專業(yè)商業(yè)會(huì)議活動(dòng)究竟該如何策劃2

專業(yè)商業(yè)會(huì)議活動(dòng)究竟該如何策劃前言：最近我做會(huì)議活動(dòng)比較多。粗粗算下來，在最近的三年時(shí)間內(nèi)，我主持了一百多場(chǎng)商業(yè)會(huì)議論壇。其中不乏有幾個(gè)規(guī)格非常高的大型年會(huì)論壇。像《現(xiàn)代家電》雜志首屆中國(guó)家電終端管理年會(huì)、《銷售與市場(chǎng)》雜志第三屆經(jīng)銷商大會(huì)、《新營(yíng)銷》雜志2006中國(guó)營(yíng)銷領(lǐng)袖年會(huì)、紐曼·品牌中國(guó)第三屆高峰論壇、《新財(cái)經(jīng)》雜志中國(guó)漂亮50之上市公司市值管理論壇、服裝時(shí)報(bào)社2007中國(guó)紡織服裝企業(yè)領(lǐng)袖年會(huì)等等。也有許多企業(yè)帶有明顯商業(yè)目的的大型活動(dòng)：像溫州日泰皮鞋“泰山宣言”暨形象代言人任達(dá)華見面會(huì)、深圳學(xué)之友學(xué)習(xí)機(jī)“華山亮劍”暨招商峰會(huì)等等。都是我親手參與議程策劃并全程主持的商業(yè)會(huì)議。久而久之，便積累了不少策劃專業(yè)商業(yè)會(huì)議活動(dòng)方面的心得。但我在前些時(shí)間寫如何主持會(huì)議活動(dòng)的文章比較多，而關(guān)于如何策劃會(huì)議活動(dòng)的卻比較少。當(dāng)我主持和策劃了這么多高規(guī)格的商業(yè)會(huì)議之后，我有一個(gè)最大的感慨，也是最近以來經(jīng)常有企業(yè)的朋友問到我的一個(gè)比較棘手的問題，那就是商業(yè)會(huì)議活動(dòng)究竟該如何策劃？今天我就在這里和大家做一個(gè)詳細(xì)的分享。而這次的分享是基于在2006年7月下旬我給北京神州數(shù)碼集團(tuán)總部新招聘的一批市場(chǎng)人員講授《專業(yè)商業(yè)會(huì)議活動(dòng)的策劃技巧》的時(shí)候所列出來的。2006年的7月下旬，我應(yīng)邀來到北京上地神州數(shù)碼總部給他們新招聘的一批市場(chǎng)人員講授《專業(yè)商業(yè)會(huì)議活動(dòng)的策劃技巧》。剛好借此機(jī)會(huì)，也迫使我不得不認(rèn)真總結(jié)了專業(yè)的商業(yè)會(huì)議究竟該如何策劃。所以便有了今天的這篇文章，我將著重從5個(gè)方面進(jìn)行闡述，在此與大家共饗。1、商業(yè)會(huì)務(wù)策劃的核心關(guān)鍵詞——就是主辦方的“真正用意”！常言道：無利不起早。做任何事情都是有“用意”的?；I辦一場(chǎng)商業(yè)性的會(huì)議活動(dòng)自然更是如此。如果不能首先吃透用意，其他再忙活都是扯淡！那么，商業(yè)會(huì)議的用意究竟有哪些呢？我個(gè)人認(rèn)為不外乎有這么幾點(diǎn)。第一，是推廣本品牌。第二，推廣本公司的最新產(chǎn)品。第三，增進(jìn)客戶關(guān)系。第四，創(chuàng)造紅火的人氣表現(xiàn)。以此來為本企業(yè)的后續(xù)工作帶來便捷。在這樣的用意指導(dǎo)下任何一個(gè)主持人都需要事先跟企業(yè)和主辦機(jī)構(gòu)充分溝通，充分明確企業(yè)的真正意圖。千萬不能把一場(chǎng)招商會(huì)搞成了經(jīng)銷商的吃喝旅游會(huì)。把一場(chǎng)高峰論壇搞成了一場(chǎng)贊助商走馬燈一樣的嘉賓亮相會(huì)。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，有多少會(huì)議都是讓人感覺到空有一場(chǎng)熱鬧，卻缺乏真正的主題含義。2、商業(yè)會(huì)務(wù)策劃的成功保障——就是順應(yīng)參會(huì)者的“認(rèn)知邏輯”！順應(yīng)了參會(huì)的認(rèn)知邏輯就非常容易順利進(jìn)行，并且還能在關(guān)鍵時(shí)刻推向高潮；而打亂了參會(huì)者的認(rèn)知邏輯就會(huì)搞得莫名其妙，一塌糊涂。大多數(shù)參會(huì)者通常都沒有非常強(qiáng)的耐力去全程認(rèn)真聽完整場(chǎng)會(huì)議，同時(shí)，來參會(huì)的也不乏大量的投機(jī)之輩，甚至被民間戲稱為“會(huì)蟲”。這些人參會(huì)核心目的不外乎以下三點(diǎn)：第一，就是假借虛心好學(xué)之名，伺機(jī)去和臺(tái)上演講的重量級(jí)嘉賓換名片、合影。第二，就是渾水摸魚、混吃混喝混紅包，并且還等到會(huì)議結(jié)束之后拿禮品。第三，帶有明顯的“寄生”意圖，趁參會(huì)茶歇休息之際去發(fā)放自己公司的宣傳資料。因此，在這樣的會(huì)議舉辦的時(shí)候，對(duì)于演講者來講，就一定要簡(jiǎn)明扼要，而千萬不能拖拖拉拉。主辦機(jī)構(gòu)對(duì)演講者的演講風(fēng)格一定要事先充分篩選而不能眉毛胡子一把抓。對(duì)于會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)工作掌控一定要做到認(rèn)真有序，而千萬不能混亂。反過來，對(duì)大多數(shù)真正想認(rèn)真學(xué)習(xí)的參會(huì)者而言，他們?nèi)ズ芟肼牭郊钨e真正有價(jià)值的東西。而在這一方面與會(huì)蟲的需求恰恰相反。因此，主辦機(jī)構(gòu)如何權(quán)衡真正參會(huì)者的認(rèn)知習(xí)慣和會(huì)蟲搗亂帶來的負(fù)面效果，就必須對(duì)演講的流程做好系統(tǒng)的編排。必要的時(shí)候一定要出奇制勝，而不能落于俗套。以免被會(huì)蟲徹底看透，搞得感覺不過如此。3、商業(yè)會(huì)務(wù)策劃的緊湊程度——就是議程內(nèi)容的板塊設(shè)計(jì)。通常情況下一場(chǎng)商業(yè)會(huì)議無論是長(zhǎng)是短，都需要有一個(gè)清晰的板塊設(shè)計(jì)編排，并且不同板塊之間要有很明顯的相對(duì)獨(dú)立性。既能夠“單獨(dú)成段”，又能夠“統(tǒng)一成片”。因此，在議程設(shè)計(jì)的時(shí)候一定要注意究竟是“因人定題”還是“因題定人”的問題。如果“因題定人”就容易保留一條清晰的主線，所有嘉賓都為了演講的主題服務(wù)，同時(shí)大多數(shù)嘉賓更多的是這條線索上耀眼的珍珠。無論嘉賓怎么樣講，甚至即便是有個(gè)別嘉賓講得跑了題，也仍然不影響整個(gè)會(huì)議主線的連貫性和系統(tǒng)性。我在2006年4月全程編排和主持《現(xiàn)代家電》雜志首屆中國(guó)家電終端管理年會(huì)的時(shí)候，曾經(jīng)創(chuàng)下了兩天17小時(shí)真實(shí)有效議程而不混亂的商業(yè)會(huì)議歷史記錄。這與當(dāng)時(shí)我們?cè)诰幣抛h程的時(shí)候特別注重議程板塊的相對(duì)獨(dú)立性是分不開的。相反，如果是“因人定題”，刻意地去遷就某個(gè)別重要人物，要么“久等不來”，要么“超時(shí)不?！?，則極可能出現(xiàn)的就是明星走秀。我們知道，凡是能來參會(huì)做主題演講的嘉賓，基本上每一個(gè)拿出來都是條漢子，個(gè)頂個(gè)的都很牛，都是著名人物。但是拼湊在一起就會(huì)發(fā)現(xiàn)每個(gè)人都只有五分鐘或十分鐘，這對(duì)這些“演講大師”們來講實(shí)在是太短了。再加上大多數(shù)嘉賓在演講的時(shí)候都或多或少有跑題的習(xí)慣，并且越是知名的重量級(jí)嘉賓在剛開場(chǎng)演講的時(shí)候還越是有自賣自夸的習(xí)慣。于是，你給他的那一點(diǎn)非常有限的可憐的時(shí)間，往往是等他剛剛開了場(chǎng)就馬上告訴他時(shí)間到了。這樣搞得嘉賓也很不愉快，而下面的觀眾也看著上面的嘉賓成了走馬燈，匆匆而上，又匆匆而下，除了自吹一通之外好像沒講什么真正有意義的東西。于是就更加步入了一個(gè)惡性循環(huán)——嘉賓出場(chǎng)頻率很高，而觀眾也不再認(rèn)真聽他們究竟在講什么，而是像呆在起跑線上等候發(fā)令槍一樣，一旦等到嘉賓講完，馬上沖上去交換名片或合影。這些都是不可取的追星心態(tài)。這樣的議程下來，雖然嘉賓人員隊(duì)伍非常壯觀，但是卻沒有談出多少真正有意義的東西。尤其是對(duì)那些靠“堆砌”知名嘉賓來售票的商業(yè)論壇，大多數(shù)老實(shí)購(gòu)票的善良的真觀眾回過頭來就會(huì)大罵主辦機(jī)構(gòu)又在糊弄人。主辦機(jī)構(gòu)也會(huì)非常委屈的感覺到好不容易拉來了這些大牌嘉賓也仍然沒有把會(huì)議做好。由此可見，板塊設(shè)計(jì)中話題主線與嘉賓出場(chǎng)的協(xié)調(diào)性至為關(guān)鍵。4、商業(yè)會(huì)務(wù)策劃的出彩效果——就是“意料之外，情理之中”！出奇制勝的策劃設(shè)計(jì)，往往能夠制造出出其不意的傳播效果；而意味深長(zhǎng)的傳播意圖往往又非常含蓄的傳播了主辦機(jī)構(gòu)的用意。比如，連我自己也沒有想到我能在2006年7月全程策劃主持溫州日泰皮鞋任達(dá)華見面會(huì)的時(shí)候把鞋子脫了和他一起合影。而這一點(diǎn)恰恰把現(xiàn)場(chǎng)的觀眾充分的號(hào)召了起來，集體融入了一種對(duì)日泰品牌的高度忠誠(chéng)上來。同樣道理，我自己預(yù)先也沒有想到在2006年7月全程主持學(xué)之友學(xué)習(xí)機(jī)招商會(huì)的時(shí)候，居然會(huì)把賓館服務(wù)員與經(jīng)銷商一起來跳舞。并且每個(gè)人手里又拿的是學(xué)之友的產(chǎn)品，這樣無形之中展示出了廠商一條心共同為企業(yè)品牌做推廣的繁榮景象。所以，雖然說是意料之外、情理之中，其實(shí)反過來想，當(dāng)你在情理之中的時(shí)候，好好琢磨如何去創(chuàng)造意料之外的效果才能真正的策劃藝術(shù)。5、商業(yè)會(huì)務(wù)策劃的點(diǎn)睛之筆——就是一個(gè)最為對(duì)口的專業(yè)“主持人”！對(duì)口的主持人能夠隨需應(yīng)變卻又能不跑題，而不對(duì)口的主持人空有煽情搞笑的娛樂氣氛卻又對(duì)財(cái)經(jīng)主題認(rèn)識(shí)非常淺薄。2006年10月18日，我的好朋友原鳳凰網(wǎng)內(nèi)容總監(jiān)張志勇先生在北京恒基燕莎舉辦了一次有關(guān)節(jié)假日促銷的小型論壇。但這次邀請(qǐng)的嘉賓中其中有一位是做證券研究的。有其他幾位分別是做房地產(chǎn)、和家電的。我們知道作為和家電產(chǎn)品這樣的常規(guī)消費(fèi)品在節(jié)假日的時(shí)候都會(huì)面臨一個(gè)促銷策劃和促銷設(shè)計(jì)過程。而作為房地產(chǎn)這樣的稀缺資源是一個(gè)賣方市場(chǎng)的資源暫時(shí)還不需要。而作為證券研究者參加這樣的論壇從表面上看更是“八桿子打不著”。而張志勇當(dāng)時(shí)也沒有和我說這位做證券的朋友究竟會(huì)談哪些方面的話題。于是，當(dāng)臺(tái)上幾位嘉賓分別就節(jié)日促銷談了自己的想法之后。我發(fā)現(xiàn)這樣做證券的朋友就不太好談了。但他既然已經(jīng)來到了臺(tái)上我當(dāng)然不能讓他冷在一旁。于是，我說：“我們都知道做證券平常面對(duì)最多的是數(shù)字，除了數(shù)字還是數(shù)字，但是大量數(shù)據(jù)的背后印證著一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)軌跡和發(fā)展軌跡。今天我們的主題雖然是節(jié)日促銷，但是在節(jié)日促銷的背后不也是一場(chǎng)數(shù)字的游戲嗎？作為證券研究往往是在后方“抄后路”來研究一個(gè)企業(yè)的零售市場(chǎng)。今天我們就不妨請(qǐng)我們這位嘉賓朋友用“抄后路”的眼光來看，請(qǐng)他來談?wù)勅绾芜M(jìn)行節(jié)假日促銷，冷靜地分析一下股市的行情，能不能看出數(shù)字的波動(dòng)對(duì)節(jié)假日營(yíng)銷的影響力究竟有多大，或者說在影響力的背后該怎么樣操作，以便讓我們做得更好?！?006年11月19日，我的好朋友人力資源管理雜志的王艷峰先生在北京恒基燕莎舉辦了一次“2006年HR管理十大焦點(diǎn)問題”的發(fā)布會(huì)。當(dāng)上一個(gè)嘉賓講完時(shí)候我突然發(fā)現(xiàn)下一位嘉賓卻仍未到場(chǎng)。本來這作為一種小型的發(fā)布會(huì)對(duì)觀眾來說都是流動(dòng)性比較大的，而此時(shí)此刻嘉賓遲遲未到場(chǎng)已經(jīng)有個(gè)別觀眾開始離席了。我當(dāng)然不能任由這種混亂的狀態(tài)繼續(xù)發(fā)展。我突然注意到會(huì)場(chǎng)的墻上掛了一幅字畫，我仔細(xì)看了這個(gè)字畫的內(nèi)容是白居易寫的“琵琶行”。于是我便借題發(fā)揮對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的觀眾說，“剛才我們的嘉賓朋友探討了人力資源的職業(yè)困惑問題，我想這個(gè)問題是從古至今許多人的職業(yè)困惑，只不過是今天我們?cè)诟母镩_放這個(gè)年代里，尤其在人才流動(dòng)比較自由的環(huán)境中表現(xiàn)得比較突出。我們注意到墻上有一幅字畫，細(xì)心的朋友可能已經(jīng)看得出來，里面是一首大家熟知的白居易的“琵琶行”。這里面的故事我想大家都很熟悉，說的就是白居易同志和琵琶女同志的職業(yè)困惑問題。此時(shí)想，如果白居易和琵琶女兩個(gè)人都能早一點(diǎn)來參加我們的人力資源焦點(diǎn)問題發(fā)布會(huì)的話，那么他們的職業(yè)困惑便早就會(huì)解決了。（大家笑）2006年12月16日，我在北京星河灣全程主持了《新營(yíng)銷》雜志2006中國(guó)營(yíng)銷領(lǐng)袖年會(huì)，期間一位嘉賓在做主題演講的時(shí)候天馬行空，講了很久臺(tái)下的觀眾仍然不知所云。并且連我自己也沒真正弄清他究竟想表達(dá)什么中心思想。但作為主持人，我該怎么串場(chǎng)呢？等他講完之后，我用了一句“形散而神不散”高度精煉地形容了他的演講內(nèi)容和方式，全場(chǎng)的觀眾正在為他云天霧地的演講發(fā)愁呢，此刻一聽到我這句幽默惡搞的串詞，頓時(shí)爆發(fā)了熱烈的掌聲。后來這句“形散而神不散”已經(jīng)成為了我的好朋友李海龍、游昌喬等人一遇到我之后描述我主持風(fēng)格的經(jīng)典典故。2007年1月11日晚，我在北京凱瑞豪門食府主持了一場(chǎng)網(wǎng)上車市網(wǎng)站的2007百家汽車廠商聯(lián)誼會(huì)。這是一個(gè)汽車服務(wù)的專業(yè)網(wǎng)站舉辦的一場(chǎng)廠商聯(lián)誼會(huì)。來自北京100多家4S店的領(lǐng)導(dǎo)和廠商共聚一堂。汽車零售業(yè)的關(guān)鍵人物、北京亞運(yùn)村汽車交易市場(chǎng)總經(jīng)理蘇暉先生也親臨現(xiàn)場(chǎng)。大家共同回顧2006北京汽車零售市場(chǎng)和后市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)與不足，同時(shí)又明確了2007年度的汽車零售奮斗方向。其中的節(jié)目是一些娛樂類的二人轉(zhuǎn)，雜技等常規(guī)表演節(jié)目，如果一個(gè)主持人僅僅是搞笑逗樂就極有可能對(duì)整個(gè)氣氛流于表面，從而讓所有到會(huì)的嘉賓朋友很難有深刻的認(rèn)知和對(duì)未來的美好展望。因此我便故做牽強(qiáng)的聯(lián)想到了這次聯(lián)誼會(huì)的舉辦日期，1月11號(hào)，三個(gè)1的重逢，這意味著什么呢？我馬上聯(lián)想到，網(wǎng)上車市作為一家專業(yè)汽車服務(wù)網(wǎng)站，推出了【數(shù)據(jù)·人文】的理念訴求。所以，在做主持人開場(chǎng)辭的時(shí)候，便即興發(fā)揮道：我們刻意選在2007年的1月11日，三個(gè)一重逢，這預(yù)示著網(wǎng)上車市將在07年連創(chuàng)三個(gè)第一：那就是數(shù)據(jù)、人文、價(jià)值。數(shù)據(jù)源自嚴(yán)謹(jǐn)；服務(wù)彰顯人文；價(jià)格演繹價(jià)值。這個(gè)精煉的即興總結(jié)受到了該網(wǎng)總經(jīng)理華雪先生、副總經(jīng)理張文娟女士和北京亞運(yùn)村市場(chǎng)總經(jīng)理蘇暉先生的高度贊許。2007年2月4日，我在北京友誼賓館主持品牌中國(guó)高峰論壇，其中有一場(chǎng)對(duì)話論壇是“品牌的責(zé)任、力量與夢(mèng)想”這次的嘉賓是：張維迎，高德康，向文波，江南春。點(diǎn)評(píng)嘉賓是王璞，嘉賓主持是鳳凰衛(wèi)視著名評(píng)論員曹景行。從上述人物列表大家就可以看出來，這場(chǎng)對(duì)話的規(guī)格還是很高的。但是在工作人員將臺(tái)上座椅都擺放完畢之后，各位重量級(jí)嘉賓都比較謙虛和謙讓，彼此之間沒有任何一個(gè)人愿意先上場(chǎng)。于是導(dǎo)致了我宣讀完嘉賓上場(chǎng)，論壇開始之后，在半分鐘內(nèi)嘉賓都沒有上場(chǎng)。而這時(shí)候臺(tái)下已經(jīng)開始有觀眾私下偷偷議論是不是這些大牌嘉賓都沒有來？是不是主辦方?jīng)]有足夠的能量來邀請(qǐng)到這些重量級(jí)的嘉賓，甚至有個(gè)別嘉賓已經(jīng)開始起哄。此時(shí)此刻，作為一名串場(chǎng)總主持人自然不能冷場(chǎng)。于是，我說：“看來我們的重量級(jí)嘉賓在出場(chǎng)的時(shí)候重量也不輕。他們彼此都在互相謙讓，這時(shí)候作為主持人自我挑戰(zhàn)的時(shí)候到了。我們注意到上一個(gè)對(duì)話主題是“新老媒體的品牌交鋒”，其實(shí)談到新與老無非是尊老還是愛幼的問題。而絕不能理解為是“后浪與前浪”的問題。大家可以看到的是無論是新媒體還是老媒體，在面對(duì)對(duì)外宣傳的時(shí)候都是肩負(fù)了一定的傳播使命。我們可以想象比如我們今天的會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，紐曼作為我們本次論壇的總冠名商，太子奶作為特別贊助單位。我們?cè)撛趺礃荧@取品牌傳播的回報(bào)呢？此時(shí)此刻我想，如果我們臺(tái)上的嘉賓在對(duì)話的時(shí)候所引用的不是茶水，而是太子奶。那么將會(huì)對(duì)太子奶是一個(gè)多么大的現(xiàn)場(chǎng)宣傳？（大家笑）。同樣道理，如果我們現(xiàn)場(chǎng)的所有朋友每人手中發(fā)一個(gè)紐曼MP3或者錄音筆那對(duì)紐曼就會(huì)一個(gè)多么大的現(xiàn)場(chǎng)宣傳？（大家鼓掌）”。最終事實(shí)證明，當(dāng)我振臂一呼以后，不到十分鐘時(shí)間，“滿桌盡是太子奶”。簡(jiǎn)單總結(jié)：總體來說，一場(chǎng)商業(yè)會(huì)議能否策劃好，是一個(gè)系統(tǒng)工程。需要主辦機(jī)構(gòu)、主持人等多方面的通力協(xié)作。并且需要對(duì)前期背景、執(zhí)行過程以及現(xiàn)場(chǎng)可能突發(fā)的事件，還有未來的傳播價(jià)值都做出科學(xué)的評(píng)估。我們相信任何一場(chǎng)會(huì)議他的最表象目的都是為了傳播。因?yàn)闆]有任何一場(chǎng)會(huì)議愿意偷偷摸摸的開，那么既然是愿意傳播，則在籌劃這場(chǎng)會(huì)議的時(shí)候我們就非常應(yīng)該先問自己為什么要策劃？該不該籌劃？籌劃值不值得？究竟有什么樣的傳播價(jià)值？能不能達(dá)到這樣的傳播目的？多問幾個(gè)自己這樣的為什么，效果自然就會(huì)好很多。呼應(yīng)與延伸：說到這里，話題又回到當(dāng)時(shí)我在給神州數(shù)碼集團(tuán)總部講商業(yè)會(huì)議策劃的時(shí)候所說的話，他們所推的是ERP服務(wù)。其實(shí)ERP服務(wù)在前幾年看來是一個(gè)很神秘的商務(wù)軟件系統(tǒng)，但是在今天看來并沒有太大的神秘性?；蛘哒f作為從業(yè)人員來講一定要從戰(zhàn)略上藐視敵人。我當(dāng)時(shí)就告訴他們說，你們所從事的ERP服務(wù)要進(jìn)行會(huì)議