關于統(tǒng)集團公司發(fā)文規(guī)定的通知

關于統(tǒng)集團公司發(fā)文規(guī)定的通知尊敬的各位同事：根據公司管理制度和業(yè)務發(fā)展需要，為規(guī)范公司的文化建設，提高工作效率，加強內部協(xié)調，特制定了以下通知，現(xiàn)予以公布。一、發(fā)文目的為了規(guī)范公司內部的信息溝通和交流，提高公司管理的科學性和規(guī)范化程度，統(tǒng)一公司文件的形式和內容，保證公司文件的協(xié)調性、規(guī)范性、有效性和便于查閱性，進一步加強公司的內部管理。二、發(fā)文范圍本規(guī)定適用于統(tǒng)集團公司內所有員工在公司內部發(fā)起和收到的文件，包括報告、備忘錄、通知、指示和公告等各類文件。三、發(fā)文原則1.合理性原則發(fā)起文稿應合理、合法、可行、有效、有利于公司內外部的溝通和協(xié)調，符合國家法律法規(guī)和公司制度。2.規(guī)范性原則文稿形式規(guī)范，遵守語言文字規(guī)范，避免使用成語、方言、俚語、過于口語化的語言，規(guī)范字號、字距、行距、標點等格式規(guī)范，使文檔整齊、清晰。3.科學性原則文稿內容結構合理，重點突出，重要信息突出，廢話少，清晰明了。4.真實性原則文稿真實可靠，符合實際情況，不能夸大其詞，避免虛假宣傳、不實描述等。5.時效性原則發(fā)文時間及時、合適、有針對性，及時調整撤銷不該存在的文件，防止文檔過時，產生混亂。6.保密性原則對于機密、重要、涉及個人隱私、公司隱私等重要信息，需要嚴格控制，加強管理和防范風險。四、文檔流程1.文稿的用途、范圍和形式在發(fā)文前，應該明確文稿的用途、范圍和形式，明確所需的文件類別、名稱和編號；對于不同級別的文檔，還應該明確審核和批準的流程和責任人。2.及時填寫文檔發(fā)文人員必須在規(guī)定時間內將文檔提交到本部門，待經所指定審核人員審核無誤后，及時上報領導審核，確保不延誤文件的正常流轉時間，提高工作效率。3.文檔編號全部文檔均應制定編號，且保持唯一性。編號的具體格式和規(guī)則可參照公司文件編號規(guī)則。文件編號根據發(fā)文時間順序進行排序，以便于管理和查閱。4.保存文檔文件保存時間應根據文件重要性和保密等級予以區(qū)分，根據公司管理規(guī)定進行保存，嚴格保護公司文檔的保密性、可靠性。5.跟進文檔發(fā)文人員必須跟進文檔審核進程，及時了解審核進度。如有重大需求，可以催促審核人員盡快審核，確保文件的及時簽發(fā)和發(fā)放。五、策略措施1.建立審閱制度在單位內部加強資料的審閱工作，使審閱結果得到較好的運用和考核；對于申請書基礎的文件往往需走多個渠道，根據不同的申請類別和重要性，進行分類管理和處理。2.強化溝通協(xié)調各個部門之間要密切配合合作，加強溝通，進行快速的信息交流和公告，解決可能出現(xiàn)的協(xié)調難題。在執(zhí)行過程中也要有一些突發(fā)案例的靈活性，維持文件的順暢流轉。3.做好質量保障發(fā)文人員在工作中應時刻保持質量意識，起草文檔時盡量規(guī)范、準確、簡捷。領導也要結合實際情況，按照規(guī)范要求進行審核、簽批，確保文件質量。六、文檔管理公司要成立文檔管理部門，制定相應文檔管理規(guī)定，管理文件的制定、保存、簽發(fā)和流轉；每份文件均應制定材料目錄和檔案目錄；對于零散文檔應分類存放，記錄相應標識信息等。七、總結公司文文件的制作需要全員參與，從管理到執(zhí)行，都要嚴格按照公司的制度，發(fā)文原則和流程。發(fā)文人員要具備相應的文檔