第三章-辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)用-Excel-XP

第三章辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)用二、電子表格軟件ExcelXP6/21/20231ExcelXP主要內(nèi)容一、ExcelXP基本知識二、工作表的基本操作三、工作表的編輯和格式化四、數(shù)據(jù)的計(jì)算五、數(shù)據(jù)管理和分析六、數(shù)據(jù)的圖表化七、頁面設(shè)置和打印6/21/20232一、Excel

XP基本知識6/21/20233電子表格的基本概念電子表格：（SpreadSheet）主要是以二維規(guī)則表格作為表現(xiàn)形式，以表中的數(shù)值關(guān)系作為處理對象的這樣一種表格。電子表格的表現(xiàn)形式主要是二維規(guī)則表電子表格主要不是處理表格中文字內(nèi)容之間的相互說明關(guān)系，而主要是處理表格中數(shù)值內(nèi)容之間所蘊(yùn)藏的數(shù)值關(guān)系表格單元格之間的相互引用及運(yùn)算關(guān)系即為公式，公式是電子表格中的核心內(nèi)容6/21/20234表Table與電子表格SpreadSheetTableSpreadSheet以文字為主要內(nèi)容表格可以是二維規(guī)則表，也可以是非規(guī)則表格強(qiáng)調(diào)形式上的格式問題主要使用文字處理軟件來進(jìn)行處理以數(shù)值為主要內(nèi)容表格通常必須是二維規(guī)則表，非規(guī)則表少見強(qiáng)調(diào)內(nèi)容上的數(shù)值關(guān)系主要使用電子表格處理軟件來進(jìn)行處理6/21/20235表格標(biāo)題數(shù)據(jù)文字?jǐn)?shù)值自動(dòng)填充公式函數(shù)圖表圖形對象數(shù)據(jù)清單排序篩選分類匯總公式自動(dòng)處理圖表直觀顯示數(shù)據(jù)管理功能MSExcel是Microsoft公司出品的一個(gè)電子表格軟件，也是目前全球擁有用戶最多的電子表格軟件之一。它具有以下特點(diǎn)：直觀易用性強(qiáng)大的公式處理能力和豐富的函數(shù)運(yùn)算具有解決多種復(fù)雜問題的內(nèi)置模型與微軟其他軟件的無縫協(xié)作性可編程能力與可升級性與Internet配合進(jìn)行協(xié)同工作6/21/20236MSExcel的主要版本MSExcel歷史較長，發(fā)行過許多版本，目前在市面上仍可以見到的包括：Excel6.0：MSOffice4.3套件的組件之一或單獨(dú)發(fā)售Excel95：MSOffice95套件的組件之一Excel97：MSOffice97套件的組件之一Excel2000：MSOffice2000套件的組件之一ExcelXP:MSOfficeXP套件的組件之一Excel2003:MSOffice2003套件的組件之一未來的新版本是OFFICE2007套件的組件6/21/20237ExcelXP的啟動(dòng)（1）在“開始”中選擇“程序→MicrosoftExcel”。（2）單擊已存在的電子表格文件啟動(dòng)Excel，同時(shí)也打開了該文件。（3）如果桌面有ExcelXP快捷方式圖標(biāo)，在桌面上雙擊ExcelXP中文版的快捷圖標(biāo)。6/21/20238ExcelXP的窗口6/21/20239（1）在菜單欄上選擇“文件→退出”選項(xiàng)。（2）在窗口左上角雙擊窗口控制菜單按鈕。（3）在窗口左上角單擊窗口控制菜單按鈕，在彈出的控制菜單中選擇“關(guān)閉”選項(xiàng)。（4）按Alt+F4鍵，或單擊ExcelXP中文版窗口右上角的關(guān)閉按鈕。（5）右鍵單擊任務(wù)欄中的圖標(biāo)，選擇其中的“關(guān)閉”選項(xiàng)。ExcelXP的退出6/21/202310Excel工作界面編輯欄列號名字框行號活動(dòng)單元格工作表標(biāo)簽工作表工作簿標(biāo)題欄工具欄菜單欄格式欄標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕工作表拆分框工作表拆分框表標(biāo)簽拆分框任務(wù)窗格6/21/202311ExcelXP的工作簿窗口(1)標(biāo)題欄:當(dāng)前編輯的工作簿(2)工作簿:一般由3張表格組成，最多255張工作表(3)工作表:主要的工作對象，由行、列組成的表格行:1,2,3…,65536列:A,B,C,…IV(256)(4)單元格:行和列的交叉，表格的最小單位(5)活動(dòng)單元格:當(dāng)前正在操作的單元格，被黑線框住(6)工作表標(biāo)簽:Sheet1~Sheet3,當(dāng)前活動(dòng)的為白色，其余為淺灰色(7)工作表拆分框:分割工作表(8)標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕:切換顯示工作表6/21/202312常用工具欄按鈕功能說明格式工具欄按鈕功能說明新建保存打印預(yù)覽剪切粘貼撤消超級鏈接粘貼函數(shù)降序繪圖Excel幫助打開電子郵件打印拼寫檢查復(fù)制格式刷恢復(fù)自動(dòng)求和升序圖表向?qū)э@示比例搜索字號字體粗體斜體左對齊右對齊貨幣式樣千位分隔式樣增加縮進(jìn)量小數(shù)位數(shù)增加填充顏色其他按鈕下劃線居中合并及居中百分比邊框字體顏色減少減少6/21/202313二、工作表的基本操作6/21/2023141．創(chuàng)建EXCEL文件

首次進(jìn)人Excel時(shí),自動(dòng)創(chuàng)建“book1”文件／新建選擇所需創(chuàng)建的工作簿新建

A、創(chuàng)建或打開Excel電子表格文件新建任務(wù)窗格6/21/2023152．打開文檔資源管理器雙擊EXCEL文檔打開/最近使用的文檔文件/打開選擇盤符、文件夾、文件名

6/21/202316打開EXCEL文檔對話窗上一級文件夾網(wǎng)頁中查找刪除文檔顯示文件方式新建文件夾6/21/202317

“打開”對話框中的“工具”按鈕進(jìn)行查找條件的設(shè)置。3．查找文件6/21/2023181．新文件(未命名)文件／保存或另存為輸入文件名2．保存已命名的文件保存文件／保存文件／另存為B、保存文件6/21/2023193.保存為不同格式文檔文件/另存為4.自動(dòng)保存文檔工具/選項(xiàng)/保存指定自動(dòng)保存時(shí)間間隔6/21/202320C、單元格的選取單個(gè)單元格：單擊所需的單元格。連續(xù)多個(gè)單元格：單擊首單元格，Shift+單擊末單元格。多個(gè)不連續(xù)單元格：Ctrl+單擊單元格。整行或整列：單擊行頭或列頭。全部單元格：單擊行頭、列頭相交的全選按鈕清除選定的單元格：工作表任意處單擊。6/21/202321D、數(shù)據(jù)的輸入1．單元格數(shù)據(jù)的輸入單擊單元格直接在單元格輸入數(shù)據(jù)雙擊單元格在單元格編輯輸人數(shù)據(jù)注意：數(shù)值數(shù)字右對齊，字符左對齊，數(shù)字字符輸入：'數(shù)字。數(shù)值輸入超長，以科學(xué)記數(shù)法顯示。字符輸入超長，擴(kuò)展到右邊列；若右邊有內(nèi)容，截?cái)囡@示按Tab鍵在單元格之間向后移動(dòng),Shift+Tab鍵向前移動(dòng),↑上一行,↓下一行,→右單元格,←左單元格,F2激活單元格6/21/2023222.數(shù)據(jù)自動(dòng)輸入(1)自動(dòng)填充:

指一批有規(guī)律的數(shù)據(jù)，例如等差數(shù)列A.

輸入前2個(gè)數(shù)選中該2個(gè)單元格指向第2個(gè)單元格右下角的自動(dòng)填充柄+拖動(dòng)填充柄到結(jié)束6/21/202323B.

在填充第一個(gè)單元格輸入第1個(gè)數(shù)選擇填充區(qū)域編輯/填充選擇要填充的類型6/21/202324(2)系統(tǒng)提供的序列數(shù)據(jù)例：甲、乙、丙…；星期一、星期二…；一方法：輸人一個(gè)數(shù)據(jù)，利用自動(dòng)填充柄拖放到結(jié)束填充。6/21/202325(3)用戶自定義序列數(shù)據(jù)工具/選項(xiàng)在輸入系列框一次輸入/自定義序列系列，之間用逗號分割6/21/2023263.輸入有效數(shù)據(jù)(1)設(shè)置有效數(shù)據(jù)設(shè)置輸入數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型、范圍、輸入提示和錯(cuò)誤輸入提示選取要定義有效數(shù)據(jù)的區(qū)域數(shù)據(jù)/有效數(shù)據(jù)設(shè)置標(biāo)簽(數(shù)據(jù)類型、范圍)輸入信息標(biāo)簽(輸入時(shí)提示)錯(cuò)誤警告標(biāo)簽(出錯(cuò)時(shí)提示)6/21/202327(2)有效數(shù)據(jù)的檢查設(shè)置好有效數(shù)據(jù)后，當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤時(shí)，系統(tǒng)會根據(jù)錯(cuò)誤警告標(biāo)簽設(shè)置，自動(dòng)顯示出錯(cuò)提示；6/21/202328E、數(shù)據(jù)編輯(1)修改單擊單元格，在單元格輸入新數(shù)據(jù)雙擊單元格，在單元格編輯修改(2)清除

選取清除區(qū)域編輯/清除選擇全部、格式、內(nèi)容、批注(3)刪除選取清除區(qū)域編輯/刪除(4)移動(dòng)剪切+粘貼或直接拖動(dòng)6/21/202329(5)復(fù)制復(fù)制+粘貼或Ctrl+拖動(dòng)(6)選擇性粘貼即屬性的復(fù)制，不但可以復(fù)制值、公式、還可以復(fù)制格式。在對話框進(jìn)行下列選擇注意：若復(fù)制或移動(dòng)的內(nèi)容出現(xiàn)單元格相對引用，則在復(fù)制或移動(dòng)后的目標(biāo)單元格自動(dòng)修改單元格引用6/21/202330F、單元格、行、列的插入和刪除(1)插入選定插入位置插入/（單元格、行、列）(2)刪除選定刪除的對象編輯/刪除(單元格、整行或整列)6/21/202331三、工作表的編輯和格式化6/21/202332A、工作表的刪除、插入和重命名1.選取工作表單個(gè)連續(xù)多個(gè)(Shift)不連續(xù)多個(gè)(Ctrl)2.刪除工作表選擇要?jiǎng)h除編輯/刪除工作表確認(rèn)的工作表單擊右鍵,選擇快捷菜單中的“刪除”命令6/21/2023333.插入工作表

選取插入工作表的位置插入/工作表4.重命名工作表

雙擊要重命名的工作表輸入新名字6/21/2023345.隱藏工作表選擇要隱藏的工作表格式/工作表隱藏6.取消隱藏工作表格式/工作表取消隱藏選擇要取消隱藏的工作表6/21/202335B、工作表的復(fù)制或移動(dòng)1.工作簿之間的復(fù)制或移動(dòng)打開源工作簿選取源編輯/復(fù)制或

和目標(biāo)工作簿工作簿移動(dòng)工作簿其中“建立副本”復(fù)選框?yàn)閺?fù)制，否則為移動(dòng)2.工作簿內(nèi)的復(fù)制或移動(dòng)復(fù)制：CTRL+拖動(dòng)移動(dòng)：拖動(dòng)6/21/202336C、工作表窗口的拆分與凍結(jié)(1)窗口的拆分工作表拆分為幾個(gè)窗口，每個(gè)窗口可顯示工作表水平拆分：選取拆分線的行窗口/拆分窗口垂直拆分：選取拆分線的列窗口/拆分窗口水平與垂直拆分：選取拆分線的單元格窗口/拆分窗口

撤消拆分：窗口/撤銷拆分窗口(2)窗口的凍結(jié)固定窗口的上部或左部，不隨滾動(dòng)條的移動(dòng)而動(dòng)同樣有水平、垂直、水平與垂直凍結(jié)，方法同拆分6/21/202337D、工作表格式化作用:突出部分?jǐn)?shù)據(jù)的重要性，使版面美觀且可讀性好格式化:數(shù)據(jù)格式、對齊方式、字體、邊框線、圖案、列寬、行高格式化方法:自定義格式化或自動(dòng)格式化1.自定義格式化選定需格式化的格式/單元格5種格式標(biāo)簽單元格或區(qū)域右鍵設(shè)置單元格格式6/21/202338設(shè)置數(shù)字格式和對齊格式示例自動(dòng)換行水平居中與合并單元格旋轉(zhuǎn)45度縮小字體填充6/21/202339設(shè)置字體格式示例設(shè)置字體字體大小粗體斜體下畫線對齊格式6/21/202340清除所有框線預(yù)覽效果畫對角線清除或添加左邊線選擇邊框線的顏色選擇邊框線的線型和粗細(xì)所選區(qū)域加外框線內(nèi)部加表格線邊框?qū)υ捒蛟O(shè)置邊框線示例6/21/202341設(shè)置圖案對話框設(shè)置單元格或單元格區(qū)域圖案和顏色6/21/202342設(shè)置工作表背景圖案工作表背景圖案示例格式工作表背景6/21/202343

格式菜單中行高、列寬命令設(shè)置列寬、行高示例選擇要調(diào)格式/列|行選擇所需要的調(diào)整整的區(qū)域注意：當(dāng)調(diào)整列寬后內(nèi)容顯示不下時(shí)，文字截?cái)?，?shù)字以###表示6/21/202344條件格式示例條件運(yùn)算符條件值單擊打開格式對話框添加條件刪除條件預(yù)覽效果6/21/2023452.自動(dòng)格式化使用系統(tǒng)預(yù)定義好的17種格式選定需要格式化的區(qū)域格式/自動(dòng)套用格式選擇需要的格式格式使用的3個(gè)層次自動(dòng)套用格式工具欄格式/單元格一般要求進(jìn)一步要求特殊要求6/21/2023463.格式的復(fù)制、刪除（1）格式復(fù)制方法一：單擊“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令。選擇目標(biāo)區(qū)域，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在打開的選擇性粘貼對話框中選中“格式”按鈕。方法二：選用“格式刷”按鈕。（2）格式刪除選擇要?jiǎng)h除格式的區(qū)域。選擇“編輯”菜單中的“清除”命令，在彈出的子菜單中選擇“格式”子命令。

6/21/202347四、數(shù)據(jù)的計(jì)算6/21/202348使用公式與函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的計(jì)算1.使用公式Excel中的公式通常都是以“=”開頭的一個(gè)運(yùn)算式或函數(shù)式，可以將“=”引導(dǎo)符看成是Excel公式的標(biāo)志。Excel公式的形式：=操作數(shù)和運(yùn)算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式特定符號區(qū)域范圍引用單元格地址數(shù)值型常量Excel函數(shù)運(yùn)算操作符號6/21/202349操作數(shù)：

數(shù)字、字符、單元格、區(qū)域名、區(qū)域、函數(shù)運(yùn)算符：

算術(shù)運(yùn)算符:＋－＊／%^()關(guān)系運(yùn)算符:=>>=<=<<>字符運(yùn)算符:&將兩個(gè)文本值連接起來產(chǎn)生一個(gè)連續(xù)的文本值

例:"North"&"wind"產(chǎn)生"Northwind"6/21/202350引用運(yùn)算符::，＿(空格)將單元格區(qū)域合并計(jì)算:(冒號)區(qū)域運(yùn)算符，對兩個(gè)引用之間，包括兩個(gè)引用在內(nèi)的所有單元格進(jìn)行引用如:B5:B15，(逗號)聯(lián)合操作符，將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用如:SUM(B5:B15,D5:D15)＿(空格)交叉運(yùn)算符產(chǎn)生對兩個(gè)引用共有的單元格的引用。(B7:D7C6:C8)6/21/202351例如：某單元格中有如下公式內(nèi)容

=G1+G3+G4*2或=SUM（A9:M9）或=C5*1.15+D3或=C5+sheet2!C5+C6

單擊編輯欄中的“fx”，即可顯示插入函數(shù)選項(xiàng)窗，輸入簡單說明，可快速查找到所需函數(shù)，其中顯示函數(shù)的名稱、參數(shù)和計(jì)算結(jié)果，以及整個(gè)公式的計(jì)算結(jié)果和該函數(shù)的簡單說明。6/21/202352(1)自動(dòng)求和按鈕

A.對最接近單元格的數(shù)據(jù)區(qū)域求和單擊求和,看到計(jì)算公式選取存放結(jié)果的單元格雙擊求和,看到計(jì)算結(jié)果2.使用函數(shù)改變計(jì)算類型6/21/202353B.對任何所選取的區(qū)域求總計(jì)(區(qū)域中需包含有一個(gè)空行或空列)選取區(qū)域單擊求和(2)自動(dòng)計(jì)算在狀態(tài)欄單擊右選取計(jì)算區(qū)域鍵，用快捷菜單狀態(tài)欄顯示選擇計(jì)算功能計(jì)算結(jié)果6/21/202354(3)函數(shù)的輸入

系統(tǒng)提供了九類函數(shù)：財(cái)務(wù)、日期與時(shí)間、數(shù)學(xué)與三角、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、邏輯和信息函數(shù)函數(shù)的形式:函數(shù)名(參數(shù)1，參數(shù)2，…)6/21/202355

函數(shù)的輸入有兩種方法A.直接輸入單擊存放函數(shù)在單元格或編如=AVERAGE(C5:C8)結(jié)果的單元格輯框直接輸入函數(shù)被用作參數(shù)時(shí)，不需要前置“=”號B.粘貼函數(shù)法單擊存放函數(shù)結(jié)果的單元格單擊插入函數(shù)選取函數(shù)類型和函數(shù)名輸入?yún)?shù)6/21/202356獲得更多的有關(guān)函數(shù)的信息選擇函數(shù)類型選擇具體函數(shù)查看函數(shù)說明尋求更多的函數(shù)幫助選擇“插入函數(shù)”6/21/2023573.單元格或區(qū)域命名區(qū)域表示:不易閱讀，例如A1:C5存放數(shù)學(xué)成績區(qū)域名:對區(qū)域進(jìn)行文字性命名便于記憶與閱讀(1)創(chuàng)建區(qū)域名選取單擊名稱框輸入?yún)^(qū)域名區(qū)域插入/名稱/定義輸入?yún)^(qū)域名插入/名稱/指定選名稱所在的位置6/21/202358(2)改變區(qū)域插入/名稱/定義選擇名字在引用位置框修改區(qū)域(3)區(qū)域名的引用在公式或函數(shù)的參數(shù)中直接引用區(qū)域名例如:=sum(總分)6/21/202359對“運(yùn)算”的進(jìn)一步理解運(yùn)算，實(shí)質(zhì)上就是用運(yùn)算符號（如+、-、*、/等）將特定的運(yùn)算對象連接起來（這被稱為一個(gè)公式），從而得到一個(gè)新的結(jié)果的過程。=(B2+C2)/2運(yùn)算對象運(yùn)算符號4.單元格的引用運(yùn)算對象實(shí)際上，可以作為運(yùn)算對象的有兩類：直接輸入在公式中的數(shù)值，這被稱為“常量”，其它單元格的名稱，這被稱為“引用”，被引用單元格的名稱有時(shí)也稱為這個(gè)單元格的“地址”=(B2+C2)/2運(yùn)算對象公式當(dāng)公式被復(fù)制時(shí)……當(dāng)公式被從一個(gè)單元復(fù)制到另一個(gè)單元時(shí)，當(dāng)公式被復(fù)制到新的位置后，通常Excel會自動(dòng)對構(gòu)成公式內(nèi)容中的特定部分進(jìn)行調(diào)整：如果復(fù)制“源位置”到復(fù)制“目標(biāo)位置”的行發(fā)生變動(dòng)時(shí)，Excel會根據(jù)變動(dòng)的距離，調(diào)整復(fù)制目標(biāo)位置所在處的公式，調(diào)整的對象為公式中所引用的其它單元格的行號，如果復(fù)制“源位置”到復(fù)制“目標(biāo)位置”的列發(fā)生變動(dòng)時(shí)，Excel會根據(jù)變動(dòng)的距離，調(diào)整復(fù)制目標(biāo)位置所在處的公式，調(diào)整的對象為公式中所引用的其它單元格的列號公式：=B2+C2復(fù)制公式調(diào)整后的公式=B3+C3說明：當(dāng)Excel發(fā)現(xiàn)目標(biāo)位置比源位置的行號增加了1，所以它自動(dòng)將公式內(nèi)容中所有單元格名字的行號都加上了16/21/202363=sum(B2:B4)復(fù)制公式調(diào)整后的公式=sum(C2:C4)說明：當(dāng)Excel發(fā)現(xiàn)目標(biāo)位置比源位置的列號增加了1，所以它自動(dòng)將公式內(nèi)容中所有單元格名字的列號都加上了16/21/202364對公式自動(dòng)調(diào)整的評價(jià)公式的自動(dòng)調(diào)整是一個(gè)非常好的特性，它可以讓用戶在進(jìn)行類似被計(jì)算時(shí)，只需要構(gòu)造第一個(gè)公式，而其它公式只需要從第一個(gè)公式復(fù)制，這簡化了我們進(jìn)行大量計(jì)算時(shí)的操作。但公式的自動(dòng)調(diào)整有時(shí)也會給我們帶來麻煩，如果用戶不能透徹地了解Excel對公式調(diào)整地規(guī)則，那么有時(shí)會產(chǎn)生意想不到的錯(cuò)誤……調(diào)整后的公式=B5+B5*B3行調(diào)整錯(cuò)誤=B3+B3*B1復(fù)制公式調(diào)整后的公式=B4+B4*B2=B3*C1復(fù)制公式調(diào)整后的公式=C3*D1列調(diào)整錯(cuò)誤相對引用與絕對引用為了避免我們前面所出現(xiàn)的錯(cuò)誤，引入:

相對引用:在進(jìn)行公式復(fù)制時(shí)，允許進(jìn)行單元格地址自動(dòng)調(diào)整的引用方式。表示:列坐標(biāo)行坐標(biāo)例:B6,C5:F8

絕對引用:在進(jìn)行公式復(fù)制時(shí)，不允許進(jìn)行單元格地址自動(dòng)調(diào)整的引用方式。表示:$列坐標(biāo)$行坐標(biāo)例:$B$6,$C$5:$F$8絕對引用與相對引用的區(qū)別:一個(gè)美元符號“$”

混合引用:列坐標(biāo)$行坐標(biāo)$列坐標(biāo)行坐標(biāo)例:B$6C$5:F$8$B6$C5:$F8水平復(fù)制時(shí)允許列調(diào)整垂直復(fù)制時(shí)允許行調(diào)整復(fù)制中行列變化時(shí)允許行列同時(shí)調(diào)整完全相對引用完全絕對引用公式復(fù)制中在任何情況下絕對引用都不會發(fā)生調(diào)整混合引用$C5列絕對行相對D$6列相對行絕對如果在對一個(gè)單元格引用時(shí)，行和列只有其中之一是絕對的，而另一部分引用是相對的，這稱為混合引用混合引用混合引用方式下，在公式復(fù)制中，只有相對引用部分會發(fā)生調(diào)整，而絕對引用部分不發(fā)生調(diào)整=B3+B3*B1復(fù)制公式調(diào)整后的公式=B4+B4*B2修正后的公式=B3+B3*B$1修正行調(diào)整錯(cuò)誤錯(cuò)誤的行調(diào)整=B3*C1復(fù)制公式調(diào)整后的公式=C3*D1修正列調(diào)整錯(cuò)誤錯(cuò)誤的列調(diào)整修正后的公式=C3*$C1引用方式實(shí)例公式：=B$2*$A3=($A3*10+B$2)*$I$1各種引用方式的相互轉(zhuǎn)換為了更方便我們輸入各種引用方式，Excel中采用了一個(gè)在各種引用方式間循環(huán)切換的快捷鍵——F4。A1$A$1$A1A$1按F4按F4按F4按F4其它工作表、工作簿中數(shù)據(jù)的引用跨工作表的引用：需要引用同一工作簿中不同工作表的數(shù)據(jù)表示:工作表名!單元格地址例:Sheet2!C5:F8跨工作簿的引用：需要引用其它工作簿的某一工作表中的數(shù)據(jù)表示:[工作簿文件名]工作表名!單元格地址例:在當(dāng)前工作表中的單元格要引用LX3中表S1中單元格E4的數(shù)據(jù)，則引用地址表示為[LX3]S1！E4（需要打開LX3更新引用的數(shù)據(jù)）6/21/202378公式運(yùn)算結(jié)果說明=“2”+“6”8使用算術(shù)運(yùn)算符時(shí)，雖然“2”和“6”是文本類型的數(shù)據(jù)，但Excel認(rèn)為運(yùn)算是數(shù)字項(xiàng)，自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字=“99/09/08”-“99/09/02”6Excel將具有yy/mm/dd格式的文本當(dāng)作日期，將日期轉(zhuǎn)換成為序列號后，再進(jìn)行計(jì)算=SUM（“3*5”,4）＃VALUE！Excel不能將文本“3*5”轉(zhuǎn)換成數(shù)字3＆“abcdef”3abcdef當(dāng)公式需要文本型數(shù)值時(shí)，Execl自動(dòng)將數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本公式函數(shù)中的數(shù)值轉(zhuǎn)換示例6/21/202379返回的錯(cuò)誤值產(chǎn)生的原因#####!公式計(jì)算的結(jié)果太長，單元格寬度不夠。增加單元格的列寬可以解決#div/0！除數(shù)為零#N/A公式中無可用的數(shù)值或缺少函數(shù)參數(shù)#NAME？刪除了公式中使用的名稱，或使用了不存在的名稱，以及名稱的拼寫錯(cuò)誤#NULL！使用不正確的區(qū)域運(yùn)算或不正確的單元格#NUM！在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)，或者公式計(jì)算結(jié)果的數(shù)字太大或太少，Execl無法表示#REF！刪除了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到其他公式引用的單元格中#VALUE！需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本公式返回的錯(cuò)誤值及其產(chǎn)生的原因6/21/202380五、數(shù)據(jù)管理和分析6/21/202381A、數(shù)據(jù)清單及建立和編輯數(shù)據(jù)清單由列標(biāo)題和每一列相同類型的數(shù)據(jù)組成的特殊工作表(局部二維表)。數(shù)據(jù)清單可以象數(shù)據(jù)庫一樣使用，其中行表示記錄，列表示字段。建立和編輯同工作表一樣，也可以用“數(shù)據(jù)/記錄單”建立和編輯6/21/202382建立和使用數(shù)據(jù)清單時(shí)應(yīng)注意以下問題（1）避免在一張工作表中建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單（2）數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個(gè)空行和空列（3）避免在數(shù)據(jù)清單的各條記錄或各個(gè)字段之間放置空行和空列（4）數(shù)據(jù)清單的第一行為列標(biāo)題（稱字段名），一般把它作為字段的名稱（5）字段名的字體，對齊方式等格式最好與數(shù)據(jù)表中其他數(shù)據(jù)相區(qū)別6/21/202383B、數(shù)據(jù)的排序排序的字段稱關(guān)鍵字段，最多允許3個(gè)子段，以主和次區(qū)分1、簡單排序選定要排序的區(qū)域升序或降序注意:當(dāng)選定的區(qū)域是某個(gè)字段列時(shí)，只對該字段排序，其他字段不相應(yīng)跟著變化2、復(fù)雜字段排序選定清單數(shù)據(jù)/排序選擇主和次關(guān)鍵字段名排序6/21/202384C、篩選數(shù)據(jù)快速選出所需要的數(shù)據(jù)1、自動(dòng)篩選單擊清單數(shù)據(jù)/篩選/自動(dòng)篩選選擇所需要的字段選取值選取自定義選取前N項(xiàng)或百分比全部6/21/2023852、高級篩選先建立一個(gè)數(shù)據(jù)/篩選/選擇方式、數(shù)據(jù)區(qū)條件區(qū)域高級篩選與條件區(qū)條件區(qū)域用來指定篩選的數(shù)據(jù)必須滿足的條件。條件區(qū)域空一行或一列以上6/21/2023863、關(guān)閉篩選數(shù)據(jù)/篩選/全部顯示數(shù)據(jù)/篩選/單擊6/21/202387D、分類匯總將數(shù)據(jù)清單以分類匯總的形式反映各類數(shù)據(jù)的情況在分類匯總前必須按某關(guān)鍵字段排序才可按該關(guān)鍵字段進(jìn)行分類匯總1、基本分類匯總選定清單數(shù)據(jù)/分類匯總6/21/2023882、清除分類匯總數(shù)據(jù)/分類匯總?cè)縿h除3、嵌套多級分類匯總單個(gè)字段分類，多個(gè)匯總方式操作方法同基本分類匯總，對多個(gè)匯總方式要多次重復(fù)基本分類匯總操作，第二次以后：不選中替換現(xiàn)有分類匯總6/21/2023894、分級顯示建立摘要報(bào)告顯示不同級的數(shù)據(jù)1級:只顯示清單中的總計(jì)數(shù)2級:顯示清單中的總計(jì)數(shù)和各分類中的合計(jì)數(shù)3級:顯示下一級數(shù)據(jù)+展開該級的數(shù)據(jù)-折疊該級的數(shù)據(jù)5、清除或建立分級顯示數(shù)據(jù)/分級顯示/清除分級顯示數(shù)據(jù)/分級顯示/自動(dòng)建立分級顯示6/21/202390E、數(shù)據(jù)透視表分類匯總一般按一個(gè)字段進(jìn)行分類；若要按多個(gè)字段分類，則可利用數(shù)據(jù)透視表實(shí)現(xiàn)1、創(chuàng)建透視表數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)透視表確定數(shù)據(jù)源類型和報(bào)表類型(三步驟之一)確定數(shù)據(jù)源區(qū)域(三步驟之二)確定數(shù)據(jù)透視表位置(三步驟之三)分類字段拖到到行、列、頁，匯總字段拖動(dòng)到數(shù)據(jù)區(qū)注意：對匯總方式系統(tǒng)默認(rèn)對非N型字段計(jì)數(shù)、N型字段求和。6/21/202391創(chuàng)建透視表示例6/21/2023922、修改數(shù)據(jù)透視表(1)修改布局：右鍵單擊透視表向?qū)?shù)據(jù)透視表工具欄工具(2)更改匯總方式：右鍵單擊透視表字段設(shè)置雙擊某字段名6/21/202393六、數(shù)據(jù)的圖表化6/21/202394A、圖表的概念圖表使數(shù)據(jù)更直觀、形象6/21/2023951.圖表類型:14類圖表，有三維、二維，每一類還有子類型2.數(shù)據(jù)源:做圖的數(shù)據(jù)區(qū)域，可以包含說明性文字3.圖表選項(xiàng):圖表中各個(gè)對象,有圖表區(qū)、圖形區(qū)、分類坐標(biāo)、圖例、背景、標(biāo)題等4.圖表位置:嵌入在工作表內(nèi)，稱為嵌入式圖表一張獨(dú)立的圖表，稱為獨(dú)立圖表6/21/202396B、創(chuàng)建圖表選擇A1:D9單擊“圖表向?qū)А?.利用圖表向?qū)?chuàng)建選定類型后單擊“下一步”確認(rèn)數(shù)據(jù)后單擊“下一步”輸入相關(guān)說明單擊“下一步”1.嵌入式圖表2.獨(dú)立圖表確定圖表擺放位置單擊“完成”6/21/2023972．用“圖表”工具欄創(chuàng)建簡單的圖表選定做圖的數(shù)據(jù)源選擇圖表類型調(diào)整圖表選項(xiàng)圖表對象圖例圖表類型圖表區(qū)格式數(shù)據(jù)表按行向下斜排文字向上斜排文字按列6/21/2023