工作程序開放工作，各司其職，按質(zhì)按量完成上級交辦的任務。治理員必需全天開通通訊工具，在休息〔假〕期間，如發(fā)生緊急狀況一經(jīng)呼喚必需快速到達。治理員必需按時參與行部門進展的例會和培訓，無特別狀況，不得無故缺席。考勤工作程序嚴格執(zhí)行公司《員工考勤制度》規(guī)定，確保治理處良好的工作秩序。各部門由考勤員每天對本部門員工出勤狀況進展登記，考勤登記必需照實、細致、準時，并于每月一日將上月考勤表交到行政事務部。行政事務部對各部門考勤表進展審查核對，考勤審核必需嚴格、公正，并于每月五日前將上月治理處全員考勤表連同附件(請假條、病假證明等)經(jīng)主任審核簽字后報公司辦公室。培訓工作程序各部門應依據(jù)公司、治理處的治理要求及本部門的工作需求，在每年年底提出培訓需求，填寫《培訓需求申請表行政事務部協(xié)作治理處主任依據(jù)公司的治理要求及本治理處、下屬部門的需求，制訂年度培訓打算，報公司品質(zhì)治理部。各部門可依據(jù)實際需要，提出臨時性培訓需求，編寫《月度培訓打算》后組織實施。送外培訓和特別工種人員培訓按公司《培訓把握程度》執(zhí)行。各部門做好培訓有關(guān)狀況記錄，包括培訓簽到表、考核或考試成績記錄，每次培訓完畢后，在《員工培訓記錄表》上進展記錄。工作進展跟蹤檢查，并依據(jù)每月培訓狀況填寫《月度培訓打算完成匯總》報公司品質(zhì)治理部。相關(guān)文件《培訓把握程序》 ZYJ/QM-2023-4.1.1《不合格把握程序》《改進把握程序》相關(guān)記錄《請假申請表》《考勤表》《員工培訓記錄表》《年度員工培訓打算表》《培訓需求申請表》《員工內(nèi)部培訓記錄表》《月度培訓打算》《月度培訓打算完成匯總》《東園治理人員考核評比表》

ZYJ/QM-2023-6.4ZYJ/QM-2023-6.6ZYJ/QR/GR-301ZYJ/QR/GR-302ZYJ/QR/GR-418ZYJ/QR/GR-446ZYJ/QR/GR-447ZYJ/QR/GR-460ZYJ/QR/GR-3040ZYJ/QR/GR-475ZYJ/QR/DXY-571ZYJ/WI/DXY-209-2.2浙江耀江物業(yè)治理公司工作規(guī)程東園行政事務部工作手冊文件編號修訂狀態(tài)第A版第0次修改共ZYJ/WI/DXY-209-2.2浙江耀江物業(yè)治理公司工作規(guī)程東園行政事務部工作手冊文件編號修訂狀態(tài)第A版第0次修改共2頁第1頁主題：費用核算工作規(guī)程頁碼目的加強經(jīng)濟核算，把握費用支出，降低各項經(jīng)營本錢，確保工作效率和提高東園治理處經(jīng)濟效益。適用范圍東園治理處各項費用的收支、核算、結(jié)帳和編制、申報。職責費用核算員負責具體工作，嚴格按公司《治理處財務具體操作細則》開展工作。行政事務部財務主管負責監(jiān)視、檢查和指導。治理處主任負責審核、審批。工作程序收費將治理處每月收入()于結(jié)帳日13：30〔雙休日延后〕物業(yè)費收入核算：依據(jù)不同類型收費標準分別按月設立收費明細表，一次性預收數(shù)月的費用應平均分攤至每個月的實收款項，并于每個結(jié)帳日后五個工作日內(nèi)報送上月收費明細表。20日，22數(shù)核對，誤差在合理范圍以內(nèi)，25日完成計算本月應支付的組團所分攤的水電數(shù)據(jù)及全額抄表分攤計算完畢后，于每月30日前張榜公布，爭取于下一個月結(jié)帳日前將費用收齊，于結(jié)帳日后五個工作日內(nèi)報送收費明細表。月的費用應平均分攤到每月的實收款項，對于車位使用費、電瓶車費要準時將變動的車輛進展更改、注銷。空關(guān)物業(yè)費以70%向產(chǎn)權(quán)全部人收取，公攤電費按實分攤，有特別規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定辦理，要做到計算合理、月結(jié)月清，準時向產(chǎn)權(quán)全部人(開發(fā)商)和業(yè)主收取。支出(尤其是物業(yè)費)，確實由于一些特別狀況(如退房等)必需退還的，規(guī)定如下：單位退款：要求對方開據(jù)一張的收據(jù)，并填寫付款通知單，以支票支付，而不是將原來開給對方的發(fā)票或收據(jù)收回作為付款依據(jù)。業(yè)主個人退款：退還費用則填寫統(tǒng)一的公司費用退還表，然后以報銷的形式辦理相關(guān)程序，退還時必需由業(yè)主或其托付代理人簽字(章)而不能由物管處代簽。特別狀況：業(yè)主個人的物業(yè)、水電費當月收進當月即需退還的，可以不必按以上程每月26日依據(jù)抄表分攤數(shù)據(jù)，填寫《支付水電費明細》表，上報公司審批，于月底前2個工作日內(nèi)將水費電費交到水廠、電力局。編制治理處年、季、月費用收支打算，并對實施過程進展監(jiān)視、檢查和把握，準時向治理處主任供給費用收支分析報告和相關(guān)信息。依據(jù)治理處簽訂的合同、協(xié)議中的有關(guān)經(jīng)濟條款，組織辦理收支款項的結(jié)算及記帳。限期清理。組織實施治理處統(tǒng)計報表的編制工作，保管好全部收費資料和帳冊，對變動數(shù)據(jù)準時注記和存貯，并實現(xiàn)電算化。公司財務部。相關(guān)記錄《治理處每日收繳費用明細表》 ZYJ/QR/DXY-503《治理處當月收繳費用明細表》 ZYJ/QR/DXY-504《治理處每月上交財務匯總表》 ZYJ/QR/DXY-506《治理處多項經(jīng)營收支明細表》 ZYJ/QR/DXY-508《治理處電瓶車庫電費明細表》 ZYJ/QR/DXY-509《治理處費用收繳率匯總表》《治理處物業(yè)費分攤明細表》《治理處水電費按月收費狀況表》《治理處物業(yè)費按月匯總表》《支付水電費明細表》《月份其他收入月明細表》《 年月 治理處空關(guān)房明細表》東園行政事務部工作手冊文件編號ZYJ/WI/DXY-209-2.3修訂狀態(tài)第A版第0次修改主題：收費工作規(guī)程頁碼1頁第1頁目的通過對各類費用的收繳，實現(xiàn)利潤最大化，確保企業(yè)能正常運行。適用范圍東園治理處各項費用收繳。職責收費人員負責具體的各類費用的收繳、登記工作。各組團設立現(xiàn)場收費人員。行政事務部財務主管負責各崗位收費人員的工作安排、協(xié)調(diào)、檢查及監(jiān)視工作。工作程序收費工作程序按《公司規(guī)定》著裝上崗，精神飽滿，姿勢端莊，微笑效勞。按《公司規(guī)定》標準禮貌用語和效勞用語。保持辦公區(qū)域的全天干凈，辦公用品擺放要求統(tǒng)一、標準。給類收費臺帳必需看清楚、干凈、有標識、不能過期、準時更換。要求收費實行唱票的方法，對收進的假幣由當事人自己負責。對已收取的費用準時做好登記工作，定期進展各類明細表整理工作?，F(xiàn)場收費人員進入業(yè)主家，要求穿鞋套。4：10之前將已收取的現(xiàn)金、支票交財務部，財務部于5：00之前存入公司帳號。在收費過程中，征求業(yè)主對物業(yè)公司的意見，準時反響給各部門，并進展跟蹤。相關(guān)記錄《物業(yè)費收繳明細表》 ZYJ/QR/DXY-521《水電費收繳明細表》 ZYJ/QR/DXY-522《電瓶車收繳明細表》 ZYJ/QR/DXY-523《車位使用費收繳明細表》 ZYJ/QR/DXY-524《車位物業(yè)費收繳明細表》 ZYJ/QR/DXY-525《費用退還明細表》 ZYJ/QR/DXY-526東園行政事務部工作手冊文件編號ZYJ/WI/DXY-209-2.4修訂狀態(tài)第A版 第0次修改主題：票據(jù)治理工作規(guī)程頁碼共1 頁第1頁目的嚴格票據(jù)治理,杜絕缺少、開抽心發(fā)票現(xiàn)象的發(fā)生，符合財稅部門的要求，確保收費工作的正常進展。適用范圍東園治理處各類票據(jù)的治理。職責行政事務部負責向公司財務部申領(lǐng)票據(jù)。各部門、各組團、固定點收費人員負責向行政事務部申領(lǐng)、歸還票據(jù)。行政事務部財務主管負責票據(jù)的抽查、檢查。工作程序領(lǐng)用程序每天早上8:00由收費人員簽字領(lǐng)出,于晚上結(jié)帳時簽字歸還。票據(jù)開具格式。按票據(jù)規(guī)定的格式書寫。使用圓珠筆書寫，字跡端正、用力，準時更換復寫紙。大小寫金額全都。不得進展涂改革。歸還程序各收費人員于晚上結(jié)帳時將票據(jù)交回簽字。由行政事務部財務人員檢查歸還時票據(jù)張數(shù)是否相符。相關(guān)記錄《票據(jù)領(lǐng)用登記表》 ZYJ/QR/DXY-527東園行政事務部工作手冊文件編號ZYJ/WI/DXY-209-2.5修訂狀態(tài)第A版 第0次修改主題：費用收入流程圖頁碼共1 頁第1頁目的確保治理處按時收繳各項費用,保證治理處日常業(yè)務的正常開展。適用范圍適用于費用收入的有效治理。職責二級財務部負責各物業(yè)應收款項的統(tǒng)一把握。各組團、部門負責各項費用的催交工作。工作流程圖是否在規(guī)定時是將收時的錢再交公間內(nèi)收取費用交二級財務司財務治理處核算每月應收費用治理處核算每月應收費用下發(fā)通知否各部門、各組團發(fā)放催繳通知單拖欠費用是連續(xù)狀況查明緣由，實行相應措施《水電費通知單》 ZYJ/QR/DXY-528《催繳通知單》 ZYJ/QR/DXY-529東園行政事務部工作手冊文件編號ZYJ/WI/DXY-209-2.6修訂狀態(tài)第A版 第0次修改主題：費用支出流程圖頁碼共1 頁第1頁目的加強治理處費用支出把握。適用范圍適用于費用支出的有效治理。職責治理處主任負責把握費用支出的合理性及必要性。二級財務負責費用支出的審核工作。公司負責費用的審批工作。工作流程圖治理處主任審核費用支出的合理性治理處主任審核費用支出的合理性是否同意否退回部門或組團是二級財務審核票據(jù)合法性及金額正確性否是否正確上報公司是否同意否公司財務部支付費用治理處領(lǐng)用人簽字完畢《報銷單》 ZYJ/QR/GR-3011《付款通知單》 ZYJ/QR/GR-3012ZYJ/WI/DXY-209-2.7浙江耀江物業(yè)治理公司工作規(guī)程東園行政事務部工作手冊文件編號修訂狀態(tài)第A版第0次修改共2ZYJ/WI/DXY-209-2.7浙江耀江物業(yè)治理公司工作規(guī)程東園行政事務部工作手冊文件編號修訂狀態(tài)第A版第0次修改共2第1頁主題：檔案治理工作規(guī)程頁碼頁目的通過對檔案的各項治理工作，確保檔案資料不失散、不遺留、分類準確、裝訂標準，妥當保存，提高檔案的作用，為治理處各項工作效勞。適用范圍適用于治理處檔案、資料治理工作。職責檔案治理員負責治理處各類文件資料的登記、編號和運轉(zhuǎn)工作，并對各部門的檔案治理工作進展監(jiān)視、檢查和指導。負責上級機關(guān)和公司文件的整理、傳閱和歸檔工作，做好立卷歸檔，妥當保管好各類檔案資料。各部門應設一名兼職檔案治理員，負責對本部門的檔案收集與整理。行政事務部主管定期進展抽查和指導。工作程序文件點收檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應馬上追查歸入。文件的處理手續(xù)必需完備，如有遺漏，應馬上退回經(jīng)辦部門。文件如有皺折、破損等情形，應先使其整齊劃一。檔案整理歸檔文件，應依目次號挨次以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用，注明目次號碼，以便翻閱。檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。按《浙江耀江物業(yè)治理公司檔案治理制度》的規(guī)定，嚴格執(zhí)行和施行檔案的各項治理工作。檔案資料清理常常進展文件、檔案的清理和檢查，無保存必要的資料要準時清理，并保持檔案清潔。保管期限屆滿的文件、檔案，應注明銷毀的日期，報治理處主任批準后再作銷毀處理。檔案查閱制度查閱檔案要履行查閱手續(xù)，只限內(nèi)部查閱。需帶出、復印或外來人員借閱，必需經(jīng)治理處主任批準。相關(guān)文件《浙江耀江物業(yè)治理公司檔案治理制度》相關(guān)記錄《質(zhì)量記錄查閱審批表》 ZYJ/QR/GR-410《外來文件清單》 ZYJ/QR/GR-413《文件發(fā)放登記表》 ZYJ/QR/GR-414《文件更改單》 ZYJ/QR/GR-415《受控文件清單》 ZYJ/QR/GR-416《受控文件復印申請表》 ZYJ/QR/GR-417《文件發(fā)放范圍清單》 ZYJ/QR/GR-438《質(zhì)量文件銷毀清單》 ZYJ/QR/GR-440《文件回收登記表》 ZYJ/QR/GR-459《檔案借閱登記本》 ZYJ/QR/GR-3021東園行政事務部工作手冊文件編號ZYJ/WI/DXY-209-2.8修訂狀態(tài)第A版第0次修改主題：質(zhì)量監(jiān)視工作規(guī)程頁碼共1頁第1 頁目的通過對東園執(zhí)行質(zhì)量治理體系的監(jiān)視和檢查,保證質(zhì)量體系的正常運行。適用范圍適用于東園治理處各部門、組團、班組及崗位的質(zhì)量治理運行。職責 負責執(zhí)行質(zhì)量體系的監(jiān)視、檢查、指導和改進工作，保持質(zhì)量治理體系正常、有效地運行。負責對各部門質(zhì)量記錄是否真實、準時、清楚和正確進展常常性檢查指導，覺察不合格項馬上催促其限期整改。制定年度有關(guān)質(zhì)量治理的培訓教育打算，協(xié)作治理處主任分期組織各級治理人員及員工進展培訓考核。行政事務部主管定期進展抽查和指導工作程序質(zhì)量文件的檢查檢查治理處質(zhì)量文件與實際狀況是否相適應，詳略是否得當，是否適宜可操作，是否正常、有效地運行。檢查各部門是否依據(jù)標準要求建立、實施、保持和改進質(zhì)量文件，是否依據(jù)標準建立了質(zhì)量記錄。檢查質(zhì)量手冊對組織機構(gòu)及職能安排描述是否確定且有效，是否充分、可信，是否受控。檢查各層次員工對質(zhì)量文件、質(zhì)量記錄是否都能得到理解并能有效應用、有效實施。覺察不合格項馬上整改和改進。質(zhì)量記錄的檢查檢查各部門質(zhì)量記錄是否真實、準時、清楚和正確，并賜予指導。檢查質(zhì)量記錄是否按確定的保存地點、方式、期限進展實施，保存設施是否適宜，是否能防止損壞、變質(zhì)或喪失。質(zhì)量記錄是否進展整理分析，并為改進和治理供給信息。檢查各層次員工對質(zhì)量記錄是否正確理解和充分溝通。覺察不合格項馬上整改和改進。質(zhì)量治理體系的培訓通過檢查了解各層次員工對質(zhì)量治理體系的生疏和理解程度以及存在的缺乏，實行按需培訓，據(jù)時施教。制定年度有關(guān)質(zhì)量治理的培訓教育打算，協(xié)作治理處主任分期組織各級治理人員及員工進展培訓考核。相關(guān)記錄《文件更改單》 ZYJ/QR/GR-415《不合格統(tǒng)計表》 ZYJ/QR/GR-445《統(tǒng)計分析報告》 ZYJ/QR/GR-448《培訓打算》 ZYJ/QR/GR-3040《效勞質(zhì)量信息反響表》 ZYJ/QR/GR-428ZYJ/WI/DXY-209-2.9浙江耀江物業(yè)治理公司工作規(guī)程東園行政事務部工作手冊文件編號修訂狀態(tài)第A版第0次修改共2ZYJ/WI/DXY-209-2.9浙江耀江物業(yè)治理公司工作規(guī)程東園行政事務部工作手冊文件編號修訂狀態(tài)第A版第0次修改共2頁第1主題：倉庫治理工作規(guī)程頁碼頁目的通過對治理處二級倉庫的治理工作，確保物品得到安全貯存，以完好狀態(tài)交到使用部門。適用范圍適用于治理處二級倉庫日常治理及各部門三級倉庫的日常治理。